„Mein Setup“ von Stefanie Niemann, Ihre eigene Cloud

Vorgestern erschien ein Artikel auf MacLife.de vom 14 Dez 2016  das Evernote ihre AGBs ab Januar 2017 so ändern will, dass es Evernote erlaubt ist die Notizen und alle anderen Daten zu lesen. Ich tippe mal darauf das es beim Lesen nicht bleiben wird.

Eigene Cloud einrichten am Mac

Allerdings ist auch anzumerken, dass Evernote doch einen Rückzieher am 16.12.2016 gemacht hat – hier nachzulesen MacLife.de vom 16 Dez 2016 allerdings denke ich das sie oder andere es wieder versuchen werden – und das mit oder ohne Ankündigung.

Das ist nur ein Beispiel – von Vielen – die zeigt wie kostbar doch eine Privatsphäre sein kann – und vor allem das man seine Daten nicht an andere verkauft. Es gibt ja dieses Sprichwort ist etwas kostenlos – besonders im Internet – dann bist Du bzw. Deine persönlichen Daten und Vorlieben der Preis!

Es ist schon immer erstaunlich wie oft mich mein Telefonanbieter anschreibt, das ich Ihre Cloud doch mal endlich nutzen soll – das ist schon sehr interessant.

Daher denke ich, die Kosten für Premium-Konten oder wiederkehrende Zahlungen anderweitig zu investieren – in meine eigene Cloud.

Vielleicht hilft mein Setup den Einen oder Anderen seine Daten wieder nach Hause zu holen um die volle Kontrolle zu haben; und vor allem nichts zu vermissen was mit einer Dritt-Cloud möglich ist.

Meiner Meinung nach braucht man eine Cloud für Folgendes:

  • Synchronisierung von Kalender, Kontakten etc.
  • Platzersparnis auf Handy und iPad
  • Zugriff auf Daten – ggf. Download über Wifi oder SIM
  • Speichern von Informationen, so das diese auf allen Geräten gleich sind – egal ob zu Hause oder unterwegs.

Habe ich noch etwas vergessen?

Verantwortung übernehmen

Die eigene Cloud bringt Verantwortung mit sich. Verantwortung für seine eigenen Daten und das diese immer verfügbar, aktuell und sicher sind. Hier sind einige Aufgaben, die ein neuer Cloud-Besitzer wissen sollte: (Ich werde darauf noch genauer eingehen)

  • Anschaffungskosten für Geräte und evt. für Programme/Apps
  • Backup, Updates und Sicherheit der Daten (innen und außen)
  • Planung für Sicherheit, wie was funktionieren soll etc.

Was kostet eine eigene Cloud in der Anschaffung?

1. Anschaffungskosten für die Hardware:

Als Controllerin bin ich doch sehr darauf bedacht, kosteneffizient zu arbeiten 🙂

Im Moment sind wir ja im Advent und die Weihnachtszeit ist angebrochen. Das tollste an dieser Zeit sind doch immer die Rabatte und Sonderangebote der Händler und man kann richtig Geld sparen! Gleiches gilt natürlich auch zum Jahresende, Ostern etc.

Also wer jetzt nicht kaufen möchte kann ja bis zum nächsten „Event“ abwarten und die benötigten Geräte und Programme viel billiger erhalten.

Als Grundausstattung empfehle ich die folgenden Geräte:

  • NAS (Network Attached Storage) von Synology oder QNap (IOS oder Android)
    Es reicht wirklich ein einfaches Geräte mit viel Speicher – sagen wir mal 4 TB oder mehr auf verschiedenen Festplatten verteilt. Ein RAM von 256MB reicht völlig (z.B.DS215j oder DS216j) für die eigene Cloud aus. Beim Virtualisieren (von anderen Betriebssystemen auf dem NAS) wird es schon sehr sehr eng – und ein RAM von mind. 1GB wäre dann von Vorteil.
  • eventuell einen schnellen Scanner für das Papierlose Büro (das ist aber optional) – Ich verwende den Fujitsu ScanSnap ix500 zu Hause
  • einen Router – klar den braucht man eh um ins Internet zu kommen. Ich bin mit der Fritzbox immer gut gefahren und man kann viele Einstellungen machen. Da ja jeder ein Router hat, der auch Internet hat, braucht natürlich die Anschaffung nicht.

So, das war es schon mit den Geräten. Einfach mal bei den großen Anbieter nachsehen – die haben super Angebote meist unter EUR 250 mit viel Speicher (3 oder 4 TB

Allem in Allen kommt man ohne den Scanner so auf EUR 300 denke ich als Einmalanschaffung.

2. Anschaffungskosten Programme und Apps

Hier gilt gleiches kurz vor den Feiertagen – tolle Angebote und Preisnachlässe.

Hier geht das Suchen nach den richtigen Apps erst richtig los…. Um auch unterwegs gut vernetzt zu sein, benötigt man Apps die entweder WebDav und / oder HTTPS integriert haben und auch eine Desktopversion haben.

Ich stelle mal meine Apps vor, welche ich privat und beruflich ständig nutze und auch recht zufrieden damit bin. Es gibt sicherlich noch eine ganze Reihe anderer….

a) IOS Apps, welche mit dem NAS kommen:

  • Fotos hoch und herunterladen, IOS-Fotos sichern

  • Notizen machen (allerdings nur mit Tastatur)

  • Downloads, welche man vom IOS Browser zur NAS schicken kann

  • Musik streamen und -download

  • Videostream und – download

  • Zugriff auf Daten und Dokumente

  • Wake-up-on-LAN (WOL).

  • Alles kann synchronisiert werden – ob von zu Hause oder unterwegs.

b) Papier- und Dritt-Cloud-los durch die Welt – aber immer aktuell auf jedem Gerät – ob zu Hause oder Unterwegs:

Kontakte und Kalender

Native Apps funktionieren super mit dem NAS wenn man ein paar Einstellungen gemacht hat.

Ich bevorzuge allerdings BusyCal und BusyContacts, da ich das Layout sehr mag, Aufgaben und Termine lassen sich ganz schnell einstellen.

Die Entwickler sind hervorragend und antworten auf Fragen direkt (nur in Englisch). Selbst Hinweise nehmen sie sehr ernst und viele Ideen werden in dem nächsten Update mit eingebaut, wie z.B. TravelTime für den Kalender.

Wohin mit den ganzen Wissen, Dokumenten, Audioaufzeichnungen, Notizen …. GTD?

Ich nutze seit Jahren DevonThink Pro Office und DevonThinkToGo – beide Programme sind einfach nur stark – und vor allem die Suche nach Informationen ist ein Kinderspiel!

Eine „Globale Inbox“ gibt es auch – damit ist mein GTD gewährleistet – alles rein – egal ob Bilder, Sprache, Videos, Gedanken, Clips von Webseiten, Texte, Tagebuch, Blogs, Feeds, Dokumente, E-Mails, Downloads z. B. automatisch aktualisierte Informationen (z.B. Gesetzestexte, Feeds, News etc.) und in einem Review wird dann nach der Eisenhauer – Methode nachgesehen, katalogisiert, Tags anbringen, Kommentare wenn nötig usw. und dann wegsortiert.

Es gibt eine Vielzahl von Exportmöglichkeiten (e-mail, Chat, Notizprogramme). Auch eine Verlinkung zu Dokumenten – auch außerhalb von DevonThink – ist möglich. So verlinken ich z.B. Dokumente zu meinen Terminen in BusyCal – Ein Klick und ich habe das passende Dokument auf iPhone, iPad oder MAC – fertig.

Die Entwickler kümmern sich wirklich um Ihre Software und man kann diese auch in Deutsch anschreiben. Der Inhaber ist Deutscher und lebt in Amerika. Zudem gibt es auch einen wöchentlichen Newsletter mit zahlreichen Tipps und Tricks.

Übrigens: Zur Zeit ist wiedermal ein „WinterSpecial“ verfügbar 25% Rabatt!

Backup, Updates und Sicherheit der Daten (innen und außen)

Backup und Updates

Wenn man diese einmal eingerichtet hat, funktionieren beide automatisch bzw. semi-automatisch. Backups werden am frühen Morgen auf eine externe große Festplatte ausgeführt, welche dann wieder vom NAS automatisch getrennt wird.

Updates – möchte ich immer gern vorher ansehen, damit ich weiss welche Neuerungen es gibt.

Sicherheit – das größte Thema für einen Cloud-Besitzer

Hier hatte es ein bisschen gedauert, bis ich „meine“ endgültige Lösung gefunden hatte.

