Die zwei Minuten Regel ist nach Aussage des amerikanischen Selbstmanagement Experten David Allen magisch. Lars erklärt, worauf es dabei ankommt.
Das Video zum Nachlesen
Eine Frage vorab: Wie sieht Dein E-Mail Eingangskorb und Deine Todo-Liste aus? Kommst Du hier nicht hinterher und hast Du oft das Gefühl, E-Mails und alle anderen Aufgaben wachsen Dir über den Kopf? Das Gefühl kenne ich nur zu gut.
Als ich vor 20 Jahren meine erste Stelle als Geschäftsführer antrat, war Selbstmanagement ein absolutes Fremdwort für mich.
Da ich zu diesem Zeitpunkt noch sehr jung war, war das auch nicht weiter schlimm. Ich habe mein Defizit im Selbstmanagement einfach mit viel Engagement und entsprechend langen Arbeitszeiten wettgemacht. 70 − 80 Stunden in der Woche waren keine Seltenheit.
Nach ein paar Jahren ging es dann nicht mehr. Meine Familie forderte zu Recht ihre Zeit und auch körperlich und geistig hätte ich es nicht mehr lange durchgehalten. Ich war gezwungen, mich besser zu organisieren.
Da fiel mir das Buch ‚Getting Things Done‘ (GTD) von David Allen (*) in die Hände (Auf Deutsch hat das Buch den etwas sperrigen Titel: ‚Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag’…). Ich habe es verschlungen und seit diesen Tagen mindestens schon fünf mal gelesen. Eine absolute Leseempfehlung.
Die wirksamste Sofortmethode, die mir in dieser Situation direkt und auch am meisten geholfen hat war die zwei Minuten Regel.
Die Regel ist so einfach wie genial: Alles was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Auch wenn die eigentliche Aufgabe vielleicht nicht die höchste Priorität hat, sollte man sie doch direkt angehen und abhaken.
Ist die Aufgabe in dem Moment total unwichtig, lösche sie, schmeiße sie weg!
Wenn einem diese Aufgabe jetzt keine zwei Minuten wert ist, wird sie es auch in Zukunft nicht sein. Vielmehr wird sie in Deinem Hinterkopf herumgeistern und zu allen erdenklich ungünstigen Zeitpunkten wieder dort auftauchen.
Und eine Menge solcher aufgeschobenen Aufgaben wird zu einer enormen Belastung. Die Arbeitsmoral, der Fokus und somit auch die Effektivität leidet.
Also: Alle anstehenden Dinge, die zwei Minuten oder weniger brauchen, sofort erledigen. Bevor Du die Aufgabe auf einer Todo-Liste notiert hast, ist sie bereits erledigt.
David Allen sagt dazu:
‚Die zwei Minuten Regel ist magisch‘
Das kann ich nur doppelt unterstreichen.
Gerade in Bezug auf den Umgang mit E-Mails, ist die zwei Minuten Regel ‚magisch‘. Solltest Du einer dieser 200-plus-E-Mails-am-Tag-Menschen sein, dann wird Dir diese Regel einen großen Mehrwert an Produktivität bringen.
Kann die E-Mail in zwei Minuten oder weniger beantwortet werden, dann sofort loslegen. Unwichtige E-Mails sofort löschen und die restlichen entweder archivieren (um bei Bedarf wieder darauf zurückkommen zu können) oder als Aufgabe in Deine Todo-Liste aufnehmen (oder Du nutzt eine der genialen E-Mail-Apps mit Snooze-Funktion wie z.B. Spark).
Du wirst sehen, so verschaffst Du Dir einiges an zusätzlicher Zeit am Tag und wirst nie wieder das Gefühl haben, von Deinen E-Mails und Aufgaben erschlagen oder erdrückt zu werden. Du bist wieder Herr der Lage.
Ich halte meinen E-Mail Eingangskorb mit Hilfe der 2 – Minuten Regel immer leer. Ich bin ein so genannter: Inboxzero. Ein sehr gutes Gefühl!
Du bist dran
Jetzt aber los, in spätestens 30 Minuten ist Dein Eingangskorb bei Zero. Du wirst dieses Gefühl lieben und wenn Du konsequent bist, wird dieser Zustand den Rest Deines Arbeitslebens anhalten.
Auch Du bist dann dank der zwei Minuten Regel (und eventuell der App Spark…) ein Inboxzero!
Hast Du schon Erfahrungen mit der zwei Minuten Regel gemacht? Gibt es andere Maßnahmen, die für Dich ein ähnlicher Meilenstein im Selbstmanagement waren? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.
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Toll, dass es hier noch andere Inbox Zero Vertreter gibt, im wahren Leben treffe ich die nicht so häufig. Die zwei Minuten Regel ist simpel und funktioniert. Ich habe mir vor gut einem Jahr auch angewöhnt zu jeder neu erstellen Aufgabe die benötigte Zeit einzutragen. So habe ich dank Filter eine Liste für schnelle Aufgaben, die max. fünfzehn Minuten dauern. Perfekt um kleine Zeitfenster optimal zu nutzen.
