8 Schritte zum Kommunikationsleitfaden für Dein Team

Wir leben generell im Kommunikations-Overload. Eine Studie belegt, dass Knowledge-Worker 80 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation verbringen. Dazu gehören zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails, Meetings, Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden. Die Kommunikation hat also einen sehr hohen Stellenwert, umso wichtiger ist es, klare Regeln für die Kommunikation zu definieren. Sowohl in der Art und Weise, als auch von den Wegen, der Organisation und von der Struktur her. Das verbessert nicht nur die Kommunikationskultur, sondern hilft auch den Mitarbeitern zu wissen bis zu welcher Uhrzeit sie E-Mails beantworten müssen oder wann wer in „cc“ zu setzen ist, um nur einige Beispiele zu nennen.

Da bei fast jedem Unternehmen ein Verbesserungsbedarf der Kommunikationskultur besteht, stellt Euch Lars hier seine acht Schritte vor, damit auch Du einem Kommunikationsleitfaden für Dein Team erstellen kannst.

Acht Schritte zum Kommunikationsleitfaden

1. Ziele und Zielvereinbarungen treffen

Sie helfen dem Mitarbeiter, indem sie ihm sozusagen Leitplanken vorgeben. Jedem Mitarbeiter sollten die Ziele des Unternehmens und seine eigenen Ziele, also sein Anteil an den Unternehmenszielen, klar sein. Zielvereinbarungen klären, wie sein Arbeitserfolg bewertet wird, damit er weiß, was genau von ihm erwartet wird.

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2. Bürozeiten festlegen


Lege fest, wann Deine Mitarbeiter erreichbar sein sollen. Oft wird auch von Kernarbeitszeit gesprochen, das ist für Lars aber ein Wort, das er nicht gern benutzt.

3. Home-Office

Sofern man seinen Mitarbeitern die Möglichkeit des Home-Office bietet, sollte die telefonische Erreichbarkeit und wie häufig von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht werden darf, geregelt sein. Nicht vergessen, auch festlegen, wie kurzfristig oder langfristig es angekündigt werden soll und dass es in den Kalender eingetragen wird, damit die anderen auch informiert sind.

4. Tools / Medien

Wichtig, lege fest, welche Tools und Medien für die Kommunikation genutzt werden, um innerhalb des Unternehmens auch eine gewisse Transparenz zu erreichen. Nicht jeder kennt sich mit den am Markt vorhandenen Tools und Apps aus, daher kann das durchaus auch an Mitarbeiter delegiert werden, hier ein geeignetes Tool zu finden.

5. Extrapunkt: E-Mails

Eigentlich gehören die E-Mails zu den Tools und Medien, aber da sie einen so großen Raum in unserer Kommunikation einnehmen, bekommen sie einen eigenen Punkt. Es gibt Studien, die besagen, dass Mitarbeiter 40 Prozent ihrer Zeit mit interner E-Mail Kommunikation verbringen. Von den ganzen internen E-Mails werden nur 82 Prozent überhaupt gelesen.
Diese Prozentzahl nimmt sogar ab, je größer das Unternehmen ist.
 Grund genug darüber nachzudenken, wie interne Kommunikation ablaufen soll. Der Kommunikationsleitfaden kann die Fragen regeln, wem darf ich eine E-Mail schreiben, wann setze ich jemanden in CC. E-Mails sollten nicht scrollbar sein, das ist die Meinung von Lars. Daher, gerade E-Mails an Kunden kurz und prägnant formulieren.

6. Urlaub

Wer darf wann in Urlaub sein? Wie ist das mit einer Abwesenheitsnotiz in dieser Zeit? Wer ist vertretungsberechtigt? Wann darf und muss eine Kontaktaufnahme im Urlaub erfolgen und wenn ja, wie? Müssen die Mitarbeiter in ihrem Urlaub ihre E-Mails lesen? Das sollte ebenfalls im Kommunikationsleitfaden festgehalten werden, so wissen Deine Mitarbeiter, was von ihnen erwartet bzw. nicht erwartet wird.

7. Kalender

Einen öffentlichen Kalender, wo jeder reingucken kann, hat mittlerweile jedes Unternehmen. Aber, wer hat Zugriff und welche Termine und Informationen gehören hinein? Auch an Kleinigkeiten denken, also dass beispielsweise Reisezeiten mit eintragen werden und bei Zoom-Calls dürfen die Links nicht fehlen.

8. Meetings

Nach Barbaras Erfahrung lohnt sich ein Reglement für Meetings sehr, um jedem Mitarbeitertyp gerecht zu werden. Im Vorfeld sollte man sich aber generell erst einmal Gedanken dazu machen, welche Meetings überhaupt notwendig sind. Auch regelmäßige Termine sollten dabei in Frage gestellt werden.