Wie Du produktiv mit dem iPad arbeitest – Thorsten Jekel

Hallo und herzlich willkommen zum Hallo Fokus! Podcast. Wir sorgen für mehr Fokus in Leben und Beruf, sodass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und ich habe heute den Thorsten Jekel zu Gast. Der Thorsten ist wirklich so der iPad-Freak schlechthin. Er spricht mit mir in diesem Interview darüber, wie Technologie das Leben einfacher macht und gibt die wichtigsten Produktivitätstipps für das iPad.

Bevor wir in dieses spannende Interview starten noch der kurze Hinweis auf meinen neuen Online-Kurs: „Dein bestes Jahr“. Gerade zum Jahreswechsel ist das wirklich was für alle, die nächstes Jahr richtig durchstarten wollen. Es ist ein neunmonatiger Kurs, wo ich Jeden als virtueller Mentor an die Hand nehme und neun Monate lang wirklich zu einem besseren Selbstmanagement und einem selbstbestimmteren Leben führe. Wir fangen an mit Zielsetzung, räumen auf, sortieren, überlegen uns Strategien und kommen hinterher richtig ins Handeln. Also wenn ihr daran Interesse habt und einfach mal wissen wollt, was diesen Kurs „Dein bestes Jahr“ ausmacht, einfach mal rüber zu akademie.larsbobach.de, da findet Ihr alle Infos und die Anmeldemöglichkeiten. Jetzt aber rüber in das Interview mit Thorsten Jekel.

Links

App-Empfehlungen:
Microsoft Office 365
CRM-System Daylite
PDF Expert
Alternative zu Office 365: WPS Office
MeisterTask
Evernote
GoodNotes
Taschenrechner HD für iPad
Jump Desktop für Remote Zugriff
Parallels
GetMyInvoices

Hardware:
Citrix Mouses X1(*)

Buchempfehlung:(*)
4-Stunden-Woche von Timothy Ferriss
Kopf schlägt Kapital von Günter Faltin

Transkript

LB = Lars Bobach
TJ = Thorsten Jekel

LB:
Thorsten, schön, dass du da bist! Jetzt hast du einen Vortrag, den hab ich bei dir auf der Seite gesehen: „So macht Technologie Ihr Leben leichter“. Das ist schon aus meiner Sicht ein bisschen kontrovers, weil ich sehe das nämlich so häufig, dass Technologie das Leben nicht leichter macht. Was sagst du denn in dem Vortrag? Wo macht denn Technologie das Leben leichter?

TJ:
Ja, da bin ich übrigens völlig bei dir, denn was ich sehe, ist genau das, dass bei den meisten Menschen das Thema Technik das Leben eher komplizierter, teurer, schwieriger macht und nicht produktiver. Deshalb habe ich immer so einen Hauptleitspruch und der heißt: Immer erst Hirn einschalten, dann Technik. Die meisten Menschen machen es leider andersrum.

LB:
Okay, das ist gut. Ich hab jetzt eine kleine Anekdote dazu, ich habe gerade ein Haus saniert. Ein 120 Jahre altes Fachwerkhaus und ich habe dann gedacht: Machst du SmartHome und den ganzen Kram? Habe ich nicht gemacht! Ich hab es ganz konventionell verdrahten lassen, weil mir war das zu kompliziert.

TJ:
Ich kann dich auch völlig verstehen. Ich hab ja noch einen zweiten Leitspruch und der heißt „Technik einfach nutzen“. Also, dass ich sage, wenn es dann Technik gibt, die irgendwie das Leben wirklich leichter macht, dann nutze ich sie auch gerne. Was ich beispielsweise beim Thema SmartHome sehr schätze, ist, wenn wir bei uns aus dem Bad gehen in Richtung Schlafzimmer, dann können meine Frau und ich immer sagen: „Alexa, Licht aus!“ Und bis wir im Schlafzimmer sind ist es so, dass das Licht so langsam runtergedimmt ist.

Also dafür finde ich es beispielsweise extrem praktisch, für das Thema Lichtsteuerung. Aber selbst da, witzigerweise, wenn wir bei uns die Tür aufmachen, hab ich erstmal einen ganz konventionellen Schalter und meistens schalte ich das Licht sogar an über den konventionellen Schalter. Wie gesagt, man muss nicht jeden Scheiß machen, nur weil er technisch geht. Da gibt es dann auch manche Dinge und manche Kanäle, wo ich immer sage, die machen uns das Leben nicht leichter sondern das Leben eher schwerer.

LB:
Und das seh ich bei SmartHome. Deshalb tut sich SmartHome auch so schwer, eine breite Akzeptanz zu finden, glaub ich. Dann denke ich natürlich sofort an Updates, an Inkompatibilitäten und sowas, kommt ja. Kommt ein Update, krieg ich kein Licht mehr an, springt die Heizung nicht mehr an, keine Ahnung was da alles passiert. Da hat man sofort ein Horrorszenario. Wir kennen das alle, wenn ein iPad mal nicht funktioniert oder ein Mac oder keine Ahnung, dann sagt man okay, aber zuhause die Heizung und das Licht sollte ja auch immer laufen.