Als erstes habe ich meine Sicherheitsregeln aufgestellt und dann Stück-für-Stück umgesetzt.

  • Die Daten auf dem NAS bzw. Das NAS selbst nicht „allein“ ins Internet lassen

  • Firewall auf NAS und Router

  • Nur eine potentielle Schwachstelle haben, da ich ja meine Daten auch unterwegs haben möchte

  • So gut wie möglich auf Drittanbieter für IP-Forwarding (DNS) etc. verzichten – hier habe ich auch nur einen gewählt . Das hat den Vorteil sollten sich Meldungen über Angriffe bei diesem Anbieter häufen, kann ich dies schnell ausschalten und ggf. andere Lösungen finden, wie z.B. eine Meldung der aktuellen IP, so das ich meine Daten im Wirrwarr des Internets finden kann.

  • Falls man doch auf die IP kommen sollte – Port (Dienste) werden nicht auf den Standard gestellt (hier gibt es ja genug Möglichkeiten von 0 – 99999)

  • kein Telnet, FTP, HTTP, SFTP etc. Zulassen – nur gesicherte Verbindungen HTTPS auf Nicht-Standard-Ports

  • Passwörter sollen komplex sein und zusätzlich eine Zwei-Stufen-Authentifizierung mit einem Code, der auf iPhone generiert wird soll vorhanden sein.

  • Sollte sich jemand einloggen wollen gibt es maximal zwei Versuche, danach wird die IP-Adresse inkl. Unteraddresse gesperrt und ich erhalte eine Meldung über die Sperre

  • Wenn das Login erfolgreich ist, erhalte ich hierzu auch eine Mitteilung mit kurzem Inhalt Benutzer, Zeit, IP etc.

  • Bei mehreren Versuchen z.B. einen Angriff von außen, Schaltet sich a) der Router und b) die NAS selbstständig aus und ich erhalte wieder ein Meldung darüber.

Wenn ich schlafe, sollte das NAS und Router auch zur Ruhe gehen; außer ich bin im Ausland unterwegs – aber ansonsten ist ab einer bestimmten Zeit Ruhe angesagt; d.h. das NAS oder Router können auch nicht über WOL gestartet werden. Früh morgens wird automatisch alles wieder hochgefahren und alle Daten sind verfügbar.

Daten, Daten – DevonThinkPro Office verschlüsselt die Daten mit AES 256 bit – noch ein Schritt für mehr Sicherheit beim Datenaustausch.

Ja, der Sicherheitsaspekt ist hier schon gewaltig – aber man kann sich einlösen und stückchenweise alles implementieren, aber es lohnt sich auf jeden Fall und wenn ich das als Finanzlerin schaffe – schafft das Jeder 🙂

Der Workfllow

Am MAC: Wenn ich Zuhause bin, scanne ich alles mit dem ScanSnap direkt zu DevonThink ein – katalogisiere es und lege es gleich richtig ab – das mache ich einmal die Woche – es ist nur ein Schritt.

iPhone oder IPAD: Wenn ich was sehe wird es mit DevonThinkToGo einfach aufgenommen, ob Bilder, Sprache, Notizen, Clip von Webseiten – egal einfach alles.

Alles landet in der Globalen Inbox, die ich dann später bearbeite.

Alle Daten sind auf meinem NAS und kann synchronisiert werden – einfacher geht es dann doch nicht.

Was für Apps habe ich noch?

ZoomNotes mit WebDav: Ein tolles Programm, welches auch für Präsentationen verwendet werden kann. Dies nutze ich meistens für handschriftliche Aufzeichnungen und für mein Studium. PDF, Bilder, Sprache – alles kein Problem und ab auf das NAS bzw. In DevonThink

Ja ich bin mir bewusst, dass GoodNotes einfach toll ist – auch Evernote, NoteShelf etc. Aber alle haben ein Problem für mein Vorhaben – die eigene Cloud – Synchronisieren kann man nicht über WebDav– meistens nur über ihre eigene Cloud oder über iCloud – aber davon wollte ich ja weg. Sicherlich gibt es die Möglichkeit des Exportes auf ein NAS aber das ist doch nicht das Gleiche wie Synchronisieren.

BusyContacts und BusyCalender mit CARD-Dav-Sync:  Für meine Kontakte, Termine und Aufgaben.

Airmail für e-Mails

PDF-Studio 11Ähnlich wie der „große Bruder“ aber wesentlich günstiger. Im neuen IOS gibt es ja die „Pinch“-Methode um PDFs zu erzeugen, daher brauche ich dann auch kein anderes Programm.

Fürs Studium: MentalCase, IThoughtsX (1)

Sämtliches recherchieren läuft über DevonThink inkl. Downloads etc.

Ulysses bzw. ScrivenerHier kommt es immer drauf an, was ich Schreiben möchte und wie das Endprodukt aussehen soll. Beide sind mächtige Tools.

Tagebuch: führe ich jetzt über DevonThink in einer eigenen Datenbank

1PasswordEin Passwordmanager der vor allem über NAS synchronisieren kann – sehr nützlich und zuverlässig.

ScannerPro von ReaddleFürs Dokumentenscannen am iPhone oder IPAD wenn ich unterwegs bin. Der Vorteil ist die automatische Erkennung der Papiergröße – also es wird nur das Dokument und nix anderes fotografiert. Dann Ablage per WebDav auf dem NAS bzw. überwachte Ordner für DevonThink – Import oder gleich direkt zu DevonThinkToGo.

DevonAgent ProEin klasse Tool um zu recherchieren und wirklich nur die „Rosinen“ aus dem Internet zu picken. Import zu DevonThink für weitere Bearbeitung.

Setup Stefanie Niemann

Soweit sind das wohl die Apps für das papierlose Büro und Zugang zu allen meinen Daten ohne Dritt-Cloud.

Die Hardware

Auf den Bildern sind mein MacMini aus Mitte 2010, welcher wohl nicht mehr lange leben wird, da es leider zu Problemen kommt und ich glaube das er bald den Geist aufgeben wird.

Stefanie Niemanns eigene Cloud
Zur Zeit überlege ich schon hin und her was die besten Alternativen sind und denke das ein MacBookPro auch einen „Desktop-Computer“ ersetzen könnte, zumindest ist es super mobile – aber hier bin ich mir noch nicht so sicher.

Gerne würde ich mich über Informationen hierzu freuen.

MacBookPro 13er, aus Ende 2011

Setup Stefanie Niemann

IPad Pro 9.7er mit ApplePen und einer „richtigen“ Tastatur im Cover

Setup Stefanie Niemann

Hoffe, das gibt einen Einblick, das man auch ohne die Dritt-Cloud auskommt und trotzdem jederzeit aktuell informiert ist.

Fragen beantworte ich gern.

Viele Grüße, Stefanie

Habt Ihr Fragen zu Stefanies Setup? Wer nutzt auch eine eigene Cloud? Ich freue mich auf die Diskussion in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Marko

    Ein interessantes Thema. Leider schwer zu lesen, da die Formatierung beim Einfügen etwas durcheinander gekommen ist…

    • Danke für den Hinweis, Marko. Ist so weit wie möglich korrigiert 🙂

  • Super, die eigene Cloud. Nur was tutst Du, bei einem Brand oder einem Wasserschden, bei dem die cloud in der eigenen Wohnung zerstört wird??

    • Die Lösung dafür nennt sich Backup 🙂

      Ich greife auch für möglichst viele Bereiche auf meine „Private Cloud“ mittels Synology zurück. Ich vertraue da aber ganz meinen Backups, die ich auf zusätzliche externe Festplatten kopiere. Eine davon befindet sich dabei immer außerhalb meiner Wohnung/Hauses.
      Bei mir ändern sich die Daten auf der DiskStation jetzt nicht so häufig, da diese hauptsächlich als Archiv dient. Bei Leuten, wo bestimmte Dateien/Ordner aber häufig geändert werden können diese Bereiche ja auch noch auf einen anderes Backupsystem (dann per Internetleitung) übertragen werden. Nur, es macht halt keinen Spaß, 4 TB durchs Netz zu schieben.

      Was mich eher an dem Artikel „stört“ ist, dass für so wichtige Dinge, wie dem „digitalen Gehirn“ auf DevonThink gesetzt wird, welches es leider ja nur für den Mac gibt. Mir wäre in diesem Fall die Gefahr zu groß, später immer auf das Mac-System festgenagelt zu sein (keine weiß, wie das zukünftig aussehen wird), da ich mein großen Datenarchiv mit meinem ganzen, gesammelten Wissen dort nicht wegbekomme. Das ist halt schon ein sehr großer Vorteil von Evernote, dass die Daten sehr gut kompatibel zu den einzelnen Systemen und Devices sind.

