6 Gründe, warum Du Trello zur Organisation Deines Teams nutzen solltest

In meiner Firma nutzen wir die Organisations-Software Trello seit Anfang 2013. Jetzt wollen wir sie nicht mehr missen, aber: Der Weg dahin war steinig und mit einigen Schlaglöchern versehen.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Ausprobiert haben wir die unterschiedlichsten Tools zur Projektsteuerung und -organisation. Keines hat sich durchgesetzt. Alle zu kompliziert, unübersichtlich und aufwendig in der Pflege.

Hier kam Trello von der Firma FogCreek ins Spiel. Ende 2012 habe ich die Software zufällig kennengelernt und sie Tests unterzogen. Das erste damit realisierte Projekt: Die Erstellung meines Blogs…

Eine Einführung in den Aufbau und die Funktionalität von Trello erhältst Du in dem Artikel: ‚Video-Tutorial: Einführung in die Organisations-Software Trello‘.

Der Aufbau von Trello ist sehr einfach und intuitiv. Ich hatte anfangs auch nicht gedacht, dass sich über Listen und zugehörige Karten alles organisieren lässt, aber es funktioniert wirklich.

Hat man sich zu Anfang einmal Gedanken über die richtige Struktur gemacht, ist der Rest ein Kinderspiel. Und dann macht es richtig Spaß, mit Trello zu arbeiten.

Hier sind die sechs Gründe, warum auch Du Trello zur Organisation Deines Teams einsetzen solltest:

1. Einfachste Übersicht

Wenn mehrere Mitarbeiter an dem selben Projekt arbeiten, ist es nicht immer leicht, den Überblick zu bewahre. Mit Trello hat sich das bei uns geändert.
Da alle Informationen zu den Projekten in Trello abgelegt werden, hat man zu jeder Zeit einen perfekten Überblick über den Stand aller Projekte und Aufträge.

2. Immer Up-to-date

Du kennst das: Ein Kunde ruft an und möchte etwas zu dem Stand eines bestimmten Auftrags wissen. Früher musste ich mich erst einmal mit diversen Gesprächen und / oder Telefonaten auf den neuesten Stand bringen. Jetzt reicht ein Blick in Trello und ich bin über alles informiert.

Dies gilt im Übrigen auch für unterwegs. Da FogCreek Apps für alle gängigen mobilen Geräte herausgebracht hat, kann ich auch unterwegs auf die Daten zugreifen und auf dem Laufenden bleiben.

3. Gegen die Email-Flut

Innerhalb von Firmen und Organisationen werde unzählige Emails hin und her geschickt, nur um Kollegen in Kenntnis zu setzen. Dies ist mit Trello nicht mehr notwendig. Alle Informationen sind darin abgespeichert, somit muss man keine Emails mehr verschicken und alle möglichen Kollegen in cc setzen.

Ein Beispiel: Kund XY ruft an, um einige kleine Änderungen an dem erteilten Auftrag zu besprechen. Die Änderungen pflege ich nach dem Telefonat als Kommentar in Trello ein. Sie sind für jeden der sich mit dem Auftrag beschäftigt und diesen aufruft sofort ersichtlich.

4. Zentrale Datenablage

Alle Daten werden auf den Servern von FogCreek im Internet gespeichert. Damit muss man sich anfreunden können. Ich persönlich habe damit kein Problem, da die Vorteile dieser Lösung überwiegen.

Alle im Team arbeiten immer mit denselben Daten. Es ist kein synchronisieren erforderlich, da alle direkt auf den Servern im Internet arbeiten.

Dies entledigt Dich auch von der lästigen Pflicht der Datensicherung. Sie wird von Trello automatisch erledigt.

5. Alles archiviert

Ein Löschen von Daten ist in Trello nicht möglich. Willst Du eine Karte, eine Liste oder ein Board entfernen, kannst Du es archivieren, aber nicht löschen.

Abgearbeitete Aufträge landen somit im Archiv und sind jederzeit mit Hilfe der guten Suchfunktion wieder verfügbar. Hat ein Kunde zwei Jahre nach Abschluss der Arbeiten noch Fragen, kann ich mir mit ein paar Klicks, alle Informationen sofort wieder auf den Bildschirm rufen.

6. Preiswert

Grundsätzlich ist Trello kostenlos. Der Funktionsumfang der kostenlosen Version ist für die meisten Teams vollkommen ausreichend. Auch wir haben mit der kostenlosen Variante angefangen.

Mittlerweile hat FogCreek zwei kostenpflichtige Abonnements eingeführt: Gold und Business Class. Gold ist eher verspielt und bringt aus meiner Sicht keinen Mehrwert für die geschäftlichen Nutzung.

Business Class ist auf Geschäftskunden ausgerichtet. Es bietet einfachere und umfangreichere Administrationsfunktionen. So kann zum Beispiel das Trello Konto direkt mit einem Google Apps Konto verknüpft werden.

Die Kosten für Business Class belaufen sich auf $ 500,- im Jahr. Bei dem Nutzen, den diese Software bietet, ein absolutes Schnäppchen.

Hast Du noch Fragen zu Trello? Gibt es aus Deiner Sicht noch andere Gründe oder eventuell Bedenken, die ich nicht bedacht habe? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.