TJ:
Das wäre nicht schlecht und ich meine, es gibt natürlich auch sinnvolle Anwendungen. Also meine Frau beispielsweise vermietet Ferienwohnungen im Harz, das ist jetzt bei uns nicht um die Ecke. Da hatten wir öfter mal das Thema, dass Mieter abgereist sind und die Fenster auf Kipp gelassen haben oder die Heizung angelassen haben. Dann musste meine Frau mal so 2.000, 3.000 Euro Heizkosten nachzahlen dafür.

Das hat sie dann doch ein bisschen geärgert und dann haben wir solche Heizkörper installiert mit einer Fenstersteuerung und immer wenn praktisch das Fenster aufgeht, geht die Heizung aus. Und das macht Sinn, allerdings ist es auch so, dass wir alle Nase lang wieder mal das Thema haben, dass eben ein Sensor nicht funktioniert, dass dann Gäste kommen, die dann recht grobmotorisch an diesen Ventilen herumdrehen und dann gleich das ganze Ventil in der Hand haben. Also so ganz ausgereift ist die Technik noch nicht.

LB:
Ja und zu dem Thema Fenster auf, Heizung aus. Ich meine, ich komm ja aus ISOTEC, wir sanieren Schimmelschäden. Da könnte ich jetzt noch einen Vortrag halten, ob das wirklich sinnvoll ist, wage ich auch zu bezweifeln. Aber egal, lass uns jetzt mal die Kurve mit Technologie kriegen. Also du sagst: Erst Hirn, dann Technik einschalten.

TJ:
Ja absolut.

LB:
Gib mal ein konkretes Beispiel.

TJ:
Also konkretes Beispiel ist, dass ich beispielsweise nicht auf WhatsApp erreichbar bin. Viele sagen mir immer “Du musst auf WhatsApp erreichbar sein!” und ich sage “Wieso muss ich auf WhatsApp erreichbar sein?” Ich entscheide darüber, über welche Kanäle ich kommuniziere und natürlich hängt es immer davon ab, auf welchen Kanälen erwartet dein Kunde, dich zu erreichen. Meine Kunden sind vor allen Dingen Unternehmer, Vorstände, Geschäftsführer. Da ist es im Regelfall so, dass die Sekretärinnen mich anrufen und da muss ich eine telefonische Erreichbarkeit sicherstellen. Die funken mich nicht auf WhatsApp an.

Deswegen hab ich es beispielsweise so, ich habe eine private Rufnummer, ich habe eine dienstliche Rufnummer. Die private Rufnummer kennt nur die engste Familie. Seit dem aktuellen iPhone XS Max hab ich das sogar auf einem Handy verbunden. Ich habe ein privates WhatsApp, das eben ein sehr enger Kreis hat und ich entscheide eben darüber, wer mit mir über Whatsapp kommunizieren kann und wer nicht.

Ich erlebe es oft, da sagen die Leute “Oh, jetzt hab ich neben 200 E-Mails auch noch irgendwie 200 WhatsApp Nachrichten” und wo die Leute sagen “Ich seh doch die blauen Haken und weshalb hast du meine WhatsApp Nachricht nicht beantwortet?” Das ist für mich so ein typisches Beispiel, wo jeder einfach unreflektiert sagt, WhatsApp muss ich jetzt auch machen und ich sage “Nö, muss ich jetzt gar nicht machen.”

Ich bin als Redner beispielsweise auf WhatsApp recht aktiv, weil wenn jemand einen Vortragsredner bucht, dann ist die erste Frage: “Hat der schonmal vor mehr als drei Leuten fünf zusammenhängende Sätze losgelassen?”. Und wenn man eben bei mir auf mein Facebook-Profil geht, ist gleich das Profilfoto ein Foto, wo ich einen Vortrag vor einer relativ großen Zuschauermenge gebe. Das heißt, für mich macht Facebook Sinn. Ich hab viele meiner Kunden, wo ich sage, ihr müsst überhaupt nicht auf Facebook sein.

Und ich möchte einfach ein Stück weit dazu ermutigen nicht jeden Scheiß zu machen, nur weil er technisch geht, sondern einfach zu entscheiden und zu sagen, welche Kanäle brauch ich denn, um vor allem für Kunden naturgemäß erreichbar zu sein. Und welche Kanäle brauche ich vielleicht auch nicht. Welche Kanäle brauche ich vielleicht dienstlich nicht, aber privat und umgekehrt.

