10 Tipps für eine bessere Email-Kommunikation [Podcast 050]

Die Email hat sich als Business-Kommunikationsmittel Nr. 1 etabliert. Quasi kostenlos, schnell und beliebig erweiterbar machen die Mail zum Allrounder, wenn es um den Austausch von Informationen geht.

Podcast 050

Doch so praktisch die Mails auch sind – man kann viel damit falsch machen. Lars Bobach hat in diesem Podcast seine wichtigsten zehn Tipps für eine bessere Email-Kommunikation zusammen gestellt.

Hier eine kurze Zusammenfassung des Podcasts:

1. Eine gute Betreffzeile

Jede empfangene Email steht zunächst einmal in der Konkurrenz mit allen anderen Nachrichten, die um Aufmerksamkeit buhlen. Eine nichtssagende Betreffzeile lässt die Nachricht sehr schnell untergehen. Im schlimmsten Fall wird die Mail als Spam identifiziert und landet im elektronischen Papierkorb. Unschön, aber wenigstens mit einem Bezug zum Adressaten, sind auch die Ping-Pong-Betreffzeilen: Ein „RE: AW: BETR: RE: RE: Info“ liest niemand wirklich gerne. Also: „Hallo“, „Angebot“ oder „Wichtige Information“ sind grundfalsch, wenn dann nicht noch ein direkter Bezug zum Adressaten hergestellt wird. Du kannst dich durchaus an den SPAM-Mails orientieren, mach es aber besser als sie!

2. Komm auf den Punkt

Emails sind keine Bücher oder Zeitungen, die man mit Genuss lesen möchte. Es geht bei einer Email um den Austausch von Informationen. Bring also maximale Ordnung in deine Mail und sortiere die Informationen nach ihrer Wichtigkeit. Das Wichtigste kommt bei einer Email immer zuerst.

3. Fasse dich kurz

Einen Email-Roman wird dir niemand abnehmen. Emails ist komprimierte Kommunikation und will als solche behandelt werden. Eine Email hat maximal eine halbe DIN A 4 Seite oder 200 Wörter. Alles darüber muss gut begründet sein, sonst ist dein Adressat genervt. Da Email ohnehin eine emotional sehr missverständliche Kommunikation ist, solltest du deinen Ansprechpartner nicht schon visuell mit der puren Menge an Lesestoff erschlagen, bevor er den ersten Satz gelesen hat.

4. Pro Thema nur eine Mail

Es ist nicht sinnvoll, mehrere Themen in einer Mail abzuarbeiten. Schreibe lieber pro Thema eine separate Mail. Emails haben auch Dokumentationscharakter, da sie sich gut sortieren und archivieren lassen. Du tust dir und deinem Partner einen großen Gefallen, wenn du deine Themen sauber voneinander getrennt lässt.

5. Höflichkeit ist Pflicht

Im normalen Gespräch findet 93% der Kommunikation nonverbal statt. Die Email reduziert dementsprechend den gesamten Prozess der Kommunikation auf sieben Prozent zusammen. Bleib bei der Sache, komm auf den Punkt, bedanke dich und bleib höflich. Damit kannst du nur gewinnen.

6. Keine Kritik über Email

Kritik ist grundsätzlich ein schwierige Sache. Dein Gesprächspartner fühlt sich bei Kritik leicht persönlich angegriffen. Darum ist die Email für schwierige Themen wie eine sachliche Kritik ungeeignet. Such lieber das persönliche Gespräch durch einen Anruf oder ein Skype-Interview.

7. Cool bleiben

Um eine Email punktgenau formulieren zu können, musst du einen kühlen Kopf haben. In der Hitze des Ärgers mal eben deinen Dampf ablassen wird dir später leid tun. Wobei – schreib dir ruhig alles von der Seele, aber schick die Email nicht ab! Lege Sie in den „Entwurfs-Ordner“ und sieh sie dir am nächsten Tag nochmal an. Im besten Fall lernst du damit viel über dich selbst. Aber wegschicken wirst du nur, worüber du dir noch einmal gründlich Gedanken gemacht hast.

8. Sei kein Spammer

Man wird leichter zum Spammer, als man denkt. Es genügt bereits, bei Gruppen-Mails immer auf „Allen Antworten“ zu klicken. Wenn das jeder in der Gruppe macht, ist das Postfach von jedem einzelnen bald heillos überfordert. Antworte dem, der dir geschrieben hat und überlege dir dann, wen es von den anderen Empfängern noch angehen könnte. Auch wenn Emails kostenlos sind – arbeite sparsam und präzise mit ihnen.

