Raus aus dem Papierchaos – Christian Zwengel

Christian ist Mitinhaber einer Schwimmschule und er hat eine deutliche Zunahme von Anmeldungen zu verzeichnen, seitdem er papierlos unterwegs ist. Bequem für die Kunden, übersichtlicher für Mitarbeiter, ein Loblied über das papierlose Büro, heute im Podcast mit Lars.

Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Sponsoren und Links:

Sponsoren

MDD Workshop 2018

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Links

Webseiten:
Schwimmschule Delphin
Delphin Akademie

Kontakt:
Christian auf Facebook und auf XING
Christians Blog https://christian-zwengel.de

Podcast-Empfehlungen:
Marathon Fitness von Mark Maslow
Führung auf den Punkt gebracht von Bernd Geropp
Selbstmanagement.Digital. von Lars Bobach

Apps:
Buchungsprogramm Keeptrack
Evernote
Whatsapp
Slack
Zapier

Buchempfehlung (amazon*):
Sieben Wege zur Effektivität von Stephen Covey
Biografie von Bear Grylls

Transkript

CZ = Christian Zwengel
LB = Lars Bobach

LB:
Herzlich willkommen zum Podcast Selbstmanagement.Digital. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und ich sitze hier zusammen heute mit dem Christian Zwengel, hallo Christian.

CZ:
Hallo Lars.

LB:
Bist Du soweit, bist Du fertig?

CZ:
Ich bin fertig.

LB:
Können wir loslegen?

CZ:
Wir können loslegen, ich freue mich.

LB:
Wunderbar, ich mich auch. Ja, der Christian, den habe ich kennengelernt, weil ich einen Vortrag auf einem Seminar gehalten habe, was er organisiert hat. Der Christian hat eine Schwimmschule, die Schwimmschule Delphin aus Hamburg. Er ist da Inhaber, führt das gemeinsam mit den Gründern und hat dort und da war ich total erstaunt, 60 Aquapädagogen im Einsatz.

Also ein Riesending, eine große Schwimmschule. Er hat sich auf den Weg gemacht ins papierlose oder papierminimierte Büro. Das wird er uns gleich erzählen. Meine erste Frage, Christian, heute schon gescannt?

CZ:
Ja, heute habe ich schon gescannt. Es ging um einen Berg Buchhaltungsunterlagen, die ich weggescannt und in ein Evernote-Notizbuch gespeichert habe.

LB:
Und wo geht es von da hin?

CZ:
Von dem Notizbuch? Da wird es einerseits abgelegt, auf der anderen Seite sind es Unterlagen auf die der Mitarbeiter zugreifen kann und von dort aus geht es auch nach DATEV, um da quasi die Buchhaltung auch für den Steuerberater einsehbar zu machen. Der guckt leider nicht in Evernote.

LB:
Ich habe übrigens meine Einkommensteuererklärung, die ganzen Belege dazu und alles, mit meinem Steuerberater über Evernote jetzt abgewickelt. Vielleicht ist das sogar schon online, ich wollte mal ein Video darüber machen oder eine Podcastserie darüber drehen. Vielleicht ist die schon online, wenn das Interview hier mit Dir ausgestrahlt wird. Auf jeden Fall habe ich das jetzt zum ersten Mal gemacht und wirklich auf eine gute Idee gekommen, wie man das einfach umsetzen kann. Aber das nur am Rande.

CZ:
Super, ich habe noch eine kleine Anekdote, die mir heute Morgen zu dem ganzen Thema passiert ist. Als ich nämlich heute früh meine Frau gebeten habe meine Notizen, die ich jetzt für dieses Interview auf meinem iPad gemacht habe, einmal quer zu lesen, hat sie mich doch allen Ernstes gebeten, die Notizen dafür vorher einmal für sie auszudrucken. So viel zum Thema papierloses Büro. Sie wollte das lieber auf dem Blatt Papier lesen als auf dem iPad.

LB:
Du könntest mit meiner Frau verheiratet sein, die würde es genauso sagen, absolut. Ja, also, heute geht es ja um Dich, um Deine Schwimmschule, die Du papierlos organisiert hast. Erzähle uns mal kurz Deinen Werdegang, wie bist Du zu Deiner Firma überhaupt gekommen und was hat Dich dann bewogen, das Thema papierloses Büro überhaupt anzugehen?

CZ:
Ich hole ein klitzekleines bisschen aus, bevor ich zum Thema papierlos komme. Ich habe Mitte der Neunzigerjahre mit meinem Sportstudium begonnen und habe dann relativ schnell gemerkt, dass ich nebenbei gern noch irgendwas jobben möchte, was mit Bewegung zu tun hat. Also, nicht nur studieren, sondern auch schon Erfahrung im Berufsfeld zu sammeln. Meine damalige Freundin und jetzige Frau hat dann eine Zeitungsanzeige gelesen, Kursleiter für Babyschwimmen gesucht. Darauf habe ich dann geantwortet und habe so begonnen, im Wasser mit anderen Menschen zusammen zu arbeiten.

