Eine der mir am hÀufigsten gestellten Fragen bezieht sich auf das Zusammenspiel von Evernote und Todoist: Wie arbeiten die beiden Apps zusammen? Wo sehe ich die Schnittstellen? Wie ergÀnzen sie sich? Wo ist die Grenze des einen und der Vorteil des anderen?
Uff, eine ganze Menge Holz. Hoffentlich reicht ein Artikel zur Beantwortung all dieser Fragen ausâŠ
Ach Quatsch, ich stelle Euch einfach vor, wie ich Evernote und Todoist nutze und lasse Euch an meinem Workflow teilhaben. Vielleicht sind die meisten Fragen damit schon beantwortet.
Evernote, meinen digitalen Aktenschrank, nutze ich seit mittlerweile fĂŒnf Jahren. In Evernote lege ich einfach alles ab (KontoauszĂŒge, Malereien der Kinder, GeschĂ€ftsdokumente, abfotografierte Weinflaschen, SteuererklĂ€rung, Rezepte etc.) NatĂŒrlich ist Evernote auch meine zentrale Sammelstelle von Artikel-Ideen fĂŒr diesen Blog. In meiner Agentur ist es unsere zentrale Ablage.
Todoist ist dagegen mein Kontrollzentrum. Hiermit organisiere ich mich und mein Leben. Alle Aufgaben werden dort erfasst, organisiert und, wenn es gut lÀuft, auch abgehakt.
GrundsĂ€tzlich sprechen die beiden Apps nicht miteinander. Eine Schnittstelle ist auf keiner der beiden Seiten vorhanden. Drittanbieter springen hier in die LĂŒcke: Zapier und IFTTT. Habe ich beide getestet. Fazit: kein Mehrwert, zumindest fĂŒr mich.
Also musste ich die beiden Programme einzeln organisieren und meinem Arbeitsstil anpassen. Jedes fĂŒr sich und doch irgendwie miteinander.
Um es mir hier so einfach wie möglich zu machen, habe ich versucht, die generelle Struktur beider Programme weitestgehend identisch aufzubauen.
Die oberste Ebene ist immer der Arbeitsbereich. Bei Evernote sieht das so aus:
In dem Bereich Coaching liegen firmenĂŒbergreifend die NotizbĂŒcher meiner mir direkt berichtenden Mitarbeiter. Siehe hierzu auch: Wie ich Evernote zur MitarbeiterfĂŒhrung einsetze.
ISOTECÂ ist meine Firma gegen feuchte Keller. Meine Agentur taucht hier nicht auf, da die NotizbĂŒcher alle in Evernote-Business liegen.
In den âXXX Archivâ Stapel wandern alle nicht mehr aktuellen, aber aufhebenswerten NotizbĂŒcher hinein.
Bei Todoist ist die Struktur sehr Àhnlich:
âZiele 2016â dient zur Verfolgung meiner Jahresziele (firmenĂŒbergreifend, Blog und privat). In âIrgendwannâ liegen Projekte, die ich angehen werde, wenn mal genĂŒgend Zeit ist, also nieâŠ
Durch die sehr Ă€hnliche Struktur fĂ€llt mir das âUmschaltenâ zwischen den Apps deutlich leichter. Ich finde mich schneller zurecht und komme somit auch schneller ins Tun.
Ein Beispiel:
Ich arbeite gerade an einem eigenen Podcast, welcher im Laufe des Jahres live gehen soll. In Evernote und in Todoist gibt es jeweils im Bereich larsbobach.de ein âPodcastâ Projekt bzw. Notizbuch.
In Evernote sammle ich alle Ideen und Informationen zu dem Podcast. Ich arbeite dort an den Inhalten der einzelnen Episoden und strukturiere diese mit einem Outline.
In Todoist erfasse ich dagegen alle die dazugehörigen Aufgaben. Wie z. B., dass ich die Inhalte fĂŒr die erste Episode erstellen oder ein Intro und Outro beauftragen muss.
Generell gibt es ja keine Schnittstelle zwischen den Apps. Verlinken kann ich einzelne Aufgaben und Notizen aber trotzdem miteinander. Das ist mitunter ziemlich praktisch.
