Heute gibt es wieder eine Folge Unternehmer-Talk. Aber auch so ein bisschen mein altes „Frag Lars“ Format, denn wir haben von Julian eine Frage bekommen, die ich mit Dennis, der ein IT-Systemhaus hat, in diesem Beitrag diskutiere.

Den Unternehmer-Talk gibt es wie immer auch als Video und Podcast.

Video

Podcast

MeisterNote
MeisterTask
Mindmeister
Microsoft OneNote
Microsoft Teams

Ablage für Notizen und Dokumente im Unternehmen

LB = Lars Bobach
DS = Dennis Schwarzer

LB:
Mein Name ist Lars Bobach und ich sitze hier wieder zusammen im Unternehmertalk mit Dennis Schwarzer. Hallo Dennis!

DS:
Hallo Lars!

LB:
Heute machen wir wieder Unternehmertalk. Aber auch so ein bisschen mein altes „Frag Lars“ Format, denn wir haben vom Julian eine Frage bekommen, die ich mit Dennis, der ein IT-Systemhaus hat, gerne diskutieren würde.

Julian hat uns eine E-Mail geschrieben und fragt nach MeisterNote. MeisterNote ist von der selben Firma, die auch MeisterTask und MindMeister entwickelt hat. Das ist deren Notizprogramm, wenn man so will. Julian fragt: „Hast du dir MeisterNote schon angeschaut? Wir nutzen Evernote in der Firma und ich überlege nun zu wechseln. Vor allem auch, weil ich vermute, dass es künftig viele Möglichkeiten geben wird, Meistertask und MeisterNote zu verknüpfen. Ich freue mich auf die Antwort, beste Grüsse Julian.“

Julian, erstmal vielen Dank für deine E-Mail und die gute Frage. Ja, MeisterNote habe ich mir angeschaut. Ob wir das nutzen wollen? Da bin ich mir noch unsicher. Ich würde heute gerne mit Dennis darüber sprechen, wie man Daten, Dokumente und Notizen unternehmensweit am besten ablegt. 

Bevor ich erzähle, wie wir es machen, Dennis, wie macht ihr es in eurem Unternehmen? Wie legt ihr eure Notizen und Dokumente ab?

DS:
Der, der uns hier in den letzten Videos gefolgt ist, weiß, dass wir viel in der Microsoft-Welt unterwegs sind. Daher liegt es nahe, dass wir das eben dort tun und ablegen. Wir haben uns im Unternehmen in und um Teams herum organisiert. Wir hatten ja auch mal eine Folge gemacht „MeisterTask versus Microsoft Planner“. Wir haben uns, wie gesagt, um diese Microsoft-Tools herum organisiert, sodass wir in diesem Fall, Notizen in OneNote ablegen und das dann mit Teams verknüpfen. Da habe ich ein Single Sign-on in die Microsoft-Welt und bin dann eben da unterwegs.

LB:
Ja, ok. Da ist OneNote dieses Notizprogramm, wo ich handschriftlich hineinschreiben kann auf dem iPad. Wo ich aber auch getippte Notizen eingeben kann. 

Wo dann sozusagen alles zusammenläuft und ich kann das mit meiner Teams-Struktur, meinen Projekten oder wie ich das dann nenne da, dann zusammenführen, dass das …

DS:
Genau. Du kannst quasi ein Teams-Notizbuch machen und das kannst du dann wiederum unterteilen. Da kannst du Screenshots reinmachen, da kannst du Notizen handschriftlich machen, tippen etc. Das dann teilen. Es ist ein riesengroßes Whiteboard, wenn du so willst, an das du alles anbinden kannst.

LB:
Da kannst du dann auch mit mehreren dran arbeiten. 

DS:
Unbedingt, ja. Und wenn wir das dann in unseren Teams-Kanälen anpinnen, dann ist es auch für alle live und von allen Endgeräten aus einsehbar. Die Idee dahinter ist letzten Endes die gleiche, wie sie auch bei MeisterTask und der Google Suite unterwegs sind. Tools heißen da unterschiedlich, aber sie bedienen alle den gleichen Need eines Anwenders. 

Ich glaube beim letzten Mal hatten wir es auch gesagt, dass es nicht zwingend ein richtig oder falsch gibt, sondern eher in welcher Welt bin ich unterwegs oder möchte ich unterwegs sein.

