Wie ich meinen ISOTEC-Fachbetrieb papierarm organisiert habe

In meinem ISOTEC-Fachbetrieb haben wir den Umsatz in den letzten Jahren mehr als verdoppelt. Entsprechend hat sich das Arbeitsvolumen gesteigert. Im Nachhinein kann ich mit Fug und Recht behaupten: Ohne die gleichzeitig umgesetzte papierarme Organisation, hätten wir das gesteigerte Arbeitsaufkommen nie und nimmer bewältigt.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Zum Hintergrund: Die 80 ISOTEC-Franchisebetriebe in Deutschland sanieren Feuchtigkeits- und Schimmelpilzschäden in Gebäuden. In meinem Fachbetrieb sind 30 Mitarbeiter beschäftigt, größtenteils Handwerker, darüber hinaus Bausachverständige, Architekten und Büroangestellte.

Bei über 200 Aufträgen im Jahr war es nicht leicht, im „Papierwust“ den Überblick zu bewahren. Mit unserer papierarmen Organisation haben wir den administrativen Aufwand reduzieren, die Kommunikation verbessern, die Transparenz erhöht und die Arbeitsabläufe erleichtern. Wie genau das unseren Arbeitsalltag vereinfacht hat, berichte ich in dieser Podcastfolge:

Hier die sieben wichtigsten Punkte zu einer papierarmen Organisation in der Zusammenfassung:

1. Es ist ein Prozess

Angefangen haben wir mit der papierarmen Organisation bei ISOTEC vor sechs Jahren, der Prozess ist aber nicht abgeschlossen und das wird er auch nie sein, weil wir vermutlich nie vollständig auf Papier verzichten können.

Gestehe Dir ein, dass papierarme Organisation ein Prozess ist und kein Zustand.

2. Ein Schritt nach dem anderen

Mit der papierarmen Organisation von 0 auf 1oo in einer Woche zu starten, wird nicht funktionieren. Beginne mit Teilbereichen, fange bei Dir selbst an und setze das papierlose System in Teilprozessen um.

Bei ISOTEC haben nach mir die Architekten damit angefangen, später folgten das Büro und dann die Handwerker.

Sei Dir jedoch im Klaren darüber, dass der Prozess am Anfang erst einmal Mehraufwand bedeutet. Die Erfahrung haben wir zum Beispiel gemacht, als auf der Baustelle noch ausschließlich mit Papier gearbeitet wurde, das im Büro dann alles eingescannt werden musste.

3. Beginne bei Dir selbst

Dabei geht es darum, als Beispiel voranzugehen. Denn alle wichtigen Entscheidungen im Geschäfts- und Privatleben beginnen immer bei Dir selbst. Nur so kannst Du ein neues System auch glaubwürdig vertreten.

4. Tablet kaufen

Für all das, wofür Du bisher Papier benötigt hast, brauchst Du natürlich einen Ersatz: Ein Tablet, bzw. iPad. In meinem ISOTEC-Fachbetrieb fertigen wir darauf mit GoodNotes Skizzen an, erstellen handschriftliche Notizen und teilen Informationen einfach digital.

5. Digitale Ablage einführen

Regelmäßige Leser meines Blogs wird es nicht überraschen: Als digitalen Aktenschrank verwenden wir bei ISOTEC Evernote. Die App dient als Wissensdatenbank, Technische Datenblätter sind hier ebenso hinterlegt wie ein Controlling-Notizbuch.

6. Interne Kommunikation

Zu diesem Zweck ist bei ISOTEC eine weitere, Stammlesern wohlbekannte App im Einsatz: Trello. Hier hat jedes Handwerkerteam seine eigene Spalte und kann zum Beispiel mit dem Smartphone Fotos von der Baustelle hinterlegen. So ist Trello unser zentrales Kommunikationsboard für die Projektarbeit, wo jeder die gewünschte Information genau dann findet, wenn er sie braucht.

Diese Transparenz hat unsere internen Emails reduziert und trägt zum Teambuilding bei.

7. Grenzen erkennen und zulassen

Es ist nicht möglich, auf Teufel komm raus die Papierlosigkeit anzustreben, weil einfach nicht alles digital und papierlos beziehungsweise papierarm geht.

In meinem ISOTEC-Team gibt es einen hervorragenden Handwerker, bei dem die Arbeit mit digitalen Geräten einfach nicht funktioniert. Also wird für ihn nach wie vor alles ausgedruckt. Für unsere Aufträge haben wir außerdem eine große (analoge) Plantafel, die in dieser Übersichtlichkeit in Trello nicht darzustellen wäre.

Fazit

Der Weg, eine Firme papierarm zu organisieren, ist steinig und gerade am Anfang oft mit Mehraufwand verbunden. Doch zur Erleichterung der Arbeitsabläufe und für eine größtmögliche Transparenz lohnt es sich, dranzubleiben.

Zitat

Wie Barbara mit einem tollen Zitat zum Thema feststellt, wusste schon Johann Wolfgang von Goethe: „Wer sichere Schritte tun will, muss sie langsam tun.“

Wie organisiert Ihr Euch papierlos oder papierarm? Habt Ihr weitere Anregungen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.