Ein paar Jahre später habe ich dann Uwe Legahn getroffen, der in Hamburg die Schwimmschule Delphin gegründet hat. Und habe bei ihm in der Schwimmschule dann angefangen als Babyschwimm-Kursleiter zu arbeiten. Es ging dann eine Weile und wir haben sehr schnell gemerkt, dass wir uns ganz gut verstehen. Ich habe immer mehr Zeit in der Schwimmschule verbracht und habe dann in der Akademie der Schwimmschule die Ausbildung zum Schwimmlehrer gemacht, zum Kinder-Schwimmlehrer, zum Aqua Fitness Kursleiter und so ist es immer weitergewachsen.

Die Akademie gibt es heute immer noch, das ist die Delphinakademie für Aqua-Pädagogik und wir bilden weltweit Schwimmlehrer aus nach unserem Konzept. Das Konzept hat tatsächlich der Uwe Legahn entwickelt, der hat irgendwann mal angefangen, die Art und Weise, wie wir mit Kindern umgehen, tatsächlich auch zu beschreiben und daraus ein Konzept zu entwickeln.

Anfang 2003 haben wir die Chance bekommen, ein zusätzliches zweites Schwimmbad in Hamburg zu übernehmen. In diesem Bad habe ich dann schnell die Leitung übernommen und bin als Gesellschafter, Geschäftsführer seit 2007 jetzt gemeinsam mit der Familie Legahn Mitinhaber der Schwimmschule.

Diese ganze Zeit über sind wir sehr offline organisiert gewesen und haben aber so ab 2010 begonnen, unser Buchungssystem so umzustellen, dass wir von mehreren Standorten auf den Kundenbestand zugreifen konnten. Aber wir waren lange noch nicht so weit, dass eben unsere Kursteilnehmer und Eltern in irgendeiner Form Einblick in unsere Kurse nehmen konnten. Das hat sich tatsächlich erst in den letzten Jahren entwickelt und das war dann auch der Zeitpunkt, wo ich eigentlich begonnen habe, mich mit dem Thema papierloses Büro zu beschäftigen.

Ich hatte im Sommer 2016 eine neue Assistentin im Büro eingestellt und war quasi gezwungen, meine Unterlagen in irgendeiner Form mit ihr zu teilen. Das musste ich vorher nicht tun. Ich bin halt ständig unterwegs zwischen unseren Schwimmbädern und meinem Home-Office und habe eigentlich keinen Arbeitsplatz in einer Schwimmschule oder in einer Schwimmhalle, wo ich immer sitze und musste eben immer von außen die Dinge im Griff behalten.

Das war dann der Zeitpunkt, an dem ich begonnen habe, mich mit Cloud speichern, Dropbox usw. auseinanderzusetzen. Und der nächste Schritt war dann eigentlich konsequent, dass wir angefangen haben, dann Unterlagen, zum Beispiel von Kursteilnehmern, Anmeldeformulare usw. einzuscannen und abzulegen, damit wir von überall drauf zugreifen können. Das war dann eigentlich der Start vom Thema Reduktion von Papier. Weil der nächste Schritt eigentlich gewesen ist, wenn wir die Dinge einscannen und wir sie digital haben, dann brauchen wir sie eigentlich gar nicht physikalisch.

Da haben wir dann eben begonnen, uns, was das Thema Buchungssystem angeht, Gedanken zu machen darüber, dass wir eben auch die Eltern in unsere Kursübersicht mit einbeziehen und dann sind wir zu einem online Buchungssystem übergegangen. Da wurde mir eigentlich erst klar, wie viel Papier wir überhaupt produziert haben jeden Tag in der Schwimmschule. Also, wäschekörbeweise, wir haben Anmeldeformulare im Computer eingegeben, dann ausgedruckt, dann per Post an die Eltern verschickt. Die in zweifacher Ausführung, eine Ausführung haben wir dann wieder zurückbekommen, eine unterschriebene, da standen ganz viele Dinge drauf wie neue Telefonnummern oder Bankverbindungen. Die haben wir dann wieder eingepflegt in das System und haben dann schlussendlich das Papier auch noch so abgelegt, dass wir es dann später nochmal wiederfinden.

Das ist jetzt durch das online Buchungssystem und das ist eigentlich der zentrale Punkt beim papierlos für uns, alles vorbei. Weil, es gibt keine Formulare mehr, die Eltern melden sich online an, kriegen eine Rechnung per E-Mail und überweisen ihren Kursbeitrag und der Fall ist erledigt sozusagen.

