Produktiver mit Textbausteinen: Die App Textexpander im Test

Im Kampf gegen den Email-Wahnsinn ist der Textexpander ein tolles und für mich unverzichtbares Tool. Textbausteine, Floskeln etc. können einfach mit Kurzbefehlen in beliebige Texte eingebaut werden.

Textexpander 6 im Test

Sinnvoll eingesetzt, wird der Textexpander so zu einer richtigen Produktivitätsmaschine. Smile, die Firma hinter der App, hat mit der Version 6 den Textbaustein-Verwalter nochmals neu erfunden. Grund genug, ihn hier einmal im Detail vorzustellen.

Die Grundidee

Textexpander ist in erster Linie ein Textbaustein-Tool. So wird zum Beispiel aus dem Kürzel ‚mfg‘ die komplette Floskel ‚Mit freundlichen Grüßen‘.

Anwendungsbeispiele gibt es für solch ein Tool reichlich. Gerade bei der Beantwortung von Emails, standardisierten Schreiben oder für Code-Schnippsel von Programmierern bieten sich solche Textbausteine an.

Sinnvolle Textbausteine

Grundsätzlich sind der eigenen Phantasie keine Grenzen gesetzt. Hier ein paar Standard-Textbausteine, die jeder nutzen sollte:

pml – Private Email-Adresse
gml – Geschäftliche Email-Adresse
gnr – Geschäftsnummer
mnr – Mobilnummer
ibn – Kontonummer (IBAN)
vsa – Visa-Kartennummer
dfde – danke für Deine Email.
dfie – danke für Ihre Email.
lgl – Liebe Grüße, Lars
vgl – Viele Grüße, Lars Bobach
dnk – DANKE

Die Beispiele

Bei der Beantwortung von Emails spielt der Textexpander seine Stärken aus. Ich persönlich kann mir Emails ohne Textbausteine nicht mehr vorstellen.

Hier ein paar Beispiele, bei denen ich Textbausteine einsetze:

Bei Fragen zu Artikeln:

dfrgkom – Gerne beantworte ich Deine Frage, wobei ich das lieber in den Kommentaren auf meinem Blog mache. Da haben alle Leser etwas davon 🙂

Für Kontaktaufnahmen über Xing:

sxing – Danke für Ihre Kontaktaufnahme und die netten Worte, liebe %filltext:name=Name%.
Ihnen eine produktive Zeit 🙂

Als Anschreiben zu einem Angebot:

aang – Sehr geehrte %filltext:name=Name%, danke für Ihr Interesse an unserem Online-Marketing. Wie besprochen, erhalten Sie als Anlage zu dieser Email unser Angebot zur Gewinnung von Interessenten und Kunden im Internet, nachhaltig und messbar.

Oder am Ende einer Email:

dfrg – Solltest Du diesbezüglich noch Fragen haben, rufe mich einfach an. Ich freue mich auf Deinen Anruf!

Die Cloud

Die Textbausteine legt Textexpander in der eigenen Cloud ab. So hat man von überall und von allen Geräten stets Zugriff auf die Textbausteine.

Die Synchronisierung erfolgt automatisch in Hintergrund und ich hatte bisher noch keine Probleme.

Neu bei Textexpander ist das Webinterface.

Im Test Textexpander 6 Textbausteinverwaltung

Dort lassen sich die Snippets zentral und plattformunabhängig anlegen, bearbeiten und verwalten.

Die Plattformen

Textexpander 6 gibt es zur Zeit für den Mac und iOS (iPhone / iPad). Auf dem Mac steht eine deutsche Version zur Verfügung. Die iOS Variante gibt es zur Zeit nur in Englisch.

So sieht Textexpander 6 auf dem Mac aus:

Tool für Textbausteine auf dem Mac: Textexpander 6

Und so auf dem iPhone:

Test des Textexpanders auf dem iPhone

Eine Version für Windows befindet sich derzeit in der Beta-Phase.

Die iOS-Tastatur

Leider unterstützen nur wenige iOS-Apps den Textexpander. Um Textexpander allen Apps zugänglich zu machen, hat Smile eine eigene Textexpander-Tastatur für iOS programmiert. Diese wird mit der App direkt ausgeliefert und muss in den Einstellungen extra aktiviert werden.

