Alles unter einem Dach: Office 365 – Thomas Maier

Im Interview haben wir diesmal Thomas Maier. Er ist Experte für Office 365 und hat es sich zur Aufgabe gemacht Unternehmen zu helfen das Potenzial von Office 365 besser auszuschöpfen. Hier stellt er uns die Vorteile des Microsoft Produkts vor. Einzelne Tools aus Office 365 gibt es sogar auch kostenlos.

MDD Workshop mit Lars Bobach

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Websites:
Office 365 Akademie
Office 365 Netzwerk

Apps:
Microsoft Teams

Buchempfehlung(*):
Die 7 Wege zur Effektivität von Stephen Covey
Die Bibel

Transkription

LB = Lars Bobach
TM = Thomas Maier

LB:
Herzlich willkommen zum Podcast Selbstmanagement.Digital. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und ich sitze hier zusammen mit dem Thomas Maier. Hallo Thomas.

TM:
Hallo Lars, schön, dass ich heute dabei sein kann.

LB:
Ich freue mich auch. Thomas ist Experte für Office 365. Er hilft Unternehmen, das Potenzial von Office 365 besser auszuschöpfen und diejenigen, die hier meinen Podcast oder meinen Blog auch verfolgen, werden ja wissen, dass ich jemand bin, der G Suite mit einsetzt und ich mache das auch gerne und auch mit Begeisterung.

Deshalb freue ich mich heute ganz besonders mal, dass wir Office 365 von Microsoft uns angucken, das kenne ich nämlich gar nicht. Ich werde oft gefragt, was an G Suite besser ist als an Office 365. Ich kann es gar nicht sagen, weil ich Office 365 nicht kenne.

Jetzt habe ich den Thomas hier und er stellt uns heute die ganzen Vorteile vor. Sein Motto ist meinem ähnlich. Mein Blog hieß früher „Produktiv in digitalen Zeiten“ und sein Motiv ist produktiver Arbeiten. Er möchte Menschen und gerade Unternehmen helfen, produktiver zu arbeiten.

Frage vorab Thomas, was ist denn produktiver Arbeiten für dich? Was ist Produktivität?

TM:
Darunter verstehe ich, nicht unbedingt mehr zu arbeiten und noch mehr in einen einzelnen Tag zu packen, sondern tatsächlich weniger Zeit für das zu benötigen, was man denn alles zu tun hat. Und wie du gerade schon gesagt hast, genau das treibt mich an.

Mit der Office 365 Akademie und auch das, was wir alles machen mit der Videoserie, geht es nicht darum, dass wir jetzt jedem Nutzer alle Funktionen beibringen von Office 365, sondern wirklich darauf den Fokus zu legen, wo gibt es denn wirklich Mehrwerte für die einzelnen Nutzer und wo kann wer sich Zeit einsparen, wo kann er sich schlichtweg Arbeit einsparen.

Weil es mittlerweile Tools dafür gibt, weil es einfache Tricks gibt, Kniffe und Funktionen gibt und genau da sehen wir auch das Potenzial. Und auch das bedeutet dann für mich, produktiver zu arbeiten, mein Handwerkszeug so gut zu kennen, dass ich das auch am besten ausnutzen kann, so dass es auch wirklich mir in meinem Arbeitsalltag hilft.

LB:
Auch da sehe ich wieder Parallelen. Produktivität ist auch für mich, mit weniger mehr zu erreichen. Das passt auch bei dir. Jetzt habe ich dich ganz kurz vorgestellt. Füll doch mal die Lücken, die ich gelassen habe. Stell uns dich doch mal kurz vor und vor allen Dingen, wie bist du zu dem geworden, was du heute bist?

TM:
Ich habe ursprünglich mal eine Bankkaufmannausbildung gemacht und war dann da auch in einer Immobilienabteilung und durfte da zum ersten Mal Prozesse verändern und digitalisieren. Ich erinnere mich da noch, da schrieb man früher noch einen Brief an das Grundbuchamt, um so einen Grundbuchauszug zu bekommen. Dann hat man sich den in eine Mappe gelegt, eine Kopie, und hat dann zwei Wochen gewartet und gehofft, dass irgendwann auch der Grundbuchauszug dann für diese Immobilie gekommen ist.

