Hybrides GTD-System – von Michael Kamutzki

0. Ausbildung vs Berufsalltag – Wieso Selbstmanagement?

Ein alter Bauer und erfahrener Bienenzüchter in Schwerte-Villigst erklärte mir einmal:
Früher wären vor allem Pfarrer und Lehrer als Imker tätig gewesen. Die hätten dafür die
nötige Zeit gehabt …

Mein Name ist Michael Kamutzki. Ich arbeite als evangelischer Pfarrer – in den letzten 12 Jahren in drei Kirchengemeinden und im Bereich der Alten(Heim)seelsorge, seit 2018 als Schulpfarrer an einem Berufskolleg.

Damit bin ich kein Berufsanfänger mehr – ich kann mich aber noch gut an meine Anfangszeit erinnern:

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Studium der Theologie, 1. Examen, Vikariat, 2. Examen – der Pfarr-Alltag hielt dann noch jede Menge an Anforderungen bereit, auf die ich nicht vorbereitet war …

Es war nicht nur die Vielfalt der Aufgaben, sondern auch viele Dinge, die für mich gänzlich neu waren – während meiner Ausbildung war z.B. nie die Rede davon gewesen, wie man sein Büro einrichtet oder eine Sitzung anständig vor- und nachbereitet.

Als ich dann auch noch Vater wurde, ver-x-fachte dies meine Zeitmanagementprobleme.
Erst als ich das Buch von David Allen „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (engl. Original: Getting Things Done) las, wurde mir klar, was alles in meiner Ausbildung zum Pfarrer gefehlt hatte …

1. David Allen und sein „Getting Things Done“ (GTD)

Als ich zum ersten Mal das Buch von David Allen las, war das für mich ein großer Augenöffner: Warum hatte mir das in meiner Ausbildung niemand beigebracht? Denn auf Pfarrerpersonen traf und trifft wie heute der Satz zu, den ich bei David Allen las:

„Fast jeder, den ich heutzutage treffe, hat den Eindruck, er müsse sich mit zu vielen Dingen befassen, ohne über die dafür notwendige Zeit zu verfügen.“ (D.Allen (2016), S.35.)

Oder mit anderen Worten: Zeit ist eine endliche Ressource – unsere Aufgaben hingegen scheinen unendlich zu sein. Mit dieser schlichten Gegenüberstellung ist das Problem, vor dem nicht nur der Pfarrberuf steht, hinreichend skizziert.

Dass der Pfarrer immer im Dienst ist, macht diesen Beruf besonders anfällig dafür, das Privatleben auf ein Minimum zu setzen – seine Familie und sich selbst.

Gleichzeitig ist das Berufsbild selbst so komplex, dass die in Studium und Vikariat gelernten Kernaufgaben durch die neuen Aufgaben des Gemeindealltags leicht überspült werden. Der ©GTD-Ansatz setzt genau all dies voraus und ist daher für den Pfarr-Beruf m.E. optimal geeignet.

In meiner Ausbildung war es stets nur um unsere Kernkompetenzen gegangen wie Seelsorge, Predigtschreiben und Unterrichten. Wie wir dies alles aber im Feuer des Berufsalltags mit seinen 1.000 Anforderungen auch praktizieren können, damit hatte man uns völlig alleine gelassen.

2. Hybrides GTD-System

David Allen gibt schlauerweise keine Vorgaben, wie sein System zu implementieren ist. So kann es jeder an seine eigenen Arbeitsverhältnisse und Vorlieben anpassen.

Als Jahrgang 1971 bin ich natürlich mit Papier groß geworden – die ersten Computer traten erst Anfang der 80er Jahre in mein Leben und hatten 1 KB Speicherplatz. An der Universität Mitte der 90er Jahre staunte ich dann über Bildschirme, auf denen etwas Komisches lief – das war der erste Netscape-Browser. Mein erstes Mobiltelefon kam dann Ende der 90er Jahre in mein Leben. Seid meinem Umstieg vom PC in das Apple-Universum hat meine Begeisterung für die digitale Welt sprunghaft zugenommen.

