E-Mails im Griff: So wirst Du zum Inbox Zero

An Abschalten ist für mich bei einem vollen Email-Eingangskorb nicht zu denken. Nicht beantwortete Emails hängen wie Kletten an meinen Gedanken. Fokussiertes Arbeiten unmöglich.

Richtig aufgefallen ist mir das aber erst, als ich mich mit dem Thema Inbox Zero, also dem leeren Email-Eingangskorb, versucht habe. Dieses freie, fast schwerelose Gefühl möchte ich seitdem nicht mehr missen.

Mittlerweile ist es für mich zu einer Art Lebenseinstellung geworden, dem ‚Inboxzero-Lifestyle‘. In dieser Podcast-Folge zeigen wir einfache Schritte auf, wie auch Du zu einem Inbox Zero werden kannst.

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Hier nochmals die vier Schritte zum Inbox Zero in der Übersicht:

1. Email-Zeiten einrichten

Grundsätzlich sollte man nicht mehr als drei- bis fünfmal am Tag in seinen Email-Eingangskorb schauen und diesen immer und jedesmal komplett leeren.

Ich widme mich meinen Emails nur dann, wenn ich ausreichend Zeit zur Abarbeitung habe. Das Mal-Eben-Zwischendurch habe ich mir komplett abgewöhnt.

Während der Email-Zeiten nutze ich die folgenden vier Regeln zur Abarbeitung:

Zwei Minuten Regel

Alle E-Mails, die man in zwei Minuten bearbeiten kann, sofort beantworten.

Delegieren

Hast Du Nachrichten in Deinem Posteingang, für die jemand in Deinem Team besser geeignet ist? Delegiere diese mit der Bitte der weiteren Bearbeitung.

Auf Termin legen

Terminiere deine Emails. Es gibt Apps, bei denen Du die Emails auf Wiedervorlage legen kannst, die so genannte Snooze-Funktion. Nutzt Du eine andere Email App, dann lege Dir eine entsprechende Aufgabe in Deinem Taskmanager an.

Archivieren / Löschen

E-Mails, die nicht wichtig sind, einfach löschen, oder, falls Du später eventuell nochmals darauf zurückkommen möchtest, archivieren.

Behalte diese 4 Leitlinien im Kopf, so leerst Du Deinen Email-Eingangskorb schnell und effizient. Wichtig dabei: Jede Email nur einmal anfassen!!!

2. Passende Apps

Ich selbst habe einige Email-Apps getestet. Für mich der klare Testsieger: Spark. Die App hat eine integrierte Wiedervorlage und eine Smart Inbox.

Bei der integrierten Wiedervorlage wird die Email aus der Inbox entfernt und taucht zum eingestellten Termin dort wieder auf. Super praktisch.

In der Smart Inbox sortiert Dir Spark Deinen Posteingang vor.

3. Archivieren

Einfach die Archivierungsfunktion Deines Email-Providers nutzen. Dies ist sinnvoller als jede Ordnerstruktur, da Du Dir keine Gedanken zu machen brauchst, wo Du die Email ablegst. Das spart Zeit und Energie.

Die Suchfunktionen der Email-Provider sind mittlerweile so mächtig, dass Du in der Regel alles wiederfindest.

4. Email Insolvenz

Ist Dir alles zu viel und es stapeln sich schon einige Hundert Emails in Deinem Eingangskorb, ist die Email-Insolvenz oft die einzige Lösung.

Konkret bedeutet das, alle Emails, bis auf die letzten 20-30, in einem Rutsch archivieren. Die übrigen Nachrichten kannst Du jetzt ganz in Ruhe mit den drei vorherigen Punkten abarbeiten.

Fazit zum Inbox Zero

Ein leeres Email-Postfach sorgt für einen klaren Kopf. Du kannst Dich richtig auf Deine Arbeit konzentrieren und fokussiert und produktiv arbeiten.

Mache noch heute Deinen Inboxzero-Termin mit Dir selbst. Dieser Termin sollte nahe am Feierabend liegen, damit Du mit Deinem ersten Inbox Zero in den Feierabend starten kannst.

Du wirst das Gefühl lieben, versprochen!

Zitat

‚Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne‘ – Hermann Hesse

Wie behaltet Ihr Eure Email im Griff? Habt Ihr einen Tipp für einen Inbox Zero oder stört Euch ein voller Email-Eingangskorb überhaupt nicht? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.