      Eine Alternative bei Synology ist halt die NoteStation. Aber da bin ich auch ehrlich: So richtig produktiv und für „wichtige Daten“ würde ich sie nicht verwenden, da ich dort auch schon des öfteren Sync-Probleme hatte.

      • Stefanie Niemann

        Hallo Christian,

        vielen Dank für Deine Antwort.
        Ja, das stimmt das es DevonThink nur für MAC und IOS gibt. Ich war vor noch ein paar Jahren sehr mit Windows vertraut und bin dann auf MAC umgestiegen als mein alter Computer „starb“. Arbeite aber immer noch mit Win10Pro per Paralell-Desktop.

        Daher bin ich nicht auf den MAC „festgenagelt“ da bei einer Umstellung folgendes geschehen würde:

        a) Die Datenbank von DevonThink sind über UNIX/Linux – also auch über die Synology – als Dateistruktur lesbar und auch abrufbar. Das heißt, dass alle Unterlagen in Ordnern im Original verfügbar sind und diese ganz leicht importiert /exportiert werden können inkl. Metadaten. (also auch ohne DevonThink komm ich an die Daten ran)

        b) Es gibt verschiedene Möglichkeiten innerhalb von DevonThink alle Datenbanken/Daten zu exportieren von Ordner/Dateien, über HMTL, UNIX-Postfach etc.

        c) Umstieg auf Windows z.B. würde ich einfach die Daten inkl. Metadaten in mein Windows-Dokumentenprogramm importieren.

        Für Windows habe ich zwei Dokumentenmanagement-Programme verwendet:

        – Office Manager DMS für den „professionellen“ Einsatz, da es auch teuer ist
        aber dafür auch richtig gut ist.

        – PaperPort14 – mehr für den Privatgebrauch.

        sind diese zu teuer – kann man auch über die Scannersoftware (z.B. SnapScan ix500) die freie Software nutzen und die Daten in der Struktur verwalten (ähnlich wie bei PaperPort) .

        Als Test hatte ich mal Realify PaperOffice probiert, persönlich war ich aber nicht so sehr damit zufrieden.

        Also, ein Umstellung kann zu jeder Zeit ziemlich schnell erledigt werden und somit geht das „digitale Gehirn“ nicht verloren und kann weiter benutzt werden.

        Bei der NoteStation von Synology stimme ich mit Dir völlig überein, damit kann man nicht produktiv und schnell arbeiten.

        Viele Grüße
        Stefanie

    • Stefanie Niemann

      Hallo penzonator,

      wie Christian bereits beschrieben hat, gibt es für meine „private Cloud“ ein eigenes Backup, welches ausserhalb (allerdings bei meiner Familie) steht. Heisst, sollte es brennen dann habe ich noch das Backup bei meiner Familie – also alles gut.

      Viele Grüße
      Stefanie

      • Kann man so machen, aber es fehlen dann immer die letzten aktuellen Daten und man muss sich ständig händisch an dieses Backup machen. Keine Lösung die mir gefallen würde..

        • Stefanie Niemann

          Hallo penzonator,

          also irgendwie kann ich Dir nicht ganz folgen.

          Wenn ich z.B. Kalendereinträge machen und die Cloud abbrennt, gibt es auch keine Synchronisation mehr und die Daten sind erstmal lokal auf dem Gerät. Mein Kalender z.B. hat sogar ein Log indem man nachverfolgen kann (im Klartext) was vor und einem Synchronisationsproblem gemacht wurde – und die Daten sind erstmal lokal bis diese dann wieder synchronisiert werden können.

          Bei Pages (IOS) auf der anderen Seite lassen sich die Daten importieren und müssen zurück exportiert werden bzw. sind lokal vorhanden.

          Auf dem Computer kann man ja die Dateien verlinkt bearbeiten – aber selbst hier – kommt es zu Problemen – wird eine lokale Sicherung erstellt.

          Sicherlich kommt es auch darauf an wie/welche Programme Du nutzen möchtest.

          Backup sind vollautomatisch eingestellt – also da muss ich mich nicht darum kümmern.

          Viele Grüße
          Stefanie

  • drbrennero

    Hallo Stefanie,
    Du bist mir zuvor gekommen 🙂 nachdem ich bei Mac Power User mehr über Devonthink gehört habe, habe ich direkt mein Evernote geleert und den Prozess umgestellt. Der Workflow ist ähnlich:
    – Scansnap
    – Hazel
    – Import (teilweise direkt in die Devo Gruppe)
    – Devonthink (WebDav auf Synology)
    – Devonthink to Go (WebDav auf Synology)
    – Backup verschlüsselt auf ARQ, Echtzeit und bremst nur bei großen Datenmengen >3 GB
    – wichtige Mails nach Devonthink

    Bei Kontakte und Kalender auf Syno bist du mir voraus.

    Ich hätte nie gedacht, welcher Funktionsumfang in Devo steckt. Das Programm sieht ja eher nach frühen 90er aus :).
    Klar, Workflow geht wegen Hazel und Devo nur auf dem Mac, sollte ich auf Windows zurück müssen, dann muss ich mir etwas anderes überlegen.

    Grüße
    Uwe

    • Stefanie Niemann

      Hallo Uwe,

      vielen Dank für Deinen Beitrag und „sorry“ das ich Dir zu vorgekommen bin. 🙂

      Devonthink (DTPO) ist ein sehr mächtiges Tool für alles was man archivieren möchte. Unten habe ich nochmal erwähnt, wie ich bei einen eventuellen Rückgang zu Windows – was zur Zeit ausgeschlossen ist – verfahren und organisieren würde und das alles ohne Datenverluste.

      Hazel nutze ich auch, allerdings mehr um meine Photos und ggf. andere Dokumente ordentlich aus dem NAS zu sortieren.

      Hast Du mal probiert bei großen Datenmengen nur die Metadaten zu laden ohne alle Dateien vollständig zu übertragen? Die Suche geht ganz normal und wenn Du ein Dokument gefunden hast kannst Du dieses separat downloaden. Das spart Zeit und Übertragungsgeschwindigkeit.
      Ich habe z.B. alles „alte“ was ich nur ab und zu benötige in eine eigene Datenbank gelegt und diese wird zwar ständig synchronisiert, aber nur die Metadaten.

      Bei den Kalender kannst Du den eingebauten WebDav-Kalender der Syno nehmen; allerdings ist der nicht gerade berauschen. Besser ist entweder Baikal oder OwnCloud. Falls du Hilfe brauchst sag einfach Bescheid.

      Viele Grüße
      Stefanie

      • drbrennero

        Hallo Stefanie,

        die Performance Thematik habe ich nur beim ARQ Backup und hier auch nur bei größerer Datenmenge. Ansonsten läuft es wunderbar.
        Kalender und Kontakte sehe ich mir noch einmal an und melde mich bei auftretenden Fragen 🙂
        Viele Grüße
        Uwe

  • Ein durchaus interessanter Artikel mit guten Lösungsansätzen. Ein paar Punkte stören mich aber, die man noch erwähnen sollte.

    – Kosten: Da fehlen die Kosten fürs Backup. Da sind noch mindestens 2 externe Platten (Backupgenerationen) fällig.
    – Kosten: Zeitaufwand fürs Einrichten des Gesamtsystems? Time is Money… 😉
    – Struktur: Dir ist klar das Du Dir mit der Konzentration der Ablage auf ein NAS einen Single-Point-of-Failure geschaffen hast?
    – Backup: Hast Du die wichtigste Funktion am Backup, das Restore, mal durchgespielt? Ausgehend vom Worst Case, einem Crash des NAS? Wie kommst Du da an Deine Daten ran? Bei vielen NAS-Systemen werden die direkt angechlossenen Backupplatten mit anderen Dateisystemformaten betrieben bzw. je nachdem wie das Backup selbst die Daten schreibt brauchst Du fürs Restore wieder ein vergleichbares NAS-Gerät.
    – Ausfallzeit: Wie lange bist Du im Crash-Fall nicht arbeitsfähig und ist das für Dich tragbar?

    Ich will das ganze hier nicht schlecht reden, der Artikel vermittelt aber den Eindruck, das es ganz einfach wäre eine eigene Cloud aufzusetzen. Genau das ist es aber nicht. Gerade im Bereich Netzwerkkonfiguration sollte man sehr genau wissen was man da tut, sonst wiegt man sich schnell in einer Sicherheit, die so nicht vorhanden ist.

