Die zwei Minuten Regel – Grundlagen des Selbstmanagements

Wie sieht Dein Email Eingangskorb aus? Kommst Du Deinen Emails nicht hinterher und hast Du oft das Gefühl, Emails und alle anderen Aufgaben wachsen Dir über den Kopf? Das Gefühl kenne ich nur zu gut.

Inboxzero bei Emails mit der Zwei Minuten Regel

Als ich vor 15 Jahren meinen erste Stelle als Geschäftsführer antrat, war Selbstmanagement ein absolutes Fremdwort für mich.

Da ich zu diesem Zeitpunkt noch sehr jung war, war das auch nicht weiter schlimm. Ich habe mein Defizit im Selbstmanagement einfach mit sehr viel Engagement und entsprechend langen Arbeitszeiten wettgemacht. 70 − 80 Stunden in der Woche waren keine Seltenheit.

Nach ein paar Jahren ging es dann nicht mehr. Meine Familie forderte zu Recht ihre Zeit und auch körperlich und geistig hätte ich es nicht mehr lange durchgehalten. Ich war gezwungen, mich besser zu organisieren.

Da fiel mir das Buch ‚Getting Things Done‘ (GTD) von David Allen in die Hände. Ich habe es verschlungen und seit diesen Tagen mindestens schon fünf mal komplett durchgelesen. Das ganze Buch ist toll, aber am ehesten und auch am meisten hat mir dabei die 2 – Minuten Regel geholfen.

Die Regel ist so einfach wie genial: Alles was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Auch wenn die eigentliche Aufgabe vielleicht nicht die höchste Priorität hat, sollte man sie doch direkt angehen und abhaken.

Ist die Aufgabe in dem Moment total unwichtig, lösche sie, schmeiße sie weg! Wenn einem diese Aufgabe jetzt keine zwei Minuten wert ist, wird sie es auch in der Zukunft nicht sein. Vielmehr wird sie in ihrem Hinterkopf herumgeistern und zu allen erdenklich ungünstigen Zeitpunkten wieder auftauchen.

Eine Menge solcher aufgeschobenen Aufgaben wird zu einer enormen Belastung. Die Arbeitsmoral und auch die Effektivität leidet.

Also: Alle anstehenden Dinge, die zwei Minuten oder weniger brauchen, sofort erledigen. Bevor Du die Aufgabe irgendwo niedergeschrieben hast, z.B. in einem GTD Task-Manager, auf einer To-Do-Liste oder ähnlichem, ist die Aufgabe bereits erledigt.

David Allen sagt dazu:

The two – minute rule is magic

Das kann ich nur unterstreichen.

Gerade in Bezug auf den Umgang mit Emails, ist die 2 – Minuten Regel ‚magisch‘. Solltest Du einer dieser 200-plus-Emails-am-Tag Menschen sein, dann wird Dir diese Regel einen großen Mehrwert an Produktivität bringen.

Kann die Email in zwei Minuten oder weniger beantwortet werden, dann sofort loslegen. Unwichtige Emails sofort löschen und die restlichen entweder archivieren (um bei Bedarf wieder darauf zurückkommen zu können) oder in Deine Task- oder ToDo – Liste aufnehmen.

Du wirst sehen, so verschaffst Du Dir einiges an zusätzlicher Zeit am Tag und wirst nie wieder das Gefühl haben, von Ihren Emails erschlagen oder erdrückt zu werden. Du wirst wieder Herr der Lage.

Ich halte meinen Email Eingangskorb mit Hilfe der 2 – Minuten Regel immer leer. Ich bin ein so genannter: Inboxzero. Ein sehr gutes Gefühl!

Du bist dran

Jetzt aber los, in spätestens 30 Minuten ist Dein Eingangskorb bei Zero. Du wirst dieses Gefühl lieben und wenn Du konsequent bist, wird dieser Zustand den Rest Deines Arbeitslebens anhalten. Auch Du bist dann dank der 2 – Minuten Regel ein inboxzero!

Hast Du schon Erfahrungen mit der 2-Minuten Regel gemacht? Gibt es andere Maßnahmen, die für Dich ein ähnlicher Meilenstein im Selbstmanagement waren? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

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