Die 5 größten Fehler beim Umgang mit E-Mails (und die Lösungen)

Als in den 90er Jahren die E-Mails aufkamen, waren wir alle begeistert. so modern, so schnell. Mittlerweile ist die Stimmung bei vielen von uns umgeschlagen, weil wir von E-Mails überrollt werden.

E-Mails fungieren meist als eine erweiterte Aufgabenliste. E-Mails können wir nicht planen. Es sind Aufgaben, die andere für uns haben. Wir empfinden zwar eine gewisse Befriedigung, wenn wir sie bearbeiten, aber es tut uns nicht gut. Wir gelangen durch sie in den Reaktionsmodus und arbeiten nicht an unseren eigentlichen Aufgaben und Zielen.

Eine Möglichkeit, um zum Beispiel E-Mails innerhalb von Unternehmen zu vermeiden, ist die Nutzung alternativer Systeme. In meinem Firmen wird dazu das Programm MeisterTask genutzt.

Links

MeisterTask
Freedom

Die 5 größten Fehler beim Umgang mit E-Mails (und die Lösungen)

1. Mit E-Mails den Tag beginnen

Den Tag mit der E-Mail Bearbeitung zu starten, ist der größte Fehler überhaupt. Du gelangst direkt in den Reaktionsmodus. Danach etwas wirklich Wichtiges anzufangen, wo Konzentration benötigt wird, ist sehr schwer.

Die Lösung:
Starte mit einer Fokuszeit. Für mich ist die Fokuszeit einer der essentiellen Punkte im Selbstmanagement. Diese Zeit dient dazu die wichtigste Aufgabe des Tages zu erledigen. Erst danach solltest Du den E-Mail Eingangskorb öffnen. Kleine Richtlinie: nicht vor 10 Uhr.

Die App Freedom kann Dich dabei unterstützen. Mit ihr lassen sich Sperren für das Internet und für Apps einrichten.

2. E-Mails mehrmals „anfassen“

Als Unternehmer, Selbständiger oder Top-Führungskraft solltest Du unbedingt vermeiden, Dich mehrmals mit der selben E-Mail zu beschäftigen. Das heißt: Kein E-Mail Check auf dem Smartphone nur um zu sehen, ob und welche E-Mails hereingekommen sind. Es ist effizienter und produktiver, das E-Mail Programm nur zu öffnen, wenn die E-Mails dann auch direkt bearbeitet werden.

Keine Regel ohne Ausnahme: E-Mails, deren Beantwortung zeitaufwändiger sind (Angebotserstellung etc.). Plane dann einfach für die Beantwortung Zeit in Deinem Kalender ein und lege die E-Mail auf Wiedervorlage.

Die Lösung:
E-Mail App auf dem Smartphone löschen.

3. Keine festen E-Mail Zeiten

Gehörst Du auch zu denjenigen, die das E-Mailprogramm während der Arbeit im Hintergrund geöffnet haben? Kaum kommt eine neue Nachricht, poppt eine Benachrichtigung auf und Du bist abgelenkt. Fokussiertes Arbeiten gleich Null.

Die Lösung:
Plane feste Zeiten zur E-Mail Bearbeitung ein, damit Du zwischendurch nicht abgelenkt wirst und den Kopf frei hast. Beispielsweise vier Mal: Morgens, mittags, nachmittags und abends. Falls Du zu denjenigen gehörst die mehr als 200 E-Mails am Tag bekommen, reserviere Dir im Kalender feste Zeiten dafür.

4. Ordnersystem in der E-Mail Ablage

Wenn Du Deine E-Mails in ein Ordnersystem einsortierst, ist das sehr zeitaufwändig. Du musst immer überlegen, in welchen Ordner gehört diese E-Mail denn jetzt. Dazu kommt, es gibt bestimmt jeden Tag E-Mails, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Du erstellst schnell mal einen neuen Ordner. Irgendwann verlierst Du die Übersicht.

Die Lösung:
Keep it simple und entlaste Dich kognitiv. Lege alle E-Mails in das große Archiv. Wir müssen uns da auf unseren Computer verlassen. Die Suchfunktionen sind mittlerweile so ausgereift, wenn Du etwas suchst, dann wird es vom Programm gefunden, auch ohne Ordner.

5. E-Mail Eingangskorb als Aufgabenliste

In Deinem Kalender ist Deine Zeit verplant. Im Taskmanager stehen Deine Aufgaben. Meistens sind Kalender und Taskmanager nicht synchronisiert, also aufeinander abgestimmt. Und dann kommen noch die E-Mails, als Aufgaben, die andere für Dich haben, dazu.

Die Lösung:
Ich bin bekanntlich ein Freud des leeren E-Mail Eingangskorbs, der Inbox Zero. Wenn ich meine E-Mails bearbeitet habe, ist die Inbox leer. Habe ich eine E-Mail, die eine umfangreichere Antwort benötigt, reserviere ich mir dafür Zeit im Kalender und lege die E-Mail auf Wiedervorlage. Die meisten E-Mail Programme bieten so eine Funktion für die Wiedervorlage an.

Zitat

Der Kampf des Alten, Bestehenden, Beharrenden mit Entwicklung, Aus- und Umbildung ist immer derselbe. Aus aller Ordnung entsteht zuletzt Pedanterie; um diese los zu werden, zerstört man jene, und es geht eine Zeit hin, bis man gewahr wird, daß man wieder Ordnung machen müsse.
(Johann Wolfgang von Goethe)

Wenn Ihr Fragen zum Thema „Fokussiertes Arbeiten als Unternehmer und Selbständiger“ habt, schickt sie wie bisher an fraglars@larsbobach.de.