Wahrscheinlich haben alle den ein oder anderen Vorteil, je nachdem, wie ich arbeite oder wie intuitiv ich das benutzen kann. Ich mag eben in der Microsoft-Welt, dass ich einen riesigen, bunten Blumenstrauß mit wahnsinnig vielen Tools habe. Viele davon sind auch nicht so prominent, wie es jetzt zum Beispiel der MS Planner ist, sondern kleiner, mir aber das Leben leichter machen. Und ich mag eben diesen bunten Blumenstrauß und dass sich das in der Microsoft-Welt eben alles so zusammenzieht. 

Umgekehrt kann ich aber auch die „Microsoft-Gegner“ verstehen, die dann sagen, ich möchte aber nicht in der Microsoft-Welt unterwegs sein.

LB:
Das ist immer eine Geschmacksache. Grundsätzlich finde ich die Idee, wie du sagst, mit einem Single Sign-on und dass alles in einem ist, schön, wenn die Produkte nicht alle so häßlich wären. Jetzt mal ehrlich, es macht doch keine Freude damit zu arbeiten. 

In meinem Zaunteam, da müssen wir mit Microsoft arbeiten. Also mein Sohn, der die Firma leitet, der arbeitet damit. Wenn ich das sehe, dann kriege ich zu viel. Das Schlimme ist, in meinem ISOTEC-Betrieb, dem größten Handwerksbetrieb, den ich jetzt habe, da müssen wir es jetzt auch, weil der Franchisegeber, es ist ja auch ein Franchisesystem, eine neue Branchensoftware herausgebracht hat, die auch richtig gut ist. Die funktioniert aber nur mit Microsoft 365 zusammen, weil da der Kalender synchronisiert, E-Mails werden direkt mit dem CRM an den Kunden geschickt usw. Toll mit den Schnittstellen, nur dieses User-Interface, da kannst du mich mit jagen.

DS:
Ja und nein. Des einen Freud ist des anderen Leid, wenn du so willst. Was ich aber wiederum gut finde, ist, das ist eine Umgebung in der wir im Business-Umfeld schon lange unterwegs sind. Wenn jetzt neue Mitarbeiter kommen, finden die sich relativ zügig zurecht. Das gilt aber auch nur bis zu einer gewissen Generation, weil ab einer gewissen Generation hat man dann nur noch das Handy, Touchscreen, Fingerprint usw. Nichtsdestotrotz ist die Einarbeitungszeit relativ gering. 

LB:
Jetzt mal ganz ehrlich Dennis, unter uns, macht es denn Spaß damit zu arbeiten?

DS:
Also mir macht es tatsächlich Spaß mit Teams zu arbeiten. OneNote …

LB:
Das musst du jetzt ja sagen.

DS:
Ja gut, muss ich nicht zwingend, aber mir macht es tatsächlich Spaß und wir benutzen es auch schon lange und ich weiß halt, wo die Knöpfe sind. OneNote finde ich tatsächlich auch ganz gut, beim Planner gebe ich dir recht. Ich glaube, das war auch unser Fazit beim letzten Mal, das MeisterTask da einfach schöner anzugucken ist. Jetzt muss man aber auch sagen, dass kein Monat, keine Woche vergeht, in der nicht Updates kommen, die es nochmal schöner oder einfacher machen. Die Anbindung …

LB:
Einfacher? Da kommen dann nochmals 20 Funktionen dazu.

DS:
Ja, das stimmt. Es ist häufig sehr funktionsüberladen. Aber was häufig ein Killer-Kriterium ist, das hast du gerade selber gesagt, die Anbindung an bestimmte Branchensoftware bzw. diese spezifischen Softwareentwickler, die setzen auf die Marktführer. Microsoft ist Marktführer und vielleicht kurz dahinter dann Google.

LB:
Gar keine Frage. Ich weiß es nicht für Europa, aber im deutschsprachigen Raum spielt Google ja wirklich eine untergeordnete Rolle. Schade eigentlich.

DS:
Ich glaube, im Vergleich ja, aber man müsste sich jetzt mal die neuen Zahlen angucken. Es ist durchaus im Kommen und es ist durchaus eine Welt, die, also ich bin da jetzt nicht viel unterwegs und kann da in den Tiefen nichts zu sagen, aber ich weiß, dass es die gibt und ihre Anhänger hat. Ich weiß, wer dahinter steht, ich meine, da passiert ja was. Aber je nachdem welche Schnittstellen ich brauche, bin ich meines Erachtens in der Microsoft-Welt gut aufgehoben. Das merkst du ja gerade selber.