2.1 Vorteile digitaler Systeme

Mein Ziel in den letzten Jahren war ganz klar das papierlose Büro, denn digitale Speichersysteme haben enorme Vorteile:

2.1.1 durchsuchbar

Als ich einmal beobachtete, wie meine Sekretärin ein Rundschreiben der Landeskirche in einen DIN A4-Ordner abheftete, fragte ich sie, ob es eine Möglichkeit gebe, an die Informationen aus diesem Schreiben z.B. in einem Jahr noch heran zu kommen – oder ob der Brief mit seiner Abheftung einfach weg wäre. Nach kurzem Nachdenken kam die ehrliche Antwort: „Ja. Der ist dann weg.“ Das war der Startschuss für mich einen Scanner mit automatischer OCR-Funktion für unser Büro anzuschaffen!

2.1.2 teilbar

Habe ich Dokumente in digitaler Form als pdf vorliegen, kann ich sie ohne großen Aufwand anderen Menschen zugänglich per E-Mail machen – z.B. als Referenzmaterial für gemeinsame Projekte.

2.1.3 Zusammenarbeit

Verfasse ich Texte in Cloud-Speichern, kann ich sogar mit anderen Menschen gemeinsam an Texten arbeiten, ohne mich extra mit ihnen verabreden zu müssen – jede(r) kann mitarbeiten zu Zeiten, die ihr oder ihm liegen. Auch die Verabredung zu Terminen ist mit online-Kalendern oder Diensten wie zum Beispiel Doodle viel einfacher als mit Papierkalendern.

2.1.4 Sicher

Papier kann abbrennen. Meine Daten liegen in der Cloud meines Vertrauens in Sicherheit. Und wenn mein elektronisches Device geklaut wird oder kaputt geht, ist alles auf dem neuen Gerät wieder herstellbar, nichts geht verloren. Natürlich muss ich gerade in meinem Beruf auf Datensicherheit achten: Personenbezogene Daten gehören nicht in die Cloud, die Server sollten im Bereich der EU stehen usw.

2.1.5 Überall synchron

Durch die Cloudspeicher und Verwendung von digitalen Devices wie iPad & Co. habe ich immer alle Unterlagen dabei. Das kann natürlich auch zum Nachteil werden, da sich alle anderen KollegInnen darauf verlassen, dass ich schon alles dabei haben werde – aber das ist ein anderes (Luxus-)Problem …

2.2 Vorteile von Papier

2.2.1 Absturzsicher

Einen Gottesdienst mit iPad statt Ringbuch zu halten, ist für mich evtl. noch vorstellbar – aber für eine Trauerfeier wäre sogar mir als überzeugter Apple-User das Risiko zu hoch: Es könnte ja doch mal passieren, dass das Tablet versagt – und dann? Mein Ringbuch kann sogar nass werden – das läuft und läuft und läuft …

2.2.2 Batterielaufzeit

… länger als 24h, es hat ja auch keinen Akku, dem der Saft ausgehen könnte.

2.2.3 Ablenkungsfrei

Als analoges Gerät ermöglichen Papiersysteme auch auf natürliche Weise ablenkungsfreies Arbeiten. Auf das Ausschalten von push-Nachrichten etc. muss ich nicht mal einen Gedanken verschwenden.

2.2.4 In sozialen Situationen oft angemessener

Es gibt einige Situationen, in denen mir ein analoges Notizbuch angemessener erscheint als eine Notiz-App auf meinem iPad. Ich habe zwar schon in Kasualgespräche mit iPad und Apple Pencil experimentiert. Aber in kleineren Meetings verstellt das handschriftliche Schreiben in einem papiernden Notizbuch meiner Erfahrung nach weniger den Kontakt zu den anderen Teilnehmenden als ein digitales Gerät. Bei der Nutzung von Papier argwöhnt niemand, ich könnte meine E-Mails checken oder im Internet surfen, während ich einem Redebeitrag zuhöre.

2.2.5 Erfassungsgeschwindigkeit von Informationen

Das Smartphone zücken, entsperren, Notizen-App öffnen, anfangen zu tippen … dauert oft einfach zu lange. Ein Notizbuch oder Block aufschlagen und mit dem Stift los schreiben – im Erfassen von Informationen sind Papier und Stift allen digitalen Geräten überlegen.