Das erlebe ich viel zu wenig, dass die Menschen einfach darüber nachdenken, sondern sagen “Ach WhatsApp, mach ich einfach!” und sich hinterher einfach wundern, weshalb sie den Fokus verlieren, denn das ist ja auch unser gemeinsames Thema, was wir haben. Dann ist es nicht nur so, dass die Leute morgens anfangen mit E-Mails zu arbeiten, was ich für einen völligen Schwachsinn halte, den Tag mit E-Mails zu starten, sondern daneben machen sie noch 200 WhatsApp Nachrichten mal eben, bevor sie mal darüber nachdenken, wie sie ihre Ziele erreichen wollen.

LB:
Okay und dann ist es meistens eh schon zu spät. Wenn man so fremdgesteuert in den Tag startet, aus meiner Sicht, wird aus dem in der Regel nichts Gutes. Du gibst ja auch ein gutes Beispiel, wir haben über E-Mails gerade hier die Fragen auch ausgetauscht und da steht in deiner E-Mail Signatur, das fand ich ganz interessant, drin, dass du generell nur einmal am Tag, abends, deine E-Mails abrufst und dass man deshalb bitte ein bisschen Verständnis dafür haben soll, dass es vielleicht etwas länger dauert.

TJ:
Absolut! Und wichtig ist, ich bin da ein großer Freund davon, also von Julie Morgenstern gibt’s ein Buch, das braucht man gar nicht lesen, weil der Titel sagt die komplette Message: „Never Check E-Mail In the Morning“. Das finde ich ein total klasse Statement und wichtig ist allerdings in der Kombination, dass man immer einen Notfallkanal hat. Das heißt, in meiner Signatur steht auch ganz klar: „In dringenden Fällen erreichen Sie mich per SMS/iMessage unter meiner Mobilfunknummer“.

Und ich trage zwei Uhren, also ich hab so eine schöne, klassische, alte Automatikuhr und ich habe eine Apple Watch. Die vibriert, wenn mir jemand eine SMS schickt. Ich sage all meinen Kunden, wenn die Bude brennt, dann schickt mir bitte eine SMS.

Etwas, wozu ich auch absolut ermutigen möchte: Ich hab einen Assistenten und der checkt morgens eben meine E-Mails und wenn da etwas Dringendes dabei ist, dann schickt er mir eben eine SMS. Deswegen sag ich immer, dass es wichtig ist, dass man eine Kombination aus menschlichen und digitalen Assistenten hat, die sicherstellen, dass man eben gerade für Kunden, für dringende Themen erreichbar ist. Aber dann muss man als Unternehmer nicht dauernd erreichbar sein. Weil ich glaube, da ist viel wichtiger eher am Unternehmen zu arbeiten, als sich eben passiv fremdsteuern zu lassen.

LB:
Jetzt hat das viel mit Kommunikation zu tun, was wir jetzt alles gesagt haben und deine Tipps sind da auch sehr wertvoll. Wo siehst du jetzt einen Bereich, wo Technologie das Leben wirklich leichter macht und auch bereichert?

TJ:
Ich sehe natürlich viele Bereiche, weil ich auch sage, die Technik, die wir haben, die nutzen viele Menschen als würden wir mit einem 911er Porsche mit 60 Sachen im ersten Gang auf der rechten Spur fahren. Also ich weiß, du bist ja jemand, der auch iPad-only arbeitet, so wie ich das tue. Und ich erlebe einfach viele, die haben das als 25. Gerät und nutzen es gar nicht richtig.

So ein iPad beispielsweise ist etwas, wo ich eben sehr viel weniger Gepäck dabei habe. Wo ich eben alles dabei haben kann und wo ich beispielsweise im Vertriebsgespräch eben eine Kombination aus natürlichem Formfaktor Papier, weil ich es flach auf den Tisch legen kann, habe und eben die Möglichkeiten eines PCs. Das heißt, da macht Technik das Leben leichter.

Auch eben mit Dingen wie eben Smartwatches, dass ich sage, dass ich mir wichtige Benachrichtigungen dort anzeigen lassen kann. Oder auch mit vielen Dingen, die wir auch gemeinsam nutzen, mit Tools, mit Regeln. Ich bin dank dir auch ein großer Fan von MeisterTask. Also Björn und du, ihr habt mich da auch sehr stark mit begleitet bei dem Thema. Also da großes Kompliment auch nochmal an euch, ihr wart auch der Grund wieso ich von Trello auf MeisterTask umgestiegen bin.

LB:
Danke! Ja, Kollaboration, das ist natürlich ein großer Vorteil im Digitalen. Man kann überall arbeiten, ich kann jederzeit auf meine Daten, wenn ich sie denn irgendwie cloud-basiert abgelegt habe, zugreifen. Ich kann von überall arbeiten. Das ist auch das, was ich immer vielen Unternehmern sage, dass sie sich klar darüber werden sollen, als attraktiver Arbeitgeber erwarten das junge Leute von uns.

TJ:
Ja absolut!

LB:
Also, wenn man da in einem verkrusteten IT-System unterwegs ist, da laufen die weg. Das schreckt die ab, da hat keiner mehr Lust drauf.

