Durchschnittlich 253 kg Papier verbraucht ein Deutscher im Jahr. Das ist nicht wirklich umweltfreundlich und in der heutigen Zeit ineffizient. Sind wir denn alle Papierjunkies?
Vielleicht wäre das ja eine Erklärung dafür, weshalb wir Deutschen ungern auf die altbewährte Form des Ausdruckens verzichten. Wichtige Dokumente „nur“ digital abzuspeichern, schreckt viele ab. Wird etwas ausgedruckt, kann das Dokument feinsäuberlich im Aktenordner archiviert werden und man braucht keine Angst vor einem Versagen der Technik haben.
Doch die papierlose Buchhaltung kann eine ziemliche Erleichterung und Unterstützung sein. Warum setzt sich diese also nicht in unserer heutigen digitalen Welt durch? Mit diesem Beitrag wollen wir Dir (egal ob Privatperson oder Selbstständiger) dabei helfen, die positiven Aspekte einer papierlosen Buchhaltung aufzuzeigen, Deine Ängste davor zu überwinden und Dir konkrete Schritte auf dem Weg dahin aufzeigen.
Hier eine Übersicht:
Die papierlose Buchhaltung bringt einige Vorteile mit sich. Was das genau für welche sind, erfährst Du im Folgenden.
Schnellere Prozesse
Sind Deine Dokumente erst einmal alle digitalisiert, wirst Du merken, dass verschiedene Prozesse schneller funktionieren. Suchfunktionen erleichtern Dir den Zugriff auf das benötigte Dokument. Rechnungen kannst Du digital erstellen und direkt per Mail versenden. Prozesse verkürzen sich so, wodurch erhebliche Arbeits- und Zeitersparnisse entstehen.
Kosten sparen
Wenn Du auf das Ausdrucken verzichtest, sparst Du natürlich an Papier, dem Drucker und vielen weiteren Büroartikeln. Auch Versandkosten, die für die Korrespondenz mit Kunden anfallen, schrumpfen so enorm.
Wie viel Kosten Du bereits an Büroartikeln sparst, kannst Du mit diesem Rechner selbst ermitteln.
Umwelt schonen
Mit einer papierlosen Buchhaltung trägst Du direkt zur Umweltschonung bei. Der enorm hohe Papierverbrauch von 253 kg pro Person und Jahr verringert sich so auf ein Minimum.
Räumliche Freiheit
Deine Dokumente sind mobil verfügbar. So kannst Du von überall aus produktiv arbeiten und Arbeitswege wegen vergessener Dokumente werden so gespart. Insgesamt gewinnst Du mit der papierlosen Buchhaltung an Unabhängigkeit.
Erleichterung für Dich und Deinen Steuerberater
Dokumente musst Du nicht mehr im Ordner an Deinen Steuerberater überreichen. Somit spart Ihr beide an Zeit und Geld. Mithilfe einer digitalen Schnittstelle kannst Du relevante Dokumente mit wenigen Klicks an Deinen Steuerberater weiterleiten.
Einer der größten Vorteile einer papierlosen Buchhaltung ist – wie bereits oben erwähnt – die Durchführung schnellerer Prozesse. Aber an welchen Stellen genau spart man eigentlich Arbeitsaufwand und Zeit?
Belege erfassen
Die Belegerfassung ist keine zeitaufwändige Angelegenheit mehr. Du kannst Deine Belege direkt abfotografieren und hochladen. Automatische Systeme erfassen die Belegnummer, das Datum und alle anderen wichtigen Informationen. Belege gehen nicht verloren und sind in Echtzeit im System.
Bezahlt oder nicht?
Ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht, wird direkt vermerkt. Durch die Verknüpfung mit Banktransaktionen gehen so wichtige Informationen nicht mehr verloren.