Danke für Deine Ergänzung, liebe Claudia.
Werter Herr Lars,
möchte mal nur DANKE sagen für den spannenden Newsletter, immer eine Freude.
LG, Gerald
Danke für die Blumen, lieber Gerald 🙂
Lieber Lars,
Ich hab es probiert und es funktioniert! Was für ein befreiendes Gefühl! Ich kannte die 2-Minuten-Regel bereits, aber mir hat immer die Übertragung in eine To-Do-Liste gefehlt. Mit Todoist klappt es wunderbar! Danke!
Hallo Lars,
was ist denn eine „unwichtige E-Mail“?
Wenn ich auf der Arbeit alle Mails löschen würde, die _mir_ unwichtig erscheinen, wäre ich auch ruck zuck fertig 😉 Daher vermute ich, dass Du etwas anderes meinst.
Generell halte ich meinen Posteingang immer leer. Sobald erledigt kommt die Mail ins Archiv. Dachte immer, dass man das immer so machen sollte. Sieht einfach besser aus.
Oh, da gibt es eine Menge. Z.B. fast alles, bei dem ich in CC gesetzt wurde… 😉
Hallo Herr Bobach,
ich bin durch Zufall auf ihren Blog gestoßen und finde ihn wunderbar. Habe auch schon einiges gelesen, aber die Zeit lässt hält nicht alles mit mal zu. Ich hätte da mal ein paar Fragen:
1. wie kann ich meinen Haushalt und die Familie am besten mit planen. Habe Todolist und auch Evernote …
2. Papierkrieg zuhause ist das schlimmste Problem… Wenn man nicht mal irgendwie anfängt, dann herrscht Chaos. Wie fange ich am besten an? Papierlos wäre phänomenal.
Zu meiner jetzigen Situation :
Glücklich verheiratet, 1 Kind, Nr. 2 ist unterwegs
Bin zur Zeit in Elternzeit, mache ein Fernstudium und arbeite nebenbei noch für Thermomix. Dann bin ich noch in der Ausbildung bei der FF tätig und naja in einem Jahr muss ich wieder Halbtags arbeiten gehen. Des Weiteren haben wir Haus und Hof (1800qm) die auch noch beackert werden müssen…
Es bleibt irgendwie immer der Haushalt und der Papierkrieg auf der Strecke…. Leider
Habe angefangen mit Haushaltslisten, aber die muss man ja auch immer wieder neu ausdrucken und zusammenstellen…. Es geht mir nicht um die alltäglichen Dinge, aber sonstige Dinge wie Fenster putzen alle 4. Wochen, Kleiderschränke aussortieren, Kind von da nach da fahren etc
Dann muss ich mir Zeit frei schaufeln zum Studium und Nebenjob. Ich weiß leider nicht wie ich da am besten Anfangen soll…
Dann die jährliche Steuererklärung… Es richtet sich jetzt schon meine Nackenhaare auf!
Gibt es dafür Vllt Apps die mir dabei helfen können eine Übersicht zu bekommen bzw mit der ich mich besser organisieren kann?
Danke erstmal fürs lesen und hoffe ggf eine Antwort zu bekommen.
Kann die David Allen Regel nur bestätigen: simply magic und funktioniert. Ich bekomme den Kopf frei. 80% meiner Mails verschwinden in 20% meiner Zeit. Dann habe ich genug Zeit für die 8-10 wirklich wichtigen Mails pro Tag.
Hallo Lars,
kenne die Regel mit fünf Minuten und wende sie schon ein paar Jahre an.
Lg
Patrick
Danke für Deinen Kommentar, Patrick. Mich würde in diesem Zusammenhang interessieren, wer die fünf Minuten festgelegt hat bzw. woher Du das hast.
Hallo Lars,
bei GTD spricht man von 2 Minuten, bei PEP und Simplify-your-life von 3 Minuten. Letztendlich ist es aus meiner Sicht egal, ob nurn 2, 3 oder 5 Minuten. Viel wichtiger ist doch die Aussage, dass das, was man schnell abschließend bearbeiten kann, auch sofort erledigt werden sollte und die anderen Dinge eingeplant werden sollen. Und dass am Ende des Tages der Mail-Posteingang leer ist. Ich kenne das Sofort-Prinzip von PEP und es war auch bei mir ein Schlüsselerlebnis.
Ein weiterer Meilenstein war für mich, Vorgänge nicht mehr in Sichthüllen zu legen und diese auf dem Schreibtisch zu stapeln, sondern Hängemappen zu verwenden. So hat man alles viel schneller im Griff. Schau doch mal hier: https://youtu.be/NMePieMratY?list=PLndb0OZL7ARzfdhJnDZcK6MeN7AASCC7b
Danke für Deine Ergänzung, liebe Meike.
Das mit den Hängeregistern kenne ich von meiner Zeit vor dem papierlosen Büro. Seit Evernote brauche ich die nicht mehr 🙂