LB:
Ja, wir sind jetzt gezwungen mit den Firmen umzuziehen, weil die Branchensoftware nur damit arbeitet. Wobei ich ein Google-Freund bin und wir nutzen die Google Suite in der Agentur und in der Akademie, auch mit Begeisterung. Diese Einfachheit, alles läuft im Browser. Die Apps dazu, da sagen viele, die sind nicht ganz so gut, weil da viele Funktionen nicht drin sind. Das ist sicherlich richtig, aber sie sind auch wieder einfach. Man kann super leicht damit arbeiten.

Um nochmal auf den Julian zurückzukommen, der nach MeisterNote gefragt hatte, das ist halt der Nachteil. Deshalb nutze ich es auch noch nicht, weil es gibt keine Apps. Du kannst es wirklich nur im Browser benutzen. Was natürlich immer ein Vorteil ist, das ist eine tolle Sache bei MeisterTask. 

Aber wenn man jetzt zum Beispiel mit dem Smartphone unterwegs ist, gerade bei Notizen, mir fällt gerade etwas ein und ich spreche eine Audionotiz, ich sehe etwas und ich fotografiere es ab, ich habe irgendetwas in einem Buch markiert, also im physikalischen Buch, nicht im Kindle, fotografiere ich mir das eben ab. Da wüsste ich jetzt gar nicht, wie ich das mit MeisterNote machen müsste. Wahrscheinlich abfotografieren und dann händisch irgendwie eintragen.

So kann ich mir eben Google Notizen schnell öffnen, es ist ein längeres Draufdrücken und zack, ist es da, ich fotografiere es ab und fertig, das war’s. Und ich kann es direkt mit allen teilen. Das ist auch noch das Schöne.

DS:
Und da ist es wahrscheinlich sogar so, dass du OCR-Erkennung hast und es dann sogar durchsuchbar ist. Ja, das stimmt. Da muss man halt gucken, wo will man hin, was will man damit machen, auf welchen Endgeräten nutzt man das, also welche Plattformen braucht man, auf denen man unterwegs ist. 

Diese ganzen Microsoft-Tools kannst du aber auch online benutzen, aber das wissen viele oft gar nicht, die benutzen halt immer die Desktop-Apps. 

LB:
Obwohl, da gibt es dann nicht immer alle Funktionen. Da habe ich einen Bekannten, die haben Microsoft 365 allen Schulen geschenkt und da muss man dann doch, weil gewisse Funktionen dann doch eben nur …. Ich sag mal „so ein Microsoft Ding“ halt.

DS:
Ich glaube, die allermeisten Sachen, die der Otto-Normalverbraucher hat, die kriegt man in der Online-Welt schon hin. Aber man merkt es allein bei uns beiden schon, da ist eine Spaltung und das ist ja auch okay. 

LB:
Ich verfolge das ja jetzt auch nicht religiös oder irgendwie so etwas, überhaupt nicht. Und ich finde das so toll mit der Integration, es ist alles keine Frage. Aber es macht halt nicht so viel Spaß.

DS:
Ja, okay. Das lasse ich so stehen. Das ist okay.

LB:
Jetzt hat der Julian noch gesagt, da würde ich gerne noch kurz drauf eingehen, ich glaube, dass das auch viele hier auf meinem Kanal und in meinem Podcast beschäftigt, weil ich war früher ein ganz strenger Verfechter von Evernote. Ich habe viele Videos dazu gedreht, lange Jahre gab es einen großen Evernote-Kurs bei mir, der auch sehr gut gekauft wurde. Den haben wir jetzt aber runtergenommen, weil bei Evernote hat sich ja alles geändert. Evernote ist durch sehr turbulente Zeiten gegangen und hat alle Büros außerhalb der USA geschlossen. 

Ich hatte einen sehr guten Draht zum Geschäftsführer in der Schweiz, der für Europa zuständig war, alle entlassen, geschlossen. Ich habe mich immer gefragt, wo geht es da weiter. Wir legen mit unseren Firmen da nichts mehr ab, weil klar ist, dass der Fokus bei Evernote nicht mehr auf den Business-Kunden liegt. Wo der Fokus jetzt genau ist, kann ich gar nicht sagen. 

Ich nutze es noch privat für meine digitale Ablage, weil sie läuft da und funktioniert, alles gut. Aber sie fangen jetzt an mit Aufgabenlisten. Was auch alles dahinter steht, ich habe keine Ahnung, das werden die besser wissen, was dahinter steht und was sie vorhaben. Nur, mich bringt das nicht weiter. Ich nutze Evernote noch für meine Steuererklärung.