LB:
Und das geht dann bei Euch direkt in die Planung, alles dann papierlos mit ein? Es gibt bestimmt eine maximale Anzahl an Teilnehmern pro Kurs und so. Das ist dann alles gedeckelt und das passiert alles automatisch?

CZ:
Das passiert alles automatisch im System, genau. Das heißt, wir haben quasi die Voreinstellungen, die wir machen können im System, um eben zu gewährleisten, dass Kurse nicht überbucht werden und dass die richtige Altersgruppe im richtigen Kurs landet usw.

LB:
Ist das Buchungssystem, das hattest Du mir, glaube ich, erzählt, das ist jetzt was ganz Spezifisches für Schwimmschulen? Es ist jetzt nichts, was jetzt auch ein Friseur oder ein Zahnarzt oder so einsetzen könnte?

CZ:
Nein, es gibt zwar sehr große Buchungssystem-Anbieter, die versuchen, für alle Bereiche in irgendeiner Form eine Lösung anzubieten, aber das hat nicht funktioniert. Ich hatte den Markt relativ deutlich sondiert vorher und geguckt, was kommt überhaupt für uns infrage und da sind wir tatsächlich bei einem System hängengeblieben, was spezifisch für Schwimmschulen gemacht wird, was auch nicht in Deutschland produziert wird. Es ist ein System, was von einer schwedischen Firma produziert wird.

LB:
Und das ist eingedeutscht oder ist es englisch oder wie habt Ihr das gemacht?

CZ:
Das ist Englisch und wir haben an der deutschen Übersetzung mitgeholfen bzw. wir sind gerade dabei, das so ein bisschen zu verbessern. Weil natürlich, im Leben merkt man, dass hier und da immer noch Potenzial da ist, die Übersetzung zu verbessern.

LB:
Ich finde, Du hast etwas sehr Wichtiges gesagt, nämlich, es gibt in jedem Unternehmen und das glaube ich wirklich, in jedem, immer den zentralen Punkt, die zentrale Schnittstelle, die geregelt werden muss, um papierlos zu werden. Ich kann mir sehr gut vorstellen, bei Euch, mit so viel Kundenkontakten, so viel Schwimmlehrern, ist es das Buchungssystem. Und das ist, das hast Du sehr gut beschrieben, das ist so der Kern dessen, wo Ihr dann papierlos wurdet.

Aber jetzt mal zurück an den Anfang. Was war denn der erste konkrete Schritt? Ich habe jetzt eine Schwimmschule hier in Leverkusen und ich sage jetzt, ich will auch. Was war der erste konkrete Schritt, den Du zum papierlosen Büro gegangen bist?

CZ:
Der wirklich erste Schritt war, ich habe mir einen guten Scanner gekauft. Ich hatte ganz viel Papier noch und wollte das gerne in irgendeiner Form digitalisieren. Dann habe ich mir einen guten Scanner gekauft und habe mich dann damit beschäftigt, wie wir es überhaupt vermeiden können, überhaupt Papier zu erzeugen. Das war das Erste. Das war allerdings noch weit bevor wir angefangen haben, uns mit einem online Buchungssystem auseinanderzusetzen.

Wenn ich jetzt das als zentralen Punkt nehmen würde zur Vermeidung von Papier, das online Buchungssystem, dann würde ich sagen, wäre der erste Schritt, dass man wirklich ganz genau guckt, wie viel Kursteilnehmer muss ich damit eigentlich abdecken. Dass man ganz genau guckt, welchen Buchungschannel will ich benutzen, also, soll das auf meiner Website laufen, soll das technisch gesagt sozusagen, soll das in das Content Management System der Website eingebunden sein, soll das als iFrame laufen, schicken wir die Leute auf eine separate Website, wo sie buchen können? Also, die Frage muss man klären, da hat auch die Erfahrung gezeigt, die wir im Austausch mit anderen Schwimmschulen haben, dass das jeder ganz individuell für sich klärt. Dem einen ist das Thema Corporate Identity so wichtig, dass sie das wirklich in die eigene Website komplett mit integrieren und einbauen und den anderen ist es nicht so wichtig.

LB:
Und wie ist es bei Dir?

CZ:
Bei uns ist es so, dass es uns nicht so wichtig war, sondern es gibt tatsächlich einen Link zu einer externen Buchungsseite auf den Servern des Buchungssystems. Was für uns auch ein relativ wichtiger Punkt ist, weil wir dadurch wirklich sicher sind, dass das ganze Thema Security usw. wirklich auf höchstem Niveau ist und dafür ist die Firma zuständig, das Buchungssystem, ich darf das sagen, oder? Darf ich das sagen, wie das heißt?

LB:
Ja, klar!

CZ:
Das heißt „keeptrack“ und die haben da wirklich enorm gute Standards. Das war auch ein wichtiger Grund für mich, mich dafür zu entscheiden.

