Wie Du direkt in der Mail-App pdf-Dokumente annotieren kannst

Auch wenn ich persönlich kein großer Fan von Apple Mail auf meinem iPad bin, hat sie doch ein echtes Killer-Feature: pdf-Dokumente annotieren direkt in der App.

Wofür das gut sein soll? Ganz einfach: Du erhältst eine Email mit einer pdf-Datei als Anhang und sollst Dich dazu äußern. Liegt es da nicht nahe, Deine Anmerkungen und Kommentare direkt in das pdf zu schreiben?

Genau, und das geht jetzt ganz unkompliziert, ohne die Umwege über andere Apps, iOS-Teilen und wieder zurück. Direkt in der Apple eigenen Mail-App. Alles, was Du dazu brauchst: Ein iPad Pro und den Apple Pencil.

Das folgende Video zeigt kurz, wie es genau funktioniert:

Hier nochmals die Funktion zum Nachlesen:

1. pdf-Dokument öffnen

OK, das ist naheliegend. Erst einmal in der Mail-App das pdf-Dokument öffnen.

2. Werkzeugkiste öffnen

Jetzt einfach oben rechts auf die Werkzeugkiste.

in der mail-app pdf-dokumente annotieren

Das pdf erscheint jetzt in einem extra Fenster. Am unteren Rand wird eine Werkzeugleiste eingeblendet

pdfs annotieren in der mail app

3. pdf-Dokumente annotieren

Mit Hilfe der unterschiedlichen Tools kann das pdf jetzt anschaulich annotiert werden:

Schreiben

iPad Pro pdf-Dokumente schreiben

Die Farbe und die Dicke der Schrift kann unten rechts ausgewählt werden

Schreiben in pdf-Dokumenten auf dem iPad

Ein sehr gutes Feature ist die Geometriefunktion. Einfache Striche können in geometrische Formen umgewandelt werden. Dazu erscheint nach der Skizze am unteren Rand eine Auswahlmöglichkeit.

pdf-dokumente bearbeiten auf dem ipad mit dem apple pencil

Hier kann zwischen dem ‚normalen‘ Strich und der geometrischen Form hin und her gewechselt werden.

Lupe

Um einen Bereich besonders hervorzuheben, kann die Lupe gesetzt werden

Die Platzierung, die Größe der Lupe und auch der Vergrößerungsfaktor können angepasst werden.

pdf-Dokumente auf dem iPad bearbeiten

Das funktioniert übrigens nur mit dem Finger. Der Apple Pencil kann dafür nicht verwendet werden.

Text

Mit dieser Funktion können beliebige Texte in das pdf-Dokument eingesetzt werden. Je nach Handschrift kann das durchaus sinnvoll sein.

Die Farbe des Textes und die Schriftart, -größe und Ausrichtung können ebenfalls unten rechts eingestellt werden.

pdf-Dokumente annotieren

Unterschrift

Für die Unterschrift hat Apple extra ein eigenes Werkzeug vorgesehen.

Hast Du dort einmal unterschrieben, speichert die App Deine Unterschrift und Du kannst sie ganz einfach in jedes Dokument platzieren.

Du kannst sogar eine ganze Bibliothek an Unterschriften in der App hinterlegen.

pdfs auf dem iPad unterschreiben

Praktisch für Großfamilien, Betrüger und professionelle Heiratsschwindler.

Undo

Um die letzte Eingabe zu widerrufen, ist oben links noch ganz prominent die Undo-Funktion.

pdf-dokumente annotieren

Durch längeres Tippen öffnet sich ein Kontext-Menü, mit dem alle Eingaben widerrufen werden können.

Zoomen

Solltest Du detailliertere und kleinteiligere Anmerkungen in dem Dokument vornehmen wollen, kannst Du ganz einfach mit der Spreizen-Geste (zwei Finger auseinanderziehen) in das Dokument einzoomen. So wie Du das von Fotos kennst.

4. Zurück schicken

Ist das pdf fertig annotiert, einfach oben auf ‚Fertig‘. Direkt wird eine Email an den ursprünglichen Absender erstellt. Das bearbeitete pdf-Dokument ist der Email als Anlage angehängt. Super.

Fazit

Das Annotieren von Email-Anhängen war noch nie so einfach. Ohne die Mail-App zu verlassen, können pdf-Dokumente bearbeitet und mit einem Klick direkt an den Absender zurück geschickt werden. Einfach super, super praktisch (frei nach Pep Guardiola).

Vorbei sind die Zeiten von iOS-Teilen-Orgien, dem Aufruf der passenden Apps und wieder zurück. Alles an einem Platz.