TJ:
Absolut! Ich kenn das, wir haben beide auch Kinder. Unsere Tochter ist 22 und was fand die am coolsten? Als sie neulich mal bei Siemens als Werkstudentin war, war das coolste, dass sie kommen und gehen konnte, wann sie wollte. Das fand sie super cool, weil sie sagte “Super, ich muss nicht um 7 Uhr auf der Matte stehen und eben auch die Frage, mit welchen Tools ich arbeiten kann.” Und das sehe ich genauso, ich finde das immer so spannend.

Ich seh es dann auch mal im Thema IT-Sicherheit. Da werden dann oft, bildlich gesprochen, die Leitplanken quer auf die Straße gesetzt, nach dem Motto Zugriff auf Dateien, auf Netzlaufwerke ist Teufelszeug und geht gar nicht. Aber links und rechts gibt es überhaupt keine Leitplanken oder die sind löchrig. Dann hat man da einfach eine Art Pseudosicherheit und im schlimmsten Fall, was ich dann erlebe, wenn dann die IT alles zunagelt, dann kommen die Leute mit ihrem eigenen privaten Gerümpel in die Firma und dann hast du überhaupt keine Kontrolle mehr darüber, was läuft.

Das ist dann dieses wunderschöne Thema Schatten-IT, was ich dann immer wahrnehme. Da bin ich großer Freund von, da immer pragmatisch mit umzugehen. Bin da nicht ganz so iCloud-freundlich wie du es manchmal bist. Du bist ja sehr stark auf iCloud unterwegs und auch sehr stark auf Evernote, was ich in vielen Bereichen auch super klasse finde. Und ich bin ergänzend immer noch durchaus ein Freund von Office 365, weil das immer noch ein Stück weit DSGVO-konformer ist.

LB:
Also auf iCloud bin ich nicht unterwegs, da muss ich dich kurz korrigieren. Ich bin sehr viel in Cloud-Diensten unterwegs, oder eigentlich nur unterwegs und da in der Google-Cloud hauptsächlich. Also diese G Suite nutzen wir eigentlich in all meinen Firmen, ist ja ähnlich wie Office 365, ist aber auch DSGVO-konform und alles. Also das ist kein Thema.

TJ:
Ja, richtig. Weil wir sind beide auch GoodNotes-User beispielsweise, das ist ja auch ein Thema, was du dann über iCloud synchronisierst. Das sind so Themen, wo ich dann beispielsweise eher ein Freund von Notability bin, weil ich das eben dann über Office 365 oder über einen eigenen Server, beispielsweise synchron halten kann.

Das sind dann aber auch wieder Detailthemen. Aber ich finde es wichtig, dass man sich bei diesen Themen bewusst macht, nicht nach dem Motto ‘Cloud ist gut’ oder ‘Cloud ist böse’, sondern genau so, wie auch G Suite, wie du völlig richtig sagst: Viele sagen immer Google ist böse, zu sagen nein, auch Google kann man DSGVO konform nutzen, und das durchaus auch produktiv, absolut.

LB:
IPad, gutes Thema! Das ist ja auch dein Thema. Ich weiß, dass du auch große Firmen bei der Einführung von iPads im Unternehmen, im Vertrieb unterstützt. Was sind denn so deine wichtigsten Produktivitätstipps für iPad-Nutzer? Was sollten sie auf jeden Fall tun, damit sie ein iPad produktiv nutzen können?

TJ:
Das Wichtigste und das fand ich auch hochspannend, das war ja gerade auch erst eine Frage in deinem „Frag Lars“ Podcast, zu sagen: Dateien mitnehmen. Ich finde es immer extrem erschreckend, wie wenige Leute wirklich auf ihrem iPad Zugriff auf ihre Dateien haben. Für mich ist eine der größten, ersten Voraussetzungen, dass man zunächst mal alle seine Outlook-Daten, alle seine Kontakte, Kalender usw. alles synchron hat. Da bin ich relativ dogmatisch und da sage ich, alles außer Exchange ist Spielkram im Businessumfeld.

Ich nehm jetzt die G Suite mal aus, also man kann auch über Google die Sachen synchronisieren. Aber ich bin eben jemand der sagt, dass man erstmal die Outlook-Daten alle synchron haben muss. Also, dass man, egal wo ich einen Termin eingebe, auf welchem Endgerät, egal wo ich eine Telefonnummer eingebe, darf es nie doppelt sein. Sondern es muss einen Speicherort geben, der sich automatisch synchronisiert. Erster Schritt für die Outlook-Daten.

LB:
Das macht ihr dann über Outlook Exchange und Windows?