LB:
Vielleicht schickst Du uns den Link noch im Anschluss an das Interview?

CZ:
Mache ich gerne.

LB:
Den Artikel, wenn einer Interesse hat, kann er sich das ja mal angucken. Das ich jetzt hier als Inhaber einer Werbeagentur, einer online Marketing Agentur, natürlich da ein bisschen anderer Meinung bin, ob es auf einer externen Seite oder auf einer eigenen Seite laufen sollte, das kannst Du Dir vorstellen.

CZ:
Ja, das kann ich mir vorstellen.

LB:
Ich sehe schon, dass das Corporate Design da schon sehr wichtig ist. Wir haben ja auch ein Tool zur Terminvereinbarung, haben wir auch benutzt, glaube ich. Du hast darüber auch einen Podcasttermin, einen Interviewtermin, hier gebucht, richtig?

CZ:
Genau, das habe ich darüber gebucht. Ich glaube, das war auch ein externer Link, den Du mir da geschickt hattest?

LB:
Nein, das ist schon bei mir auf der Seite, wir haben es da eingebunden. Das machen wir schon, aber diese Onlinebuchungstools, die finde ich halt super. Das ist wirklich die Zukunft und ich sage immer, ich würde mir so wünschen, mein Friseur hat das. Immer wieder anrufen und, und, und. Das ist irgendwo doof.

Wir haben zum Beispiel einen Zahnarzt als Kunden hier in der Agentur, der hat das auch und das finde ich super. Da kannst Du wirklich Deinen Zahnarzttermin online buchen, richtig klasse. Es ist wirklich so hassle free, sagt der Amerikaner. Du musst nicht anrufen, hoffe, dass noch ein Platz ist, du kannst direkt alles sehen. Ist halt zeitgemäß.

CZ:
Das ist zeitgemäß. Bei uns ist es halt noch so, dass es nicht der reine Buchungsvorgang ist, der den Nutzen eigentlich bringt. Das ist ein Nutzen, den das System bringt. Der eigentlich fast schon viel größere Nutzen, den das bringt, ist eine wahnsinnige Transparenz. Es ist nicht nur der Buchungsvorgang, Max soll an dem Kurs am Montag um 16:00 Uhr teilnehmen, ja, hier ist die Rechnung.

Sondern in der Sekunde, wo wir den Max da reingebucht oder er sich selber da eingebucht hat, erscheint Max auf dem iPad beim Schwimmlehrer direkt am Becken in der Halle. Und wenn Max kommt, dann sieht der Schwimmlehrer, ob er das erste Mal da ist, ob er nächste Woche Geburtstag hat. Er kann die Anwesenheit notieren. Über die Anwesenheit können wir sehr leicht nachvollziehen, in welchen Gruppen wir welche Anwesenheitsraten haben. Wir können Ausweichtermine organisieren, wir können die Leistung der Kinder dokumentieren. Die Eltern können in ihr Kundenkonto gucken und können genau sehen, wann hat eigentlich Maxi die 200 Meter für sein Bronze-Abzeichen geschwommen und wie schnell ist er gewesen. Das geht alles Hand in Hand und das erleichtert uns die Arbeit ganz ungemein, weil wir Informationen jetzt haben, die wir vorher nie hatten. Und dadurch können wir Dinge tun und Entscheidungen treffen, die wir vorher nie treffen konnten.

LB:
Super, also ein riesen Vorteil vom papierminimierten Büro ist die digitale Transparenz. Das höre ich immer wieder und das sehe ich absolut genauso. Was mich jetzt mal interessieren würde, gerade so in Richtung online Tool, hier Buchungstool, hast Du denn auch den Umsatz damit steigern können?

CZ:
Das ist zu diesem Zeitpunkt, an dem wir uns befinden, nicht so leicht zu sagen. Ich glaube aber, ich muss wirklich sagen, ich glaube aber schon, weil wir da in längeren Zeiträumen rechnen, weil durch die, wie soll ich das erklären, durch die Buchungszeiträume, die wir haben, haben wir Phasen, in denen wir sehr viele Buchungen und Phasen, in denen wir weniger Buchung haben und das muss man so ein bisschen clearen, damit man am Ende auch eine Aussage treffen kann.

Wir haben jetzt dieses System erst eigentlich seit Anfang September 2017 flächendeckend im Einsatz. Es ist also wirklich noch zu früh, da was drüber zu sagen. Ob die Umsatzsteigerung, die wir zu verzeichnen hatten in den letzten ein, zwei Jahren, ob und wie weit und an welchem Punkt die mit dem System zusammenhängen. Aber ein Grund, weswegen wir das eingeführt haben, ist tatsächlich, dass wir schlussendlich unsere Energie auch in solche Dinge wie Umsatzsteigerungen investieren können und nicht mehr so viel in Einfügen von Anmeldung und Aufkleben von Briefmarken. Also, es werden natürlich auch Zeitfenster frei durch so ein System.