Dazu kopiere ich einfach den Link einer Notiz aus Evernote und fĂŒge diesen in den Kommentar einer Aufgabe ein.
Ganz wichtig: Unbedingt den âKlassischen-Notiz-Link kopierenâ anwĂ€hlen.
Dabei beim Mac einfach mit einem Rechtsklick auf die Notiz gehen und dann die Alt-Taste (ehemals Badewanne) drĂŒcken. Damit Ă€ndert sich âNotizlink kopierenâ in âKlassischen-Notiz-Link kopierenâ.
Der Unterschied: Der einfache Notizlink öffnet die Notiz ânurâ im Browser, wĂ€hrend der klassische Link die Notiz direkt in der Evernote-App öffnet, wenn installiert.
Ein Beispiel:
Ich habe mir eine Aufgabe in Todoist fĂŒr das Schreiben eines neuen Artikels angelegt. In die Kommentare packe ich mir direkt die Notiz, in der ich die recherchierten Materialien zusammengetragen habe. So kann ich die Notiz direkt aus Todoist heraus öffnen und erspare mir das zeitaufwendige Suchen in Evernote.
Umgekehrt geht das ĂŒbrigens auch. In Evernote einen Link zu einer Todoist Aufgabe einfĂŒgen. Hier hat sich fĂŒr mich aber noch kein Einsatzgebiet ergeben.
Ich arbeite nur sehr selten mit Erinnerungen. Zwar bieten die ortsbasierten Erinnerungen von Todoist einen enormen Mehrwert, aber auch diese kommen bei mir, wenn auch regelmĂ€Ăig, eher selten zum Einsatz.
Da ich mir grundsÀtzlich alle wichtigen Aufgaben auf Termin lege, muss ich nicht auch noch an einzelne Aufgaben erinnert werden. Ich arbeite eh jeden Tag in Todoist.
Anders ist es in Evernote. Hier nutze ich Erinnerungen bewusst, wenn auch nur sehr selektiv. Das sind meist VertrĂ€ge, bei denen ich mich an eine KĂŒndigungsfrist erinnern möchte, oder irgendwelche Zahlungen in ferner Zukunft.
Wie ein vertrautes Àlteres Ehepaar leben Todoist und Evernote bei mir in einer harmonischen Koexistenz. Perfekt eingespielt und ohne viele Worte zu verlieren, wird das Tagespensum produktiv abgespult. Dabei wissen beide, dass sie sich blind auf den jeweils anderen verlassen können.
Todoist ist dabei das Kontrollzentrum und Evernote die angegliederte, aber unabhÀngige Ablage.
Die gleiche Struktur und hin und wieder die eine oder andere Verlinkung machen die Orientierung und das Auffinden von Notizen und Aufgaben zu einem Kinderspiel.
Wenn Du mit Evernote richtig durchstarten willst, dann ist der Evernote Online-Kurs in meiner MDD Selbstmanagement-Akademie garantiert etwas fĂŒr Dich! 16 Videos helfen Dir beim Einstieg und auch fĂŒr versierte Evernote-Nutzer gibt es interessante Workflows und viele Tipps & Tricks. ZusĂ€tzlich stelle ich meine ganz persönliche Evernote-Ablagestruktur detailliert vor! Alle Infos und die Anmeldemöglichkeiten findest Du hier.
Wie nutzt Ihr Euren Taskmanager in Verbindung mit Evernote? Habt Ihr Fragen oder Anmerkungen zu meinem Workflow? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.
Hallo Lars,
vielen Dank fĂŒr deinen Blog, der mir immer wieder Anregungen gibt mit meinen Papierbergen und fast unĂŒberschaubaren Aufgaben besser klar zu kommen.
Wie viele andere habe auch ich schon viele ToDo-Apps ausprobiert und bin nun bei Todoist gelandet. Die Möglichkeiten und auch die Optik sind sehr ĂŒberzeugend.
Da ich auch Evernote schon lange nutze, finde ich die Möglichkeiten der Verlinkung und deinen Artikel in diesem Zusammenhang sehr interessant.
Allerdings nutze ich beide Programme fast ausschlieĂlich direkt auf dem iPad.
Ich habe nun festgestellt, dass der in Todoist eingefĂŒgte Link einer Notiz aus Evernote jedoch immer zur Browser-Version fĂŒhrt.