    • Stefanie Niemann

      Hallo Uwe,

      vielen Dank für Deine Rückmeldung.

      – Die Kosten für Backup, Zeit etc. muss natürlich mit einberechnet werden.
      – mit dem Single-Point-of-Failure bin ich gerade dran um die Daten auszuteilen.
      – Backup kann mit jeden OS wieder hergestellt werden.
      – Backupfunktion und restore werden jeden Monat durchgespielt und geprüft.

      Es ist nicht leicht eine eigene Cloud auszusetzen, dass ist richtig – diesen Eindruck wollte ich auch nicht vermitteln. Ich selbst brauchte Monate um das jetzige Setup aufzustellen.

      Viele Grüße nach Chemnitz

      Stefanie

      • Stefanie Niemann

        Hallo Uwe,

        hatte doch den Crash jetzt total ausser Acht gelassen:

        Wie bereits erwähnt, das tgl. Backup ist ausserhalb – falls meine Cloud abstürzt, kann ich zu der „anderen“ (Backup außerhalb) wechseln – somit bin ich wieder arbeitsfähig.

        Bezüglich der Sicherheit des Netzwerkes – ja das ist auch richtig und man muss mit allen verfügbaren Mitteln (z.B. unter Linux) testen ob a) die Verfügbarkeit vorhanden ist und b) die Sicherheit.
        Ich war mal angestellt bei einer großen IT-Sicherheitsfirma und die Ingenieure haben mir damals viele „tolle“ Tricks beigebracht, welche ich für mein eigenes Netzwerk und nach außen hin verwende. (z.B. Netzwerkaudit, WLAN-Sicherheit, andere Tests etc.) – möchte aber darauf mal nicht näher eingehen, da dies den Rahmen des Artikels sprengen würde.

        Viele Grüße
        Stefanie

  • Picknicker

    Danke für den Bericht/Artikel.
    Eine Frage bzgl. Backup. Sie schreiben, dass das Backup am Morgen an einer ext HD durchgeführt wird, welche dann dann physisch getrennt wird. Wo steht diese HD? Bringen Sie diese jedesmal zur Familie (wie Sie in den Kommentaren anmerken)? Hintergrund meiner Frage ist genau das Thema Datenverlust. Ich habe bzw. möchte nicht die Backup Platte physisch hin und her bewegen. Welche Möglichkeiten bestehen ein ext Backup durchzuführen ohne am Ende wieder auf ext Anbieter zurück zugreifen?

    Eine Anmerkung – benötigt man nicht für die eigene Cloud eine feste IP seitens ISP?

    • Stefanie Niemann

      Hallo Picknicker,

      vielen Dank für Ihre Frage.

      Ich hatte ja von der „Schwachstelle“ geschrieben und die feste IP ist genau diese, welche ich mir von einem Anbieter – der die Schwachstelle ist- geholt habe.

      Allerdings besteht diese nicht an sich aus einer IP sondern aus einer wirren Folge von Buchstaben, Zahlen etc. (FWD) und ich kann diese auch ändern, was ich auch nach einem Rhythmus mache. Dazu gibt es mehrere Router die je nachdem was gemacht werden soll angesprochen werden können. Der neue Zugang wird per Script auf die Geräte übertragen. Das heisst, das ich hier auch ein paar Sicherheitsstufen eingebaut habe, da nicht jeder Router erstens alles kann und zweitens kommt es dann auf das Gerät an – also nicht alle Geräte nutzen den selben Zugang aber die selben Daten.

      Nein, ich renne nicht jeden Tag zu meiner Familie. 🙂 Die ext. HD ist nur nochmal als Sicherheit und wenn etwas abbrennt oder überflutet wird, habe ich noch ein Backup-Server bei meiner Familie stehen. Es gibt ja verschiedene Backup-Typen (z.B. differenzielle, inkrementelle oder volle Datensicherung mit unterschiedlichen Prinzipien z.B. Grossvater-Vater-Sohn-Prinzip oder Spiegelung oder Ghost und andere.) und so nutze ich diese auch. Das heißt, das es für unterschiedliche Backup-Arten auf unterschiedliche Backup-Geräte mit unterschiedlichen OS gibt, wobei die HD wie beschrieben nur eins von einigen ist.

      Somit steht nicht nur ein, sondere mehrere Backups mit verschiedenen selbstdefinierten Ansprüchen und OS zur Verfügung.

      Viele Grüße
      Stefanie

  • Karl

    Vielen Dank für dieses ausführliche Setup!

    • Stefanie Niemann

      Vielen Dank Karl!

      Viele Grüße
      Stefanie

  • Jens

    Hallo Stefanie. Sehr interessante Einblicke, Danke!
    Kannst du noch mal kurz erläutern, wie du das genau mit Scanner Pro umgesetzt hast? Du hast geschrieben:

    „Dann Ablage per WebDav auf dem NAS bzw. überwachte Ordner für DevonThink – Import“.

    Wie genau bekomme ich die Scans mit Scanner Pro von unterwegs auf mein NAS, so dass sie von dort automatisch auch in Devonthink landen? Meines Wissens nach kann man Ordner auf dem NAS nicht von Devonthink überwachen lassen?!

    Danke für Deine Antwort,
    Jens

    • Karl

      Hallo.
      Bei Scanner Pro einfach unter automatischer Upload einen WebDAV Server einrichten (diesen zuerst auf der NAS einrichten/Konfigurieren). Dann speichert das Programm automatisch die Scans auf der NAS.

      • Jens

        Hallo Karl. Ja, das ist mir schon klar, aber wie bekomme ich die Scans dann aus diesem Ordner, in die Scanner Pro die Scans dann abspeichern auf dem NAS, automatisch in DevonThink importiert, so wie Stefanie das beschrieben hat?

  • Jens

    Vielen Dank für die Infos! Keine Ahnung warum es bei mir nicht geht, einen Ordner auf der NAS, in den Scanner pro per WebDAV die PDFs speichert, so überwachen zu lassen, dass DTPO die Dateien automatisch importiert und die OCR dann in DTPO gemacht wird….

    • Stefanie Niemann

      Hallo Jens,
      es kann sein, dass es an der Methode hängt, wie Du den Ordner einbindest. AFP, HTTP und HTTPS funktionieren gut. Probleme könnte es geben beim Protokoll ftp, nfs und samba).
      Vielleicht hilft Dir das.
      Viele Grüße
      Stefanie

      • Jens

        Danke für Deine Einblicke! Hat Du schon mal überlegt, PDF Expert zu nutzen? Das synct sich auch mit WebDAV und Du hast den Vorteil einer Dateistrukur, in der man sehr gut arbeiten kann. Was ist für Dich der Vorteil von DTPO/DTTG?

        • Stefanie Niemann

          Hallo Jens

          Pdf Expert, den Konverter und Documents hatte ich vor einiger Zeit noch verwendet. Grund hierfür war a) das DTTG noch in der Version 1.xxx war und es so aussah als ob sich nichts bewegen würde.

          Allerdings seit der Version 2.xxx und dem IOS 9 nutze ich die folgenden Programme nicht mehr oder wenn dann sehr selten:

          PDF Expert, Documents5, PDF Converter, Printer Pro, Calendars vom gleichen Anbieter.

          Seit IOS9 kann man auch überall PDF-Dokumente mit der Druckfunktion erzeugen und teilen, was dazu beitrug das Converter überflüssig wurden.

          Vorteile für mich sind für DTPO/DTTG die folgenden:

          – Metadaten – auch wenn ich das Dokument später erst laden möchte –
          sind alle MetaDaten lokal abgelegt und können durchsucht werden; danach
          evt. Download der Datei

          – Suchfunktion ist einfach intuitive inklusive Boolean- mit AND OR NEAR etc.
          über alle Datenbanken die ich habe

          – eigentlich kann ich alle Dateitypen in DTPO/DTTG importieren – ob diese eine
          Vorschau haben oder geöffnet werden können.

          – Annotieren kann man in beiden sehr gut

          – Verlinkung mit meinem Notizprogramm (manchmal nötig, da DTTG nicht so
          „fein“ arbeitet funktioniert auch sehr gut und die Datei aktualisiert sich in
          DTPO/DTTG

          – Eine „Dateistruktur“ habe ich in DTPO/DTTG auch angelegt für super
          schnellen Zugriff (es ist ja nicht so das alles einfach „reingeschmissen“ wird 🙂 )

          – Alles was mich so im Laufe des Tages interessiert kommt in die Eingangsbox, welche auch synchronisiert wird – GTG – Methode und auch hier ist es gleich ob Foto, Bilder, Dateien jeglicher Art, Sprachmemos usw.

