Wird Evernote durch G Suite überflüssig?

Willkommen bei einer weiteren Frag Lars – Folge. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Es geht wieder um Eure Fragen, die Ihr uns an fraglars@larsbobach.de geschickt habt oder mit dem Hashtag #fraglars auf unserem YouTube-Kanal gepostet habt.

Links

MeisterTask
MeisterTask Workshop mit Lars
GoodNotes Online-Kurs
Evernote
Evernote Online-Kurs
Fujitsu ScanSnap iX 1500 Dokumentenscanner (*)
Google G Suite
Screenshotfunktion von Apples iPadOS

Die Themen

1. Feedback zum Podcast

Uwe schickte uns folgendes Feedback:

Podcast Feedback

Vielen lieben Dank Uwe, für Deinen tollen Kommentar und für die vergebenen fünf Sterne.

2. Übersicht über Projekte behalten

Boris ist auf dem Weg von einer Fach- zur Führungskraft. Er möchte seinen Kollegen und Kolleginnen größere Aufgabenpakete geben. Dabei interessiert es ihn nicht, welche konkreten Aufgaben die Kollegin bzw. der Kollege in der Woche macht, sondern er möchte einfach gerne eine Übersicht über den aktuellen Stand pflegen, ob das „Projekt“ on-track ist oder nicht.  

Er fragt, ob Lars ein gutes Tool kennt, dass es ihm erlaubt ein „Multi-Projekt-Cockpit“ auf einer hohen Flughöhe zu pflegen, damit er den Überblick nicht verliert.

Das kann Lars gut nachvollziehen, ihm reicht auch der grobe Stand der Projekte und nutzt dazu ein MeisterTask-Board. In seinen Firmen wird das Board zusätzlich von seinen „direct reports“ gepflegt. Man kann das Board aber auch nur für sich führen. Mit MeisterTask lässt sich gut ein schönes Board über einen Zeitstrahl oder Mitarbeiter bezogen aufbauen, das dann einen sehr guten Überblick bietet.

3. Pencil mit dem iPad nutzen

Auch Josef hat von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, Lars zu befragen. Er hat ein pencilfähiges iPad 2019 und hat nach Einsatzmöglichkeiten für den Pencil recherchiert. Dabei ist er auf die Beiträge von Lars zu den Einsatzmöglichkeiten des Pencils mit dem iPad gestoßen. Nun möchte er sein Wissen dazu vertiefen, wie er linierte Textseiten, für die verschiedenen Protokolle schreiben kann, die verschiedenen Texte auf entsprechenden passenden Ablagefeldern/Seiten ablegen und deren Inhalte dann in Druckschrift umwandeln kann. Er fragt, ob Lars da ein passendes Angebot für ihn hat.

Da empfiehlt Lars seinen GoodNotes Online-Kurs mit über 50 Videos, die detailliert alle Funktionen erklären. Dieser Kurs ist in der Online-Akademie günstig zu buchen.

Mit GoodNotes kann man in PDFs hineinschreiben, man kann alle erdenklichen Formatvorlagen, liniert, kariert, gepunktet u.a. anwenden und das Erstellte später in Maschinenschrift umwandeln, um es in anderen Apps, wie zum Beispiel Word, weiter zu nutzen. Das alles geht auf jeden Fall mit GoodNotes.

4. Handschriftliche Bearbeitung von pdf-Dokumenten in Evernote

Martin arbeitet mit der Premium-Version von Evernote und dazu GoodNotes 5.  Eine fundamentale Funktion vermisst er allerdings und er findet keinen vernünftige Routine wie er handschriftlich PDFs in Evernote, angefangen mit einer simplen Unterschrift, bearbeiten kann.

Er legt alle E-Mails und Dokumente in Evernote ab, dabei muss hin und wieder etwas unterschrieben werden, wie zum Beispiel ein Angebot. Das macht er aber nicht direkt, sondern er sammelt zunächst die Angebote, bevor er sich dann für eins entscheidet, das dann unterschrieben und zurückgeschickt werden muss. Da das leider in Evernote nicht direkt geht, exportiert er sich das Dokument in GoodNotes, wo er es dann unterschreibt und wegschickt. Das unterschriebene Dokument fügt er wieder in Evernote ein, so dass er es dann doppelt bzw. in zwei Versionen vorliegen hat. Das ist ihm alles zu kompliziert und unübersichtlich und er fragt, ob Lars eine Lösung für ihn hat.

Es gibt dafür eine Lösung in Evernote. Man kann jedes PDF-Dokument in Evernote auch annotieren. Es ist nicht ganz so komfortabel und auch nicht so schön gemacht, wie in GoodNotes, PDFExpert oder anderen Apps mit denen man PDF-Dokumente annotieren kann, sondern eher rudimentär, aber durchaus für eine einfache Unterschrift ausreichend. Dagibt es ein schon etwas älteres Video von Lars zu, aber seitdem hat sich auch nicht viel verändert. In Evernote lässt sich jedes PDF-Dokument annotieren, unterschreiben und auch verschicken. Lars würde da bei Evernote bleiben.

