Evernote im Team nutzen

Lars diskutiert mit seinem Bruder Björn über Evernote Business und wie er Evernote in seinen Firmen einsetzt. Sie gehen auf die Vorzüge von Evernote ein und haben auch eine Wunschliste, was sie sich zukünftig von Evernote Business wünschen.

MDD Workshop mit Lars Bobach

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MDD Workshops

Transkript

BB = Björn Bobach
LB = Lars Bobach

LB:
Hallo und herzlich willkommen zu Selbstmanagement.Digital. Wir geben Orientierung im digitalen
Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und ich sitze heute hier zusammen mit dem …

BB:
Björn

LB:
Genau, mit Björn Bobach, meinem Bruder.
Er ist hier in grün, im Evernote-Grün, heute passend zu unserem Thema und zwar wollen wir uns ja heute mit Evernote Business – Evernote im Team beschäftigen.

Wir werden ganz objektiv darauf eingehen, was es für Vorteile gibt, was Evernote Business für Vorteile für Unternehmen hat, aber auch was uns vielleicht nicht ganz so gefällt. Wo wir hier, da und dort noch einen Verbesserungsvorschlag für Evernote haben. Ja und vielleicht guckt der eine oder andere von Evernote sich dieses Video an und nimmt es dann auch auf. Das wäre natürlich klasse. Aber es sind auch einige große Änderungen geplant, gehen wir gleich mal drauf ein.

Björn, erstmal eine Frage vorweg, Du führst das ja bei einigen Unternehmen ein, oder hast du schon eingeführt. Das machen wir ja hier als Beratung im digitalen Wandel. Wie siehst Du es denn, für welche Unternehmen ist Evernote Business denn geeignet?

BB:
Eigentlich für jedes. Also sobald man aus dem Ein-Mann-Team raus ist, also der klassische Starter, der so alleine unterwegs ist. Sobald jemand zweites dazu kommt und das ist ja eigentlich sofort, sobald man irgendwie auch mit einem Lieferanten zu tun hat, ist Evernote schon sinnvoll, weil bei Evernote business einfach die Möglichkeiten der Freigabe so toll sind, dass man wirklich ein Firmenwissen aufbauen kann, dass man seine Daten so zentralisiert sammeln kann und für alle auch suchbar machen kann.

Das ist ein unheimlicher Produktivitäts-Booster und ich kann es eigentlich empfehlen, egal ob es eine riesen Abteilung ist oder eine kleine. Ich würde aber immer klein anfangen, damit es nicht zu komplex wird am Anfang, aber es ist eigentlich für jeden sehr sinnvoll.

LB:
Was siehst du denn da so als ersten konkreten Schritt? Wie sollte denn eine Firma vorgehen, wenn sie loslegen will?

BB:
Also, ich glaube das Allerwichtigste ist, dass die das einführen sich erstmal selber damit
wohlfühlen, das heißt man sollte sehr wahrscheinlich seinen eigenen, seine eigene private Ablage zum Beispiel auch schon mal mit Evernote organisiert haben, damit man sich da sehr sicher fühlt,
damit man auch mit gutem Beispiel vorangeht.

Das halte ich für sehr wichtig und dann würde ich mit einer nicht ganz wichtigen Abteilung anfangen und einer eher kleineren. Damit einfach, wenn es da irgendwie Stolpersteine gibt, kann ja sein, strukturbedingt, workflowbedingt, damit man die dann aus dem Weg räumt und wenn es dann an die großen wichtigen Sachen geht, dass das dann einfach fluppt. Das würde ich empfehlen.

LB:
Super. Sehe ich ja absolut genauso, ist ja auch immer mein Tipp, wenn mich die Leute fragen, wie fange ich denn mit papierlos werden in meiner Firma an. Dann sage ich ja, erstmal bei dir anfangen, fang bei dir an. Mache deinen Schreibtisch, dein Arbeitsumfeld so weit es geht papierlos oder papierminimiert. Und dann erst kann man mit dem Team anfangen und man muss immer als Chef mit guten Beispiel vorangehen.

BB:
Genau, also es hilft nichts, wenn man sagt macht mal und jeder macht wie er will und am Ende hat man ein Riesenchaos, auch das ist mit Evernote möglich. Also, dass nimmt einen halt die Organisation nicht ganz ab.

LB:
Ja, obwohl man kann schon da auch etwas chaotischer ablegen, weil man da ja gut findet.