          – Funktionen wie Tags, Stichworte, Spotlight, sowie intelligente Listen als Schnellzugriff und Integration in allen Apps sind unverzichtbar

          – Verschlüsselung und Sicherheit sind auch ein großes Thema für mich und mit 256 AES

          – Markdown und pdf-Export sind sehr gut gelöst und vielmals schicke ich zu einer PDF auch eine Textdatei mit, so gehe ich wirklich sicher, dass die Informationen von jeden OS gelesen werden können. Normalerweise schreibe ich alles in „Plain-Text“ oder als Markdown und danach kommt erst die Formatierung etc. Vorteil ist natürlich das jeder Computer oder Betriebssystem text verstehen kann, ohne ein zusätzliches Programm zu brauchen.

          – ich bin in der Lage nur bestimmte Daten freizugeben – wie eine Art kleine „Benutzerverwaltung“ – Informationen, die nur für eine bestimmte Person / Gruppe vorgesehen ist, bekommen ihre „eigene“ Datenbank mit Verschlüsselung

          – Synchronisation bis zu (ich glaube) 16 gleichzeitigen Zugriffen.

          – Anlegen von Web-Clips als webarchive oder pdf mit einem Klick

          – Links und Querverweise zu anderen Dokumenten (sehr einfach)

          – Zusätzliche Anmerkungen entweder direkt in die Datei oder als separates Dokument, welches mit dem Hauptdokument automatisch verlinkt wird.

          – die Möglichkeit Script zu erstellen (DTPO)

          – Replikate zu erstellen, ohne die eigentliche Datei zu duplizieren

          Mehr noch als alles genannte find ich als großen Vorteil das meine Daten nicht statisch, sondern immer aktuell sind – hier ein Beispiel:

          Ich habe z.B. eine Datenbank die alle deutsche Gesetze und für Finanzen alle Richtlinien für Deutschland, Europa und den USA enthält – viele werde ich nie brauchen – aber es machte auch keinen Sinn für mich jetzt auf die Suche zu gehen, welche ich eigentlich brauchte.

          Also habe ich alle Gesetze erstmal vom http://www.BMJV.de und anderen Seiten heruntergeladen – hat so 2 Stunden gedauert. Alle Pdf-Dateien sind dynamisch. Heisst wenn sich ein Gesetz/Verordnung ändert – so ändert sich automatisch meine PDF-Dateien welche wiederum die MetaDaten aktualisieren.

          Somit habe ich stets die neueste Version auf meinen Geräte, ohne hinterher forschen zu müssen ob diese noch aktuelle sind. Die Suche nach verschiedenen Informationen gibt mir dann alle Gesetze und Verordnungen aus, welche die Kriterien enthalten. Eine Datenstruktur gibt es natürlich auch…

          Ähnlich sieht es mit Feeds/Blogs aus, welche sich automatisch aktualisieren und durchsucht werden können.

          All das und einiges mehr ist eben mit einem einzelnen Programm möglich – damit muss ich dann nicht zwischen verschiedenen wechseln.

          Viele Grüße und ein schönes Wochenende.
          Stefanie

  • Stefanie Niemann

    Hallo,

    danke Karl !

    Es gibt ne Reihe von Möglichkeiten, wie man zur festen IP kommt. Andere sind:

    – bei Synology gibt es, wie Karl erwähnte, entweder über das EZ-Internet Tool oder über QuickConnect
    – QNAP
    – viele Router bieten auch Möglichkeiten an, z.B. Fritzbox mit „myfritz.net“
    – diverse dynamic DNS-Anbieter wie DynDns.org, Strato, No-IP.com etc.

    Entweder sendet das NAS selbst oder der Router die aktuelle IP zu dem Dienst und man hat immer eine „feste“ IP und kann somit unterwegs auf das NAS zugreifen.

    Die einfachste für Synology ist QuickConnect. Allerdings muss man mit der Portierung genau aufpassen, welche Ports im Internet freigeben werden.

    Eine andere aber -ziemlich manuelle Angelegenheit – ist die aktuelle IP vom Router per email über SMTP-Protokoll direkt im Format ###.###.###.### zu erhalten und diese dann in die Anwendung zu kopieren z.B. über VPN etc.

    Viele Grüße
    Stefanie

  • Matthias Kallweit

    Hallo Stefanie, toller Beitrag. Habe bei mir zu Hause ein ähnliches Setup und trenne mich nach und nach von externen Cloudlösungen. Eine Lösung ist mir nicht klar. Wie realisiert Du, dass 1Password über das NAS synchronisiert? Über den Mac kann ich mir z.B. mit Cloud Station noch vorstellen. Aber mit iOS nicht.

    • Stefanie Niemann

      Hallo Matthias,

      vielen Dank.

      Bei 1Password geht es zur Zeit nur beim MAC über Webdav – das stimmt. Im IOS gibt es diese Methode leider noch nicht, allerdings habe ich mal die Entwickler angeschrieben. Sobald ich eine Rückmeldung habe, werde ich Dir Bescheid sagen.

      Im Übrigen gibt es auch noch Enpass und das funktioniert mit WebDav für MAC, Win, IOS und Android – allerdings gibt es da keine Tresore. Das teste ich gerade…

      Viele Grüße

      Stefanie

      • Matthias Kallweit

        Hallo Stefanie, Enpass klingt super. Habe ich mir gerade mal installiert. Scheint einen genaueren Blick wert zu sein. Auf Sicht möchte ich sowas gerne ganz bei mir haben. Der Sync mit WebDAV auf das NAS war auch mein Ausschlusskriterium bei meiner Banking-Software.

        Viele Grüße

        Matthias

        • Stefanie Niemann

          Hallo Matthias,

          zur Zeit laufen die Passwort-Manager mal parallel um zu sehen ob es irgendwelche Probleme mit Enpass gibt und dieser zuverlässig per WebDav vor sich „hin-synchronisiert“ – versteht sich in alle Richtungen (MAC und IOS).

          Ich stimme Dir völlig zu – so viel wie möglich Daten unter der eigenen Kontrolle haben – auch wenn man dazulernen muss z.B. Netzwerke etc. Auf lange Sicht macht sich dies bezahlt denke ich, da man nicht abhängig ist.

          Viele Grüße und einen schönen Sonntag.

          Viele Grüße
          Stefanie

        • Stefanie Niemann

          Hallo Matthias,

          leider haben die Entwickler von 1Passwort überhaupt nicht geantwortet. Schade, schade. Ich hoffe Du kommst mit Enpass gut zu recht.

          Viele Grüße
          Stefanie

  • nick

    sehr guter beitrag !

    ich selbst nutze anstatt devonthink pro office notebooks 8.
    Sync über WebDav.
    Ansonsten auf ipad und ipone scanbot als scanner.
    Stationär am mac einen scansnap scanner.
    Als eigene cloud kommt eine synology ds 115 zum einsatz.

    evernote, dropbox etc. no way zumindest für mich

    nick

  • Eckhard Lienert

    Hallo Stefanie, ein interessante Darstellung Deiner Cloudlösung. Aber wie von einem User erwähnt ist für Laien solch eine Konfiguration schlichtweg ein Ding der Unmöglichkeit. Mit der eigenen Cloud ,ja das ist so eine Sache, also bis Du alles soweit hast das das so funktioniert wie Du es beschreibst dauert es eine Weile und setzt IT Kenntnisse voraus, ich habe sie. Die einfachste Lösung denke ich ist eine virtuelle Cloud, ob nun Googledrive oder eine andere… zum einen hat man immer ein lokales Backup, und zum anderen mache ich in regelmäßigen Abständen Backups auf andere lokale Medien um ggf. eine Rolle Rückwärts zu machen, wenn sich zB. ev. mal ein Trojaner eingeschlichen hat oder so. Dazu braucht man keine besonderen Kenntnisse. Zum anderen ist das mit NAS Systemen auch nicht so ganz triggy, wenn das „Blech“ mal abraucht haste ein Problem, wie kommste an Deine Cloud? Die HDDs laufen in den meisten Fällen nirgens wo anders… Also ich favorisiere aus Kostengründen und Gründen des easy Handling meine virtuelle Lösung. Sie hat auch den charmanten Vorteil das ich im Handumdrehen für externe freiberufliche Mitarbeiter im meiner Firma mal schnell einen Ordner freigeben kann oder die Freigabe wieder schließen, da bei externen das ein kommen und gehen ist. Und wer mehr dazu wissen will, kann mich ja persönlich anschreiben, info@eckhardlienert.com

    Beste Grüße

    Eckhard Lienert

    • Stefanie Niemann

      Hallo Eckhard,

      vielen Dank für Deine Rückmeldung.