3. Meine Tools

Mein hybrides System besteht im wesentlichen aus einem am GTD-Konzept orientierten Projektmanager, Nozbe, mit dem ich hauptsächlich eins tue: Digitale Informationen verarbeiten und Aufgaben erledigen! Nozbe läuft auf allen Plattformen – ich arbeite vorzugsweise mit iOS-Geräten.

Das Papiersystem meiner Wahl ist eher ein Instrument zur Fokussierung auf den heutigen Tag, das Definieren meiner Ziele und für den großen Termin-Überblick:

3.1 Nozbe – fürs Selbstmanagement (Sammeln, Organisieren+ TUN!)

Auch wenn ich immer mal wieder mit dem Platzhirschen Omnifocus liebäugle – nur webbasierte Tools wie Nozbe schöpfen wirklich alle Vorteile digitaler Systeme aus:

3.1.1 Sammeln

Viele Aufgaben oder Impulse für Aufgaben und Projekte kommen per E-Mails oder Web-Recherche rein. Viele Informationen landen bei mir in Evernote. Dies alles direkt und gleich weiterverarbeiten zu können ist ein großer Vorteil von Nozbe.

3.1.2 digital hub

Nozbe lässt sich mit vielen Services vernetzen. Deshalb laufen bei mir in Nozbe auch alle digitalen Fäden zusammen wie in einer Kommandozentrale.

3.1.3 Vorlagen

Ob Gottesdienste, Gemeindefeste oder Unterrichtsstunden – es gibt in meinem Berufsleben Vieles, das sich immer mal wieder wiederholt. In Nozbe kann ich Vorlagen erstellen und diese auch mit auf diesen basierenden aktuellen Projekten updaten – so entwickle ich meine Vorlagen ständig weiter.

3.1.4 Zusammenarbeit

Meine Nozbe-Projekte kann ich an weitere Menschen freigeben, die mit mir zusammen arbeiten möchten – diese brauchen dafür nicht zwingend einen Nozbe-Account! Meine Erfahrungen diesbezüglich sind leider nicht sooooo gut …

3.1.5 Nozbe-How

Aus dem Vorlagenkonzept und den Kollaborationsmöglichkeiten hat sich die Nozbe-How-Plattform entwickelt: Hier kann ich meine Vorlagen und how-to‘s auch anderen zur Verfügung stellen – wie z.B. meine Anleitung zum hybriden Arbeiten.

3.2 Full Focus Planner – für Selfleadership

Der Full Focus Planner von Michael Hyatt ist das perfekte Ergänzungs-Tool für meinen digitalen Ansatz. Hyatt nutzt den Planer tatsächlich auch in hybrider Kombination – und v.a. das Kalendarium lässt mich daran zweifeln, dass eine Planner-Only-Nutzung tatsächlich möglich ist. Die Stärken des sog. „FFP“ sind die vielen Aspekte, mit denen er mir hilft den Überblick über Termine und Aufgaben, Ziele und Projekte zu behalten.

3.2.1 Routinen

3.2.1.1 tägliche Rituale

Mit dem Bewusstmachen und dem immer weiteren Verfeinern von vier grundlegenden Ritualen( Morgenritual, Start in den Arbeitstag, Ende des Arbeitstages, Abendritual) hilft mir der FFP das so wichtige Reflektieren über das eigene Tun im Alltag zu implementieren und gute Gewohnheiten systematisch einzuüben.

3.2.1.2 wöchentliches Ritual: Vordenken

Die GTD-typische „weekly review“ wird im FFP zur „weekly preview“ – denn die Manöverkritik jedes Rückblicks ist ja nie Selbstzweck, sondern dient dem angemesseneren Verhalten in der Folgewoche.

3.2.1.3 Alle drei Monate aufs Neue: Quarterly Preview

Der Quartalsrhythmus schien mir zunächst ein Nachteil zu sein – denn das bedeutet ja auch alle drei Monate das Einrichten eines neuen FFP und etliches an Wiederholung. Mittlerweile genieße ich es, alle drei Monate meine Routinen und Strukturen auf den Prüfstand zu stellen, sie besser meinem Leben mit seinen sich auch ändernden Bedürfnissen anzupassen und zu optimieren.