Diese Prozesse durfte ich dann eben mal digitalisieren, soweit als möglich und das war eigentlich auch schon mein Eintritt in die IT. Ich habe dann angefangen, Schulungen in Gebärdensprache zu geben für hörgeschädigte Menschen. Habe mich dann bei Microsoft zertifiziert als Trainer für den Bereich Office und SharePoint.

Also SharePoint vor allem war mein Hauptthema, SharePoint ist die interne Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft. Eigentlich über die ganze Zeit hinweg war meine Begeisterung nicht unbedingt darin, die Leute über alle Funktionen zu informieren, die es gibt.

Wenn jemand natürlich den Anspruch hatte, ein Produkt wirklich kennenzulernen, habe ich auch solche Seminare gemacht, aber im Grunde genommen war es mir immer wichtig, das Wissen so zu vermitteln, dass es nicht im Gießkannenprinzip passiert, dass man drei Tage in einer Schulung ist und dann erstmal selektieren muss, was brauche ich davon überhaupt? Sondern, dass man das wirklich direkt an der Zielgruppe ausrichtet.

Über Office 365 kann man natürlich Tage, vielleicht sogar Wochen reden. Bloß brauchen tut es halt der einzelne Nutzer in der Regel nicht und der braucht halt bloß einen kleinen Ausschnitt und den Ausschnitt sollte er aber dann dafür ganz gut kennen, um wirklich vernünftig zu arbeiten. Und genauso war mein Weg zu dem, was ich heute tue.

Heute bin ich weggekommen von den Präsenzseminaren, also sprich, dass ich jetzt irgendwo hinfahre zu einer Firma und da eine Schulung gebe, sondern bin eher in dem Videobereich unterwegs. Einfach, weil auch die Änderungen zu schnell gehen, vor allem in dem Office 365 Bereich, dass man eine Firma mit mehreren 100 oder mehreren tausend Mitarbeitern die Mitarbeiter nicht jedes Mal zu einer Präsenzschulung zusammentrommeln kann.

Da eignet sich das Videoformat sehr gut, wo eben mit kurzen Videoeinheiten von 2, 3, 4, 5 Minuten ein Nutzer zielgerichtet über irgendwas informiert wird, was ihm jetzt nützlich sein könnte. Und das Video gibt man dann raus, er kann es während des Arbeitsalltags angucken.

Das mache ich auch nicht nur selber, dass ich jetzt Videos verkaufe, sondern ich versuche das Ganze auch in die Unternehmen reinzubringen in Form von Empfehlungen und Workshops, dass auch die selber irgendwelche Videonuggets produzieren. Es ist jetzt ganz egal, ob Office 365 oder G Suite.

Oftmals ist der Mehrwert in den Unternehmen, der entstehen kann, am besten bekannt, also sprich, wenn es einem Kollegen hilft, eine gewisse Arbeitsweise, dann hilft es ja vielleicht auch vielen anderen Kollegen. Da meine ich, ist ein unheimlicher Hebel noch drin, wenn die Leute nur voneinander wissen würden, was der andere dann gerade effektiver macht und besser macht. Du merkst, das ist das Thema, was mich da treibt und wo ich auch Spaß dran habe.

LB:
Die Akademie kannst du gleich nochmal vorstellen, auch, wo man sie findet. Das würde mich auch interessieren, bestimmt auch den einen oder anderen Hörer hier. Wenn wir uns jetzt aber Office 365 angucken, da möchte ich gerne mit der ersten Frage sofort in die Clouddienste starten, um da einfach einen dranzumachen. Das ist auch das, was ich immer um die Ohren gehauen bekomme, ich setze fast nur auf Clouddienste.

Was sagst du Skeptikern, wenn sie sagen, Office 365, ein Clouddienst, geht das überhaupt, kann man dem vertrauen?

TM:
Ich vergleiche es immer ein Stückweit damit, ich war vorher bei einer Bank, wenn ich jetzt einen wertvollen Gegenstand habe und den wertvollen Gegenstand lege ich mir in einen verschließbaren Schrank und dann vielleicht noch in eine verschließbare Schublade in dem Schrank, dann habe ich den prima im Blick und habe jederzeit Zugriff darauf. Ich kann mir den Schrank anschauen und das Schloss usw. Dann bin ich vielleicht sogar glücklich damit. Das wäre jetzt eher die Variante, wenn ich einen Server bei mir im Keller habe.

