Wie Sandra sich ohne ToDo-Liste organisiert

Mai 31, 2025 | Frag Lars, Selbstmanagement

Sandra Balje bei Frag Lars

In der heutigen “Frag Lars” Folge beantworte nicht ich die Fragen, sondern heute ist es eher umgekehrt wie sonst. Ich habe Sandra Balje zu Gast und sie berichtet uns, wie sie sich ohne ToDo-Liste organisiert hat. Sandra ist Multi-Unternehmerin und leitet zusammen mit ihrem Mann ein IT-Unternehmen (Fluctus IT GmbH) mit 15 Mitarbeitern, wo sie in der Geschäftsführung tätig ist. Parallel dazu hat sie ein Coaching-Business namens „Deine Lebensarchitektin“, in dem sie Menschen unterstützt, aus dem Hamsterrad auszubrechen und ihre Ziele und Träume zu verwirklichen.

Sandra hatte unter eines meiner Videos, in dem ich Tipps gebe, wie man sich von der klassischen ToDo-Liste lösen kann, einen Kommentar geschrieben, dass auch sie seit einiger Zeit erfolgreich ohne ToDo-Liste arbeite.

Das fand ich so spannend, dass ich sie direkt eingeladen habe, in die Folge zu kommen und mal zu erzählen, wie sie das genau gemacht hat.

Wenn Du gerade selbst überlegst, wie Du weniger stressig und strukturierter durch den Alltag kommst – schau Dir unbedingt das Video an oder hör in den Podcast rein.

Das Video

Die Podcastfolge

Der Teufelskreis der ToDo-Listen Tyrannei
Online-Kurs Voller Fokus – Weg mit der ToDo-Liste

Sandras Organisation ohne ToDo-Liste

Sandras Organisation ohne ToDo-Liste basiert auf folgender Strategie:

1. Wöchentlicher Check-in (Sonntag):

  • Am Sonntag überprüft Sandra ihre Termine für die kommende Woche.
  • Sie hinterfragt kritisch, ob jeder Termin notwendig ist und ob er auf ihre übergeordneten Ziele einzahlt.
  • Unnötige oder leichtfertig zugesagte Termine werden konsequent abgesagt.

2. Tägliche „Big Rocks“ (Zielaufgaben):

  • Anstelle einer langen Aufgabenliste konzentriert sich Sandra auf drei „Big Rocks“ pro Tag.
  • Diese „Big Rocks“ sind keine klassischen ToDos, sondern zahlen direkt auf ihre persönlichen und beruflichen Jahresziele ein (z.B. Gesundheit, Unternehmenswachstum, Beziehungen).
  • Abends fühlt sie in sich hinein und entscheidet, welche drei „Big Rocks“ am nächsten Tag umgesetzt werden sollen, basierend auf dem nächsten logischen Schritt zur Zielerreichung.
  • Es kann auch vorkommen, dass sie eine ganze Woche lang an einem einzigen Ziel arbeitet, indem alle drei „Big Rocks“ auf dieses Ziel ausgerichtet sind.

3. Thementage

  • Sandra hat feste Thementage in ihrem Kalender etabliert (z.B. Büromanagement, Marketing, Recruiting/Personalmanagement, Unternehmertum, Finanzen).
  • Jeder Tag ist einem spezifischen Thema gewidmet, und ankommende Aufgaben, die nicht zum aktuellen Thementag passen, werden auf den entsprechenden Thementag verschoben (z.B. per „Erneut erinnern“-Funktion in E-Mails).
  • Dies minimiert Kontextwechsel und fördert tiefere, fokussierte Arbeit an einem Thema.
  • Auch wiederkehrende Aufgaben werden gebündelt an den Thementagen erledigt (z.B. mehrere Blogbeiträge auf einmal vorbereiten).

4. Umgang mit neuen Aufgaben und Informationen

  • Für plötzlich auftauchende wichtige Dinge schreibt sie eine E-Mail an sich selbst, die dann an dem entsprechenden Thementag wieder aufpoppt.
  • Bei neuen Anfragen oder Aufgaben stellt sie sich die Frage: „Was passiert, wenn ich es jetzt nicht mache? Ist das so schlimm?“ Dies hilft ihr, Prioritäten zu setzen und Unwichtiges loszulassen.
  • Feste Termine (z.B. private Verpflichtungen, Sport) werden direkt im Kalender eingetragen.

5. Mindset und Routine

  • Sandra hat eine Routine entwickelt, sich abends mit ihren Zielen zu verbinden und die „Big Rocks“ für den nächsten Tag festzulegen.
  • Sie verlässt bewusst ihre Komfortzone und motiviert sich mit dem Gedanken, dass andere ähnliche Ziele bereits erreicht haben.
  • Jeder noch so kleine Schritt in Richtung ihrer Ziele ist ein Motivationsschub.

Durch diese Struktur führt Sandra keine ToDo-Listen mehr und hat stattdessen ein System geschaffen, das ihre Arbeit und ihr Leben entlang ihrer wichtigsten Ziele ausrichtet, ohne sich dabei überfordert oder getrieben zu fühlen.

Sandras Rat zum Ausstieg aus der ToDo-Listen Tyrannei

Einfach machen! Die ToDo-Liste löschen und sich von dem Gedanken verabschieden, alles sofort erledigen zu müssen. Der Anfang mag ungewohnt sein, aber die Leichtigkeit und Freiheit, die man dadurch gewinnt, sind unbezahlbar.

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