„Getting things done“ sagt David Allen. The mind is for having ideas, not for keeping them! Lange Zeit habe ich mich mit dem Taskmanager Todoist organisiert und meine Todo-Listen verwaltet. Doch irgendwann kam ich mir vor wie ein Schiff, das eine riesen Bugwelle in Form von noch zu erledigenden Dingen vor sich herschiebt. Es war schwer zwischen wichtig und dringend zu unterscheiden. Ich hatte Angst, dass die Welle irgendwann umschlägt und über mir zusammenbricht. Damit dies nicht passiert und um Alternativen zum Taskmanager zu finden, habe ich meinen Taskmanager gelöscht.

Eine Menge von Zuschriften sind seit Beginn meines Ohne-Taskmanager-Experimentes eingegangen. Viele stimmen mir zu und sagen, dass auch sie sich von ihrem Taskmanager überfordert fühlen. Es gab auch ausführliche Schilderungen, wie man sich ohne digitalen Taskmanager analog oder aber auch hybrid, also digital und analog, organisiert hat. Einige dieser Mindsets haben wir bereits in unserer Kategorie „Mein Setup“ veröffentlicht.

Zusammenfassung

Ich machte mich auf die Suche nach Alternativen für den Taskmanager und nun, vier Monate später, kann ich ein erstes Fazit ziehen.
Vorab: Es gibt nicht das perfekte Tool, jeder muss seinen eigenen Weg finden. Aber einen digitalen Taskmanager wird es in meinem Leben erstmal nicht mehr geben!

Bisher getestete Alternativen

Digitaler Google-Kalender

David Allen sagt, im Kalender haben Aufgaben nichts zu suchen. Aber es gibt auch konträre Meinungen dazu: Alles, was man macht, braucht Zeit, deshalb muss es auch im Kalender stehen, denn da wird die Zeit auch verwaltet. Ich hatte mir eine Tagesstruktur im 15-Minuten-Takt eingerichtet. Aber dadurch war alles sehr voll und sehr kleinteilig. Ich fühlte mich mittags schon gehetzt, die Aufgaben wurden nicht mehr erledigt, deshalb war es für mich keine Alternative.

Alternative Kalender-Apps

Vielleicht lag es ja am Google-Kalender? Vielleicht gibt es da andere, bessere Kalender-Apps? Ich probierte verschiedene andere Kalender-Apps aus. Aber auch diese konnten mich nicht überzeugen, auch hier fühlte ich mich ebenfalls gehetzt.

Kalender in Papierform

Dann folgte das erste analoge Tool. Der X47 Kalender aus dem Saarland – eine Art Ringbuchsystem, aber mit Federschienen im Ledereinband. Mit diesem analogen Kalender änderte sich die ganze Arbeitsweise für mich. Besonders hat mir der Kommentar eines Users gefallen, der den Kalender in Papierform ebenfalls ausprobiert hat: 
„Dadurch wird aus Schnelligkeit Achtsamkeit“.

Digital Planner mit GoodNotes

Ein digitaler Kalender, aufgebaut wie in Papierform, stand als nächstes an. Die Entwicklerin Marion Filzek war bereits bei mir im Interview, wo sie ihren digitalen Planer, der in GoodNotes importiert werden kann, ausführlich vorstellt. Der Planer ist wirklich mit viel Liebe zum Detail gemacht. Ist das die Lösung?
Er ist günstig, die schnelle Erweiterung der Arbeitsfläche ist toll, aber er ist mir zu umständlich, denn weil ich mit dem Pencil schreibe, muss ich, bevor ich  etwas notieren kann, immer erst das mit der Tastatur aufgestellte iPad flach hinlegen.

Bullet Journal in DIN A5

Zur Zeit benutzte ich dann ein Bullet Journal, ein Leuchtturm- oder Moleskine-Notizbuch im Papierformat. Vorher hatte ich mir das Buch „Die Bullet-Journal-Methode…“ von Ryder Carroll dazu durchgelesen. Laut diesem ist es „ein analoges Tool für die digitale Welt“. Im Buch werden Rahmenbedingungen vorgegeben und der Autor erklärt, wie er es macht. Zum Bullet Journaling gibt es eine riesen Community. Ich habe die Tipps von Ryder Carroll beherzigt. Zurzeit ist dieses Tool gerade richtig gut. Man kann seine eigene Struktur finden und sie anpassen. Man muss natürlich alles händisch übertragen, aber durch diesen Prozess reduzieren sich die Aufgaben enorm.

Fazit

Ein digitaler Assistent wie Alexa oder Siri in hammerklug wäre gut, die den Tag organisieren und Vorschläge unterbreiten, aber das ist noch Zukunftsmusik. Bis dahin habe ich mich noch nicht entschieden, es ist aber auch noch einiges geplant, nur nichts Digitales zurzeit. Es werden noch unterschiedliche Planer in Notizbuchform mit Weekly oder Monthly Reviews getestet werden, sowie das Bullet Journal mit dem X47 zusammen. Eventuell werde ich aber auch selbst einen MDD-Planer entwickeln.

Zitat

Barbara hat folgendes Zitat herausgesucht:

„Der Chef organisiert von Zeit zu Zeit den Betrieb völlig um.
Das schadet aber nichts, weil ja alles beim Alten bleibt.“


(Kurt Tucholsky)