Die Cloud sehe ich eher wie ein Schließfach in der Bank, also sprich, da wird wirklich professionell gearbeitet an den Sicherheitsmechanismen, da kommen professionelle Schließsysteme und Alarmanlagen usw. zum Einsatz.

Ich nehme da immer gern ein Beispiel raus und zwar, was passiert denn, wenn ich jetzt eine Datei auf meinem Server abspeichere, den ich lokal habe, also, der bei mir im Keller steht? Dann speichere ich die Datei vielleicht übers Netzlaufwerk dahin und im besten Fall läuft auf dem Server vielleicht noch eine Verschlüsselungssoftware. Und im allerbesten Fall habe ich dann noch ein Replikat, dass da automatisch ein Back-up passiert.

Wenn wir jetzt mal schauen, was passiert denn, wenn man so eine Datei in die Cloud legt, also von Office 365. Wenn wir da ein Dokument hochladen mit 1 MB, dann wird dieses 1 MB große Dokument in 16 Teile zerkleinert, weil jeweils es in Einheiten von 64 kB aufgestückelt wird, also ziemlich klein. Jedes einzelne Stück landet dann auf einem anderen Server in diesem Rechenzentrum und jedes Stückchen von dieser Datei, also jedes dieser 16 Teile, wird eigens nochmal verschlüsselt.

Jeder Schlüssel hat 256 Zeichen. Die ganzen Schlüssel werden dann am Schluss nochmal zusammengenommen, daraus nochmal ein Schlüssel generiert und das wäre jetzt dieser Vorgang, wenn ich eine Datei abspeichere.

Wenn jetzt also jemand Zugang zu diesem Server hat, zu meinem privaten oder zu meinem lokalen, dann geht er hin, startet den Server und guckt auf meine Festplatte oder er nimmt die Festplatte mit und hat dann auch recht schnell Zugriff auf die Datei.

Und wenn er jetzt Zugriff hätte auf einen Server in der Cloud, dann hat er Zugriff auf eine Festplatte mit Tausenden und Millionen von Dateischnipseln. Selbst wenn er jetzt ewig Zeit hätte, das Ganze zu überarbeiten, dann wird es dadurch begrenzt, dass alle 24 Stunden diese Schlüssel komplett geändert werden. Er hat maximal 24 Stunden Zeit, um so eine Datei zum Knacken, müsste aber Zugriff zu allen Servern haben, wo irgendein Stückchen draufliegt, was er so aber nicht erkennen kann.

Das Ganze ist jetzt nur ein Beispiel, wie die Datei abgespeichert wird und so eine Speicherung, die krieg ich schlichtweg im privaten oder im kleineren Firmenumfeld nicht hin, dass ich das so in dieser Richtung überhaupt, diese Sicherheit gewährleiste.

Da meine ich, das ist einfach eine gewisse Augenwischerei, wenn ich denke, nur, weil ich den Server sehe wie den Gegenstand, wie ich vorher gesagt habe mit dem verschließbaren Schrank. Ja klar, sehe ich den, bloß, das macht es nicht unbedingt sicherer. Nur deshalb, weil ich physischen Zugriff auf diesen Server habe.

LB:
Tolles Bild hast du da gemalt. Das muss ich mir auch merken, wenn mich nochmal einer anspricht, werde ich dann ähnliche Antwort geben. Das finde ich gut. Ich sage immer, nur, weil du deinen Server anfassen kannst, ist er nicht sicher.

Was haben die meisten, gerade hier in meiner Community sind ja viele kleine mittelständische Unternehmen, die haben dann eine Firewall dazwischen, die aus einer FRITZ! Box manchmal besteht oder vielleicht auch noch ein bisschen mehr. Aber selbst das kann man schon gar nicht vergleichen mit dem, was große Rechenzentren, Microsoft oder Google, dann so da haben.

Sehr schönes Bild und das sollte sich wirklich jeder überlegen, da liegen die Daten in professionellen Händen, im professionellen Sicherheitssystem, die wir gar nicht auf unseren Server garantieren können. Office 365, ein Clouddienst, klar. Welche Produkte gehören denn jetzt genau dazu?