DATEV-Export
Mithilfe eines sogenannten „DATEV“-Export (DATEV = Datenverarbeitungsorganisation der steuerberatenden Bundesrepublik) gelangen alle relevanten Informationen zum Steuerberater. Das aufwändige Zusammensuchen verschiedener Dokumente fällt so weg.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Erleichterungen für Voranmeldungen beim Finanzamt gibt es auch. Sobald die Rechnungen und Belege ins System eingepflegt wurden, ist die Voranmeldung mit keinem Aufwand mehr verbunden.
Der Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung bedeutet besonders für Unternehmen eine große Veränderung. Gewohnte Prozesse werden umgeworfen und neue Strukturen eingeführt, an die man sich gewöhnen muss. Diese Angst vor Veränderungen steht der Digitalisierung häufig im Wege.
Im Jahre 2014 wurde eine Umfrage bei Unternehmen verschiedener Branchen durchgeführt. Die beiden größten Hürden vor einer Digitalisierung sind für sie die Anforderungen an die IT-Sicherheit sowie die rechtlichen Unsicherheiten.
Mit der richtigen Vorgehensweise lassen sich diese beiden Hürden allerdings ebenfalls überwinden. Hier findest Du schon einmal ein paar Tipps, um die Angst vor einem Datenverlust und vor juristischen Schwierigkeiten zu schmälern.
Angst vor dem Datenverlust
Die größte Angst vor der Digitalisierung der ganzen Buchhaltung ist natürlich die vor dem Datenverlust. Mit dem papierlosen Büro ist alles digital verfügbar und somit nicht mehr händisch greifbar. Dieser Gedanke bereitet einigen Angst.
In größeren Unternehmen sind die Anforderungen an die IT-Abteilungen besonders hoch – allerdings gut zu bewältigen. Auch als Privatperson kann man mit wenigen Schritten für einen effektiven Schutz vor einem Datenverlust sorgen.
Arbeitet man mit einem Cloud-Anbieter, ist dieser für die Datensicherheit zuständig. Was mit den Daten geschieht und wo diese aufbewahrt werden, kann meist in der Datenschutzerklärung nachgelesen werden. In den meisten Fällen sind die Daten in großen und sicheren Rechenzentren gespeichert und von den Anbietern werden tägliche Back-Ups durchgeführt.
Angst vor juristischen Schwierigkeiten
Damit die papierlose Buchhaltung als ordnungsgemäß gilt, muss sie den Vorschriften der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronische Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechen.
Zusätzlich hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) 2014 ein Schreiben zu der papierlosen Buchhaltung verfasst. Dieses soll die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammenfassen und mit gewissen Vorschriften für eine Rechtsklarheit sorgen.
Schritt 1: Verhaltensmuster durchbrechen
Der erste und wichtigste Schritt zu einer papierlosen Buchhaltung: Durchbreche deine gewohnten Verhaltensmuster! Wichtige Dokumente solltest Du nicht mehr wie gewohnt ausdrucken, sondern eher auf das korrekte digitale Sichern Deiner Dateien achten.
Schritt 2: Papier digitalisieren
Nun folgt der wohl aufwändigste Teil des Prozesses: Die in Papierform vorliegenden Dokumente müssen digitalisiert, also eingescannt werden. Nicht mehr benötigte Unterlagen kannst Du bei dieser Gelegenheit gleich mitentsorgen. Je nach Art des Dokuments gelten andere Aufbewahrungszeiten.
Dokumente kannst Du entweder selbst einscannen oder einen Scanservice wie Dropscan in Anspruch nehmen. Wenn Du Deine Dokumente selbst scannst, solltest Du unbedingt auf eine sehr gute Qualität achten. Dafür gibt es spezielle Dokumentenscanner. Diese sind war nicht ganz günstig, erfüllen allerdings die Erwartungen, die eine papierlose Buchhaltung mit sich bringt und können bis zu 500 Seiten täglich verarbeiten.