LB:
Aber vom Gefühl würdest Du sagen, es ist schon mehr geworden jetzt dadurch, dass man für die Kunden es auch einfacher macht?

CZ:
Es ist ja für die Kunden sehr viel einfacher und man merkt an sehr vielen Stellen, dass Kunden einfach bezahlen, also, wo wir vorher auffordern mussten oder das Gefühl hatten, wir mussten eine Aktion bringen, damit die Kunden bezahlen, nämlich die Rechnung verschicken. Vielleicht noch sagen, bitte gebt uns eure Bankverbindung, damit wir eine Lastschrift ziehen können usw. Da waren mehrere Zwischenschritte nötig, bis es schlussendlich zur Bezahlung gekommen ist. Jetzt ist es so, die Kunden buchen und bezahlen dann auch zum größten Teil, ohne, dass wir da noch etwas zu tun müssen. Auch das ganze Thema Zahlungserinnerung und Mahnwesen ist durch das System viel einfacher geworden.

LB:
Okay, super. Jetzt hast Du gesagt, Transparenz ist ein großer Vorteil, hier, die Einfachheit der Abläufe. Was würdest Du denn noch als großen Vorteil eines papierlosen Büros oder papierminimierten Büros sehen?

CZ:
Für mich ganz persönlich kann ich das jetzt mal sagen. Ein großer Vorteil ist die Ordnung tatsächlich, ich habe einen viel aufgeräumteren Schreibtisch, seit ich weniger Papier mit mir rumtragen muss und bearbeiten muss. Das macht mir den Kopf klarer. Ich habe einen besseren Fokus dadurch.

LB:
Guter Punkt, es gab ja früher diese ganzen Ratgeber mit Simplify und was weiß ich was, wie man eine gute Ordnerstruktur, jetzt wirklich Papierordner, also physische Ordner, anlegen, wo man was ablegt und so weiter. Und das ist ja das Schöne im Papierlosen. Ich muss mir gar nicht überlegen, wenn ich einmal ein gutes Konzept habe und einen guten Cloudspeicher habe, muss ich gar nicht überlegen, was schmeiße ich weg, was behalte ich noch, sondern ich packe da alles rein, weil der Speicher quasi unbegrenzt ist, zumindest die Daten, die bei uns jetzt hier auftreten. Ich finde alles so wahnsinnig schnell wieder, also, dieses aufgeräumte, clutter free, ist mit papierlos einfach super einfach und wirklich ein richtig gutes Gefühl, klarer Kopf.

CZ:
Was das Thema des Aufräumens oder des aufgeräumt seins in der Cloud zum Beispiel angeht, ist es tatsächlich so, wir haben relativ lange mit der Dropbox gearbeitet und sind jetzt gerade in so einer Übergangsphase. Da hat sich wirklich rausgestellt, die Suchfunktion in der Dropbox ist nicht gut, empfinde ich mindestens als nicht gut, da hat sich rausgestellt, dass man, wenn man mit mehreren Leuten an sowas arbeitet, entsteht relativ schnell ein relativ großes Chaos, wenn man nicht wirklich ständig dabei, das zu reglementieren und die Leute dazu anzuhalten, wirklich auch Standards einzuhalten bei der Ablage von Dingen.

Da sehe ich das bei Evernote als riesengroßen Vorteil, weil die einfach eine so machtvolle Suchfunktion haben, dass es bei vielen Sachen einfach egal ist, wo man sie ablegt, man findet sie trotzdem wieder.

Da bin ich jetzt gerade dabei, es ist auch noch ein Hindernis für mich oder ein Stück auf dem Weg zum weiter papierlos sein, zu gucken, wie muss denn eigentlich eine Infrastruktur aussehen in einem Unternehmen mit 10, 12, 15 Mitarbeitern, die alle damit arbeiten, damit es auch barrierefrei nahtlos gut ineinander greift, alle damit gut klarkommen und auch alle dann Tools zum papierlos sein oder papierlos werden benutzen, die von allen auch gut benutzt werden können und dann auch auf die richtige Art benutzt werden. Da liegt auch noch viel Musik drin, in dem Punkt.

LB:
Da wird Evernote 2018, also dieses Jahr, wirklich ein großes Update für Evernote Business bringen, wo das Ganze viel einfacher organisiert ist, die Suche noch mal viel besser wird, noch mal besser und ich meine, die haben ja jetzt schon im Businessbereich schon diese Kontextsuche. Das wird also nochmal aufgebläht, also aufgebohrt und auch nicht aufgebläht, aufgebohrt, dass es wirklich machtvoll ist und da kann ich nur sagen, da kannst Du Dich richtig drauf freuen, das wird nämlich alles nochmal viel einfach.