DS:
Ja und historisch bedingt ist es halt eingerichtet. Same with me, sozusagen.

LB:
Aber in den Firmen haben wir es komplett abgeschafft.

DS:
Ja, bei Evernote …. Ich bin da auch damals drauf gelandet, da war Microsoft meines Erachtens auch noch nicht weit genug, gerade was OneNote anging. Da habe ich Evernote eingeführt. Und das habe ich jetzt noch privat, historisch bedingt, noch archivarisch weiterhin eingesetzt.

LB:
Wenn man da auch privat weg will, da hatte ich jetzt noch nicht den Antrieb privat, denn es funktioniert, es ist alles gut, da gibt es Converter-Tools, also so Apps, das weiß ich, die das Ganze zu OneNote rüber schaffen. Es gibt Apps, die schaffen es zu DEVONthink rüber, das ist eine deutsche Firma. Finde ich, gerade wenn man im Apple-Universum unterwegs ist, sicherlich mal einen Gedanken wert. Es ist auch kein Abo-Modell, sondern man kauft, man hat auch die freie Auswahl des Servers. Man muss das nicht auf Evernote-Servern oder DEVONthink-Servern speichern. Das wäre auch eine Möglichkeit. Ich kenne viele, die darauf schwören. 

Ein Steuerberater, den ich hier mal interviewt haben, der Datenschutz-Guru, jetzt weiß ich gar nicht, ob das ein Steuerberater ist, auf jeden Fall macht der Datenschutz, sehr erfolgreich. Auf jeden Fall macht der alles bei sich mit DEVONthink. Der schwört da total drauf, weil DSGVO-konform. Es ist technisch, ich sag mal, so ein bisschen anspruchsvoller, nicht so einfach, weil man muss mit dem Speicherort und so … Mir war das schon zu kompliziert und ich habe deshalb die Finger davon gelassen.

DS:
Das Konsumieren über eine Cloud ist natürlich ganz angenehm, aber bringt dann wieder andere Nachteile mit sich.

LB:
Ja, man kann es ja auch. Du kannst auch die iCloud benutzen oder die Google Cloud oder Microsofts OneDrive. Ich glaube, das geht alles, man muss es nur irgendwie einrichten und das ist mir schon zu viel. Das kann ich schon nicht.

DS:
Da kommen wir dann als IT-Dienstleister wieder irgendwie mit ins Spiel oder als Berater dann dazu. Da muss man halt gucken in welcher Welt man sich am wohlsten fühlt und auch was so die Anforderungen rechts und links sind. Das kommt ja dann auch noch dazu. 

LB:
Also zu Evernote würde ich, wenn mich jetzt einer fragt, ob er Evernote nutzen soll, da würde ich niemandem raten damit anzufangen zur Zeit, weil mir wirklich nicht klar ist, wo die Reise da hingeht. Vor allen Dingen, ob das eine Reise wird, oder ob die nicht irgendwann mal zu Ende ist und in der Sackgasse landet. Da bin ich mir nämlich nicht so sicher nach den turbulenten Phasen da. Als Firma, wenn man da im Microsoft-Universum unterwegs ist, ist sicherlich …

DS:
Oder sein muss.

LB:
… oder sein muss, aufgrund von Branchensoftware oder was immer, da ist sicherlich dann OneNote zu empfehlen.

DS:
Ja.

LB:
Ja, damit … Mir knurrt der Magen nämlich gerade, merke ich. Ich glaube, wir müssen etwas essen gehen.

DS:
Dann sollten wir das tun. 

LB:
Falls ihr noch Fragen dazu habt, Anmerkungen oder eigene Ideen und sagt, ich lege das in meiner Firma da und da ab und bin sehr zufrieden damit, das klappt ganz gut, immer her damit. Wir freuen uns über alle Anregungen und wenn ihr Themen habt, die wir hier mal durchgehen sollen, immer her damit. Bitte alles per E-Mail an office@larsbobach.de.

Dennis, dir wieder vielen Dank.

DS:
Sehr gern.

LB:
Es hat Spaß gemacht.

DS:
Immer wieder.

LB:
Du bist hier der Experte, was das Thema auf jeden Fall angeht. Und ich wünsche dir lieber Dennis und euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Macht’s gut. 

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