Alternativ kann man auch alles zunächst in GoodNotes sammeln und dort annotieren etc. Sobald die Sache dann abgeschlossen ist und abgelegt werden kann, wird alles aufeinmal nach Evernote übertragen. So hat man es etwas einfacher mit dem Annotieren und Unterschreiben.

5. Dokumentenscanner für das papierlose Büro

Dirk möchte gerne papierlos werden und will sich dafür einen Dokumentenscanner anschaffen. Bei seinen Recherchen nach dem richtigen Gerät ist er auf den Fujitsu ScanSnap 1500 (*) gekommen. Neben den positiven Kommentaren zu dem Gerät, gibt es aber auch negative Anmerkungen zum Beispiel in Bezug auf die Kompatibilität mit dem OS-Betriebssystem Catalina. Damit soll die alte ScanSnap-App nicht mehr funktionieren. Desweiteren soll es Probleme mit der FritzBox geben, was aber eine Voraussetzung für die Nutzung im Netzwerk ist. Nun bittet Dirk Lars um Rat.

Lars würde den Fujitsu Scanner auf jeden Fall kaufen. Er ist schnell und durchaus ausreichend. Es gibt immer eine Lösung und laut Wolfgangs Recherchen soll es mittlerweile auch ein Firmware-Update für den Scanner geben, so dass er auch mit der FritzBox verwendbar ist. Bezüglich der Unterstützung durch Catalina ist die Frage, ob man überhaupt die Fujitsu eigenen Programme braucht. Der Scanner läßt sich so programmieren, dass er das gescannte Dokument direkt in einen Clouddienst exportiert, so dass man diese Software komplett umgehen kann. Lars ist davon überzeugt, das Fujitsu bestimmt auch noch Treiber nachlegen wird.

6. Wird Evernote durch G Suite überflüssig?

Daniel ist der Meinung, das Evernote durch die G Suite für sein Unternehmen mittlerweile überflüssig geworden ist. Dazu hat er die Funktionalitäten der beiden Programme verglichen. In der G Suite kann er Dokumente mit Google Docs anlegen, es gibt eine Suchfunktion und durch OCR-Erkennung sind auch PDFs durchsuchbar. Da stellt sich Daniel die Frage, wozu er Evernote noch benötigt.

Lars findet diese Frage durchaus berechtigt und man sollte sie sich auch stellen. Auch er hat sie sich schon gestellt. Für ihn bietet Evernote bezüglich der Ablageart und der Ablagemöglichkeiten doch noch Vorteile.

Zum Beispiel können E-Mails in G Suite nicht so gut abgelegt werden und auch das Webclipping ist ein Vorteil von Evernote.
Beispiel: Eine E-Mail für alle einsehbar digital abzulegen, ist mit Evernote sehr viel leichter. Man schickt sie an Evernote, legt sie in ein betreffendes Notizbuch und jeder kann sie sofort lesen. Das erfordert in der G Suite schon einige Klimmzüge.
Auch bei Recherchen, in denen man beispielsweise Webclippings macht, werden durch Evernote besser unterstützt.

Braucht man diese Anwendungsfälle nicht oder habt dafür andere Lösungen, dann kann man die Frage, ob G Suite Evernote überflüssig macht, mit Ja beantworten.

Ob es Programme gibt, mit denen man bestehende Evernote-Dokumente in die G Suite überführen kann, vermag Lars nicht zu sagen. Er weiß, dass es Evernote-Exportprogramme für Devonthink und Microsoft OneNote gibt. Eventuell gibt es da auch etwas für G Suite.

7. App für das papierlose Büro

Andreas erstellt sich Zusammenfassungen, indem er sich aus PDF Dokumenten wichtige Absätze herausschreibt oder Seiten einscannt. Das ist natürlich sehr aufwendig. Nun hat er ein iPad Pro 11″ mit Pencil geschenkt bekommen und hat die Frage, mit welcher App er Inhalte aus einem PDF herausschneiden kann, um sie dann zum Beispiel in einem Worddokument einzufügen und sie dort weiter zu bearbeiten. So möchte er konzentriert alles in einem eigenen Dokument zusammenfassen.

Es kommt darauf an, wie das PDF angelegt ist, also ob man direkt den Text daraus kopieren kann. Falls das nicht möglich ist, gibt es die Möglichkeit mit der neuen Screenshot-Funktion von Apple zu arbeiten. Mit Hilfe des Pencils kann ein Screenshot erstellt und bearbeitet werden und in ein Dokument exportiert werden.

Generell ist Lars ein großer Freund davon, Sammlungen in einem Evernote-Dokument zusammenzustellen. Das wäre noch ein Tipp von ihm.

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