TM:
Das ist ein Hauptproblem von Office 365, dass die Meisten dabei zuerst mal an Word, Excel, PowerPoint, Outlook denken und vielleicht noch ein paar Spezialisten noch an so Sachen wie Access. Aber das ist eigentlich nur ein kleiner Randbereich von Office 365.

Office 365 umfasst diese Produkte auch, da gibt es natürlich Word, Excel, PowerPoint und die lassen sich auch lokal auf meinem PC installieren und ohne Internetverbindung nutzen. Genauso, als wenn ich zu einem Elektronikfachhändler gehe und mir da die CD kaufe und die einlege und installiere.

Genauso kann ich auch arbeiten mit Word, Excel und PowerPoint von Office 365. Aber mittlerweile gehören da knapp 30 Programme insgesamt zu diesem Paket von Office 365. Da gehört jetzt auch dazu ein Tool wie Teams, wo ich mit anderen zusammenarbeiten kann. Dazu gehört ein SharePoint, wo ich Dateien abspeichern kann, wo ich Informationen verwalten kann, wo ich eine Datenbank im Hintergrund habe. Es gehört PowerBI dazu, wo ich Millionen Datensätze auswerten kann und die grafisch aufarbeiten kann.

So gibt es da eine ganze Reihe von Tools, die man nicht unbedingt als erstes zur Kenntnis nimmt und die leider auch ganz vielen nicht bekannt sind und im Verborgenen liegen.

LB:
Gibt es auch ein Kanban-Tool? Ich meine, da hätte ich mal etwas gehört.

TM:
Ja, das nennt sich Planner, wo ich visuell Projekte auf Karten planen kann, wo ich nacheinander meine Aufgaben darstellen kann, genauso wie Kanban.

LB:
Das ist ja direkte Konkurrenz, nur, damit die Hörer das ganz kurz wissen, das ist die direkte Konkurrenz und Planner ist dann direkte Konkurrenz zu Tools wie Trello oder Meistertask. Das sind ja diese klassischen Kanban-Tools.

TM:
Genau, also, wir haben im Grunde genommen zu ganz vielen Tools in Offe 365 ein passendes Gegenstück. Wer zum Beispiel IFTTT nutzt mit Workflows, da gibt es in Office 365 Flow. Wer Doodle nutzt für Umfragen, da gibt es in Office 365 Forms. Wer Dropbox nutzt, da habe ich in Office 365 OneDrive for Business, da habe ich ein Terabyte Speicher. Wer Evernote nutzt, da gibt es in Office 365 OneNote.

Facebook wäre Yammer, WhatsApp wäre vielleicht Teams oder Slack wäre auch noch so eine Alternative zu Teams. Dann Prezi, da habe ich PowerPoint, zu Trello habe ich Planner. Es gibt für ganz viele Tools, die es am Markt gibt, gibt es ein Gegenstück in Office 365.

LB:
OneNote hast du gerade genannt, da möchte ich auch nochmal einhaken. OneNote, habe ich gelesen, war bei Heise im News-Ticker, dass das nicht mehr Teil der neuesten Office-Version sein soll. Ist das richtig?

TM:
Ja, das ist korrekt. Die Kommunikation ist da etwas problematisch, die Microsoft da fährt. OneNote gibt es weiterhin, allerdings nicht mehr dieses OneNote, was wir bisher hatten. Es gab bisher ein OneNote 2010, 2013, 2016 und diese Linie wird so nicht mehr weitergeführt. Das ist korrekt und darum ist auch bei Office 2019 kein OneNote 2019 mehr drin.

Was es aber weiterhin natürlich gibt, ist das Produkt OneNote an sich. Zukünftig ist auf Windows PCs zum Beispiel die OneNote App dann schon drauf, die kann ich dann direkt verwenden. Da habe ich mein OneNote.

In Office 365 ist auch eine OneNote-App dabei, die ich komplett verwenden kann. Nur heißt sie jetzt eben halt nicht mehr OneNote 2019, sondern nur noch OneNote ohne Versionsnummer und wird kontinuierlich auch weiterentwickelt, wie wir es von anderen Diensten auch kennen. Wie bei WhatsApp, da gibt es auch kein WhatsApp 2.0 und ähnlich wird es bei OneNote sein. Das Ganze hat einfachen einen technischen Hintergrund.

