Wie Du Deine Aufgabenliste um mindestens 50% reduzierst

In diesem neuen Format des Hallo Fokus! Podcasts wollen Lars und Wolfgang in regelmäßigen Abständen auf die Basics des Selbstmanagements eingehen, während in den Folgen mit Barbara mehr die Mindset-Themen behandelt werden. Für die erste Folge gibt es direkt ein schönes Thema, nämlich wie Du Deine Aufgabenliste um mindestens 50 Prozent reduzierst.

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Das Ohne-Taskmanager-Experiment
Der Fokus Planer

Der Podcast zum Lesen

WS = Wolfgang Schüttler
LB = Lars Bobach

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

WS:
Herzlich willkommen zum Hallo Fokus! Podcast. Wir sorgen für mehr Fokus in Leben und Beruf, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Wolfgang Schüttler und ich sitze hier zusammen mit dem lieben Lars. Hallo Lars!

LB:
Hallo Wolfgang!

WS:
Ja Lars, wir beide mal wieder im richtigen Podcast, das gab’s schon lange nicht mehr.

LB:
Stimmt, freut mich auch. Das war auch eine Idee, dass wir nochmal was zusammen machen, nämlich, dass wir hier wirklich so die Basics nochmal durchgehen für das Selbstmanagement. Während hier in dem Podcastfolgen mit Barbara, da tauche ich ja sehr in diese Mindset Themen ein. Und wir zwei hier werden in regelmäßigen Abständen, mindestens einmal im Monat, darauf eingehen, auf diese Basics, wie jetzt hier Taskliste, Aufgabenliste reduzieren und so, dass wir da noch mal durchpflügen.

WS:
Wunderbar, dann haben wir auch ein schönes Thema gleich mitgebracht für die erste Folge hier. Da geht es richtig zur Sache, denn wie du deine Aufgabenliste um 50 Prozent reduziert, sagst du. Steile These, oder?

LB:
Ja, steil. Klar, aber ich hatte kurz überlegt, ob ich nicht 75 Prozent sage, weil ich habe meine um 75 Prozent reduziert. Ich habe mit dem Umstieg von meinem damaligen digitalen Taskmanager ToDoist hin zu meinem Fokus Planer, es geschafft, meine Aufgabenliste wirklich um 75 Prozent zu reduzieren, über 75 Prozent.

WS:
Das ist ja schon vielversprechend.

LB:
Mir geht es darum, der Podcast heißt Hallo Fokus! und wir wollen wieder für mehr Fokus sorgen. Genau dafür machen wir die Folgen jetzt und eine wichtige Sache ist wirklich dabei, die Aufgabenliste zu reduzieren. Wir neigen dazu endlose Aufgabenlisten vor uns herzuschieben.

WS:
Aber ist das jetzt der einzige, ultimative Tipp, zu sagen, wechsel vom digitalen Taskmanager hin zu einem analogen und dann bist du direkt hier 75 Prozent kleiner und das war’s?

LB:
Nein. Ich glaube, das Tool ist gar nicht so wichtig. Mir hat es geholfen, das handschriftlich zu machen. Das ist nicht unbedingt für alle was, ich glaube, es wird vielen helfen, das so zu tun. Da gehen wir auch gleich darauf ein, warum das hilft, dass man das dann nochmal alles hinterfragt, sich konzentriert, dringend und wichtig unterscheidet und und und. Aber das kannst du auch mit jedem digitalen Taskmanager machen, bin ich mir sicher. Also das Tool mit dem du es machst, ist unabhängig von dem, wie du es mit dem Mindset umsetzt. Du musst den Kopf klar haben und die Sachen, die wir jetzt hier sagen, das heißt auch nicht, dass man das wechseln soll, dass man das damit schafft. Sondern was wir jetzt an Tipps geben, das kann man auch im digitalen Taskmanager umsetzen.

WS:
Ok, also das Tool ist es schon mal nicht, da ist schon mal Beruhigung angesagt. Aber was ist denn jetzt, gibt es jetzt den einen, ultimativen Tipp bei dem du sagst, wenn du das machst, dann bist du auf jeden Fall mindestens um 50 Prozent reduziert in deiner Aufgabenliste?