Hast du einen Tipp bzw. gibt es ĂŒberhaupt die Möglichkeit, dass der Link die Evernote-App auf dem iPad öffnet?
Ich wĂŒrde mich sehr freuen von dir zu hören und danke im Voraus fĂŒr deine RĂŒckmeldung.
Herzliche GrĂŒĂe
Angela
PS: vor deinen Links ist das EV-Logo? Das erscheint aber in der Verlinkung nicht, obwohl es als Hinweis, dass der Link aus EV kommt gut. Gibt es da auch noch einen Trick?
Du musst einfach den ‚Klassischen-Notiz-Link‘ kopieren, wie oben beschrieben. Dann wird auch auf dem iPad die App direkt geöffnet und es erscheint auch das EN-Symbol vor dem Link đ
Hallo Lars, vielen Dank fĂŒr die kurze RĂŒckmeldung. Es gibt in der Evernote APP auf dem iPad nur eine Option „Link kopieren“. Dieser Link fĂŒhrt dann immer in den Browser.
Du meinst dann wahrscheinlich den Link in der Evernote Browser-Variante. Dort mag das gehen. Aber genau die will ich ja nicht immer öffnen, da ich meistens auf dem iPad arbeite.
Aber vielleicht funktioniert es ja irgendwann innerhalb der iPad-Apps.
Vielen Dank fĂŒr deine MĂŒhe.
Herzlichst Angela
Im Zeitmanagement tut man sich nach meiner Erfahrung eher keinen Gefallen wenn man Dinge redundant hat. Gleiche Aufgaben in mehreren Apps die dann auch noch Erinnerungen haben wo man dann unter UmstĂ€nden fĂŒr die gleiche Aufgabe mehrere Erinnerungen bekommt…
Man sollte das trennen und jede App das machen lassen was sie am besten kann.
Ich lasse die Erinnerungsfunktion in Evernote deswegen auch auĂen vor. Ich hatte es mal mit RTM4 probiert wo sogar automatisch bei einer neuen Notiz mit Erinnerung auch eine neue Aufgabe in Remember the Milk angelegt wird, aber das war dann auch wieder alles doppelt und dreifach..
Um eine Notiz in Evernote oben anzuheften sortiere ich nach Titel und gebe der höchsten Notiz ein „!“ am Anfang damit wird sie ganz oben angezeigt… diese Notiz ist dann der Index oder auch die Ăbersicht und ich brauche keine Erinnerung nur um die Notiz oben anzuheften.
Ich versuche die Struktur in beiden Apps Ă€hnlich zu halten: ein Stapel ist das Hauptprojekt in Todoist. Das untergeordnete Projekt ist dann ein Notizbuch. Wenn ich Evernote und Todoist zusammen nebeneinander sehe, sieht die Struktur Ă€hnlich aus. Ich verzichte allerdings generell auf sehr tiefgeschachtelte Unterprojekte und gehe selten tiefer als eine Ebene. Das macht es einfacher mit Evernote (abgesehen davon das sogar andere Todo Apps dafĂŒr benutzbar wĂ€ren wie Wunderlist wo es auch keine direkten Unterprojekte/Subtasks gibt abgesehen von Checklisten)
Also Evernote fĂŒr Planung und daraus sich ergebende Aufgaben werden ein Task in Todoist und dort dann im Titel (Todoist kann auch bereits im Titel mit Links arbeiten wenn man die URL schreibt und danach in runden Klammer den Linktext) verweise ich zu der Evernote Notiz. Bei RTM wĂ€re das Ă€hnlich, allerdings direkt ins URL Feld. Das kann man mehr oder weniger auf alle Todo Apps umsetzen.
Aufgabe inklusive Erinnerung oder auch ein Startdatum in der Todoapp und in Evernote die Notiz. Das funktioniert dann auch sehr gut auf dem Smartphone wo man dann direkt in der Evernote App landet wenn man einen Link anklickt.
Demzufolge nutze ich auch keine Kommentare in der TodoApp. Der Titel sollte selbst erklÀrend sein und wenn mehr erforderlich ist habe ich ja dann meine Evernote Notiz.