Damit stehen die Textbausteine jeder App zur Verfügung. Nur, die Tastatur ist nicht wirklich schön und auf dem großen iPad Pro (12,9“) geht sie etwas verschwenderisch mit dem Platz um. Die obere Zahlenreihe fehlt dabei komplett.

Textexpander Tastatur im Test

Beim iPhone sieht es anders aus. Schön, hier sind die Umlaute direkt zugänglich:

Test der Textexpander Tastatur auf dem iPhone

Weniger schön: Die Tastatur unterstützt nicht die Positionierung des Cursors mit 3D-Touch.

Die Struktur

Textbausteine lassen sich in Gruppen zusammenfassen und mit Schlagworten belegen. So kann auch eine umfangreiche Bibliothek übersichtlich und einfach strukturiert werden.

Die Vorschläge

Auf dem Mac liest Textexpander alle Tastatureingaben mit. Stellt er fest, dass ein Wort oder eine bestimmte Floskel öfters verwendet wird, schlägt er es als Textbaustein vor. Diese werden extra in einem separaten Ordner gesammelt und können bei Bedarf durchgeguckt werden.

Umgekehrt geht es aber auch: Solltest Du einen Text tippen, der bereits als Textbaustein existiert, weist Dich Textexpander freundlich darauf hin. Super!

Im Team

Smile-Software hat mit der Version 6 auch die Möglichkeit eingeführt, Textexpander im Team zu nutzen. So können Snippet-Groups gemeinsam verwaltet und auch genutzt werden.

Sehr praktisch für Firmen mit exzessivem Email-Support.

Textexpander – Ninja

Textexpander kann noch viel mehr. So können Textbausteine mit Links oder auch Bildern versehen werden. Toll finde ich auch die Möglichkeit, Variablen in die Textbausteine einzubauen, die dann beim Aufruf abgefragt werden.

Textexpander im Test

Zusätzlich können Standard-Variablen wie Datum, Uhrzeit hinterlegt, mathematische Operationen ausgeführt und der Cursor an einer beliebigen Stelle positioniert werden.

Die genaue Auflistung und Erklärung würde aber den Rahmen dieses Artikels sprengen. Eventuell schreibe ich dazu mal einen separaten Artikel (falls Interesse besteht, einfach eine Nachricht in die Kommentare).

Die Kosten

Textexpander kann leider nicht mehr gekauft werden. Smile hat sich hier vom allgemeinen Trend zu Abo-Modellen für Apps anstecken lassen…

Die ‚Life Hacker‘ Variante (Einzelperson, Cloud, alle Geräte) kostet bei jährlicher Zahlung $ 3,33 im Monat. Die Version ‚Team‘ für Firmen ganze $ 7,96 pro Nutzer im Monat (jährliche Zahlung).

Das Goodie

Textexpander wollte mir im Rahmen meiner Recherche und den Nachfragen ein Goodie für die ‚Produktiv In digitalen Zeiten‘ – Community zukommen lassen.

Leider lässt deren Lizenzsystem das aber gerade nicht zu. Sie arbeiten daran. Zitat: ‚…there might be light at the tunnel‘.

Sobald sich hier etwas tut, erfahrt Ihr es auf den üblichen Kanälen.

Fazit

Sieht man vom Preis einmal ab, ist Textexpander ein sehr mächtiger und funktionsstarker Textbaustein-Verwalter, der keine Wünsche offen lässt. Die mit der Version 6 eingeführte eigene Cloud-Synchronisation funktioniert perfekt.

Die mangelnde Unterstützung der meisten iOS-Apps macht die Nutzung der Textexpander-eigenen Tastatur auf dem iPad und iPhone notwendig. Das schränkt die Freude an der Nutzung auf diesen Geräten aber deutlich ein.

Auf Grund des doch recht happigen Preises ist Textexpander aber nur den wirklichen Vielschreibern, Programmierern oder auch Support-Teams zu empfehlen.

Für den einfachen Anwender sind die bordeigenen Mittel der Apple Betriebssysteme absolut ausreichend. Auch hier gibt es Textbausteine und eine gut funktionierende Synchronisation zwischen den Geräten. Dazu habe ich auch schon einmal einen Artikel geschrieben: 10 iPhone Textkürzel, die auch Du brauchst.