LB:
Ja, auf jeden Fall. Wir müssen uns da nochmal ins Gedächtnis rufen und zwar eine ganz wichtige Zahl, es gibt Studien aus Amerika, dass 42 Prozent aller Aufgaben, die in digitalen Taskmanagern landen, nie abgehakt werden. Die werden aufgeschrieben, aber niemals erledigt. Und das sind die Aufgaben, die wir jeden Tag vor uns herschieben. Wir kennen das alle, die mit dem digitalen Taskmanager arbeiten, ich hatte zum Schluss 20 bis 30 Aufgaben jeden Tag. Das war wirklich morgens so, ich habe meine ToDo Liste aufgemacht und ich hatte schon keinen Bock mehr. Also so, wie man eigentlich nicht in den Tag starten sollte.

Das kommt daher, es mangelt uns nicht an Möglichkeiten oder wir können so viel Dinge tun und wir schreiben alles da rein, erledigen es dann doch nicht und schieben aber diese Welle wie so eine Bugwelle vor uns her. Und die sorgt für ein permanent schlechtes Gewissen und das sorgt für keinen Fokus. Also, wenn wir fokussiert arbeiten sollen, je weniger Aufgaben wir haben, je minimalistischer wir sind mit unseren Aufgaben, desto fokussierter sind wir.

Ein ganz krasses Beispiel hatte ich jetzt wirklich, als ich einen Fokustag im November 2019 gegeben habe. Da saß einer, der hatte 120 Aufgaben jeden Tag in seinem Taskmanager. Er sagte selber, er ist eine Stunde jeden Tag damit beschäftigt, die zu sortieren. Das ist natürlich der wahnsinnige Overkill.

Zu deiner Frage, ein ultimativer Tipp: Weniger Aufgaben! Aber wie wir dazu kommen, da kommen wir jetzt gleich zu.

WS:
Ja genau, das war die spannende Frage. Ich meine, weniger Aufgaben einfach aufschreiben, das klingt so einfach. Wenn denn vorher 120 Aufgaben es da rein geschafft haben, dann kommen die auch irgendwo her. Die sind nicht vom Himmel gefallen. Wahrscheinlich wird die auch kein anderer so direkt für mich da reingeschrieben haben. Die habe ich irgendwann alle selber erfasst. Ist da schon direkt das Problem zu suchen, beim Erfassen?

LB:
Absolut! Wir erfassen wirklich jeden Kleinkram. Jeden Kleinscheiß schreiben wir da rein und schieben das vor uns her. Egal, ob es dringend ist, ob es wichtig ist, es kommt alles da rein. Es gibt die Eisenhower Matrix, die kennen wir alle oder sollten es, wenn man sich mit Selbstmanagement beschäftigt. Dann nochmal vor Augen führen, da wird ein großer Unterschied zwischen dringend und wichtig gemacht. Oftmals ist es so, dass weder dringende noch wichtige Aufgaben es da rein schaffen und dringende Aufgaben sowieso total dominieren. Die wichtigen fallen alle hinten runter.

Der ultimative Tipp ist wirklich, sich weniger aufzuschreiben. Dadurch, dass ich es jetzt im Fokus Planer mache, im Fokus Planer gibt es jeden Tag im Tageskalendarium die Möglichkeit fünf Aufgaben aufzuschreiben, mehr nicht. Fünf! Da sind wir sowas von minimalistisch, ich kenne keinen anderen Planer, wo es so wenig gibt. Wenn hier jemand zuhört, der so einen Planer kennt, bitte, es würde mich interessieren, schreibt uns ruhig mal, ob es da wirklich einen gibt. Aber alle Planer sind da deutlich größer aufgestellt und Taskmanager sowieso unendlich. Da kann ich auch 300 Aufgaben am Tag haben.

Dadurch, dass ich mir sage, ich schreibe mir nur fünf auf und davon ist eine die Fokusaufgabe. Die Fokusaufgabe ist die Aufgabe, die ich am Tag als erstes erledigen sollte, die Aufgabe, die ich mache bevor ich in meine E-Mails gucke. Dann gibt es noch vier weitere und mehr nicht. Alleine dadurch, dass ich diesen Raum so begrenze, muss ich mir wirklich Gedanken machen, was schreibe ich denn auf.

WS:
Ja, aber wie mache ich das? Ich meine, wenn ich jetzt überlege von 120, wenn ich jetzt derjenige wäre, der jeden Tag 120 Aufgaben da drin hat. Ich weiß ja nicht, was da alles drin steht. Aber der wird sein Leben nicht auf Handschläge heruntergebrochen haben. Das werden ja echte, irgendwelche Aufgaben sein, schreib den noch an, rufe da mal an, hier noch einkaufen, da noch Blumen für die Frau, keine Ahnung. Das werden ja alles solche Dinge gewesen sein. Wie mache ich daraus jetzt fünf? Ich meine, das ist eine unfassbare Quote.