3.2.2 Strukturen

3.2.2.1 Monatskalender + rollierende Quartale

Spätestens hier merke ich, dass der FFP nicht ohne ein ergänzendes Kalendersystem funktionieren kann:

Im Kalendarium für das laufende Quartal ist jeder Monat auf einer Doppelseite untergebracht – und das ist für alle Einzeltermine zu wenig. Die Monatskalender und v.a. die sog. „Rolling Quarters“ sind dazu da aus der Vogelperspektive Überblick zu gewinnen – detaillierter für das Quartal, gröber für das darauf folgende Jahr. Meilensteine können notiert werden – für alles Klein-Klein empfiehlt Hyatt selbst einen digitalen Kalender.

3.2.2.2 Ideale Woche

Die Stärke der idealen Woche ist das proaktive Planen von Deep-Work-Zeiten, dem Kanalisieren der anderen notwendigen Tätigkeiten (shallow work) sowie die Konzentration auf die Arbeitswoche. Dieses Konzept habe ich für Pfarrpersonen aus den Landeskirchen, die mit dem sog. „Terminstundenmodell“ arbeiten zum Modell der „idealen Terminstundenwoche“ transformiert.

3.2.3 Ziele erreichen: 3-3-3

Wer die Bücher von M.Hyatt zum Lebensziele Setzen und Erreichen derselben gelesen hat, der findet im FFP das ideale Umsetzungswerkzeug:

Im FFP werden die Jahresziele konzipiert und systematisch zur Ebene der einzelnen, konkreten Aktionen herunter gebrochen (So empfiehlt es auch G.Keller in The One Thing).

  • Die maximal 10 Ziele für das jeweilige Jahr werden auf die Quartale aufgeteilt – das ergibt ca. drei Ziele pro Quartal.
  • Je Quartal werden in der weekly preview die weekly big three definiert, die in den Daily Big Three zu handhabbaren Aufgaben heruntergebrochen werden.

3.2.4 Konzentration auf diesen Tag

Auf der Doppelseite für den jeweiligen Tag konzentrieren sich dann alle gerade von mir beschriebenen Konzepte. Auf einer Doppelseite sehe ich:

  • Die Daily Big Three
  • und andere Aufgaben.
  • Checkboxen für meine Routinen, die den Tageskalender rahmen.
  • Platz für Notizen auf der rechten Doppelseite.

4. Wie das digitale Nozbe und der analoge Full Fokus Planner zusammen spielen

Nun endlich zu meinem hybriden Ansatz: Wie können diese unterschiedlichen Systeme zusammenarbeiten, sich gegenseitig unterstützen – und ich das Beste aus beiden Welten nutzen?

Im Allgemeinen:

  • Ich verwende den FFP, um meine Jahresziele zu erreichen und mich auf den heutigen Tag zu fokussieren. Allein durch das Einrichten des nächsten Tages gewinne ich so einen nachhaltigen Überblick, dass ich weiß, was am nächsten Tag dran ist.
  • In Nozbe laufen alle Informationen zusammen. Da ich mein iphone immer und überall dabei habe, ist die mit durch die Linse des FFP scharf eingestellte Prioritätsliste in Nozbe oft meine Richtschnur für den Tag.

Und so funktioniert beides zusammen:

4.1 Wöchentliches Nach-Denken und Vor- denken.

4.1.1 Weekly Review: Systempflege (Nozbe)

Rückgrat meiner Planung ist das Nach-Denken der vergangenen Woche – meine Weekly review in Nozbe, ganz klassisch nach der GTD-Methode, wenn möglich an jedem Freitag um 16.00. Denn nur so bleibt mein „trusted system“ auch wirklich vertrauenswürdig.

Wenn ich fertig bin, habe ich in allen aktiven Projekten eine oder mehrere nächste Aktionen ausgewählt. So entsteht die Grundlage meiner Nozbe-Prioritätsliste für die nächste Woche – die „Next Action List“.

4.1.2 Weekly Preview (FFP): Ermittlung meiner „Weekly Big Three“, um eine Aktionsliste zum Erreichen meiner Ziele zu erhalten

Im Anschluss – spätestens aber bis Sonntagnachmittag arbeite ich die Weekly- preview-Seiten im FFP durch, um über meine Arbeitsweise in der vergangenen Woche zu reflektieren („After Action Review“) und um für meine Quartalsziele weitere „Weekly Big Three“ für die nächste Woche zu definieren:

Ich überprüfe meine „Annual Goals“ und schreibe evtl. die nächsten Schritte auf den ersten Seiten des FFP um. Dann wähle ich meine neuen „Weekly Big Three“. Ich zerlege sie in 2-3 Teilaufgaben, so dass ich kleine Häppchen bekomme, die ich in der nächsten Woche auch tatsächlich schaffen kann.