Schritt 3: Manage deine Dokumente richtig
Wichtig: Benenne Deine Dokumente nach einem einheitlichen Muster. Eine Kombination aus Datum und einem passenden Schlagwort sollte mindestens im Titel enthalten sein. Verschiedene Soqwares wie z.B. Hazel für Mac OS X ermöglichen Dir eine einheitliche und übersichtliche Benennung und Organisation.
Für Unternehmen ist ein passendes Dokumentenverwaltungssystem unabdingbar. Man unterscheidet zwischen lokal installierten oder Cloud-basierten Systemen. Die Einführung und Pflege eines Dokumentenverwaltungssystems sollte allerdings nicht unterschätzt werden. Informiere dich also am besten genau darüber, welches System für dich am passendsten ist.
Momentan werden immer mehr Cloud-basierte Systeme in Anspruch genommen. Geht es bei Dir allerdings um besonders sensible Dokumente, solltest Du auf alle Fälle einen Blick in die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters werfen.
Schritt 4: Finde weitere hilfreiche Tools
Es gibt unendlich viele Online-Tools, die dir dabei helfen, Dich und Deine papierlose Buchhaltung zu organisieren. Bei der richtigen Anwendung passender Tools wirst du schnell merken, wie viel Zeit Du so sparen kannst. Zwei positive Beispiele findest Du hier:
Die App Scannable ermöglicht Dir, qualitativ hochwertige Scans zu erstellen, zu speichern oder freizugeben. In der Handhabung ist die App völlig unkompliziert und für den schnellen Scan zwischendurch optimal geeignet.
Evernote ist eine Software, die das Sammeln, Ordnen und Finden von selbst angelegten Notizen, Dokumenten und Fotos erleichtern soll. Du kannst von überall auf alles Wichtige zugreifen. Evernote für Dummies hilft Dir dabei, durchzublicken.
Der papierlosen Buchhaltung gehört die Zukunft. Denn bei der richtigen Verwendung kannst Du eine höhere Effizienz erzielen, Materialressourcen einsparen und zur Schonung der Umwelt beitragen.
Allerdings lässt sich natürlich nicht abstreiten, dass diese Umstellung einiges an Arbeit für Dich bzw. Dein Unternehmen mitbringt. Besonders das Digitalisieren der gesamten Dokumente und die Einführung eines Dokumentenverwaltungssystems ist relativ aufwändig. Von heute auf morgen komplett papierlos zu arbeiten, ist also überhaupt nicht möglich.
Doch mit dem Einsatz der richtigen Tools und einer gewissen Offenheit neuen Prozessen gegenüber ist auch das gut zu bewältigen. Für die ersten Schritte in eine papierlose Buchhaltung stehen heutzutage ausreichend Lösungen zur Verfügung.
Zum Autor:
Fabian Silberer ist Gründer und kaufmännischer Geschäftsführer der cloudbasierten Buchhaltungssoftware sevDesk. Dort verantwortet er die Bereiche Business Development & Marketing. Bereits zu Schulzeiten gründete er seine ersten Unternehmungen und arbeitete als Freelancer. Fabian hat einen B.Sc. in Wirtschaftsinformatik und einen Master in Business Administration.
Hast Du auch einen Kostenvergleich klassische zu papierlosen Buchhaltung angestellt?
Ein sehr schöner Artikel. Kannst du vielleicht deine komplette Ordnerstruktur erklären?
Hallo Markus, welche Ordnerstruktur meinst du denn? 🙂
Guter Einwand, Michael! Die Einwurf-Werbung ist so etwas von nervig und macht wahrscheinlich 10-20% des Papiermülls eines Haushalts aus.
Danke für das Feedback, Jörg! Dein Artikel habe ich mir gerade angesehen 🙂 Schaut bei mir ähnlich aus. Auf meinem Schreibtisch habe ich mittlerweile sogar gar keine Ablage mehr 🙂
Interessantes Setup @disqus_KvRRcpiFFt:disqus .
Hazel muss ich mir auch mal ansehen – hört sich vielversprechend an 🙂