LB:
Der wäre ja froh, wenn er erstmal nur 60 Aufgaben hätte. Wir haben gesagt auf 50 Prozent reduzieren.

WS:
Okay, machen wir das in Schritten. Wie komme ich denn jetzt von 120 auf 60?

LB:
Also, das ist erstmal so, … wenn ich jetzt so 120 habe, das ist wirklich das krasseste Beispiel, da muss man erstmal eine Insolvenz erklären und erstmal alles rauslöschen und mal bei null anfangen.

WS:
Stopp, Moment mal! Wenn ich jetzt einfach 120 Aufgaben, wo irgendwas garantiert Wichtiges dabei ist, jetzt einfach über den Jordan kippe …

LB:
Da kann kaum was Wichtiges dabei sein. Also, jetzt mal ehrlich, 120 wichtige Dinge hat kein Mensch am Tag zu tun. Das gibt es gar nicht.

WS:
Die sind von den letzten 120 Tagen wahrscheinlich auch noch dabei.

LB:
Ja, aber da würde ich wirklich einen krassen Schritt machen. Jetzt lass uns mal mit dem Standard weitermachen. Es gibt auch da Untersuchungen, dass 20 bis 30 Aufgaben jeder ungefähr hat, im Schnitt zwischen 20 und 30, der mit einem digitalen Taskmanager arbeitet. So fangen wir damit einfach an. 20 bis 30 und da würden wir uns freuen, wenn es nur noch zehn sind. Wenn ich mir jetzt sage, okay, mit dem Fokus Planer habe ich automatisch so wenig Platz zur Verfügung. Beim digitalen Taskmanager muss ich mir den Platz dann irgendwie im Kopf sagen, ich schreibe mir nur fünf Dinge auf pro Tag. Das ist natürlich schwieriger, deshalb ist es im Fokus Planer natürlich schöner und deshalb hilft auch dieses handschriftliche Planen, weil ich nur fünf aufschreiben kann.

Ich kann natürlich, darunter ist noch ein Notizfeld und das passiert mir auch manchmal, dass ich darunter, gerade montags, wenn ich so viele Dinge in der Woche ans Laufen bringen will, dass ich mir darunter vielleicht noch ein, zwei oder drei Aufgaben zusätzlich noch schreibe. Kann ich, aber das sorgt schon für Schmerzen. In der Regel, wenn ich jetzt hier mal durchblätter heute, guck ich gerade mal, sehe ich aber zum Beispiel, …

WS:
Du hast doch ein Lesezeichen oder nicht?

LB:
Natürlich, aber das ist gerade rausgerutscht. Jetzt sehe ich, gerade hier bin ich mit den fünf Aufgaben klargekommen, morgen habe ich nur drei drin. Das ist natürlich ein wahnsinniges Fokussieren. Wenn ich nur diesen Platz habe, da muss ich mir wirklich überlegen, ist diese Aufgabe so wichtig? Muss ich mich darum kümmern, dass wir neue Visitenkarten bekommen in der Firma? Muss ich mich darum kümmern, den einen Kunden zurückzurufen oder macht das jemand anders? Gerade für Führungskräfte, Unternehmer, Selbstständige ist es wichtig zu den Dingen nein zu sagen und das müssen wir lernen. Indem wir den Platz künstlich knapp halten, lernen wir viel mehr nein zu sagen, viel mehr zu delegieren und uns viel mehr auch wirklich auf unsere Ziele zu fokussieren.

Und mit dem digitalen Taskmanager, muss ich das einfach so machen, indem ich sage, ich schreibe mir am Tag nicht mehr als fünf oder zehn oder die Hälfte von dem, was ich zur Zeit habe, auf und zwinge mich dann dazu wirklich einfach nein zu sagen zu gewissen Dingen. Wenn ich das handschriftlich mache und so eine Vorlage habe wie im Fokus Planer, gelingt mir das natürlich viel einfacher.

WS:
Klar, ich sitze immer noch wirklich ganz erstaunt davor, kann das gar nicht glauben, dass man mit fünf Aufgaben am Tag wirklich auch auskommt. Gibt es nicht irgendwo noch eine Schattenliste oder irgendwas, wo Aufgaben rumschlummern, die dann doch hintenrum wieder kommen und dann sind es am Ende doch wieder 30?