CZ:
Da hattest Du letztens ein Interview, glaube ich, zu geführt oder so mit einem Evernote Menschen, ist das richtig?

LB:
Ja, hatte ich. Aber ich war ja zwischendurch bei Evernote in Zürich eingeladen im European Headquarter und die haben mir da mal präsentiert, was jetzt für dieses Jahr alles geplant ist. Das ist schon beeindruckend, da kann man sich richtig drauf freuen. Es ist auch so, was ganz wichtig ist, wo die Daten liegen und so weiter. Die bringen jetzt noch ein Whitepaper raus, easy mit EU Norm konformgehen, dass man dort Daten ablegen kann als Firma. Weil sie sagen, sie sehen das nicht als Thema.

Ich sehe das als großes Thema, gerade im Kopf hier der Deutschen und da werden sie ein Whitepaper rausbringen, was ich natürlich dann auch auf meinem Blog zur Verfügung stelle und auch mal diskutieren werde. Das halte ich auch noch für einen großen Hemmschuh bei den Deutschen, dass sie natürlich im Kopf immer haben, die Daten müssen bei mir liegen.

CZ:
Ja oder in Deutschland zumindest.

LB:
Was würdest Du denn jetzt sagen, Du bist jetzt ja schon ordentlich weit gekommen auf dem Weg. Von eins bis zehn, wie weit bist Du auf dem Weg zum papierlosen Büro?

CZ:
Ich glaube, bei einer sechs ungefähr, weil, den kompletten Bereich Personalunterlagen, Fortbildungsunterlagen usw., den haben wir noch nicht papierlos und da haben wir noch dran zu arbeiten. Aber bei einer sechs, glaube ich, kann ich sagen.

LB:
Was würdest Du jetzt Unternehmern raten, die auch sagen, ich sehe das auch für mich wirklich als wichtig an. Was würdest Du denen raten, wenn sie sich jetzt auf den Weg machen sollen oder würden?

CZ:
Ich hatte es vorhin schon kurz gesagt, ich würde tatsächlich gucken, dass man sich einen Scanner besorgt, mit dem man schnell viel Papier wegscannen kann. Weil, da fällt am Anfang auf jeden Fall immer noch Papier an. Dann ist ein richtiges Problem, es sind Heftzwecken. Ich würde also Unternehmern raten, die sich damit auseinandersetzen wollen, die Kassierer beim Einkaufen daran zu hindern, den Bon und den EC-Beleg zusammen zu heften. Das ist ein ganz wichtiger Tipp, der wichtigste eigentlich.

Dann ist es wichtig, zu überlegen, wie viele Mitarbeiter haben wir eigentlich im Arbeitslauf, die mitmachen im papierlosen Arbeitsablauf und mit denen das gemeinsam zu besprechen und gemeinsam zu überlegen, wie können wir denn dahingehen, dass wir papierlos werden? Die dann gut zu schulen und ihnen die Infrastruktur so gut wie möglich zugänglich zu machen, dass es dann auch alle benutzen können. Das ist wichtig, damit am Ende auch alle mitmachen und alle wissen, wie es geht. Ich glaube, wenn ich ganz alleine wäre, dann wäre es einfach, aber der Punkt ist wirklich, dass man Arbeitsabläufe etablieren muss, die Gewohnheiten ändern muss, die für mehrere Leute gelten.

LB:
Ja, genau. Mitarbeiter hast Du gesagt, früh ins Boot holen, mit involvieren in den Prozess, super Tipp. Und natürlich der Killertipp, der wirklich wichtig ist. Eigentlich könnten wir das Interview jetzt abbrechen, weil, Du hast ja das Allerwichtigste schon genannt.

CZ:
Das Allerwichtigste?

LB:
Genau, mit den Heftzwecken das. Den daran hindern, ja, ja. Super, Christian, vielen Dank bis hierhin. Kommen wir jetzt zu den Schlussfragen. Bist Du bereit dafür?

CZ:
Ich bin bereit für die Schlussfragen, ja.

LB:
Alles klar, welcher ist Dein wichtigster Selbstmanagementtipp?

CZ:
Da habe ich lange drüber nachgedacht, aber ich glaube, der wichtigste Tipp ist, ich höre jede Woche ganz regelmäßig zwei oder drei verschiedene Podcasts zu den Themen Selbstmanagement, Unternehmensführung und auch Sport. Und das ist eigentlich mein Mentaltraining, das hilft mir, dranzubleiben am Thema, weil ich an mehreren Punkten in der Woche immer wieder dadurch daran erinnert werde, dass es wichtig ist, sich damit auseinander zu setzen und so bleibt die Motivation komplett immer hoch, sich mit dem Selbstmanagement zu beschäftigen.