BB:
Mit dem persönlich damit auseinandersetzen, das hast du ja ganz genau so gemacht. Du arbeitest wie lange jetzt mit Evernote?

LB:
Seit acht Jahren jetzt.

BB:
Seit acht Jahren und dann hast Du das wann bei Dir im Unternehmen eingeführt?

LB:
Das relativ zeitgleich erst mal. Ich hab dann meine, ich sag mal privaten Firmenangelegenheiten dann da abgelegt und dann habe ich wirklich angefangen, zum Beispiel mit meiner Assistentin dann, dass wir die Controling-Berichte dort abgelegt haben, die BWAs und so was. So, dass wir dann Zugriff hatten und dann sukzessive freigegeben für die Leute, die darauf Zugriff haben sollten oder das sehen durften und so haben wir dann langsam angefangen. Hier in der Agentur setzen wir, die gibt es jetzt seit drei Jahren, setzen wir das von Anfang an um.

BB:
Also im Prinzip genauso, wie wir das gerade gesagt haben. Du hast erstmal bei dir selbst und dann den kleinen Schritten, erstmal mit der direkten Assistentin und dann im Großen und Ganzen.
Was sind denn die Hauptvorteile?

LB:
Die Hauptvorteile, klar erstmal natürlich, dass alles in der Cloud, also alles zentral abgelegt ist, dass man von überall darauf Zugriff hat, dass man nicht auf Firmenserver angewiesen ist. Klar, da kann man auch von draußen drauf, aber das ist ja nie so sicher wie jetzt wirklich in einer richtig abgesicherten professionell geführten Cloud und ich sag mal so, die Firewall bei so einem privaten Server ist ja oft mit Fritzbox. Das ist ja so! Das kann ja nie sicher sein, so wie jetzt, was weiß ich, bei Google oder irgendwie sowas.

Das ist wirklich ein Riesenvorteil und wir kriegen das ja auch mit in unserer Beratung. Oft, dass die Leute oder die Firmen dann sagen, klar Transparenz ist wichtig, Verfügbarkeit der Daten, aber auch das ortsunabhängige Arbeiten.

BB:
Und da kommt auch noch ein Kostenfaktor dazu. Also man hört ja doch oft Evernote, aber die wollen ja monatlich Betrag x für die Anzahl der Nutzer haben und so. Man darf aber nicht vergessen, es spart einem den Server und das ist eine ganz entscheidende Geschichte. Sonst hat man nämlich alle zwei drei Jahre, wenn man sich mit dem IT-Systemhaus zusammen tut, die einem einen Server dahin stellen, dann werden die alle zwei drei Jahre, das sind Erfahrungswerte, die wir haben, dann kommen und sagen ihr müsst aber mal neue … und die neue Updates brauchen.

So, das spart man alles und es ist im Endeffekt sicherer, weil man muss sich nicht mehr um die Datenleitung nach außen kümmern, weil die geht über das normale Internet, aber hoch verschlüsselt und man muss sich auch nicht mehr um die Sicherheit der Hardware bei sich im Büro kümmern, weil diese einfach gar nicht mehr da ist.

LB:
Ja und die Wartung.

BB:
Ja genau.

LB:
Wir haben ja damals unseren Server, wir hatten da noch Exchange-Server also Microsoft bei ISOTEC. Also vor acht, neun Jahren hatten wir das noch alles, bevor wir zu Google gewechselt sind. Das hat jetzt mit Evernote nichts zu tun, aber es ist genau das Gleiche und da waren natürlich Ausfallzeiten, da mussten immer die aktuellen Virenschutz-Dinger darüber gelegt werden, Updates und und und. Das kostet auch ein Wahnsinnsgeld. Da hat man ja in einem externen Cloud Service nichts mehr mit zu tun, das ist ein Riesenvorteil von Evernote.

Und wo ich noch einen großen Vorteil sehe, ist natürlich, dass es über alle Endgeräte geht. Man muss jetzt nicht immer mit dem Computer oder dem PC oder Mac dasitzen, es geht wirklich auch mal
eben auf dem iPhone, auf dem Smartphone gucken, auf dem iPad gucken. Ich habe die Daten dadurch, dass die in der Cloud liegen und es für alle Endgeräte Apps gibt, halt immer im Zugriff.

