Zahlungen und offene Posten mit Evernote verwalten

Konrad Adenauer war bekannt für seine markigen Sprüche. ‚Es kann mich niemand daran hindern, über Nacht klüger zu werden‘ ist einer der Sätze des gebürtigen Rheinländers, welcher sich mir besonders eingeprägt hat.

In den letzten Wochen, als ich mich mit meinem Evernote-Konto und der Organisation der offenen Posten und Zahlungen beschäftigt hatte, kam mir der Spruch wieder in den Sinn. Warum?

Ganz einfach, auch ich scheine über Nacht etwas klüger geworden zu sein.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

Habe ich vor knapp einem Jahr noch das doch etwas sexistische Statement von Guy Kawasaki ‚Real men don’t use tags‘ wie ein Mantra ständig wiederholt, muss ich jetzt, nach den intensiven Gedanken über die effektive Organisation meiner offenen Posten, zurückrudern und eine 180° Kehrtwende vollziehen.

Ich nutze jetzt auch Schlagwörter, genauer gesagt, ich nutze genau zwei Schlagwörter: ‚offen‘ und ‚bezahlt‘.

Die Grundidee

Eigentlich hatte ich in Evernote ein extra Notizbuch ‚Offene Posten‘, so wie wir das auch offline im Büro haben, angelegt. Dort lagen alle offenen Rechnungen bis zur Bezahlung und wurden dann in das richtige Notizbuch, die endgültige Ablage, umsortiert.

Das hat sich in der Praxis als unpraktisch erwiesen. Zum einen waren die Rechnungen in der Übergangszeit nicht richtig einsortiert und dadurch nicht so leicht zu finden, zum anderen sind mir beim Umsortieren auch ein paar blöde Flüchtigkeitsfehler unterlaufen.

Die Schlagwörter

Ein Leser hatte mich auf seine gänzlich unterschiedliche Art der Struktur von Evernote aufmerksam gemacht. Er verwendet nur ein paar Notizbücher (Privat, Beruflich, etc.) und für die restliche Organisation nutzt er Schlagwörter. Sein Argument: Es ist einfacher, mit ausgeklügelten Schlagwörtern einzelne Dokumente und Notizen zu finden und die Struktur ist generell schlanker.

Hmmm, das brachte mich zum Nachdenken und für meine offenen Posten wollte ich das direkt mal ausprobieren.

Der Workflow

Workflow ist vielleicht etwas übertrieben, aber hier kurz mein Vorgehen, wenn eine Rechnung reinkommt.

Die Rechnung wird direkt in das passende Notizbuch verschoben und erhält das ‚offen‘-tag.

Jede Woche freitags zahle ich meine Rechnungen. Ich brauche jetzt nur nach dem Schlagwort ‚offen‘ zu suchen und schon erhalte ich eine Liste aller Dokumente aus allen Notizbüchern, die ich noch bezahlen muss.

Evernote Schlagwort offen

Nach dem ich diese bezahlt habe, lösche ich das Tag ‚offen‘ und die Rechnung erhält das Tag ‚bezahlt‘.

Doppelt gemoppelt?

Reicht es nicht, das Schlagwort ‚offen‘ zu entfernen? Das dachte ich auch, aber es gibt dabei einen großen Vorteil…

Die Suche

Ich habe die Suche nach dem Tag ‚offen‘ direkt abgespeichert, so steht mir diese direkt und ganz einfach zur Verfügung.

Evernote gespeichert Suche

Das Anlegen einer solchen Gesicherten Suche ist ein Kinderspiel. Unter Bearbeiten -> Suchen -> Suche sichern

Evernote Suche sichern

Der Vorteil

Die größte Vereinfachung ist, dass ich die Notizen und Rechnungen nur noch einmal anfassen und einsortieren muss. Das ist nicht nur praktisch, es reduziert auch mögliche Fehler.

Ein weiterer Pluspunkt, und jetzt kommt das Tag ‚bezahlt‘ ins Spiel, ist die Verfolgung von bereits gezahlten Rechnungen. Die Fahndung nach Rechnungen, welche ich im letzten Monat bezahlt habe, ist über die Suche jetzt auch möglich.

Suche bezahlt

Ich habe das zwar noch kein einziges Mal benutzt, aber ich hätte jetzt zumindest die Möglichkeit…

Fazit

Mit den zwei Schlagwörtern ‚offen‘ und ‚bezahlt‘ ist die Verwaltung von offenen Posten und Zahlungen ein Kinderspiel. Über die Suche lässt sich gezielt nach den gewünschten Belegen fahnden und es geht nichts verloren.

In diesem Zusammenhag noch etwas von Konrad Adenauer:

‚Wir leben alle unter demselben Himmel, aber wir haben nicht alle denselben Horizont‘.

Meiner wurde auf jeden Fall dank der Anregung mit den Schlagwörtern deutlich erweitert. Danke dafür.

Noch eine Empfehlung zum Schluss:

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Wie verwaltet Ihr Eure offene Posten? Habt Ihr weitere gute Beispiele, bei denen Ihr Schlagwörter sinnvoll einsetzt? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.