LB:
Nein, eine Schattenliste gibt es nicht. Dazu muss man natürlich wissen, ich habe ein hybrides System, ich habe neben dem Fokus Planer noch MeisterTask, das nutzen wir in der Firma. Wenn zum Beispiel irgendwas an Aufgaben da drin ist, was ich noch zu erledigen habe, die können auch da noch drin sein, das ist richtig. Da gucke ich auch jeden Tag mehrfach rein in MeisterTask und arbeite auch damit, wobei ich mich aus dem Tagesgeschäft in meinen Firmen weitestgehend zurückgezogen habe. Es kann mal sein, dass ich einen Kunden anrufen muss.

Aber ich bin sogar so weit, dass das auch so wenig ist, dass ich das teilweise in den Fokus Planer übertrage, weil ich das dann nämlich auch nicht vergesse. Dann habe ich das lieber mit hier drin. Es mangelt mir wirklich nicht an Aufgaben. Ich habe drei Firmen, jetzt kommt die vierte noch dazu, ich habe ein Haus gebaut gerade, da bin ich auch noch lange nicht fertig. Die Handwerker schwirren da immer noch rum. Also, ich habe wirklich jede Menge Dinge, die ich zu erledigen habe.

Aber ich versuche mich wirklich so fokussiert darauf zu halten, dass ich sage, mehr als die fünf Aufgaben möchte ich nicht und es tut wahnsinnig gut. Ich schaffe auch nicht jeden Tag die fünf, das kommt auch noch dazu. Es ist nicht so, dass ich die fünf wirklich auch alle abhake. Aber das gibt es wirklich, was mir früher mit 20, 30 Aufgaben nie gelungen ist, mit den fünf gelingt es mir ab und an. Selbst da gelingt’s nicht immer und dann muss ich auch nochmal verschieben. Aber dann verschiebe ich händisch und selbst dabei passiert es, weil ich das ja händisch übertragen muss, wieder neu aufschreiben, dass ich dann oftmals sage, ich streich’s durch und mach’s gar nicht.

WS:
Das ist natürlich am allerbesten, gar nicht erst machen. Was hat sich denn ganz konkret in deinem Leben geändert, seitdem du, ich meine, du
hast vor jetzt ungefähr einem Jahr mit deinem digitalen Taskmanager aufgegeben oder hast ihn quasi gelöscht von deinem damaligen Notebook, jetzt ist er weg. Seitdem bist du mehr oder weniger irgendwie handschriftlich in deinem neuen Planer unterwegs, hast da auch einige Tests gemacht, was die ideale Methode für dich ist. Aber was hat sich denn jetzt nach einem Jahr ganz konkret in deinem Leben verändert, dadurch, dass du von der einen Methode rüber bist zu der anderen und runter auf fünf Aufgaben plus der Fokusaufgabe.

LB:
Minimalistischer bin ich unterwegs. Das steht sowieso über meinem ganzen Leben zur Zeit, dass ich mich dem Minimalismus verschrieben habe. Also ich
meine, wenn man da Filme auf YouTube guckt und so, da bin ich noch weit von entfernt, aber dass ich minimalistischer werde. Und was sich eingestellt hat, dadurch, dass ich weniger Aufgaben habe, dass ich mich auf die wichtigen konzentriere, ist, dass ich viel fokussierter bin und das kommt auch noch dazu, viel entspannter. Ich habe morgens nicht dieses Würge-Gefühl, wenn ich meine 30 Aufgaben sehe, von denen ich sowieso weiß, dass ich sie nicht erledigen will. Wo ich mich dann auch noch schwer tue, die wichtigen auszufiltern. Klar, mit Prioritäten, habe ich auch schon Videos zu gemacht, kann man da arbeiten und trotzdem, dann sieht man da unten eine Aufgabe, die einem vielleicht ganz leicht von der Hand geht, dann macht man
die doch eben schnell bevor man die wichtige angeht.

Wenn du aber nur fünf da stehen hast, mache ich morgens schon ein paar Monate mit Begeisterung meinen Fokus Planer auf und freue mich richtig darauf. Da steht nichts drin, was mich irgendwie stresst, sondern die wichtigen Dinge. Das macht einfach Spaß, die nach vorne zu bringen. Dieses ganze dringende, dieser ganze dringende Scheiß, der ist einfach weg.

WS:
Jetzt höre ich quasi förmlich am Lautsprecher Kratzen. Da draußen sitzen ganz viele, die sagen, das ist alles schön und gut, ich bin auch so einer, ich habe hier 50+ und keine Ahnung wie viele Aufgaben. Komm Lars, sag mir, was soll ich jetzt ganz konkret als Erstes machen, um da hinzukommen wo du schon bist?