TJ:
Genau. Also produktiv arbeite ich eben mit dem Mac und mit dem iPad, 98% mit iPad only. Aber auch auf dem Mac, was viele nicht wissen, kann man auch genauso mit Exchange arbeiten. Das heißt, sei es über Office 365 beispielsweise oder eben über einen Hostet Exchange. Das ist für mich der erste Schritt erstmal die Sachen synchron zu haben. Ich erlebe im schlimmsten immer noch Leute, die per POP3 E-Mail ihre E-Mails synchronisieren, also das finde ich so ganz gruselig. Also deswegen ist es immer wichtig, dass man die Sachen mindestens immer über IMAP, idealerweise über Exchange immer synchron hält.

LB:
Ja, da würde ich jetzt gerade noch einmal einhaken. Also klar, die nächsten Punkte von dir kommen jetzt. Vielleicht greife ich dir auch jetzt irgendwie vor, weil bei mir ist das mit dem Kalender genau das gleiche. Auch den Kalender synchron halten und viele arbeiten dann, wenn sie jetzt wirklich mit digitalen Kalendern arbeiten, oftmals dann wenn sie gerade ein iPad nutzen, mit dem iCalender, also dem Apple-eigenen Kalender und das ist für Team-Kollaborationen wirklich nicht geeignet.

TJ:
Ja, da bin ich völlig bei dir. Also, dass man sagt, Wichtiges muss wirklich so sein, dass man eben mit mehreren darauf zugreifen kann. Gerade, wenn man im Team irgendwo arbeitet, das kann man mit Exchange beispielsweise eben wunderbar machen, dass man auch anderen Freigaben geben kann.

Der nächste Schritt ist für mich das Thema Dateien immer synchron zu haben. Hier gibt es natürlich die Möglichkeit, wenn man rein in der Apple Welt arbeitet, das über die iCloud zu machen. Das empfehle ich nur im Business-Kontext nicht, weil iCloud-Drive eben nicht DSGVO-konform nutzbar ist, zumindest mein aktueller Stand. Und Office 365 ist das, was ich aktuell im Regelfall empfehle, weil es eben DSGVO-konform nutzbar ist.

Es wird im kommenden Jahr wieder eine deutsche Version davon geben. Die gab es also auch schon mal, die ist dann nur, weil sie 25% teurer war als die europäische, vom Markt nicht angenommen worden. Es gab auch noch ein paar technische Probleme und es wird im ersten oder zweiten Quartal nächsten Jahres wieder auch eine Möglichkeit geben, Office 365 auf deutschen Servern zu nutzen. Somit für viele Unternehmen sehr spannend.

Und da kann ich ganz konkret in der praktischen Anwendung das OneDrive, ich nenn es jetzt mal die DropBox von Microsoft, installieren auf dem PC oder auf dem Mac. Dann gibt es eben eine App dazu und in dieser App kann ich sagen, dass ich im Extremfall meine kompletten Dateien offline auf dem iPad haben möchte. Das Ganze ist dann sogar über die Dateien-App über den zentralen Datei-Manager so verfügbar, dass ich beispielsweise immer meine Dateien auf dem Ding habe. Also deswegen vielleicht auch als Antwort auf die Frage der letzten „Frag Lars“-Episode, da find ich OneDrive extrem gut in dem Bereich.

Der dritte Bereich ist natürlich, dass man idealerweise ein Notiz-System hat, wo man immer alle seine Notizen überall synchron hat. Da unterscheide ich nochmal zwischen zwei Bereichen. Ich unterscheide einmal zwischen Notizen, die nicht kundenbezogen sind – und da bin ich ähnlich wie du ein absoluter Fan von Evernote. Also, wenn mir irgendwelche Webseiten irgendwo gefallen, wenn ich irgendwelche Newsletter habe, wenn ich da irgendwas habe, sag ich “Zack, gleich ins Evernote.”

Beim Thema kundenbezogene Notizen ticke ich ein bisschen anders als du, weil ich nutze GoodNotes nur für meinen Tageskompass, also wo ich mein eigenes tägliches Tagebuch und Tageskompass mache.

Sonst bin ich ein absoluter Freak, dass ich sage, alles was kundenbezogen ist, muss sofort in ein CM-System. Ich habe eben ein CM-System: Ich nutze da „Daylite“, was eben auch als App auf dem iPad verfügbar ist und wenn ich beim Kunden bin, dann öffne ich mein CM-System und tippe eben direkt auch in dieses CM-System meine Notiz rein. Oder wenn ich telefoniere kommt es sofort ins CM-System rein.

Ich erlebe dann immer viele, die sagen “Ach ich brauch eine App für handschriftliche Notizen usw.” Wo ich sage “Leute, lernt mal 10 Finger Tippen”, das geht eben viel schneller und das kann man durchaus auch beim Kunden machen, wenn man eben kurz mal sagt “Leute ich mache hier nicht meine E-Mails, sondern ich schreib mir die Dinge gleich mit.”