Erinnerungen fĂŒr wiederkehrende Aufgaben nutze ich ausschlieĂlich in der Todo App. Das hat in Evernote nichts zu suchen. Das sind auch so lapidare Dinge wie alle 2 Jahre im Monat X einen TĂV Termin holen.
Finde die Integration zwischen Todoist und Evernote an und fĂŒr sich gelungen. Allerdings ist es schade, dass Todoist keine Möglichkeit anbietet Notizen oder eben Verlinkungen direkt beim Erstellen der Aufgabe hinterlegen zu können.
Hallo Lars,
sitze doch mal hinter den klassischen Notiz-Link in Klammern eine Notiz.
Dann erscheint nur die Notiz und nicht der ganze Link im Kommentar.
GruĂ aus Brokstedt
Ingo M.
Danke fĂŒr den Tipp, Ingo. Super đ
Hallo Ihr beiden!
Besten Dank fĂŒr den super Artikel Lars, insbesondere den klassischen Link, und Ingo fĂŒr den „Klammer-Tipp“.
Diese beiden wichtigen Funktionen haben in meinem Workflow noch gefehlt.
Lieber Gruss Thomas
Lieber Lars,
wir testen in unserem Unternehmen gerade Evernote und TodoIst (fĂŒr Teams). Du bist mir mit Deinem Blog und Postcast also tĂ€glich gegenwĂ€rtig und mehr als hilfreich. Danke dafĂŒr!
Zu Deinem obigen Artikel:
1) Struktur „Outline“ zum Bsp. fĂŒr das Projekt „Podcast“: Du legst das Outline in Evernote ab. In welchem Medium schreibst Du? Word, Good Notes, Google Sheets, Pages? Solche Outlines wachsen ja mit der Zeit.
Wir nutzen im Unternehmen fast ausschlieĂlich Google Drive. Emails schicken wir untereinander nur noch selten.
2) Deine Evernote-Struktur
@Inbox
@Post fĂŒr Lars ==> ????? Worin unterscheidet sich solch ein Ordner von @Inbox?
3) Evernote Business/Privat
Du schreibst:…“Meine Agentur taucht hier nicht auf, da die NotizbĂŒcher alle in Evernote Business liegen.“ Meinst Du jene, die hier gezeigt werden? Und die Agentur liegt unter „Privat“?
„Meine Agentur“ ist mein 2. Unternehmen, das sehr marketing- und serviceorientiert ist. Das erste Unternehmen fertigt Technischen Hochwasserschutz, ist also von der Struktur Deiner ISOTEC Ă€hnlich.
4) Welche Evernote-Version fĂŒr Dein Unternehmen?
Meine Frage unter 3) rĂŒhrt vielleicht daher, dass ich jetzt erst Evernote aufrĂŒste. Bisher verwende ich zum Testen nur die „Basisversion“. Business fĂŒr Teams ist jedoch deutlich teurer als die Evernote Business-Version. Ich zögere noch, bis ich weiĂ, was genau ich eigentlich brauche.
Was hast Du im Einsatz? (Wir haben zur Zeit 20 Mitarbeiter.)
Ăber eine Antwort wĂŒrde ich mich natĂŒrlich sehr freuen đ
Asiatische GrĂŒĂe aus den Philippinen!
Oh, nochmals eine Menge Holz đ
1) Outline und Notizen mit Evernote. Dokumente (Briefe, Agendas, Protokolle etc, alles was an Kunde geht) mit Google Apps. Das finale Dokument wird als pdf in Evernote abgelegt
2) In ‚@Post fĂŒr Lars‘ legt meine Assistenz die fĂŒr mich relevante Eingangspost, Ă€hnlich der ursprĂŒnglichen Unterschriftenmappe… In diesem Artikel hatte ich das Prinzip mal grob beschrieben: https://larsbobach.de/papierloses-buero-einen-workflow-mit-hilfe-des-evernote-workchats-abbilden/
‚@Inbox‘ ist dagegen mein persönlicher Eingangskorb
3) Evernote unterscheidet zwischen Business- und Persönlichen-NotizbĂŒchern. Diese werden generell separat gefĂŒhrt. Im Screenshot sind nur meine persönlichen NotizbĂŒcher zu sehen. Bei ISOTEC nutzen wir fĂŒr das Controlling geteilte Persönliche-NotizbĂŒcher (Premium-Version). In der Agentur liegen dagegen alle Daten in Business-NotizbĂŒchern.