LB:
Super, sag mal, welche Podcasts Du da empfehlen kannst bitte?

CZ:
Ich empfehle natürlich Deinen Podcast, Lars, weil der mich tatsächlich begleitet. Dann empfehle ich den Podcast von Mark Maslow zum Thema Kraftsport, der ein sehr guter Podcast ist, muss man wirklich sagen.

LB:
Wie heißt der?

CZ:
Der heißt Marathon Fitness und ist vielleicht für den einen oder anderen ein bisschen plakativ, aber wenn man die Inhalte sich anhört und ein bisschen was von Sport versteht, dann ist es wirklich ein sehr guter Podcast. Und Führung auf den Punkt gebracht von Bernd Geropp höre ich noch regelmäßig zum Thema Unternehmensführung.

LB:
Führung auf den Punkt gebracht, ist wirklich auch ein sehr guter Podcast. Was machst Du als Unternehmer, um abzuschalten?

CZ:
Eben habe ich schon gesagt, Sportpodcast. Ich gehe drei-, viermal die Woche in den Kraftraum, wo ich dann immer so ungefähr eine Stunde bin. Ich gehe jeden Tag mit meinem Hund joggen oder spazieren, das heißt, ich versuche, mich so viel es geht zu bewegen. Wenn ich die Gelegenheit habe dazu, dann gehe ich Fliegenfischen. Und dann ist ein wichtiger Punkt tatsächlich, dass ich mit ein paar Freunden seit ganz vielen Jahren regelmäßig zusammen in einer Band spiele und Musik mache. Das sind so meine Abschalt-Aktivitäten.

LB:
Jetzt verrate mir mal bitte, wo man in Hamburg Fliegenfischen kann?

CZ:
Also, es gibt ein, zwei Bäche im südlichen Part von Hamburg, in denen man Forellen fischen kann und dann kann man natürlich sich ins Auto setzen, anderthalb Stunden an die Ostsee fahren und kann an der Ostsee Meerforellen mit der Fliege fischen. Wenn ich im Urlaub bin, dann ist immer irgendwo ein Bach oder ein See in der Nähe, in dem ich dann Fliegenfischen gehe.

LB:
Aah, okay, ich dachte nicht, dass man im Meer Fliegenfischen kann, das wusste ich gar nicht.

CZ:
Es ist eine Variante vom Fliegenfischen, im Meer, die tatsächlich ziemlich viel Spaß bringt.

LB:
Welche Apps oder welchen Internetdienst kannst Du der Produktiv-in-digitalen-Zeiten-Community, nein, jetzt habe ich mich vertan, der Selbstmanagement.Digital.-Community, empfehlen? Ist noch frisch im Jahr, ich muss mich noch an den neuen Namen gewöhnen.

CZ:
Genau, ich nutze ganz viele Internetdienste, die üblichen Verdächtigen. Aber ich glaube, als zentrales Element empfehle ich wirklich Evernote, weil sich das immer mehr zu einem Element rauskristallisiert, mit dem man wirklich ganz viel machen kann. Ansonsten zur internen Kommunikation in der Schwimmschule benutzen wir WhatsApp und Slack, ich versuche, auf E-Mail nur noch sehr rudimentär zuzugreifen und es zu benutzen. Dann habe ich eine Weile lang, es gibt hier so Zapier, heißt das, glaube ich, also so Dienste, die Dinge automatisieren im Hintergrund. Das habe ich eine Weile lang benutzt, aber ich versuche gerade, lieber nicht so viele Sachen zu verknüpfen miteinander, sondern mich auf ganz wenige Sachen zu konzentrieren und dabei wäre dann Evernote wirklich eine Zentrale.

LB:
Okay, welches Buch hat Dich als Unternehmer und Mensch am meisten geprägt?

CZ:
Ich habe ganz lange gar nicht gelesen und habe vor einer Weile wieder angefangen, regelmäßig zu lesen und auch zu hören, über Hörbücher und was mich ganz tief beeindruckt hat, war tatsächlich die sieben Wege zur Effektivität von Stephen Covey. Das hat mich deswegen beeindruckt, weil ich gar nicht gewusst habe, was ich da anfange zu lesen und ich gedacht habe, es geht darum, wie ich effizienter werde sozusagen. Also, wie ich Arbeitsabläufe effizienter erledige und eigentlich ist es ein Buch über etwas Hochpsychologisches, was mich sehr stark mit der eigenen Persönlichkeit auseinandersetzen lässt. Das ist ein ganz beeindruckendes Buch, ganz aktuell, das ist mir jetzt ein bisschen peinlich, aber ich habe letzte Woche gerade die Biografie von Bear Grylls zu Ende gehört. Kennst Du den?