Also da bin ich ein bisschen freakig, weil ich immer sage, wenn ich mir irgendwas notiere in einer handschriftlichen App, die Wahrscheinlichkeit, dass ich das irgendwie wieder mal durchsuchbar in irgendeiner Form in meinem CM-System habe, ist meistens recht gering, das erfolgt meistens nicht. Dann habe ich wieder so eine Nebenbuchhaltung, wo dann andere wieder nicht drauf zugreifen können. Das ist zumindest meine Erfahrung, die ich oft gesammelt habe, deswegen bin ich ein großer Freund davon da mit CM-Systemen zu arbeiten, die auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sind.

LB:
Und die Daten ja auch irgendwo in der Cloud liegen, bei Daylite ist das, glaube ich, so.

TJ:
Genau, bei Daylite, kanadischer Anbieter, wo man das entsprechend hat. Aber auch wieder wichtig beim Thema CM, ich bin kein großer Freund davon rein mit Online-Diensten zu arbeiten, weil ich erlebe es, selbst wenn du irgendwie Frankfurt Bankenviertel, wenn ich da bei Union Investment bin, die einen LTE Sendemast auf dem Dach haben, wenn ich drin bin, bin ich trotzdem offline.

Oder ich fahre nachher mit dem ICE, da habe ich auch nicht immer eine stabile Internetverbindung, und deswegen ist mein CM-System eben eins, was ich auch komplett offline nutzen kann auf all meinen Geräten. Und in dem Moment, wo es eine Internetverbindung hat, synchronisiert es automatisch im Hintergrund. Wir sind immer noch nicht überall online und gerade, wenn man eben viel unterwegs ist, bin ich auch ein großer Freund davon hybride Lösungen zu haben.

LB:
Das ist bei vielen System, wie auch MeisterTask so, wenn man es in der iPad App nutzt. Auch da, wenn man offline ist, wird es hinterher synchronisiert, man kann auch offline damit arbeiten.

TJ:
Absolut, das finde ich auch super! Das ist auch so ein Unterschied, viele sagen ja auch mit dem Windows Convertible kannst du genauso arbeiten. Ja, verschieb mal auf einem Windows Convertible eine MeisterTask Karte von einer in die andere Spalte und dann mach das gleiche mit dem iPad und dann unterhalten wir uns nochmal.

LB:
Genau. Wenn jetzt jemand sagt, er möchte mit einem iPad starten, ich bin noch nicht zu 100% sicher, ich würde es wirklich gerne mal versuchen, aber kann das wirklich alles, was ich mit dem PC oder dem Mac mache? Welche Apps sollte der denn aus deiner Sicht unbedingt haben?

TJ:
Also, wenn ich nur eine App drauf haben dürfte, wäre es der PDF Expert, weil der PDF Expert eben nicht nur PDF-Dateien, sondern alle Dateien eben wunderbar darstellen kann. Damit kann man präsentieren, man kann damit PDF-Dokumente kommentieren und wenn man sie weiterleitet, kann man auch entscheiden, ob diese Änderungen beispielsweise änderbar sein sollen oder nicht.

Ich weiß, viele der Zuhörer wahrscheinlich auch und du vielleicht auch, viele machen das eher in GoodNotes. Und ich finde GoodNotes ist auch klasse für kleinere PDF-Dateien, gar kein Thema. Für mich ist es aber ein bisschen, wo ich sage, ich kann in Excel auch eine Diplomarbeit schreiben, selbstverständlich. Aber ich würde da eher Word nutzen.

Deswegen bin ich eher so ein Freund von PDF Expert, weil ich da einfach hervorragend präsentieren kann. Es gibt von Satechi einen Bluetooth Presenter, wo ich dann eben wunderbar meine Folien rechts und links weiterschalten kann mit dem Ding, in PDF Expert sogar. Also PDF Expert ist für mich Number 1, wenn ich nur die eine drauf haben darf.

Was für mich dann auch ein Thema ist, sind eben die Office Applikationen von Microsoft. Gerade, wenn ich Office 365 habe, was ich immer empfehle, würde ich das nutzen. Wenn jetzt Zuhörer sagen, dass sie kein Abo haben möchten von Microsoft, gibt es eine Alternative, die heißt WPS Office. WPS Office ist eben auch ohne Abonnement gratis nutzbar. Das sind so die Dinge.

Natürlich MeisterTask, den schon angesprochenen, den ich drauf habe. Ich liebe meinen Taschenrechner HD, der hat nämlich einen Papierstreifen. Also das ist noch so ein Ding, was ich drauf habe. Was hab ich noch? Mein Evernote natürlich, so wie du auch. Mein GoodNotes weitestgehend, eben als virtuelles Whiteboard genutzt oder für den Tageskompass. Das sind so die wichtigsten Dinge, die ich drauf habe.

Naturgemäß für mich noch mein CM-System und was ich immer empfehle: Es gibt ja öfter mal Programme, die es einfach noch nicht für das iPad gibt. Das ist relativ selten, also bei mir war es so. Manchmal ist mein CM-System, mein Daylite, auf dem Mac etwas leistungsfähiger und ich hab eine Software, die heißt Jump. Und mit Jump kann ich von draußen jederzeit eben auf meinen Rechner im Büro zugreifen. Das empfehle ich immer, dass man eben sagt: Ich hab einen Mac bei mir im Büro stehen und da hab ich eben Parallels drauf.