      Ja, es stimmt wohl das man sich ein bisschen mit Computern, Netzwerken und OS auskennen sollte. Bei mir war das so, dass ich Computern nie richtig „getraut“ habe und daher habe ich mein Wissen wie etwas funktioniert immer erweitert. Gerade weil ich auch neugierig bin wie etwas im Hintergrund abläuft. Wie bereits erwähnt habe ich auch in einer Computer-Sichheitsfirma mehrere Jahre im Finanzbereich gearbeitet. Da ich mir nicht vorstellen konnte was diese eigentlich macht, wurde ich zu den Entwicklern geschickt, welche mir dann gezeigt haben was geht und was nicht – hier habe ich dann auch vieles über Netzwerkprotokolle, WIFI, Netzwerkaudit, Betriebssystemen, Datenbanken etc. in meiner Freizeit gelernt.

      Eine eigene Cloud ist ja ein richtiges Projekt und von heute auf morgen ist es natürlich nicht zu bewerkstelligen. Man muss sich eben damit beschäftigen und wissen wie etwas funktionieren soll. Es ist natürlich nicht so leicht wie einmal auf eine Programm klicken und es funktioniert out-of-the-box.

      Backup und Rolle-Rückwärts funktionieren auch sehr gut. Fall mein NAS mal wirklich stirbt, gibt es noch ein 1-zu-1 sync auf einem anderen, welches dann die „Rolle“ sehr zeitnah übernehmen kann.

      Das gute heutzutage ist ja, das Speichermedium nicht mehr viel kosten.

      Test mit meinen HDDs haben gezeigt, das ich auf die Daten mittels eines Adapters ausserhalb des NAS zugreifen kann. Tests wie Integration, Zugriffgeschwindigkeit, Defragmentierung etc. führe ich auch durch. Ich bin auch der Meinung das die HDDs nicht ewig halten, sondern für einen bestimmten Zeitraum bestimmt sind – danach würde ich diese auch austauschen. Im Übrigen benutze ich auch nur Speichermedien welche für den „Dauerbetrieb“ geeignet sind.

      Eine virtuelle Lösung ist sehr interessant. Viele NAS können auch virtualisieren aber da kommen die Kosten wieder oben drauf….

      Freigaben funktionieren auch sehr gut beim NAS ob intern oder extern und vor allem mag ich Funktionen wie das Schließen der Freigabe nach einem Datum/Uhrzeit, Anzahl der erfolgten Zugriffe, mit Benutzer und Passwort oder nur Passwort etc. sehr, weil ich mich nachdem ich die Freigabe erteilt habe nicht mehr darum kümmern muss um diese zu schließen.

      Beste Grüße und einen schönen Sonntag.

      Stefanie

    • David Irmscher

      Ich bin auch der Meinung von Herr Lienert. Ich habe es zweimal versucht mit einem NAS und beide male genervt aufgehört. Dabei bin ich mit der Thematik groß geworden. Aber man muss einfach sagen das die iCloud, OneDrive, DropBox usw einfach einfach sind.

      Ich für meinen Teil arbeite mit sehr vielen Leuten zusammen die alle auf verschiedene Systeme setzen. Deswegen für meine Sachen iCloud und die der anderen meist OneDrive. Alles sichere ich Wöchentlich per TimeMaschine BackUp. Und da ich mein Tablet eh immer dabei habe, sind alle sensiblen Daten dort drauf, also nur auf dem iPad, welches ja mit Touch ID geschützt ist.

      Mein PDF Programm kann auf mein iPad zugreifen und Dokumente bearbeiten und auch wieder auf dem iPad speichern. PDF Expert von Readdle ist hier zu empfehlen.
      Und wenn ich lese wieviel Zeit Sie für das NAS benötigen um alles einzurichten und am laufen zu halten. Da kann ich auch die 10sec aufwenden und meine Unterlagen, Videos AudioFiles usw per Airdrop übertragen, das ist deutlich günstiger und spart enorm Zeit.

      Weil sein wir mal ehrlich und das sollten Sie ja wissen Frau Niemann, aufgrund der hier angeführten beruflichen Laufbahn, wenn jemand etwas wissen will, dann kommt er da auch ran. Es gibt immer eine Schwachstelle und wenn es die Email´s sind die wir mit den Daten weiterleiten oder die Anrufe die abgehört werden könnten.

      Trotzdem vielen Dank für den Einblick in Ihre Arbeitsweise. Die „mein Setup“ Beiträge Interessieren mich mit am meisten.

      Liebe Grüße

      David

    • Eckhard Lienert

      Also das Thema trifft auf sehr großes Interesse. Daher möchte ich noch etwas dazu schreiben. Zum einen sind wir Menschen alle verschieden und fahren auch nicht alle rote BMWs… Heißt jeder hat andere Vorstellungen von dem was er tut oder tun möchte. Ich kann nur sagen das ich früher in den Rechenzentren dieser Welt unterwegs war, und vor einem Jahr in die Selbständigkeit gewechselt bin. Was ich sagen will, es heißt immer bei virtuellen Laufwerken, wo stehen denn die Server? Klar in ein Rechenzentrum kommt keiner rein ohne die entsprechenden Formalitäten zu berücksichtigen, ich meine Techniker oder System Engineers der supportenden Firmen, doch Angriffe geschehen anderes, ich denke das wissen alle. In so fern ist es in einer gewissen Weise wurscht wo die Server stehen. Und Personen die an bestimmte Daten wollen schaffen das auch meißtens. Ich denke jeder ist gut beraten wenn er eine persönliche Strategie entwickelt, was die Datenablage angeht. Und meine Erfahrung hat gezeigt, viele wollen es einfach haben, und funktional, so hat es auch David Irmscher beschrieben. Klar gibt es deutsche Gesetze die besagen das Daten mancher Firmen nicht außerhalb des Landes gespeichert werden dürfen, aber selbst wenn jemand seine Daten zB. in einem deutschen Rechenzentrum speichert wird er niemals da hinein kommen, außer ev. der Staatsanwalt also das mal zum Verständnis.

      Beste Grüße
      Eckhard Lienert

  • Wolfgang Müller

    Hallo Stefanie, vielen Dank für dein Setup. ein Thema, mit dem ich mich auch schon seit längerem beschäftige, an das ich mich aber bislang nicht praktisch herangetraut habe. Nach der Durchsicht der gesamten, ausgesprochen interessanten, Diskussion sind für mich zwei Fragen noch nicht geklärt:

    1. Hast du noch eine Dateiablage „neben“ Devonthink Pro? Oder legst du wirklich ALLES dort ab? Ich selbst nutze Evernote nämlich nur für Recherche und Sammlung von Hintergrundmaterial und „Endablage“ diverser Unterlagen.

    2. Wie steht es mit der benötigten Bandbreite wenn du von außen auf die Daten auf deiner NAS zugreifen möchtest? Bei mir scheitert ein Zugriff im Büro (ich bin selbstständig) an der 6 MBit-Leitung. Und zuhause, wo ich 20 MBit Upload zur Verfügung habe, funktioniert wegen IPv6 kein VPN. Also entweder zu langsam oder zu neu…:-(

    Kannst du mir dazu etwas Segen / schreiben?

    Beste Grüße
    Wolfgang Müller

  • Wolfgang Müller

    Vielen Dank Stefanie!
    In meinem Kopf nimmt das Projekt langsam Gestalt an. Ich werde mir mal ein Konzept zusammenschreiben, wie das bei mir konkret aussehen könnte.
    Liebe Grüße
    Wolfgang

  • Oliver

    Hallo Stefanie,

    danke für den tollen, aufschlussreichen und informativen Beitrag. Ich vermute in Deinem Setup steckt viel Zeit und Erfahrung.

    Ich werde Devonthink Pro in den kommenden Tagen mal testen. Nutzt Du auch die eMail-Archivierungsfunktion von Devonthink Pro Office? Wenn ja, funktioniert die Archivierung auch mit Airmail.

    Ich finde die Idee mit dem Kalender und der Kontaktdatenbank auf der eigenen Cloud ganz interessant, vor allem aus Datenschutzgründen. Welche von den beiden Vorgeschlagenen iCloud-Alternativen würdest Du bevorzugen: Baikal oder OwnCloud?
    Wenn ich das richtig recherchiert habe, müsste man für beide Server-Typen einen Apache Server mit PHP und MariaDB (MySQL) auf der Synology installieren, oder?

