Die zwei Minuten Regel – Grundlage des Selbstmanagements

Die zwei Minuten Regel ist nach Aussage des amerikanischen Selbstmanagement Experten David Allen magisch. Lars erklärt, worauf es dabei ankommt.

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Eine Frage vorab: Wie sieht Dein E-Mail Eingangskorb und Deine Todo-Liste aus? Kommst Du hier nicht hinterher und hast Du oft das Gefühl, E-Mails und alle anderen Aufgaben wachsen Dir über den Kopf? Das Gefühl kenne ich nur zu gut.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

Als ich vor 20 Jahren meine erste Stelle als Geschäftsführer antrat, war Selbstmanagement ein absolutes Fremdwort für mich.

Da ich zu diesem Zeitpunkt noch sehr jung war, war das auch nicht weiter schlimm. Ich habe mein Defizit im Selbstmanagement einfach mit viel Engagement und entsprechend langen Arbeitszeiten wettgemacht. 70 − 80 Stunden in der Woche waren keine Seltenheit.

Nach ein paar Jahren ging es dann nicht mehr. Meine Familie forderte zu Recht ihre Zeit und auch körperlich und geistig hätte ich es nicht mehr lange durchgehalten. Ich war gezwungen, mich besser zu organisieren.

Da fiel mir das Buch ‚Getting Things Done‘ (GTD) von David Allen (*) in die Hände (Auf Deutsch hat das Buch den etwas sperrigen Titel: ‚Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag’…). Ich habe es verschlungen und seit diesen Tagen mindestens schon fünf mal gelesen. Eine absolute Leseempfehlung.

Die wirksamste Sofortmethode, die mir in dieser Situation direkt und auch am meisten geholfen hat war die zwei Minuten Regel.

Die Regel ist so einfach wie genial: Alles was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Auch wenn die eigentliche Aufgabe vielleicht nicht die höchste Priorität hat, sollte man sie doch direkt angehen und abhaken.

Ist die Aufgabe in dem Moment total unwichtig, lösche sie, schmeiße sie weg!

Wenn einem diese Aufgabe jetzt keine zwei Minuten wert ist, wird sie es auch in Zukunft nicht sein. Vielmehr wird sie in Deinem Hinterkopf herumgeistern und zu allen erdenklich ungünstigen Zeitpunkten wieder dort auftauchen.

Und eine Menge solcher aufgeschobenen Aufgaben wird zu einer enormen Belastung. Die Arbeitsmoral, der Fokus und somit auch die Effektivität leidet.

Also: Alle anstehenden Dinge, die zwei Minuten oder weniger brauchen, sofort erledigen. Bevor Du die Aufgabe auf einer Todo-Liste notiert hast, ist sie bereits erledigt.

David Allen sagt dazu:

‚Die zwei Minuten Regel ist magisch‘

Das kann ich nur doppelt unterstreichen.

Gerade in Bezug auf den Umgang mit E-Mails, ist die zwei Minuten Regel ‚magisch‘. Solltest Du einer dieser 200-plus-E-Mails-am-Tag-Menschen sein, dann wird Dir diese Regel einen großen Mehrwert an Produktivität bringen.

Kann die E-Mail in zwei Minuten oder weniger beantwortet werden, dann sofort loslegen. Unwichtige E-Mails sofort löschen und die restlichen entweder archivieren (um bei Bedarf wieder darauf zurückkommen zu können) oder als Aufgabe in Deine Todo-Liste aufnehmen (oder Du nutzt eine der genialen E-Mail-Apps mit Snooze-Funktion wie z.B. Spark).

Du wirst sehen, so verschaffst Du Dir einiges an zusätzlicher Zeit am Tag und wirst nie wieder das Gefühl haben, von Deinen E-Mails und Aufgaben erschlagen oder erdrückt zu werden. Du bist wieder Herr der Lage.

Ich halte meinen E-Mail Eingangskorb mit Hilfe der 2 – Minuten Regel immer leer. Ich bin ein so genannter: Inboxzero. Ein sehr gutes Gefühl!

Du bist dran

Jetzt aber los, in spätestens 30 Minuten ist Dein Eingangskorb bei Zero. Du wirst dieses Gefühl lieben und wenn Du konsequent bist, wird dieser Zustand den Rest Deines Arbeitslebens anhalten.

Auch Du bist dann dank der zwei Minuten Regel (und eventuell der App Spark…) ein Inboxzero!

Hast Du schon Erfahrungen mit der zwei Minuten Regel gemacht? Gibt es andere Maßnahmen, die für Dich ein ähnlicher Meilenstein im Selbstmanagement waren? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

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