In Nozbe habe ich für jedes dieser Ziel ein Projekt. Alle zielbezogenen Projekte werden mit dem Label „!Goals2019“ zusammengehalten. In Nozbe aktualisiere ich diese Projekte nun ebenfalls, um sicher zu gehen, dass meine „Weekly Big Three“ für die nächste Woche auf meiner Nozbe-Prioritätenliste stehen. Ich habe den Filter „!Goals2019“ aktiviert, sodass ich nur diese auf meine Ziele bezogenen Projekte sehen kann. Ich gebe den einzelnen Aufgaben den tag „#🎯 Daily Big Three“.

Nun ist unter Umständen in Nozbe eine ziemlich lange Liste entstanden: Eine Next-Action-List, die nun wieder in eine Prioritätsliste für jeden einzelnen kommenden Wochentag umgewandelt werden kann – und das geht so:

4.2 täglicher workflow: Fokus auf den heutigen Tag

Die tägliche Übung besteht darin, die Next-Action-Liste in Nozbe wieder in eine Prioritätsliste umzuwandeln. Mit den praktischen Filterfunktionen in Nozbe und der Übersichtsseite im FFP gelingt das in nur wenigen Schritten:

4.2.1 Das Dringende

Am Abend eines jeden Tages übertrage ich meine morgigen Termine aus meinem online-Kalender in die Kalenderspalte des FFP. Ebenso übertrage ich dorthin die für morgen fälligen Aufgaben aus Nozbe.

Ich verstehe diese Übertragung als recommitment – diese Wirkung wird durch analoges Arbeiten am stärksten erzeugt.

In Nozbe bekommen alle diese Aufgaben den tag „#📅today“.

4.2.2 Das Wichtige

Aus den weekly preview-Seiten des FFP heraus lege ich mich nun auf meine großen drei Aufgaben für den morgigen Tag fest.

In Nozbe setze ich dann den Filter auf „!Goals2019“: Ich wähle aus den drei bis neun zielbezogenen Aufgaben meine „#🎯Daily Big Three“ aus, indem ich sie mit tag „#📅today“ kennzeichne.

Setze ich nun den Filter auf „#📅today“, habe ich nun in Nozbe eine Liste dringender und wichtiger Aufgaben – eine Prioritylist!

4.2.3 Andere Aufgaben

Wenn mein Tag genügend Platz für andere Aufgaben hat, kennzeichne ich mit diesem Schlagwort auch weitere Aufgaben – mit Hilfe der Filter, die ich nach der GTD-Lehre nutze: Wo bin ich morgen? Wen treffe ich? Diese Kontexte kommen zusätzlich in Frage

– wenn ich für sie genügend Zeit habe, und auch dafür gibt es eine Filterfunktion in Nozbe.

Im FFP schreibe ich dann diese Aufgaben in die Spalte „Other Task“. Natürlich bekommen auch diese Aufgaben dann in Nozbe den „#📅today“-tag.

Die Faustregel „3-10-20“ finde ich bei diesem Prozess sehr hilfreich: 3 wichtige und große Aufgaben und bis zu 10 kleinere Aufgaben pro Tag sind maximal möglich. Große und kleine Aufgaben erkenne ich an der für sie veranschlagten Zeit – alles unter 20 Minuten sind kleine Aufgaben.

4.3 Fokussiert bleiben – ins TUN kommen

Je nach Situation und Aufgabenart arbeite ich die #📅Today-Aufgaben in der Nozbe-App ab oder nehme den FFP zur Hand:

  • E-Mails und andere Aufgaben mit reichem digitalen
    Referenzmaterial am liebsten in Nozbe.
  • Alles andere sehr gerne mit dem FFP – das analoge Fokussieren auf
    den heutigen Tag tut mir immer wieder gut.

Am Ende des Tages vergleiche ich meine Nozbe-Liste mit der täglichen Seite in FFP und mache dabei einen kleinen Tagesrückblick.

5. Summery: Workflows