    An BusyContacts reizt mich die Integration von Social Media Informationen. Aber wie kommen die Kontaktdaten auf das iPhone? Muss ich hier wieder den Umweg über die iCould gehen, oder kann man vom iPhone/iPad über die Kontakte-App auch direkt auf Baikal oder OwnCloud zugreifen?
    Wird die eigentlich die Kommunikationshistorie unter Einsatz von Airmail auch in BusyContacts aufgezeichnet?

    Zum Thema Backup hätte ich auch noch eine Frage. Welche Software nutzt Du für das Backup auf die externe HD?

    Für Deine hilfreichen Antworten danke ich Dir schon im Voraus.

    Viele Grüße,

    Oliver

    • Stefanie Niemann

      Hallo Oliver,

      vielen Dank für Deine Anfrage.

      Die Archivierungsfunktion mit AirMail funktioniert über Script/Regeln ganz gut (von AirMail ausgesehen) und im DTPO auch ohne. Script deshalb, weil ich vielleicht Spam oder unerwünschte Emails nicht gleich in DTPO haben möchte und auch das die emails inclusive Anhang als RFT formatiert werden, so dass man die Anhänge gleich sehen kann.

      Baikal und OwnCloud funktionieren beide super auf Synology. Allerdings gibt es auch die On-Board-Mittel wie im WebDav-Server gibt es Caldav auch CardDav, somit wäre auch einen automatische Aktualisierung gewährleistet, was bei Baikal nicht möglich wäre, da es ein Drittanbieter ist. Baikal wäre dann mit Apache HTTP Sever und PHP zu gewährleisten; Nginx, Apache 2.4 und PHP 7.0 funktionieren mit den nativen Programmen auf MAC nicht so gut. Es kommt auch immer darauf an, was man bewerkstelligen möchte z.B. intern/extern beides oder auch wie der Sicherheitsstandard sein soll.

      BusyCal und BusyContacts haben beide Testversionen, welche man vorher einfach mal ausprobieren kann.

      Deine Kontaktdaten auf dem Iphone/Ipad können einfach über CardDav von der Synology aktualisiert werden.

      Die Kommunikationshistorie wird über die AppleMail-App in BusyContacts wiedergegeben; jedoch nicht von Airmail. Termine können von BusyContacts direkt mit BusyCal mit einem Klick gemacht werden.

      Fürs Backup nutze ich mehre Sachen – einmal ein DirectSync – also wie ne Art Spiegelung – HyperBackup ist ganz gut, welches direkt mit dem NAS kommt.

      Viele Grüße,
      Stefanie

  • Karl

    Hallo Stefanie,

    gibt’s mehr von dir zu lesen?
    Ich finde deinen Artikel so interessant, dass mich mehr von deinem Umfeld interessieren würde.
    Hast du eine eigenen Blog?
    Liebe Grüße
    Karl

    • Stefanie Niemann

      Hallo Karl,

      vielen Dank für Deine Rückmeldung – siehe weiter oben.

      Viele Grüße
      Stefanie

  • Pingback: Steffi's Cloud | Stefanie Niemann()

  • Super! Dann wünsche ich Dir viel Erfolg, liebe Stefanie 🙂

    • Vielen Dank Lars das ist sehr lieb von Dir!

      Herzliche Grüße
      Stefanie

  • Joachim schirra

    Hallo Stefanie,
    aufgrund Deiner sehr interessanten Schilderung zum Thema NAS, das auch bei mir auf allergrößtes Interesse gestoßen ist, da mich das Thema privater Datenschutz schon länger bewegt, wollte ich gestern Abend mal Deinen Blog besuchen. Der scheint nun aber leider offline zu sein und ist es scheinbar immer noch, wie ich gerade nochmals gesehen habe. Kann es sein, dass Du Deinen Blog auf Deinem NAS hostest und das NAS gerade inaktiv bzw. heruntergefahren ist?
    Ich hoffe, Du hast die Idee selbst zu bloggen nicht spontan wieder aufgegeben? Das wäre sehr schade, denn die Schilderung Deines Setups hat bei mir den Eindruck erweckt, dass Du sehr kompetent im Thema NAS, private Cloud und auch Sicherheitsthemen rund um die Cloud bist. Das Thema trifft tatsächlich einen Nerv, jedoch haben die meisten eine natürliche Scheu davor IT – Fachleute darauf anzusprechen, weil sie dann mit Fachchinesich bombardiert werden und letztlich nur das Gefühl haben, wie Idioten dazustehen, weil sie viele der Begrifflichkeiten nicht auf Anhieb verstehen. Und dann kommt da eine „Finanzlerin“, wie Du so schön schreibst und macht auf erfrischende Weise klar, dass selbst „normale“ Menschen so etwas nicht nur irgendwie zum Laufen bekommen können, sondern in einer strukturiert abgesicherten, geschützten Form. Menschen verlieren ihre Scheu und ihren allzu großen Respekt vor scheinbar schwierigen Aufgaben und Herausforderungen und trauen sich immer dann in dieselbe Richtung zu gehen, wenn jemand ihresgleichen und nicht aus dem Expertenkreis einmal vorgemacht hat, dass man das alles hinbekommen kann und keine Aufgabe, und sei sie auch scheinbar noch so komplex, unlösbar ist. Daher wäre es toll, wenn Du an dem Thema dran bleibst und in Deinem Blog weiterhin als „ganz normaler“ Mensch zu „ganz normalen“ Menschen 😉 über diese Themen schreiben und sprechen würdest. Ich würde gerne zu Deinen Lesern gehören.
    Keep up the good work und weiterhin viel Erfolg.
    Viele Grüße
    Joachim

    • Hallo Joachim,

      vielen Dank für Deinen Kommentar und Deinen Besuch auf meinem Blog.

      Never Change a Running System – einer meiner Grundsätze für die IT – und diesen habe ich einmal nicht befolgt und dann war es „vorbei“ mit Bloggen 🙂

      Ich wollte meine Sicherheit testen und irgendwie bin ich auf den falschen Schalter gekommen und dann war mein Blog so sicher, dass selbst ich nicht mehr reinkam 🙂 Da dies ja mein erster Blog überhaupt ist und meine Lernkurve sehr steil nach oben schnellt, kann es eben mal vorkommen, das der falsche Schalter „umgelegt“ wird.

      Aber, Fehler haben etwas Gutes…. man lernt und somit habe ich ein Testsystem angelegt, wo ich meine Sicherheitseinstellungen etc. testen kann – man lernt nie aus….

      Alles halb so wild – nur fehlen mir jetzt zwei Tage in denen ich meinen Newsletter hätte fertig machen wollen und noch einen Artikel – aber so ist das Leben.

      Die gute Nachricht ist natürlich, dass ich die Idee selbst zu bloggen nicht aufgegeben habe – denn wenn ich mich entschlossen habe etwas anzufangen, werde ich es auch weiterführen.

      Ja, das Gefühl kenne ich auch mit viel Fachchinesich bombardiert zu werden kenne ich auch und man kommt sich dann klein vor und das nicht nur in der IT-Welt…

      Ich werde meine Artikel auch so schreiben, wie mein Setup – ohne viel Schnick-Schnack oder hochtrabenden Begriffen – und wenn dann einfach nachfragen. Ich bin ein „ganz normaler Mensch“ – wie Du so schön angemerkt hast und mein Ziel ist auch „ganz normale Menschen“ zu befähigen Ihren Wunsch der eigenen Cloud, papierlos und trotzdem produktiv sein, zu erfüllen und das Stück-für-Stück, so dass jedermann die Schritte nachvollziehen kann.

      Für mich ist es auch wichtig, dass meine Leser alles nachvollziehen können und Fragen können einfach gestellt werden. Nach meinem Motto: „Es gibt keine dummen Fragen nur dumme Antworten“. Also einfach Fragen ohne Scheu zu haben!

      Meine Idee ist, dass mein Blog zu einer Art „Wissensspeicher“ über die eigene Cloud wird und wie man diese aufsetzen kann, sowie das papierlose Büro über die eigene Cloud zu nutzen und mit diesem Setup produktiv arbeiten zu können und vor allem so sicher wie nur möglich zu sein.