BB:
Genau und sogar, wenn man seine Geräte mal nicht dabei haben sollte, kann man ja immer noch über das Webinterface gehen, das genauso abgesichert ist wie die Apps selber oder die App auf dem heimischen Computer. Kann man auch dann noch mal auf seine Daten zugreifen, zum Beispiel, wenn man bei einem Kunden ist und dann sagt er ich habe eigentlich ein Dokument, habe aber mein Gerät gerade nicht da, im Hotel oder so. Einfach einloggen über die Evernote Webseite und es ist da.
Also praktischer geht es eigentlich nicht.

LB:
Ja wir, als Beispiel, wir nutzen das ja zum Beispiel für unsere ganzen Kundenakten, haben die Kundenakten komplett in Evernote liegen, das heißt, jeder Kunde hat bei uns ein eigenes
Notizbuch und da wandert alles rein. Das ist ja auch der große Vorteil im Gegensatz zu jetzt einer normalen Ordnerstruktur, man könnte auch sagen ich nutze jetzt Dropbox oder eine Ordnerstruktur auf meinem Server und da hat Evernote wahnsinnige Vorteile. Wir legen zum Beispiel die E-Mails, die wir mit dem Kunden führen, die relevant sind. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Korrespondenz, Konzepte und so, die wir erarbeiten, liegen alle in einem Notizbuch und sind dadurch immer verfügbar.

BB:
Ja, Du hast gerade etwas ganz Spannendes angesprochen, die Geschichte mit der Ordnungsstruktur. Das ist ja das, was eigentlich Evernote wirklich so besonders macht, dieses aus Suchen wird Finden. Wir haben ja diese Onlineakademie, die Selbstmanagement-Akademie und da heißt eine Lektion tatsächlich „Suchen und Finden“. Ja, die Struktur ist wichtig, dass man sich das auch genau überlegt, wie legt man was an, wie arbeitet man mit Schlagwörtern und so, aber durch diese unglaubliche Suche ist es eigentlich völlig egal, wie du es ablegst, weil, du wirst es sowieso finden. Also, das macht es wirklich aus und diese Ordnerstruktur. Eigentlich ist das überholt und deswegen, Leute, die mit Dropbox arbeiten, ich kann Euch nur sagen, also, da wird es wirklich einfacher, wenn Ihr auf Evernote wechseln würdet.

LB:
Ich mache es auch selten, dass ich in das Notizbuch gehe. Ich gehe direkt immer in die Suche. Ich suche eigentlich nur. Also, wenn ich irgendwas suche, dann nicht erst in das Notizbuch und durchstöbern, sondern direkt oben ins Suchfeld und da findet man sofort eigentlich alles.

BB:
Ja, ich finde ganz wichtig, wie man es ablegt mit Notizbüchern und Schlagwörtern. Im Vorfeld schon darüber nachdenken, wie muss ich eventuell etwas mal weitergeben? Wie muss ich etwas freigeben? Da ist es dann sehr wichtig, weil, man kann ja ein Notizbuch gezielt freigeben oder auch halt nach Schlagwörtern zum Beispiel suchen, die man dann zu einer Notiz zusammenführt. Solche Geschichten, da wird es wichtig, aber für die eigenen Suchbedürfnisse ist es egal.

LB:
Genau, für die Freigabe ist es natürlich wichtig, dass man die Notizbuchstruktur dann entsprechend anpasst. Ja, das ist natürlich auch eine Sache, auch mal als Beispiel, was wir auch machen. Ich hatte das eben angesprochen, die ganzen Reportings, BWAs, alles, was es jetzt an hier finanziellen Unterlagen, alles was es da gibt, also, wie steht es, wie viel Gewinn machen wir, wenn wir den machen. Und Controlling und sowas, das liegt dann alles wirklich zentral in einem Notizbuch. Und die, die es angeht, die haben dann Zugriff darauf. Man muss es nicht per E-Mail verteilen und jeder legt es für sich ab, sondern es liegt dann zentral dort und ist für jeden im Zugriff.

BB:
Vor allem per E-Mail, noch viel unsicherer eigentlich!

LB:
Das sowieso, ja, aber wie oft wird das gemacht?

BB:
Richtig.