4) Evernote Business. Das wirst Du fĂŒr Dein Unternehmen auch brauchen. Klar, kostet Geld, ist aus meiner Sicht aber absolut preiswert (Im wahrsten Sinne des Wortes!).
Ich hoffe, ich konnte Dir soweit helfen…
Lieber Lars,
Du hast mir sehr geholfen. Vielen Dank! Ich hatte zwischenzeitlich schon auf Evernote Premium aufgerĂŒstet. Die Evernote Business Version scheint aber in der Tat die einzig richtige Lösung zu sein, um in der Gruppe zu arbeiten.
Asiatische GrĂŒĂe aus den Philippinen!
Hallo Lars,
„Dabei beim Mac einfach mit einem Rechtsklick auf die Notiz gehen und
dann die Alt-Taste (ehemals Badewanne) drĂŒcken. Damit Ă€ndert sich
âNotizlink kopierenâ in âKlassischen-Notiz-Link kopierenâ.“
…und in der Windows-Version? Genau das ist nĂ€mlich mein Problem… đ
Sorry, da kann ich Dir leider nicht helfen…
Hallo Lars,
irgendwie habe ich es tatsĂ€chlich geschafft todoist und evernote und mein emailprogramm miteiander zu verknĂŒpfen bzw. sogar mit anderen Personen zu verknĂŒpfen.
Mein momentanes Projekt erfordert viele Termine, die ich im todoist ablege.
Die Notizen die ich im todoist verlinkt habe und daraufhin in evernote abarbeite, aber nicht ganz alleine schaffe, delegieren muss, etwas verÀndere oder Àhnliches gehen dann weiter an die entsprechenen Personen.
Ich trau mich kaum es zu schreiben, aber „es macht SpaĂ“.
Mein Mann hat mir daraufhin ein Tablet geschenkt, weil er von meinen Nerd-ZĂŒgen ganz fasziniert ist đ
Die Struktur von todoist und evernote ist – momentan – noch nicht ĂŒberlappend, da ich todoist NUR privat nutze (ich kann tatsĂ€chlich an meiner Arbeitsstelle nicht immer am Rechner arbeiten) und evernote bei mir andere Schwerpunkte hat.
Vielleicht entwickelt sich das noch…
Hallo Frank, ich habe ne ganz andere Frage zu Links. Vielleicht kannst du mir helfen. Wie erstellt man einen Hyperlink in Numbers. Von einem Sheet zum nÀchsten Sheet. Entschuldigt bitte das Fremdthema, aber die Link Idee von Lars mit Evernote hat mir auch sehr geholfen.
Hallo Angela, da passe ich. Numbers kenne ich nicht.
Was möchtest Du mit den Links denn erreichen? Einfach den Aufruf eines anderen Numbers-Dokuments?
Hallo Lars,…..bislang habe ich mich irgendwie immer gestrĂ€ubt neben Evernote ein zweites Tool einzusetzen. Ich nutze Evernote hauptsĂ€chlich zur Projektplanung und und zur Planung anderer beruflicher Aufgaben. Dabei „hĂ€ngt“ an fast jeder Evernote-Notiz immer ein pdf, Excel-File und ’nen Screenshot
vom Kundenbesuch o.Ă€.
Todoist lief bei mir immer irgendwie parallel aber nie wirklich „richtig rund“, ich habe vieles probiert aber ein Workflow kam da nicht wirklich auf. Deine Idee mit dem klassischen Notiz-Link hat dem
ganzen nun eine entscheidende Wende gebracht. Bin selbst nicht darauf gekommen.
Danke dafĂŒr….prima ! Viele GrĂŒĂe aus Remscheid nach Leichlingen.
Schön, wenn ich helfen konnte. GrĂŒĂe nach Remscheid zurĂŒck đ
Danke fĂŒr die gute ErgĂ€nzung, lieber Frank. Super!
PS: Das Buch ist aber nicht von mir… đ
Ich war mir nicht sicher. Ich dachte mir, was soll’s đ
Hallo Lars,
ich lese mit groĂem Interesse Deiene Berichte und habe mir bereits viel abgeschaut. Als ErgĂ€nzung möchte ich neben Deinem Workflow, der meinen sehr Ă€hnlich ist folgendes anfĂŒgen.