LB:
Nein, noch nie gehört.

CZ:
Der macht diese Fernsehsendung „Ausgesetzt in der Wildnis“. Hast Du noch nicht gehört, kannst Du mal sehen.

LB:
Ich kenne die Sendung auch gar nicht. Ich gucke kaum Fernsehen.

CZ:
Das hat mich wirklich dazu bewogen, mir vorzunehmen, noch mehr in die Natur zu gehen in diesem Jahr und auch mal die Komfortzone ein bisschen deutlicher zu verlassen. Das habe ich früher, als ich klein war, war ich bei den Pfadfindern und habe sowas ganz häufig gemacht. Dann ganz lange Jahre nicht und das ist jetzt wirklich ein Buch, wo ich gedacht habe, Mensch, da könntest du mal wieder ein paar Stunden mehr rein investieren. Mal gucken, was das Jahr so bringt in dieser Richtung, aber genau, das waren so die beiden letzten Bücher.

LB:
Schön. Welches ist der beste Ratschlag, den Du jemals erhalten hast?

CZ:
Der kommt von meiner Coaching, Susanne Hasemann heißt die, und der Ratschlag ist: „Das ist so“. Das bedeutet, dass man in Situationen, in denen es nicht so gut läuft wie man gerade möchte, zuerst mal schnell analysieren muss, ob man irgendwas dran ändern kann an der Situation oder nicht. Und oft kann man nicht so viel dran ändern ad hoc und dann ist es total hilfreich, einfach die Sache so zu akzeptieren, wie sie gerade ist. Das hilft einem so ein bisschen Freiraum im Kopf zu kriegen, man wird manchmal ein bisschen demütiger Situationen gegenüber und wird klarer aber auch wieder und hat vielleicht sogar wieder die Kraft, neue Lösung zu entdecken. Und das ist ein ganz wichtiger Ratschlag: „Das ist so“.

LB:
Absolut, wie kann denn jetzt die Selbstmanagement.Digital.-Community mit Dir in Kontakt treten? Wenn sie sagt, beim Christian würde ich auch gerne mal ein Babyschwimmen buchen?

CZ:
Dann muss sie sich natürlich mit meiner Schwimmschule in Verbindung setzen, das ist die Schwimmschule Delphin in Hamburg und die findet man ganz leicht, wenn man Schwimmschule Delphin bei Google eingibt. Dann hat man sofort unsere Internetseite. Dann habe ich persönlich ein Profil bei Facebook und auch bei Xing und habe dieses Jahr jetzt begonnen, tatsächlich einen kleinen persönlichen Blog zu starten. Und wenn man nach meinem Namen sucht, dann wird man den wahrscheinlich auch finden. Ich weiß nicht, ob wir die Adressen dann noch verlinken können?

LB:
Klar, das machen wir auf jeden Fall, hier in der Podcast Episode, aber natürlich auch auf dem Blog dann. Worüber schreibst Du in Deinem persönlichen Blog?

CZ:
Da geht es so ein bisschen um das, was mich tagtäglich umtreibt und ein Ding ist tatsächlich auch so ein bisschen das Thema Digitalisierung in der Schwimmschule. Weil ich gleich, das hat so viel Potenzial, ich habe mich da jetzt seit einem Jahr ganz intensiv mit auseinandergesetzt und habe auch Kontakt zu einigen anderen Schwimmschulen und sehe, an welchen Stellen sich damit auseinandergesetzt gesetzt wird und an welchen Stellen noch nicht. Ich glaube, das ist ein Thema, was man wirklich so nach vorne bringen kann, weil es wirklich ganz viel Potenzial hat.

LB:
Super, werden wir alles verlinken. Guckt Euch die Sachen mal an und wenn Ihr dann Fragen an Christian habt, vielleicht auch zur Digitalisierung oder papierlosen Organisation einer Schwimmschule, könnt Ihr Euch sicherlich direkt an ihn wenden. Ja, Christian, vielen Dank, hat Spaß gemacht und war sehr inspirierend.

CZ:
Ich danke Dir, Lars, dass ich die Chance hatte, ein paar Worte zu sagen.

LB:
Das fand ich wirklich richtig gut und wenn Ihr Euch auch auf den Weg in das papierlose Büro gemacht habt mit Eurem Unternehmen, schreibt mir gerne eine E-Mail an office@larsbobach.de und dann kann ich Eure Story vielleicht auch mal aufnehmen oder Euch mal hier dazu interviewen. Es wird auf den Fall sehr gut von der Community angenommen, weil es auch immer Beispiele aus der Praxis sind, die dann dazu anregen, selber sich dann auf den Weg zu machen. Christian, nochmal vielen Dank.

CZ:
Gerne.

LB:
Und ich sage Euch natürlich wieder, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben, ciao.

CZ:
Tschüss.

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