Das OneNote 2016 lief nur auf Windows und die neue OneNote-App sieht im Browser genauso aus wie wenn ich sie installiere auf meinem Windows PC oder wenn ich sie auf meinem Mac nutze und ist einfach ein Stückweit kompatibler und wurde da nochmal komplett neu geschrieben und neu programmiert. Auch die Oberfläche wurde etwas aktualisiert, aber OneNote gibt es weiterhin.

LB:
Da ist wirklich eine schlechte Kommunikation, da geistern wirklich die Stimmen durch das Netz, dass OneNote auch eingestellt wird und dass es nur noch die nächsten zwei Jahre Updates gibt. Dem ist nicht so, da muss man sich keine Sorgen machen, wenn man OneNote-Nutzer ist.

TM:
Genau, korrekt. OneNote kann man sogar als Privatnutzer auch kostenlos nutzen und installieren. Ich kann mir die OneNote-App runterladen und kann die absolut frei verwenden, um das Ganze auch mal zu testen.

LB:
Ist es zwingend erforderlich, dass ich dann die Microsoft Cloud, diese Business-Cloud Microsoft nutze, wenn ich OneNote habe?

TM:
Es ist tatsächlich so, die Daten, die ich in OneNote speichere, ich arbeite in Notizbüchern und diese Notizbücher werden automatisch gesichert in den Cloudspeicher von Microsoft, das nennt sich OneDrive. Da landet jeweils auch eine Kopie davon, sodass ich auch von mehreren PCs darauf zugreifen kann oder direkt im Browser arbeiten kann. Das ist korrekt, ja.

LB:
Ich nutze in der Firma G Suite, auch mit Überzeugung und Begeisterung, weil es alles sehr einfach macht. Wo siehst du denn jetzt, du bist jetzt Office 365-Experte und kennst G Suite sehr wahrscheinlich jetzt nicht ganz so tief wie ich vielleicht, wo siehst du die Vorteile von Office 365 gegenüber der G Suite, so aus deiner Perspektive?

TM:
Ich sehe, dass bekannte Produkte in Office 365 drin sind, also klassisch wären das Word, Outlook, Excel und PowerPoint, weil dann doch relativ viele es schon kennen, die halt einfach schon länger mit dem PC arbeiten. Ich habe da bekannte Produkte drin, wo ich jetzt oftmals relativ wenig Schulungsaufwand habe, wo die Leute sich einfach auskennen.

Was wir als großen Vorteil tatsächlich von Office 365 auch oft sehen in Firmen, dass halt doch da 20, 25 Jahre Erfahrung drin stecken in den Produkten. Zum Beispiel zur Mailverwaltung kommt Exchange zum Einsatz. Exchange gibt es mittlerweile schon über 20 Jahre und da kann ich natürlich auch fast alles einstellen, was mir irgendwie an Sonderfällen irgendwann mal begegnet oder einfällt.

Wenn ich jetzt sehr spezielle Wünsche habe, was ich regeln möchte, zum Beispiel Transportregeln für Mails oder entsprechende Verschlüsselungsmechanismen oder sowas oder dann auch in Richtung Archivierung, da irgendwelche Dinge habe, da ist natürlich Exchange dann schon sehr tief entsprechend drin.

Und das gilt für viele der Produkte, die Microsoft da hat, zum Beispiel auch SharePoint hat ein unheimlich großes Funktionsspektrum, was jetzt erstmal natürlich ähnlich aussieht wie wenn ich in WordPress eine Seite bearbeite. Aber da steckt halt unheimlich viel Funktionalität drin.

Aber das kann natürlich auch manchmal zum Nachteil sein, einfach weil es halt unheimlich viele Möglichkeiten gibt, wie ich das konfiguriere und wenn ich mich da nicht auskenne, dann kann es natürlich auch mal sein, dass ich da vielleicht Fehler mache bei dieser Konfiguration.

Da gibt es auch eine ganze Menge, worauf ich achten sollte, wo ich vielleicht jetzt in anderen Fällen gar nichts zur Auswahl habe und gar keine Entscheidung treffen muss und hier kann ich einfach sehr viel einstellen.