LB:
Dann als kleine Wissensdatenbank, bauen wir auch damit auf, haben wir bei ISOTEC damals mit angefangen. Das ist ja das Business, was ich hatte, dieser Handwerksbetrieb, wo wir feuchte Keller abgedichtet haben oder auch noch tun. Nur, ich bin jetzt nicht mehr drin. Da waren wirklich alle Datenblätter von allen Produkten, die wir einsetzen. Die Verfahrenshinweise und so was lag alles da und hier in der Agentur ist es ähnlich. Da legen wir zum Beispiel auch Checklisten ab, wenn wir hier eine AdWords-Kampagne, eine Google-AdWords-Kampagne für jemand anlegen, dann liegt da eine Checkliste und wir haben hier Mr. Checkliste.

BB:
Deswegen grinse ich auch.

LB:
Haben wir hier in der Agentur. Aber es hilft. Dadurch ist ganz klar festgelegt, wie das abzuarbeiten ist. Wenn sich da was ändert, wird die Checkliste geändert, die zentral in Evernote liegt und jeder hat sie zur Verfügung. Genug geschwärmt, also, wir finden es gut. Ich meine, das habt Ihr jetzt mitbekommen. Aber es gibt natürlich auch das eine oder andere, was wir vielleicht nicht so gut finde, wo wir uns was anderes wünschen würden. Das Evernote da vielleicht doch noch ein bisschen was ändert oder was verbessert. Björn, was ist es denn aus Deiner Sicht, was Dir als erstes einfällt?

BB:
Das allerwesentlichste, zusammen an Dokumenten arbeiten, also, zusammen an Notizen arbeiten. Evernote hat halt von der Historie her und das merkt man, kommt es so aus dem Einzelnutzerbereich, wo man seine eigenen persönlichen Notizen abgelegt hat. Ist auch fein. Und dann haben sie jetzt diesen Workchat irgendwann eingeführt, wo man sich austauschen kann. Aber das hat nichts mit der Dokumentenerstellung und -bearbeitung zu tun. Also, was wir konkret meinen ist, wenn ich ein Dokument bearbeite, ist das für alle gesperrt. Die sehen dann, der und der bearbeitet, du kannst es jetzt gerade nur lesen. Zusammenarbeiten, wie man das bei Google Docs, also G-Suite oder sogar bei Apple Pages mittlerweile kann, das ist bei Evernote leider nicht möglich. Das ist manchmal echt ein Stolperstein.

LB:
Ich glaube, es kommt auch daher, dass es aus der persönlichen Ablage kommt. Mit dem Workchat, ich sage mal so, das ist wirklich nicht gelungen. Es ist ja so, wenn wir jetzt so kleine Podcastfolgen, wie die jetzt hier ausarbeiten, das machen wir in Evernote. Dann arbeitet der eine oder andere mal da drin. Das ist okay, aber wenn es jetzt umfangreicher ist, zum Beispiel Lektionen für unsere Akademie, das können wir in Evernote nicht machen. Weil, da muss man auch mal kommentieren.

BB:
Genau!

LB:
Und das geht ja nicht, wenn ich in dem Dokument selber bin, Kommentarfunktionen, die man sogar irgendwie als Aufgabe dann macht, als erledigt markieren kann und solche Sachen, was ja jetzt in G-Suite wirklich super geht. Das machen wir dann in G-Suite, also in Google Docs. Das geht in Evernote zurzeit nicht. Das ist schade.

BB:
Das ist echt schade und ich sage ja, sogar Apple, die waren nie die Könige in solcher Software, sogar die können es besser mittlerweile. Also, Evernote, jetzt ein bisschen Gas!

LB:
Ja. Soll kommen, soll kommen. Das andere, was mir jetzt noch nicht gefällt in der Team-Kollaboration ist, dass die Ordnerstruktur oder die Stapelstruktur, Notizbuchstruktur, nicht weitergegeben wird. Sprich, jeder muss das selber anlegen. Man kann dem Notizbuch beitreten oder man gibt es frei und dann hat jeder seine eigene Struktur. Man könnte ja zum Beispiel sagen, wir machen einen Stapel Kunden und dieser Kundenstapel, den gibt man dann frei. Nee, das geht nicht, man muss jedes Notizbuch einzeln freigeben und jedes Notizbuch liegt bei jedem in einem anderen Stapel. Jeder kann sich das in irgendeinen legen. Also, dieser Workspace, dass jeder einen ähnlichen Workspace hat, das geht zurzeit leider auch nicht.