Habt Ihr Fragen zum Textexpander? Welche Tools könnt Ihr als Textbaustein-Verwalter empfehlen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Ich nutze TextExpander seit vielen Jahren für alles Mögliche: das aktuelle Datum einfügen, Dateinamen automatisch generieren (z.B. Jahr-Vormonat Titel), Einfügen meines Blogtemplates in Markdown, Anreden, Grussformeln, ganze E-Mails und vieles mehr.

    Mein „Trick“: Alle Kürzel beginnen mit dem $-Zeichen (z.B. $wib für meine Webseiten-Adresse). Das ist auf der Schweizer Tastatur sehr leicht erreichbar und ich brauche es sonst nie. So wird nicht plötzlich ein echtes Wort aus Versehen ersetzt. Alternativ könnte man auch das Semikolon („;“) nehmen oder so.

    Definitiv eines meiner Lieblingstools!

    • Danke für die gute Ergänzung und die tolle Anregung, Ivan.
      Du hast also ein Abo abgeschlossen?

      • Ja, gute Software unterstütze ich gerne mit einem Beitrag. Der Preis ist ohnehin ein No-Brainer. 🙂

  • Hendrik Epe

    Nutze a-text seit ein paar Jahren! Deutlich günstiger (4,99$) mit ähnlichem Funktionsumfang…

    • Danke für die Empfehlung, Hendrik. Schaue ich mir mal an 🙂

  • Manuel

    Ich nutze die Textbausteine lokal in den iOS-Einstellungen:
    Einstellungen -> Allgemein -> Tastatur -> Textersetzung

    • Eine einfache und kostenlose Alternative. Hatte ich übrigens auch im Text erwähnt 😉

  • peterhziegler

    Textexpander nutze ich ständig, es ist ein tolles Tool! Ich spare mir jeden Tag mindestens 20 Minuten beim Schreiben vom Mails, Angeboten, Rechnung oder sonstigen Schreiben. Wenn ich mir dann den Preis in Erinnerung rufe, ist es ein Schnäppchen.

    Letztlich ist der Preis ein größeres Getränk im Monat, gegenüber einer wahnsinnigen Zeitersparnis. Wer da motzt, ist selber schuld… 😉

  • OK, dann lass die Katze mal aus dem Sack: Was kostet Eure App und wo liegen die Daten bei Euch?

  • Thorsten Roever

    Ich nutze PhraseExpress seit Jahren auf dem PC im Team, wobei ich die Daten jedoch auch in einer Cloud ablege. Das Programm ist sehr umfangreich und ich bin sehr zufrieden damit. Allerdings so gut das Programm ist, so schlecht ist der Support und die Firmenphilosophie laesst auch zu wuenschen uebrig. So wurde bei einem Versionswechsel das Datenbankformat so geaendert, dass es von aelteren Versionen nicht mehr gelesen werden konnte. Als Fazit mussten alle im Team mit mit der neuen kostenpflichtigen Version ausgeruestet werden. Auch sehr negativ ist, dass bei Auslandsverkaeufen trotzdem die Mehrwertsteuer berechnet wurde und auch nach Aufforderung nicht erstattet wurde.

  • Danke für die gute Ergänzung, Michael.

  • Update: Leider haben wir von diesem Anwender „Thorsten Roever“ nicht mehr gehört. Schade.

  • Michael H. Gerloff

    Für mich fehlt bei aText die Unterstützung von iOS-Geräten, wo ich TE nicht mehr missen möchte. In Verbindung mit Drafts macht Schreiben auch auf dem iPhone Spaß.
    Abo zahle ich gern, weil ich hoffe, daß Smile damit Planungssicherheit hat und weiter diese Software entwickelt. Aber das entscheidet natürlich jede für sich.

    • Danke für Deine Meinung, Michael. Nutzt Du für iOS dann die TE-Tastatur?

      • Michael H. Gerloff

        Auch. Meist schreibe ich aber in Drafts, das TE direkt zuläßt und einfach ein Vergnügen ist; auch, weil ich ja die identischen Kürzel am Mac verwende und die Finger nicht durcheinander kommen.

        Ich schreibe dort übrigens auch alles möglich vor, um es dann per Copy&Paste in die Anwendung zu kopieren oder Mails aus Drafts heraus zu verschicken. Gerade Kommentartools in Browsern haben leider immer wieder den Hang zum Crashen – da möchte ich mich nicht über verschwundene, fast fertige Texte ärgern 🙂