LB:
Aus meiner Sicht ist das ein Nachteil, da sind die Microsoftprodukte funktionsüberladen. 80 oder 90 Prozent der Funktionen braucht man gar nicht und bei Exchange stellen sich bei mir sofort die Nackenhaare kraus. Ich hatte früher einen Exchange-Server in meinen Firmen, vor zehn Jahren und das Ding hat mich zur Weißglut getrieben.

TM:
Das Schöne ist natürlich, bei Office 365 im Vergleich jetzt zu dem Exchange, den du lokal hattest, das war bei Exchange natürlich ein Dauerbrenner, dieses Updaten, dieses Patchen, dieses Betreuen. Das fällt alles weg durch Office 365. Weil da nutze ich das Ding einfach, es gibt ja nirgends einen Exchange, den ich da verwalten muss, sondern ich nutze einfach diese große Funktionalität.

Und das macht auch das Ganze halt unheimlich einfacher dadurch, dass ich diese Pflichten alle abgegeben habe. Viele vergleichen das natürlich mit dem Exchange, den sie im Jahr 2000 irgendwo mal bei einer Firma hatten und der relativ viel Stress verursacht hat.

Aber klar, der verursacht natürlich auch Stress, weil es halt da wahrscheinlich niemanden gegeben hat, der sich rund um die Uhr um Exchange gekümmert hat. Sondern da ist das Ding halt so mitgelaufen und ja, dann hat man natürlich immer mal wieder Aufgaben daran zu erledigen, die dann recht viel Zeit in Anspruch nehmen. Und (00:22:21).

LB:
Ich hatte jemanden, der sich darum gekümmert hat, er war aber andauernd da. Damals gab es Office 365 gar nicht und wir sind zu G Suite gewechselt. Microsoft ist ein bisschen später dazugekommen. Jetzt hast du als einen großen Vorteil in unserem Vorgespräch und auch in der E-Mail-Konversation, die wir hatten, gesagt, dass die Zusammenarbeit der einzelnen Produkte untereinander ein Riesenvorteil wäre von Office 365.

Hast du da vielleicht mal ein paar Beispiele für uns, wo da die einzelnen Produkte von Office so gut zusammenarbeiten und wie das auch wirklich konkret für Unternehmen oder wie die davon profitieren können?

TM:
Wir haben, wenn wir jetzt grundsätzlich mal den Fall annehmen, wenn jetzt eine Firma startet mit irgendwelchen Dingen, die umzusetzen und sich da irgendwelche Tools im Internet zusammensucht, dann kommt man natürlich oft dazu, dass man dann zum Schluss eben so Sachen nutzt wie, meine Datei speichere ich in Dropbox, was anderes organisiere ich über Evernote. Dann nutze ich noch Slack, dann nutze ich noch Trello usw. Dann habe ich natürlich irgendwann viele verschiedene Dienste und viele verschiedene Orte, wo das Ganze liegt.

Das ist tatsächlich ein Vorteil von Office 365, ich habe eine Plattform, die ich nutzen kann und darin befinden sich dann auch die ganzen Tools. Zum Beispiel wird zur Dateiablage SharePoint genutzt und dann landen meine ganzen Dateien und egal, ob ich jetzt in Teams, was ja das Pendant zu Slack wäre, wenn ich eine Datei hochladen, dann landet die im Hintergrund auch in SharePoint.

Wenn ich in Trello, also mein Trello-Pendant, heißt Planner, eine Datei anhänge, landet die auch in SharePoint. Ich habe einfach da eine saubere Strukturierung von meinen Daten und die sind dann immer an der richtigen Stelle und hängen nicht bei verschiedenen Diensten drin.

Jetzt kann ich natürlich auch sagen, okay, ich möchte meine Dateien alle versionieren lassen, sodass ich auch auf vergangene Versionen zugreifen kann oder ich möchte meine Dateien durchsuchen. Dann spielt es keine Rolle mehr, ob ich die Datei jetzt über Planner hochgeladen habe, weil ich da ein Projekt gemacht habe oder in Teams genutzt habe oder sonstwo oder in Yammer, weil ich da eine Kommunikation gemacht habe.

