Wie ich Evernote und Todoist zusammen nutze

Eine der mir am häufigsten gestellten Fragen bezieht sich auf das Zusammenspiel von Evernote und Todoist: Wie arbeiten die beiden Apps zusammen? Wo sehe ich die Schnittstellen? Wie ergänzen sie sich? Wo ist die Grenze des einen und der Vorteil des anderen?

MDD Workshop mit Lars Bobach

Uff, eine ganze Menge Holz. Hoffentlich reicht ein Artikel zur Beantwortung all dieser Fragen aus…

Ach Quatsch, ich stelle Euch einfach vor, wie ich Evernote und Todoist nutze und lasse Euch an meinem Workflow teilhaben. Vielleicht sind die meisten Fragen damit schon beantwortet.

Evernote, meinen digitalen Aktenschrank, nutze ich seit mittlerweile fünf Jahren. In Evernote lege ich einfach alles ab (Kontoauszüge, Malereien der Kinder, Geschäftsdokumente, abfotografierte Weinflaschen, Steuererklärung, Rezepte etc.) Natürlich ist Evernote auch meine zentrale Sammelstelle von Artikel-Ideen für diesen Blog. In meiner Agentur ist es unsere zentrale Ablage.

Todoist ist dagegen mein Kontrollzentrum. Hiermit organisiere ich mich und mein Leben. Alle Aufgaben werden dort erfasst, organisiert und, wenn es gut läuft, auch abgehakt.

So, wie nutze ich jetzt Evernote und Todoist zusammen? Wie sieht der Workflow aus?

Grundsätzlich sprechen die beiden Apps nicht miteinander. Eine Schnittstelle ist auf keiner der beiden Seiten vorhanden. Drittanbieter springen hier in die Lücke: Zapier und IFTTT. Habe ich beide getestet. Fazit: kein Mehrwert, zumindest für mich.

Also musste ich die beiden Programme einzeln organisieren und meinem Arbeitsstil anpassen. Jedes für sich und doch irgendwie miteinander.

Einheitliche Struktur

Um es mir hier so einfach wie möglich zu machen, habe ich versucht, die generelle Struktur beider Programme weitestgehend identisch aufzubauen.

Die oberste Ebene ist immer der Arbeitsbereich. Bei Evernote sieht das so aus:

Struktur von Evernote Notizbüchern und stapeln

In dem Bereich Coaching liegen firmenübergreifend die Notizbücher meiner mir direkt berichtenden Mitarbeiter. Siehe hierzu auch: Wie ich Evernote zur Mitarbeiterführung einsetze.

ISOTEC ist meine Firma gegen feuchte Keller. Meine Agentur taucht hier nicht auf, da die Notizbücher alle in Evernote-Business liegen.

Notizbücher und Stapel in Evernote effektiv strukturieren

In den ‚XXX Archiv‘ Stapel wandern alle nicht mehr aktuellen, aber aufhebenswerten Notizbücher hinein.

Bei Todoist ist die Struktur sehr ähnlich:

todoist gut organisieren

‚Ziele 2016‘ dient zur Verfolgung meiner Jahresziele (firmenübergreifend, Blog und privat). In ‚Irgendwann‘ liegen Projekte, die ich angehen werde, wenn mal genügend Zeit ist, also nie…

Durch die sehr ähnliche Struktur fällt mir das ‚Umschalten‘ zwischen den Apps deutlich leichter. Ich finde mich schneller zurecht und komme somit auch schneller ins Tun.

Ein Beispiel:

Ich arbeite gerade an einem eigenen Podcast, welcher im Laufe des Jahres live gehen soll. In Evernote und in Todoist gibt es jeweils im Bereich larsbobach.de ein ‚Podcast’ Projekt bzw. Notizbuch.

In Evernote sammle ich alle Ideen und Informationen zu dem Podcast. Ich arbeite dort an den Inhalten der einzelnen Episoden und strukturiere diese mit einem Outline.

In Todoist erfasse ich dagegen alle die dazugehörigen Aufgaben. Wie z. B., dass ich die Inhalte für die erste Episode erstellen oder ein Intro und Outro beauftragen muss.

Die Verknüpfung

Generell gibt es ja keine Schnittstelle zwischen den Apps. Verlinken kann ich einzelne Aufgaben und Notizen aber trotzdem miteinander. Das ist mitunter ziemlich praktisch.

Dazu kopiere ich einfach den Link einer Notiz aus Evernote und füge diesen in den Kommentar einer Aufgabe ein.

Eine Evernote Notiz in Todoist verknüpfen

Ganz wichtig: Unbedingt den ‚Klassischen-Notiz-Link kopieren‘ anwählen.

Dabei beim Mac einfach mit einem Rechtsklick auf die Notiz gehen und dann die Alt-Taste (ehemals Badewanne) drücken. Damit ändert sich ‚Notizlink kopieren‘ in ‚Klassischen-Notiz-Link kopieren‘.

Der Unterschied: Der einfache Notizlink öffnet die Notiz ‚nur‘ im Browser, während der klassische Link die Notiz direkt in der Evernote-App öffnet, wenn installiert.

Ein Beispiel:

Ich habe mir eine Aufgabe in Todoist für das Schreiben eines neuen Artikels angelegt. In die Kommentare packe ich mir direkt die Notiz, in der ich die recherchierten Materialien zusammengetragen habe. So kann ich die Notiz direkt aus Todoist heraus öffnen und erspare mir das zeitaufwendige Suchen in Evernote.

Umgekehrt geht das übrigens auch. In Evernote einen Link zu einer Todoist Aufgabe einfügen. Hier hat sich für mich aber noch kein Einsatzgebiet ergeben.

Erinnerungen

Ich arbeite nur sehr selten mit Erinnerungen. Zwar bieten die ortsbasierten Erinnerungen von Todoist einen enormen Mehrwert, aber auch diese kommen bei mir, wenn auch regelmäßig, eher selten zum Einsatz.

Da ich mir grundsätzlich alle wichtigen Aufgaben auf Termin lege, muss ich nicht auch noch an einzelne Aufgaben erinnert werden. Ich arbeite eh jeden Tag in Todoist.

Anders ist es in Evernote. Hier nutze ich Erinnerungen bewusst, wenn auch nur sehr selektiv. Das sind meist Verträge, bei denen ich mich an eine Kündigungsfrist erinnern möchte, oder irgendwelche Zahlungen in ferner Zukunft.

Fazit

Wie ein vertrautes älteres Ehepaar leben Todoist und Evernote bei mir in einer harmonischen Koexistenz. Perfekt eingespielt und ohne viele Worte zu verlieren, wird das Tagespensum produktiv abgespult. Dabei wissen beide, dass sie sich blind auf den jeweils anderen verlassen können.

Todoist ist dabei das Kontrollzentrum und Evernote die angegliederte, aber unabhängige Ablage.

Die gleiche Struktur und hin und wieder die eine oder andere Verlinkung machen die Orientierung und das Auffinden von Notizen und Aufgaben zu einem Kinderspiel.

Noch eine Empfehlung zum Schluss:

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Wie nutzt Ihr Euren Taskmanager in Verbindung mit Evernote? Habt Ihr Fragen oder Anmerkungen zu meinem Workflow? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.