9. Kettenbriefe…es gibt sie noch

Kettenbriefe waren ein lustiges Spiel in den 1970ern, mit denen man hundert Tafeln Schokolade bekommen konnte. Heute sind sie aber in der modernen Email-Kommunikation einfach nur noch lästig. Darum: Keine Kettenbriefe. Niemals. Ganz einfach. Punkt.

10. Präzision in Stil, Sprache und Orthographie

In den 90ern konnte jeder Emails schreiben, wie ihm der Schnabel gewachsen ist. Das ist heute passé. Mangelhafte Rechtschreibung wird heute als Nachlässigkeit, Unvermögen und mangelhaftes Qualitätsbewusstsein wahrgenommen. Lass notfalls deine Mails gegenlesen.
Ein Tipp dazu: Auch im Punkt Rechtschreibung ist der „Entwurfs“- Ordner sehr hilfreich.

Beherzigst du diese Tipps, wirst du bald merken dass die Qualität deiner Kommunikation deutlich besser wird. Man wird ganz einfach lieber mit dir schreiben wollen. Und daraus kann so manches erwachsen.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • David Irmscher

    Sehr gut geschrieben und auf Erfahrungswerten aufgebaut. Vielen Dank

  • Hallo Lars, so trivial diese ganzen Punkte sind, so wichtig und so wenig beachtet sind sie. Danke für diesen tollen Beitrag. Liebe Grüße Michael

    • Danke für die netten Worte, lieber Michael 🙂

  • Nils Middendorf

    Toller Beitrag! Glückwunsch zum 50. Podcasts 😉

  • Dietmar Fleuß

    Hallo Herr Bobach,

    eigentlich hatte ich die Hoffnung, da wir nur wenige Kilometer von einander entfernt wohnen, einen persönlichen Kontakt aufbauen zu können. Leider muss ich im Rahmen der Kommunikation in digitale Zeiten meine Zielvorstellungen neu justieren. Schade!

    Ich bin auch in digitalen Zeiten der Überzeugung, dass nicht alles in öffentlichen „Blogs“ diskutiert werden muss! Sorry!

    • Lieber Dietmar, auch wenn ich mich gerne mit jedem einzelnen meiner Leser treffen und austauschen würde, lässt das meine Zeit einfach nicht zu.
      Ich habe viele solcher Anfragen wie Deine und ich muss hier leider sehr strikt vorgehen, da ich sonst zu meiner eigentlichen Arbeit und auch der Arbeit an diesem Blog nicht mehr komme.
      Sorry, aber ich hoffe, Du hast dafür etwas Verständnis.

  • Paul

    Hallo Lars,

    um den „Punkt 10. Präzision…“ aufzugreifen.
    Müsste es in Punkt 4. nicht heissen: nur ein Thema pro Mail ?

    Wobei wir in unserer Firma die Regel haben: nach dem zweiten „Re:…“ wird angerufen und nicht mehr geschrieben. Es gibt sogar eine Abteilung in der, ausser der Weiterleitung digitaler Informationen (Anhänge / Prozessinformationen) keine eMail Kommunikation gewünscht ist. Aufstehen und ins Büro des Kollegen, das ist die Devise 🙂

    • Ja, das kann man so sehen. Aus meiner Sicht ist aber beides richtig 🙂
      Das mit der internen Regel finde ich gut. In meiner Agentur haben wir nur eine Regel: Gar keine internen Emails 🙂

  • Dieter Obele

    Hallo Lars Bobach,
    diese Tipps sind sicher richtig und hilfreich. Unter Punkt 10 ist auch „Orthographie“ zu finden. Und die richtige Orthographie sollte bei E-Mails ja mit der Schreibung von „E-Mail“ beginnen. So wie ich das Wort geschrieben habe ist es richtig. Und nur so! Leider liest man „Email“ oder „email“ oder „e-Mail“ sehr häufig. In diesem Blog sollten wir aber korrekt sein.

  • Volkert Brammer

    Hallo Lars,
    im Grunde alles selbsterklärend und gut auf den Punkt gebracht. Und doch wird es in der Unternehmenswelt selten so gelebt. Meist fehlt eine Verständigung und klare Policy über die interne Infoweitergabe und auch in Richtung Kunden und Lieferanten.

    • Ein guter Punkt. Danke dafür, Volkert 🙂