Sondern die liegt einfach immer auf dem SharePoint. Da meine ich, das ist vor allem in den Organisationen oder in der Verwaltung und Administrierung schon sehr schön, dass diese Dinge einfach zusammenspielen und zusammenfassen.

LB:
Hast du mal so ein Best-Case-Beispiel, wo das richtig gut funktioniert hat, wo Firmen wirklich in der Produktivität davon profitiert haben, dass sie Office 365 einsetzen?

TM:
Zum Beispiel, wenn ich mir jetzt Teams hernehme. Teams, da kann ich zusammenarbeiten mit anderen. Ich lege da ein Team an, ich lade mir Leute dazu ein, kann dann in Teams direkt mit den Leuten chatten. Ich kann da Videoanrufe machen, die Videoanrufe können, wenn ich das möchte, auch im Hintergrund direkt aufgenommen werden. Die landen dann auf einer Videoplattform, welche bei Office 365 dabei ist.

In Kürze wird es auch so sein, dass dieses Video, wenn das aufgezeichnet wird, dann auch komplett transkribiert wird, sprich, die Sprache, wo ich jetzt da in dieser Konversation gesprochen habe, wird dann auch als Protokoll automatisch ausgegeben, was ich dann auch wieder durchsuchen kann.

Wenn jetzt nicht alle Teamkollegen dabei sind, dann können die im Nachgang irgendwas suchen und finden dann auch, dass wir uns jetzt vielleicht in der Minute 11:23 über das Thema Office 365 Teams unterhalten haben und können dann direkt dahin springen. Wenn ich dann Dateien da mit Anhängen habe, landen die eben im Hintergrund auf SharePoint.

Ich muss die nicht im Kreis schicken, wenn ich jetzt gemeinsam an etwas arbeitete, wo ich dann vielleicht per Mail hin und her schicke und verschiedene Versionsstände habe, sondern habe es dann alles schön zentral in meinem Team drin. Und so ein Team kann ich dann eben auch problemlos ergänzen.

Also, grundsätzlich habe ich da mal für so ein Team, wo ich Leute einlade, einen Chat-Verlauf und ich habe einen Dateiablage-Ort. Das sind mal die Grundfunktionalitäten von so einem Team. Wenn ich jetzt aber sage, mit diesem Team arbeite ich jetzt vielleicht an einem neuen Produkt oder an einem Prozess oder für einen Kunden, dann kann ich mir jetzt problemlos sagen, in dieses Team hole ich mir jetzt ein Notizbuch, also ein OneNote-Notizbuch rein und dann kann ich darüber entsprechend arbeiten.

Oder in meinem Team brauche ich jetzt noch ein Kanban-Board, also hole ich mir einen Planner-Plan dann rein. Und so stelle ich mir mein Team zusammen, was ich da eben alles brauche. Da kann ich auch externe Dienste anbinden, geht auch, also muss nicht alles von Microsoft sein und habe dann eben für dieses Team, für diesen Auftrag, alles an einem Ort.

Das ist tatsächlich etwas was schon einen großen Mehrwert schafft, dass ich mich jetzt nicht an fünf verschiedenen Diensten anmelden muss, um zu gucken, was tut sich denn da, gibt es jetzt in der Dropbox eine neue Datei, gab es in Evernote eine neue Notiz? Sondern ich wähle mich einmal in mein Team ein und kann dann da entsprechend auf alle Funktionen zugreifen und auf alles, was man in diesem Team entsprechend gearbeitet hat.

LB:
Ich kann ich mir gut vorstellen, dass das wirklich eine der Hauptvorteile von Microsoft ist oder von Office 365. Thomas, vielen Dank erstmal bis hierhin. Du hast uns einen guten Einblick gegeben, was Office 365 ausmacht und auch hoffentlich dem einen oder anderen Skeptiker so ein bisschen die Angst vor den Clouddiensten genommen. Du hast ein ganz tolles Beispiel gebracht. Ich würde jetzt gern zu den Schlussfragen kommen und da bitte ich immer um kurze und präzise Antworten. Thomas, welcher ist wichtigster Produktivitätstipp?