      Nochmals, vielen Dank für Deinen Beitrag und besuch mich doch auf Steffi’s Cloud und vielleicht möchtest Du auch meinen Newsletter bestellen. Die Besonderheit ist, dass es ein „echter“ Newsletter werden wird – wenn dieser jetzt auch ein bisschen verspätet kommen wird – durch meinen „Rauswurf“ aus meinem eigenen System. Die Besonderheit zu meinem Newsletter findest Du in meinem Beitrag „Kosten, Kosten, Kosten…“

      Ich freue mich sehr das Du zu meinen Lesern gehörst.

      Viele Grüße
      Stefanie

  • Hallo liebe Leser,

    mein Blog ist wieder online nach einem kleinen Hick-Up.

    Ich freue mich auf Euren Besuch.

    Viele Grüße
    Stefanie

  • Pingback: Own your own cloud | My Setup of my own cloud()

  • Ferfi

    Hallo Stefanie,
    ich finde Dein Setup extrem interessant. Ich bin mit meinen Überlegungen noch ziemlich am Anfang (befasse mich seit 3 Tagen mit Lars‘ Blog).
    Mir ist eine Hanschrifterkennung sehr wichtig.

    Wenn ich es richtig verstanden habe, dann ist bei der Mac Version von Abbyy Finereader kein ICR dabei.
    Bei den Devon Produkten habe ich dbzgl. auch nichts gefunden. Habe ich da was übersehen oder ist es tatsächlich so dass Dein Setup keine Handschrifterkennung enthält?

    So oder so werde ich den Weg den Du beschreibst auch gehen und ggf. versuchen einen Workflow mit GoodNotes zu finden.

    Vielen Dank schonmal!

    Viele Grüße
    Ralph

    • Hallo Ralph,
      vielen Dank für Deine Nachricht.

      Leider ist derzeit keine Handschriftenerkennung vorhanden; jedoch plant ZoomNotes eine einzuführen. Wann das sein wird, kann ich Dir leider nicht sagen; jedoch verfügt ZoomNotes jetzt schon über viele „Tagging-Module“ bzw. Textbeschreibungen, Ordner etc. welche ich derzeit nutze.

      Abby Finreader und DevonThink machen beide die Text-OCR ; unter IOS gibt es Nebo von MyScript, welches für die Erkennung von Handschriften ganz gut ist (Notizprogramm).

      Möchtest Du mehr über die eigene Cloud erfahren? Dann begrüße ich Dich sehr auf meinen Blog „Der Eigenen Cloud“ (siehe weiter unten). Hier gibt es Beiträge zur Planung, Aufbau, Sicherheit und Hilfethemen oder Du schreibst mich einfach direkt an. Mein Blog ist noch sehr jung, aber mit der Zeit wird er sich weiter „füllen“.

      Ich hoffe, das ich Dir ein wenig weiterhelfen konnte.

      Viele Grüße,

      Steffi

  • MrEdwardSheffield

    Hey Stefanie,

    Endlich. Ich habe Menschen gefunden die den selben Anspruch haben und denken wie ich!
    Ich habe mir den Artikel über dein Setup durchlesen und habe gesehen das sich unser Setup/Workflow zu 3/4 deckt.

    Habe mir seit kurzem ein Synology NAS gekauft und möchte über mein eigenes WebDav DevonThinkToGo synchronisieren.

    Habe meine Probleme damit das ans laufen zu bekommen und habe gehofft wenn ich dich anschreibe ob du ein nützliches Tutorial hast wie ich mein WebDav und Setup optimal für DevonThinkToGo / DevonThink Pro Office einrichten kann.

    Danke im Voraus und keep the good work up!
    Edward Sheffield

  • bluetraine

    Hallo Stefanie, hallo Lars,

    ich habe heute ein ganzes Paket an Fragen, denn mein Anliegen ist die Frage nach einem guten App-Setup – vielleicht passt das in diese Rubrik am besten? ich denke, das wird in Zeiten zunehmender Dapierlosigkeit und Digitalisierung der Arbeitswelt imme wichtiger, sich intelligent zu oranisieren und sich darin zu bewegen. Je nach Job aber auch (sehr) unterschiedlich/individuell.

    Also:

    Welches App-Setup (ggf. unter der Bedingung „weniger ist mehr“ bzw. „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“) ist für mich als Lehrer und Dozent am besten/effektivsten?

    Situation derzeit (mit altem iMac 2008, iPad 2 und iPhone 4S). Vorgestern kam mein neues iPad Pro 12,9, da ich zunehmend papierlos werden, aber auch vieles über dieses iPad bündeln möchte (Pencil kommt morgen dazu).

    Kalender, Mail, Browser arbeiten unter Schwerlast.

    Ich muss häufig auf Dateien zugreifen: Dokumente in RTF/DOC/PDF etc., Videosequenzen, Tabellen, Fotos – alles entweder Unterrichts-oder Verwaltungsmaterialien. Viele docs./rtf.-Dokumente werden von mir immer wieder am MAC verändert/aktualisiert, auch Videosequenzen/Bildausschnitte. Alles lagert, wie gesagt, in der Dropbox, diese kommt an ihre Grenzen. Wichtiges Kriterium: Ich muss häufig Dokumente aus dem Schulserver über den Browser herunterladen, bearbeiten, ausfüllen oder versenden, das flutscht natürlich mit dem File-System am MAC. Das habe ich am iPad nie versucht: kann man über das Browser-Formular des Schulservers auf dem iPad Dokumente suchen und dann versenden??

    Daneben schreibe ich kurze und lange Texte, also Notizen und Essays. Längere Texte bislang im MAC-Klassiker Nisus, Notizen auf dem iPad bislang mit QuickDraw. Alles landet derzeit, z.T. per Hand, in die Dropbox.

    Dazu kommen Spezialapps wie z.b. das Digitale Schulbuch (MAC-App und iOS-App), fremdsprachige Lexika etc. Inwieweit die mit dem Pencil bearbeitbar sind/sein werden – (noch) keine Ahnung.

    Ich möchte zukünftig jedenfalls möglichst viel mit dem iPad Pro incl. Pencil erledigen. Ich möchte meinen Workflow verändern und verbessern.

    Welche Text-App ist sowohl für Notizen als auch Essays ideal? Eine einzige oder doch lieber zwei Apps, z.b. Goodnotes/ZoomNotes und Ulysses oder Scrivener z.B.?

    Mich treibt auch die Frage nach dem Speicherort um: Dropbox ist zu klein geworden. Sollte ich sie komplett durch eine andere Cloud ersetzen oder zu einer anderen Cloud parallel laufen lassen? Ist Googledrive empfehlenswert oder die Apple-iCloud? Und sollte man zusätzlich noch eine weitere Online-Backup-Möglichkeit wie Backblaze nutzen? (Am meinem MAC läuft alles über TimeMachine/eine externe HD.)

    Ich möchte meine Osterferien dazu nutzen, mich neu zu orientieren. Ich bin seit 30 Jahren MAC-User, in der Schule ist das iPad 2 für mich aber das Lieblingsarbeitsmittel geworden. Das wird sich jetzt vermutlich verstärken, da wir in allen Klassenräumen derzeit 65″-Displays erhalten, auf denen sich unsere Tablet/Laptops spiegeln lassen.

    Deshalb iPad Pro mit Pencil; habe mir die Whiteboardapp „BaiBoard 3“ zum Anschauen heruntergeladen, frage mich aber, ob das nicht genauso gut mit Goodnotes/Zoomnotes geht. Zoomotes ist anscheinend unter Lehreren/Dozenten beliebt, weil es angeblich noch mehr kann (ist aber wohl unübersichtlicher).

    Tausend Dank für alle Tipps! Ich möchte nicht mehr soviel trial and error machen wie früher und dann bequem gewohnheitsmäßig auf alten, mittelmäßigen Pfaden gehen.

    LG Michael

    (PS: Meine Hauptarbeitsapp ist TeacherTool, eine Schüler/Lehrer-Verwaltungsapp bzw. -datenbank – sehr teuer, sehr mächtig, sehr gut -;)
    PPS: Stefanie hat mir schon eine sehr ausführliche Antwort mit gefühlten „tausend Tipps“ gesendet, möchte mich auch öffentlich dafür bedanken, da sie dieses Thema hier ja eröffnet hat! Vielleicht findet sich unter den Usern/Lesern hier jemand aus dem Bildungsbereich mit ähnlichen ‚Problemen‘ und Bedürfnissen wie ich bzw. mit weiter gehenden Erfahrungen?

    • Hallo liebe Community,

      oh je…. 🙂 Für alle die meine „tausend und Einen“ Tipp nachlesen möchten hier der Link zur „Steffi-Hiflt-Seite“: bit.ly/2nNlvFa .

      Viele Grüße
      Steffi