Somit hab ich Windows und Mac auf einem Rechner. Wenn ich mich per Jump anwähle, kann ich sagen, will ich die Mac-Umgebung oder die Windows-Umgebung haben und habe alle Möglichkeiten nochmal draußen. Dafür gibt es auch eine Maus von Citrix, die X1, und dann kann man, wenn man unterwegs ist, darauf zugreifen. Und sonst empfehle ich immer die Daten offline zu synchronisieren, was zum Beispiel der PDF Expert auch kann.

LB:
Super! Jetzt hast du dich natürlich mit deiner Antwort auch geoutet, jetzt wissen wir auch wie alt du bist. Diplomarbeiten schreibt heute keiner mehr.

TJ:
Hahaha, 51!

LB:
Dann sind genau gleich alt übrigens. Vielen Dank erstmal dafür! Du hast uns einen guten Einblick gegeben, wie man das iPad produktiv nutzen kann und wo Technologie Sinn macht und dein Spruch “Hirn vor Technologie einschalten” finde ich richtig klasse. Kommen wir zu den Schlussfragen. Thorsten bist du bereit?

TJ:
Sehr sehr gerne!

LB:
Welcher ist dein wichtigster Tipp für mehr Fokus?

TJ:
Der wichtigste Tipp für mehr Fokus ist “Never start with e-mails in the morning”.

LB:
Super, hast du eben ja schon gesagt. Jetzt eine Frage, ich meine, du hast ja schon viele Apps genannt, vielleicht kannst du uns jetzt mal etwas sagen, womit wir jetzt gar nicht rechnen. Oder vielleicht hat es gar nichts mit Apps zu tun, aber welche App oder welchen Internetdienst kannst du der Hallo Fokus!-Community empfehlen?

TJ:
Sehr gerne, ich weiß nicht ob du ihn kennst, ich liebe GetMyInvoices. Kennst du GetMyInvoices?

LB:
Ne.

TJ:
Also die Idee von GetMyInvoices ist, ich hab jetzt relativ viele Rechnungen bei Amazon, bei der Bahn, bei der Lufthansa, bei easyJet, bei 1&1, also bei ganz vielen Portalen, wo früher ich selbst, beziehungsweise mein Assistent, auf eine Seite gehen musste, sich eine PDF-Rechnung runterladen für den Monatsabschluss. Die Idee von GetMyInvoices ist, dass man dort diese Portale alle einmal einpflegt, eben von Amazon, von der Bahn und was weiß ich. Und dieses GetMyInvoices zieht automatisch alle Rechnungen von diesen ganzen Portalen und übergibt die automatisch bei mir ins DATEV Unternehmen online. Das heißt, ich habe null manuellen Aufwand für diese ganzen Rechnungen, die man sonst immer von irgendwelchen Portalen oder aus E-Mails irgendwie nochmal exportieren muss.

Das spart bei mir massiv Zeit, weil für mich ist einfach immer das Thema, wo ich als Unternehmer sage “Wie kann ich Wert schaffen?” Und das kann ich darin tun, dass ich Content fabriziere oder bei Kunden bin und alles andere versuche ich eben zu automatisieren. Bei mir ist es eben so, dass ich immer acht Seiten Kreditrechnungen meistens habe mit diesen ganzen Internetdiensten usw. Die ganzen Belege dafür muss ich überhaupt nicht selber raussuchen oder raussuchen lassen, sondern die gehen automatisch über GetMyInvoices direkt zu meinem Buchhalter. Also GetMyInvoices find ich total genial.

LB:
Hört sich klasse an, werden wir hier auf jeden Fall verlinken. Was war denn jetzt die größte Herausforderung als Unternehmer und was hast du daraus gelernt?

TJ:
Also, vor knappen zehn Jahren habe ich mich selbstständig gemacht, ich war vorher angestellter Geschäftsführer. Ich hatte natürlich das eine, was du auch wunderbar in einer deiner letzten Podcast-Episoden besprochen hast, natürlich auch das Thema Steuernachzahlungen so im dritten Jahr. Das Thema hatte ich auch, dass ich da zu wenig zurückgestellt habe, als dann die Einkommenssteuervorauszahlung eben hochgezogen wurde und ich nachzahlen musste.

Also Liquiditätsprobleme kenne ich auch, aber dazu ergänzend: Als ich mich selbstständig gemacht habe, hatte ich aus Angst heraus eine Art Bauchladen. Also ich hatte Angst und habe gesagt “Okay, ich biete drei Sachen an. Ich biete an: Post Merger Integration. Wenn Firmen eben zusammen gekauft werden, verkauft werden und die zu begleiten. Da habe ich viele Erfahrungen gesammelt, das war also Nummer 1.