BB:
Macht ein bisschen Sinn, wenn man überlegt, wie diese Stapel aufgebaut sind, dass dann immer alle Notizen aus allen Notizbüchern da drin sind, weil, die braucht ja vielleicht gar nicht jeder. Ich sage mal als Beispiel, Notizbuch Kunde und dann hast Du da Sachen, da geht es um Mahnwesen, jetzt im schlimmsten Fall. Das muss niemand aus dem Vertrieb sehen, also das sind so Sachen, also von daher, es macht da irgendwie Sinn, aber da kommt Evernote vielleicht auch bald mit einer neuen Idee um die Ecke.

LB:
Ja, auf jeden Fall. Was auch oft als Kritik genannt wird, ist so ein bisschen, dass sie nur zwei Ebenen haben. Also, Notizbuch und Stapel und sehe ich auch so als kleines Handicap. Aber die Übersichtlichkeit! Wenn man dann mal OneNote nimmt, als direkte Konkurrenz von Microsoft, die da mit diesen Reitern arbeiten oben. Ich weiß nicht, wie nennt sich das, Karteikarten?

BB:
Du meinst jetzt innerhalb einer Notiz?

LB:
Ja, generell, die ganze Struktur. Das ist ein bisschen übersichtlicher, muss man sagen. Da kann man bei Evernote …, wenn das alles in einer Notiz ist, was ich gerne mache, ich schreibe gerne alles in eine Notiz. Die Übersichtlichkeit könnte da verbessert werden, also, hat Microsoft mit OneNote, da oben mit diesen Karteikarten oder wie sich das nennt, da wirklich keine schlechte Idee gehabt, muss man sagen.

BB:
Ja, wobei, wenn man die App so an sich nimmt, die mag ich ja nicht so, weil sie so unglaublich …, also erschlägt einen so mit Funktionen, mit dieser Menüleiste, das ist nicht meins. Aber das ist auch eine Geschmacksache und es ist auch fein.

LB:
Ja, gut, die Integration da in Office Produkte ist natürlich da relativ gut.

BB:
Das ist wirklich exemplarisch toll, aber wie gesagt, es ist eine Geschmackssache.

LB:
Ja, zusammenfassend können wir sagen, es ist toll, es lohnt sich wirklich für jedes Unternehmen. Kann man nur jedem zu raten. Es gibt hier und da noch ein paar Verbesserungsmöglichkeiten. Evernote hat fürs erste Quartal 2018 ein Release angekündigt für Evernote Business, ein neues, war wirklich so, da kommen so Spaces, sind angekündigt worden. Das soll schon viel verbessern und man soll wohl auch zukünftig mal kommentieren können. Ob das jetzt schon in der neuen Version drin ist, weiß ich allerdings noch nicht. Das werden wir dann sehen, das werdet Ihr hier auf meinem Kanal, Blog, Podcast, wie auch immer, dann auch garantiert live mitbekommen.

BB:
Ja, Lars, was würdest Du denn machen, wenn es kein Evernote mehr gäbe? Soll ich das Fenster aufmachen? Willst Du rausspringen?

LB:
Ja, ich würde mir auf jeden Fall die Haare raufen, glaube ich. Björn und Haare raufen, das werden die Podcast-Hörer jetzt nicht verstehen, aber die in YouTube, die haben es verstanden. Du meinst, dass es den Service nicht mehr gibt? Also, die Daten hätte ich ja noch. Wenn Evernote morgen die Server abstellt, ich habe ja alles lokal. Jeder hat es lokal liegen, deswegen, das wäre jetzt nicht das Thema. Aber wenn es den Service jetzt nicht mehr gibt, dann müsste man ihn neu erfinden. Ich glaube, da würde ich eine Kickstarter-Kampagne machen und Larsnote erfinden oder so.

BB:
Larsnote? Ein sehr nordischer Name.

LB:
Ja, genau. Ja, prima, dann würde ich mal sagen, erstmal Euch vielen Dank für die Aufmerksamkeit. Björn, Dir als Gesprächspartner vielen Dank.

BB:
Wie immer gerne.

LB:
Und wenn Ihr Fragen dazu habt, schreibt gerne eine E-Mail an fraglars@larsbobach.de und Euch natürlich wieder und Björn, Dir natürlich auch, wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

BB:
Werde ich sowas von haben.

LB:
Ciao.

BB:
Tschüss.

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