Die Werkzeuge sind sinnvoll und die Unterschriftenfunktion ist eine echte Arbeitserleichterung.

Fehlt nur das Werkzeug Textmarker und eine Redo-Funktion (Widerrufen der Widerrufen-Funktion). Den Textmarker vermisse ich persönlich schon sehr. Bleibt die Hoffnung, dass Apple hier in einem zukünftigen Update nachbessert.

Alles in allem eine super Arbeitserleichterung und eine absolut sinnvolle Ergänzung für Email-Apps. Vielleicht denkt der ein oder andere App-Hersteller einmal über die Integration dieses Features nach. Würde mich freuen!

Habt Ihr Fragen zum Annotieren von pdf-Dokumenten? Kennt Ihr eventuell Email-Apps, die das auch unterstützen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Alexander Schifter

    Hallo, das funktioniert auch mit meinem iPad Air 2, also vermutlich ab iOs10?
    Lg

    • Ja, das sollte funktionieren. Werde ich gleich aber mal zu Hause mit meinem Air ausprobieren 🙂

      • Stefanie Helzel

        Hallo Lars, das geht, ich habe es auch gerade auf meinem IPad Air (2?)
        getestet.

        • Super und danke, Stefanie. Dann kann ich mir den Test ja sparen 🙂

    • Lydia

      Hallo
      es ist auch mit dem iPhone möglich, aber nicht so angenehm wie auf dem iPad.

    • Kalle H

      Auch schon mit iOS 9

  • Micha Braun

    Ja, echt Super! Da das ja auch schon bei (IOS) Dropbox genauso funktioniert, hoffe ich wie Lars, dass andere Apps nachziehen und dieses Feature ebenfalls „installieren“.

  • Hans Zurl

    Mal unabhängig von der berichteten Funktion – Danke für den Tipp – welche Mail-App verwendest du denn für die tägliche Arbeit auf Mac/IPhone/IPad?

  • Lieber Lars,
    hab’s gerade auf meinem iPad Pro (9,7″) ausprobiert. Klappt super, um bei Deinem Ausspruch zu bleiben.

    Was auch noch schön wäre:
    Beim automatischen Zurücksenden der geänderten Datei sollte diese einen geänderten Namen aufweisen, einen Zähler, einen Buchstaben oder ähnlich.

    Ich habe bei uns im Unternehmen eingeführt, dass geänderte Dateien grundsätzlich mit Versionsnummern gekennzeichnet sind: Dateiname_v1, Dateiname_v2 usw.
    Das schafft Klarheit.

    Aber ob Apple das weiß? 🙂

    Danke für diesen tollen Tipp. Wusste ich gar nicht.

    Asiatische Grüße aus den Philippinen

    • Danke für Deine Ergänzung, lieber Andreas 🙂

  • Lieber Lars,
    hab’s gerade auf meinem iPad Pro (9,7″) ausprobiert. Klappt Super, um bei Deinem Ausspruch zu bleiben.

    Was auch noch schöne wäre:
    Beim automatischen Zurücksenden der geänderten Datei sollte diese einen geänderten Namen aufweisen, einen Zähler, einen Buchstaben oder ähnlich.

    Ich habe bei uns im Unternehmen eingeführt, dass geänderte Dateien grundsätzlich mit Versionsnummern gekennzeichnet sind: Dateiname_v1, Dateiname_v2 usw.
    Das schafft Klarheit.

    Aber ob Apple das weiß? 🙂

    Danke für diesen tollen Tipp. Wusste ich gar nicht.

    Asiatische Grüße aus den Philippinen

  • Christian Heck

    Wieder nur halbe Apple arbeit. Eine E-Mail hat mehrere PDFs, wie kann man beide bearbeiten ohne diese in der Cloud zwischen zuspeichern?

  • Michael Maye

    Hallo Lars, vor einiger Zeit ging das auch noch an meinem IPAD Mini 2, jetzt ist der Werkzeuk Ikon nicht mehr da, weisst Du ob es noch eine Möglichkeit gibt ausser extra speichern und dann wieder in die Mail einbinden?

    Danke und Gruß
    Michael

    • Nein, sorry, da kann ich Dir leider nicht helfen. Einfach direkt an Apple wenden 🙂

  • Anthony

    Wie kann man aus der Mail App Bilder annotierdn?

  • Renate Hackenbracht

    Hallo alles klappt bis auf PUNKT 4, er macht mir nicht automatisch die Antwort, sondern zu und die Änderungen sind weg. Ich habemit dem Pro und dem Pencil gearbeitet. Hast Du eine Idee woran es liegen könnte?

    • Sorry, keine Ahnung. Am besten den Support von Apple kontaktieren…