TM:
Vor allem, dass man, bevor man mit einer großen Aktivität startet, nochmal drüber nachdenkt, ob denn die Aktivität überhaupt notwendig ist, um das Ziel zu erreichen. Also, bevor ich mir Gedanken mache, wie mache ich am besten ein Serienmailing, sollte ich mir überlegen, brauche ich das denn überhaupt oder gibt es andere Wege, wie ich mein Ziel, vielleicht neue Kunden zu gewinnen, erreiche? Und das ist eine der wichtigsten Dinge auch in meinem Alltag, dass man sich zuerst fragt, muss die Aufgabe denn überhaupt so und in diesem Umfang erledigt werden?

LB:
Was machst du als Unternehmer, um abzuschalten?

TM:
Zeit mit meiner Frau verbringen.

LB:
Welche Apps oder welchen Internetdienst, jetzt Office 365 außen vor, kannst du der Selbstmanagement Digital Community empfehlen?

TM:
Ich hätte jetzt eigentlich gesagt Teams. Es gehört zwar zu Office 365, lässt sich aber komplett kostenlos bis zu 300 Personen nutzen. Da brauche ich keine Lizenz, da muss ich nichts zahlen und kann es einfach mal zum Chatten, zur Videotelefonie, nutzen. Ich kriege 10 GB Speicher.

Gilt es oder muss es komplett außerhalb von Office 365 liegen?

LB:
Das gilt. Du bist mit 365 quasi verheiratet, deshalb ist es vollkommen in Ordnung. Ich kann mir auch vorstellen, weil jemand, der Interesse daran hat, kann sich ja wirklich einfach das mal angucken mit dem Teams. Es ist auch ein guter Tipp, ich finde ihn ganz toll, muss ich ehrlich sagen. Es hört sich wirklich auch interessant an. Also ich werde es mir auf jeden Fall angucken nach unserem Interview.

Welches Buch hat dich denn als Unternehmer und Mensch am meisten geprägt?

TM:
Als Unternehmer wahrscheinlich die sieben Wege der Effektivität, das habe ich mal gelesen. Als Mensch die Bibel.

LB:
Sehr schön, sieben Wege von Covey wird hier oft genannt, werden wir aber auf jeden Fall noch als Link hier in den Artikel zu diesem Interview reinpacken. Welches ist denn der beste Ratschlag, den du jemals erhalten hast?
TM:
Aus geschäftlicher Sicht würde ich sagen, ein Zitat. Und zwar:

„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Ich weiß nicht, ob du das kennst? Das ist vom CEO von Telefónica Deutschland (Thorsten Dirks) und an das denke ich unheimlich oft. Zum Beispiel in der Bankenbranche, wenn ich da ins Onlinebanking gehe und dann mein 1:1 gelbes Überweisungsformular im Onlinebanking sehe, dann sehe ich, genau da ist diese Digitalisierung absolut misslungen. Weil man da einfach ein Vorgehen vom Papier direkt in den PC umgesetzt hat. Und an das denke ich tatsächlich recht oft.

LB:
Okay, wenn ich einen Scheißprozess digitalisiere, dann haben ich einen scheiß digitalen Prozess.

TM:
Genau.

LB:
Das ist super, ja, erstmal vielen Dank bis hierhin. Bevor wir uns verabschieden, die letzte Frage. Wenn ein Hörer hier in der Selbstmanagement.Digital.-Community Interesse hat, mehr über dich zu erfahren oder über deine Akademie, wo findet man dich im Netz?

TM:
Entweder über Office365Akademie.de oder über Office365Netzwerk.de Das ist so die Community über Office 365, wo ich auch entsprechend Input und so liefere und da bin ich auf jeden Fall zu finden.

LB:
Okay, super. Thomas, dann sage ich vielen Dank, hat Spaß gemacht.

TM:
Gerne geschehen, dir auch, vielen Dank für das nette Interview und ich hoffe, ich konnte das Interesse von ein paar Leuten mal wecken, einen Blick zu Office 365 zu wagen.

LB:
Da bin ich mir ganz sicher und vor allen Dingen, bei mir hast du ihn auch geweckt. Ich werde mir das hundertprozentig auch angucken, gerade Teams finde ich interessant und Planner werde ich mir auch mal angucken. Werde ich auf jeden Fall tun. Also, danke dafür, du hast garantiert Interesse geweckt und Euch wünsche ich natürlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, ciao.

TM:
Tschüss.

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