Nummer 2: Ich war lange Zeit angestellter Geschäftsführer, um zu sagen, ich begleite Geschäftsführer als Partner.

Nummer 3: Das Thema iPad einführen. Ich hab so aus Angst heraus alle drei am Anfang gemacht und nichts flog so richtig, bis dann irgendwie mal ein ehemaliger Mitarbeiter von mir gesagt hat “Weißt du was? Du kannst Post Merger Integration, gar kein Thema. Du warst zehn Jahre lange selber Geschäftsführer, da bist du auch super. Aber es gibt keinen, der so bekloppt ist mit diesem ganzen Thema Technik und Gadgets und der die so produktiv nutzen kann. Da hab ich noch keinen erlebt.

LB:
Da kannte er mich wohl noch nicht …

TJ:
Ungefähr, genau. Und er sagt “Ich kann mich noch daran erinnern, wie du 1996 bei Tchibo im Management Meeting den Palm ausgepackt hast und mit so einer Klapptastatur dann angefangen hast auf dem Palm direkt deine Gesprächsnotizen zu machen, während wir alle mit Papier gearbeitet haben.” Und deswegen sagte er “Mach das mal!”

Das war es für mich, seitdem ich mich dann fokussiert habe auf das Thema, wo ich wirklich exzellent bin, seitdem fliegt das ganze Thema. Also aus der Angst heraus, sich nicht zu fokussieren, sondern zu breit zu sein. Jetzt mache ich es eben so, dass ich sage: Mein Metathema und das ist vielleicht auch für die Hörer interessant zu sagen, wichtig ist ein Metathema zu haben. Bei mir ist das Thema Menschen dabei zu helfen, Technik einfach zu nutzen, damit sie produktiver werden und ein einfacheres Leben haben. Darunter kann man natürlich unterschiedliche Sachen drunter sortieren. Aber so ganz fremde Sachen auseinander, da verliert man eben schnell den Fokus.

LB:
Ja, man verstrickt sich und das geht uns Unternehmern, glaub ich, allen so. Das hatte ich, glaube ich, in dieser Podcastfolge gesagt, dass man aus Angst sagst du jetzt, oder wenn man überall Möglichkeiten sieht, und und und. Das habe ich jetzt wieder erlebt in meiner Agentur, dass man dann einfach alles an Kunden reinholt, die aber dann im Endeffekt dann gar nicht passen, genau.

TJ:
Genau, auch mal Nein sagen. Ich fand auch dein Bild des Igels und des Fuchses sehr gut, also zu sagen lieber der Igel zu sein als der Fuchs.

LB:
Ja genau. Das war in einem Buch als Bild drin, das fand ich auch wirklich super passend. Apropos Buch: Welches Buch hat dich als Unternehmer und Mensch am meisten geprägt?

TJ:
Also, ich tu mich schwer mit einem Buch, für mich ist es die Kombination aus zweien, die auch Überschneidungen haben. Das ist zum einen „4-Stunden-Woche“ von Timothy Ferriss. Seitdem habe ich auch einen VPA, also einen Virtuel Privat Assistent, also der Assistent, von dem ich vorher gesprochen habe. Der sitzt bei mir nicht körperlich im Büro, sondern ich hab seit neun Jahren den gleichen, aber der sitzt, glaube ich, in Bulgarien. Somit kann ich den beliebig hoch und runter skalieren und der nimmt mir einfach wahnsinnig viel ab.

Und daran ergänzend das Thema “Kopf schlägt Kapital” von Professor Faltin, der nämlich genau sagt: “Wenn ich ein Unternehmen gründe, dann muss ich nicht unbedingt eigenes Personal aufstocken, sondern ich kann eben gründen aus Komponenten. Das heißt, ich kann mir eben gezielt externe Dienstleister dazupacken, die ich eben sehr viel schneller hoch und runter skalieren kann.” Und das sind so die zwei Bücher in der Kombination, die mich nicht nur bewegt haben, sondern, die ich dann auch wirklich sehr konsequent umgesetzt habe.

LB:
Zwei super Bücher, die wir hier auch verlinken werden. Bevor wir uns verabschieden: Wie kann denn die Hallo Fokus!-Community mit dir in Kontakt treten beziehungsweise wo findet man dich im Netz?

TJ:
Ja, das Schöne ist mit Thorsten Jekel, so viele gibt es nicht, die so heißen. Also unter Google einfach Thorsten Jekel mit ‘th’ geschrieben oder sonst unter www.jekelteam.de findet man mich auch.

LB:
Jekel nur mit k, nicht mit ck.

TJ:
Genau J E K E L und dann das ‘team’ dahinter, und wie gesagt, sonst Thorsten Jekel einfach googlen, da findet man mich.

LB:
Super Thorsten! Vielen Dank, hat Spaß gemacht, hast einen guten Einblick gegeben. Ich wünsche dir lieber Thorsten und euch natürlich wie immer mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben! Ciao.

TJ:
Tschüss!

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