IFTTT und/oder Zapier haben die Möglichkeit mit einem Schlagwort direkt in ToDoIst eine Aufgabe zu erstellen.
Insbesondere wenn ich per Scan oder via Scannable Dokumente hinzufĂŒge erstelle ĂŒber das Schlagwort ToDoIst einen neue Aufgabe. Da ist auch gleich der Link zum Evernote Dokument drin. Gleiches gilt fĂŒr den Abgleich der Erinnerungen. Wenn ich in EV eine Erinnerung einstelle wird in ToDoIst ebenfalls eine Aufgabe erzeugt. FĂŒr mich ist das deutlich klarer zu handeln, da ToDoIst zu hundertprozent die Kontrollfunktion hat.
Viele GrĂŒĂe Thomas
Danke fĂŒr die ErgĂ€nzung, lieber Thomas.
Evernote zur MitarbeiterfĂŒhrung ?
Ich will ja nicht den Teufel an die Wand malen oder den Finger erheben, aber personenbezogene Daten der Mitarbeiter bei Evernote ? Wie sieht das rechtlich aus ?
Hallo Lars, Danke fĂŒr den Beitrag, ich nutze zu Todoist noch Trello fĂŒr alle lĂ€ngerfristigen Projekte und Ziele und Due fĂŒr kurze ToDos wie Fenster schlieĂen usw. Die letzten Wochen habe ich auf Todoist verzichtet und nur mit Due gearbeitet, das funktioniert nicht so richtig, ich habe wieder merklich mehr vergessen. Mit den Zuspieler wie IFTTT, Taskcloner und Zapier habe ich auch so meine Probleme, man mĂŒllt sich die Aufgabenlisten und Evernote zu wenn man nicht aufpasst und regelmĂ€ssig die Listen organisiert. Taskcloner nutze ich auch, grundsĂ€tzlich ein guter Ansatz, aber ich vergesse hĂ€ufig den Link zu setzen. Viele GrĂŒĂe Uwe
Hallo Lars, exakt so nutze ich mittlerweile auch diese beiden, meines Erachtens unverzichtbare Tools. In meinem Fall ergĂ€nze ich meine Arbeit mit Partnern und Kunden ĂŒber Trello – da sich hier perfekt auch einzelne Projekte skizzieren und produktiv umsetzen lassen. Lg Volker
Das hört sich interessant an. Hast Du eventuell Interesse, uns an Deiner Organisation in Trello teilhaben zu lassen? WĂŒrde mich freuen đ
Danke fĂŒr den Artikel. Ich habe fĂŒr diesen Zweck vor knapp 1 Jahr Task Clone abonniert und gerade einmal in die Statistik gesehen: Ich habe genau 20x diesen Dienst genutzt. – Die Konsequenz ist wohl klar: Der Dienst wird gekĂŒndigt, und ich werde im kommenden Jahr 20x Deinen Tipp mit dem klassischen Link verwenden!
Lars, wo liegen denn Deine Dateien? Sind die da auch nach dieser Struktur organisiert?
Ja, genau. Ăhnliche Struktur und alles in Google Drive.
Hallo,
sehr guter Beitrag. Ich habe nur eine kleine ErgĂ€nzung fĂŒr diejenigen, die mit Windows arbeiten mĂŒssen. Hier bekommt man das alte Link-Format mittels Strg+Klick auf Notizlink kopieren.
Danke fĂŒr die ErgĂ€nzung đ
Danke fĂŒr die Idee mit den Links, daran muss ich mal denken. Ich vewende nach RTM und Wunderlist nun wieder Todoist, brauche den allerdings fast nur fĂŒr privates. Bin zwar selbststĂ€ndig, benötige aber eine eigene Kundendatenbank mit Verwaltungsprogramm und Outlook. Dort liegen auch Firmenaufgaben. Aber im privaten Bereich gehts nichts ĂŒber EN und Todoist. EN verwende ich auch fĂŒr meine Steuerunterlagen sowie als Ablage fĂŒr div. Seminarmktschriften, Handout und dgl.
Danke fĂŒr die Anregung. Ich ĂŒberlege mir mal was…