LB:
Diese Insolvenz ist eine Möglichkeit, einfach bei Null starten. Ich sage mal so, dieses David Allen Prinzip, da bin ich jetzt kein riesen Freund von. Klar, man soll alles aufschreiben, ist alles schön und gut. Aber die Frage ist ja wohl: Schreibe ich mir das auf? Muss ich das in meinem Taskmanager aufschreiben, wo ich das dann als schlechtes Gewissen und Aufgabe ewig vor mir herschiebe? Oder gibt es da vielleicht auch andere Möglichkeiten? Das würde ich erstmal grundsätzlich hinterfragen.

Raus aus dem Kopf – ja, als Aufgabe erfassen – weiß ich nicht. Also dafür haben wir zum Beispiel auch extra diesen Ideenspeicher im Fokus Planer, wir nennen das auch extra Ideenspeicher, nicht Aufgabe. Einfach nur, damit die Dinger irgendwo stehen, gibt es diesen Ideenspeicher im Fokus Planer, also nicht als Aufgabe. Das würde ich als allererstes mal tun, wenn ich mal aufgeräumt habe.

Dann wirklich bei jeder Aufgabe hinterfragen: Muss ich sie tun? Ist sie wirklich wichtig? Bringt sie mich zu meinen Zielen? Und das wirklich bei jeder Aufgabe und wenn du diesen minimierten Platz hast für Aufgaben in dem Tageskalendarium des Fokus Planers, dann hinterfragst du das immer, weil du nur diesen kleinen Platz hast. Es ist schon für mich eine sportliche Herausforderung nicht mehr als diese fünf da reinzuschreiben.

Und nochmal diesen Tipp, den einen Tipp, den kann ich nur jedem wirklich geben, wenn es zuviel ist, macht ein Reset. Glaubt mir, als ich angefangen habe vor einem Jahr mit dem Ohne-Taskmanager Experiment, ich habe mich die ersten Tage wirklich richtig schlecht gefühlt. Ich dachte, ich vergesse alles und irgendwann kam dann der Wendepunkt bei mir, wo ich gemerkt habe, Moment mal, was habe ich mir denn da alles angetan, was habe ich mir denn da alles aufgebürdet, diesen ganzen Kram, der so unwichtig ist und einfach nur von anderen dringend gemacht wird.

Irgendwann kommt der Wendepunkt, wo man merkt, okay, es funktioniert auch wirklich mit deutlich weniger. Du bist viel entspannter und es ist nicht so, dass ich schlechter performe, sondern ich bin viel besser, weil ich viel fokussierter an meinen Zielen arbeite.

WS:
In diesem Sinne möchten wir Euch einladen, macht doch auch mal das Ohne-Taskmanager Experiment oder macht einfach vor allem das ohne 50+ Taskmanager Experiment. Macht eine Insolvenz, wenn es ganz schlimm aussieht. Reduziert eure Aufgaben auf fünf am Tag, macht aus einer eine Fokusaufgabe, die eine, der ihr euch morgens, bevor ihr eure E-Mails aufmacht, widmet und nichts anderem. Dann sollte das klappen, oder?

LB:
Auf jeden Fall und natürlich auch noch ganz wichtig, große Aufgaben, die wirklich Zeit in Anspruch nehmen, wo ich ein Konzept erstellen muss, wo ich wirklich mehrere Stunden, vielleicht sogar Tage dran bin, die in den Kalender schreiben. Ich weiß, es ist auch nicht Getting Things Done, da bin ich aber auch mit David Allen nicht einer Meinung. Meiner Meinung nach gehören große Aufgaben in den Kalender, weil dafür muss ich mir Zeit reservieren und die reserviere ich im Kalender, wie die Fokusaufgabe. Ich habe jeden Tag die Fokuszeit oder MDD-Zeit, die „Mach Dein Ding“-Zeit, morgens im Kalender fest stehen und da arbeite ich daran. Da kommt kein anderer Termin dazwischen.

WS:
Da kann ich nur sagen, probiert es aus und berichtet uns auch gerne mal, wie es bei euch geklappt hat. Ihr könnt uns gerne eine E-Mail schreiben. Einfach an fraglars@larsbobach.de. Da könnt ihr gerne eure Erfahrungen zu eurem Ohne-Taskmanager Experiment uns mitteilen, das würde uns sehr interessieren, ob genau diese Methode bei euch den gleichen Erfolg hat. Wir gehen davon aus, sie hat Erfolg, weil man sieht, Lars ist der lebende Beweis dafür. Meldet euch gerne unter fraglars@larsbobach.de.

Demnächst gibt es wieder mehr Tipps im Umgang mit eurem Selbstmanagement hier im Podcast von Hallo Fokus!. In diesem Sinne wünschen wir euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.