Alles zu Googles G Suite – Teil 1

Heute der erste Teil zu allen Euren Fragen zu Googles G Suite. Es geht um Datenverwaltung großer Dateien, das Zusammenspiel mit Evernote und um die GoBD.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Falls auch Ihr Fragen an mich habt, schreibt mir einfach eine E-Mail an fraglars@larsbobach.de

Dies sind die in dieser Folge beantworteten Fragen:

(1) Wie verwaltest Du Deine Daten? (von Matthias)

Wir sind ein kleines Ingenieur- und Architektbüro mit 13 MA und verwalten unsere Daten (leider mehrere TB) offline auf dem eigenen Server. Deine Beschreibungen der G Suite gefallen mir extrem gut und da wir an den Projekten eh immer im Team arbeiten, wäre das bestimt ein weiterer Gewinn.

Nun meine Frage, wie verwaltest Du Deinen Daten?
Sind Eure Daten offline auf einem Server und Ihr arbeitet nur Online daran, oder sind die Daten in einer Cloud?

Da unsere Dateien und unser Datenvolumen sehr groß sind sagt mein IT-Spezi, dass es wahsinnig langsam würde, wenn wir unsere großen Dateien alle in eine Cloud legen würden.
Hast Du da einen kleinen Tipp für mich?

Vielen Dank im Voraus und weiter so 😉

Beste Grüße
Matthias

(2) G Suite und GoBD (von Thomas)

„Hallo Lars,

ich nutze die G Suite im Unternehmen und wurde von unserem EDV-Berater mit den Anforderungen der GoBD (https://www.bundesfinanzministerium.d…) konfrontiert. Bislang verwenden wir den Google Vault, der ebenfalls Mails und Dokumente archiviert. Dieser erlaubt aber auch das Löschen bestimmter Inhalte, was der GoBD widerspricht.

Wie hast Du dieses Problem gelöst?

Danke für die hilfreichen Tipps!
Beste Grüße,
Thomas“

(3) Zusammenspiel G-Suite Dokumente in Drive mit Evernote sowie Suchen und Finden

(von Frank)

„Hallo Lars,

ich bin auf Empfehlung auf deine Seite gestoßen und sie hat auf Anhieb meinen Bedarf getroffen.

Ich versuche auch vieles zu digitalisieren, obwohl ich bei Notizen immer noch ein Freund von Stift und Papier bin. Aber ich werde mir mal das iPad Pro genauer anschauen.

Zu den folgenden Fragen konnte ich noch keinen passenden Beitrag finden. Daher versuche ich es jetzt einfach mal direkt 🙂

Meine Fragen:

1. Zusammenspiel G-Suite Dokumente in Drive mit Evernote

Ich habe eine thematisierte Ordnerstruktur in Google Drive. In jedem Ordner liegen Google Dokumente (Docs, Sheets, Slides, …), als auch zugehörige Dokumente unterschiedlicher Art (PDFs, Bilder, Präsentationen). Ich habe so gut wie immer diesen Mix. Einige Google Dokumente sind dann noch in Bearbeitung.

Z.B. mein Steuerordner: Dort liegen eingescannte BWAs, als auch ein lebendes Google Sheet mit meinem Forecast.

Wenn ich jetzt anfange, die PDFs nach Evernote zu schieben, reiße ich ja diesen Kontext auseinander. Ich habe dann zwei Orte, wo ich zum gleichen Thema Dokumente ablegen.

Wie organisierst du das?

2. Suchen und finden

Ich kann doch nur das finden, von dem ich weiß, das ich es habe. Ich habe thematisiert viele Dokumente in einem Ordner. Ich schaue in dem Ordner und sehe alles zu dem Thema. Oft sind Dokumente dabei, an die ich mich nicht mehr erinnert hätte.
Wenn ich jetzt alle Dokumente in Evernote hätte, dann hätte ich diesen Zusammenhang nicht mehr.
Ich könnte jetzt Tags vergeben, müsste aber bei jedem neuen Dokument wissen, unter welchen Tags die alten Dokumente abgelegt wurden.
Außerdem widerspiegelt eine Ordnerstruktur den Kontext. Also bräuchte ich entweder für jedes Dokument viele Tags (fehleranfällig) oder Long-Tail-Tags (unpraktikabel).

Wie machst du das?

Ich danke dir und wünsche dir eine schöne Woche
Frank“