Eure Fragen zu MeisterTask, Notiz-Apps, iPad und mehr

Wie versprochen werden innerhalb der „Frag Lars“-Folgen wieder Fragen zu verschiedenen Themen beantwortet werden. Aber es wird nicht nur um Eure Fragen, sondern auch um Euer Feedback zu einzelnen Beiträgen gehen. Zusätzlich wird es ab Juni 2019 zu den Podcast-Folgen auch wieder Videos auf YouTube geben.

Hier die Zusammenfassung des Podcasts:

Bullet Journal mit GoodNotes

Dominik fragt, ob es nicht sinnvoll ist, das Bullet Journal in GoodNotes zu pflegen und sich Vorlagen für die Seiten zu hinterlegen.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

Es kamen da immer wieder Vorschläge bzw. Fragen von Euch, warum Lars nicht Bullet Journaling mit GoodNotes auf dem iPad mache. Generell ist es so, dass ein Bullet Journal keine Vorlagen hat. Lars hat sich das so gebaut, dass er eine Vorlage hat, weil er gerne eine Struktur in seiner Tagesplanung hat.

In seinem Test hat Lars festgestellt, dass es im Rahmen seines iPad only Experimentes umständlich ist, für die handschriftlichen Notizen das iPad immer wieder hinzulegen, um eine Aufgabe in GoodNotes zu notieren.

Bei der Nutzung eines MacBooks oder Laptops oder Desktop-Rechners, macht es aber durchaus Sinn, wenn man dann das iPad für das Bullet Journaling daneben liegen hat. Oder man arbeitet mit zwei iPads. Wenn Euch das Arbeiten mit zwei iPads interessiert, solltet Ihr Euch am besten das Setup von Andreas hier auf dem Blog anschauen.

E-Mail Weiterleitung aus MeisterTask

Steffen experimentiert mit einer automatischen Weiterleitung auf MeisterTask. Es funktioniert gut, hat aber den Nachteil, dass man nicht direkt aus MeisterTask auf die Mails antworten kann. Er fragt, ob Lars damit Erfahrungen hat?

Bei der Weiterleitung von E-Mails an eine MeisterTask-Spalte wird automatisch eine neue Karte generiert. Da wir nicht so viele E-Mails zu beantworten haben, wird bei uns der Text unserer E-Mail Antwort in den Kommentar der MeisterTask-Karte hineinkopiert.

Wenn man aber vielleicht sogar eine Support-Abteilung hat, wo viele E-Mails bearbeitet werden, dann ist MeisterTask wahrscheinlich nicht das richtige Tool. Da sollte man dann schon ein richtiges Ticket-System nutzen.

Timeline mit MeisterTask

Peter schreibt, dass sie eine Gruppe von Einzelunternehmern sind, die zusammen ein größeres Bauprojekt entwickeln. Der Zeitraum erstreckt sich auf drei Jahre, Beginn bis Einzug. Die technische Projektentwicklung liegt bei dem Bauträger, die inhaltliche (wie funktioniert das Haus, was geschieht dort) liegt bei ihnen. Sie haben verschiedene Arbeitspakete (eigene Projekte bzw. Tags in Meistertask) und jeweils ca. 10 definierte Meilensteine (Tasks in Meistertask). Mit MeisterTask arbeitet eine Projektgruppe von 6-10 Leuten. Zusätzlich gibt es 20 Beteiligte, deren Zahl noch auf rund 100 ansteigen wird und für die sie den Ablauf besser darstellen wollen. Gerne würden sie zu jeder Task eine Timeline ähnlich wie ein Gantt Diagramm abbilden. Die Frage ist nun, ob MeisterTask so etwas kann.

Die Stärken von MeisterTask liegen in der Kommunikation und kontextbasierten Ablage. Eine Gantt-Darstellung unterstützt MeisterTask nicht. Es gibt dafür Tools wie MS Projekt oder das Add-On Gantter für die G Suite, die das unterstützen. Nachteil, man muss es parallel aktuell halten.
Lars würde es aber eventuell anders organisieren, wie zum Beispiel pro Bauabschnitt ein Board nehmen, natürlich abhängig davon wieviel Tasks dann enthalten sind.
Ein Tipp, es gibt die App Taskworld, die auch ein Kanban-System wie MeisterTask hat, wo Gantt Diagramme mit enthalten sind.

Notizen-App für Fototagebuch

Rebekka hat eine Frage zu den Notizen-Apps, die Lars benutzt. Sie hat iPad mit Pencil und sucht nach einer guten Möglichkeit, ein Fototagebuch anzulegen. Ihr Wunsch wäre es, möglichst unkompliziert am Abend die Fotos des Tages auf eine Vorlage zu ziehen (die gleich das aktuelle Datum anzeigt) und dazu mit dem Stift etwas unter die Fotos schreiben, so als hätte sie ein Fotoalbum mit eingeklebten Bildern. Das Ganze möchte sie dann auch gerne exportieren, um es als Fotobuch drucken zu lassen. Sie fragt, welche Notizen-App dazu geeignet ist.

Um handschriftliche Notizen zu machen, musst Du auf jeden Fall eine Notizen-App verwenden. Noteshelf kann automatisch das Datum mit in das Dokument einblenden. Daher empfiehlt Lars hier Noteshelf, da es für ihn immer noch die schönste Schrift hat, die Fotos lassen sich frei positionieren und Export geht später natürlich auch. Für den Druck als Fotobuch muss man sich natürlich auch die Anforderungen der Fotobuch-Apps Anbieter anschauen. Dieses sind ja meist in sich geschlossene Systeme, wo man meist nur die Fotos importieren kann und die dann später das fertige in der App zusammengestellte Fotobuch für die Druckereien exportieren. Oder man sucht sich eine Digitaldruckerei, die dann die eigene PDF als Vorlage annimmt.

DSGVO

Collin wird in 2019 mit einem Start-up zum Thema „Gewürzaufbewahrung“ online gehen und möchte wissen, ob er mit seinem Unternehmen, das mit Apple-Geräten arbeitet, für das optimale Zusammenspiel der Daten, die iCloud verwenden kann.

Die iCloud lässt sich für ein Unternehmen nicht datenschutzkonform nutzen. Sollte Lars so etwas damals vor einem Jahr gesagt haben, so war das aus Unwissenheit. Daher lieber die G Suite von Google oder die Office 365 Cloud nutzen, die 100 Prozent DSGVO-konform sind.

Für die Selbstmanagement-Akademie hatten wir uns den IT-Fachanwalt Stephan Hansen-Oest eingekauft, mit dem es innerhalb der Akademie Webinare gab, wo genau diese Frage zur iCloud gestellt wurde. Die aufgezeichneten Webinare können alle Akademie-Mitglieder, auch die zukünftigen, sich in der MDD Selbstmanagement-Akademie anschauen.

Zentrale E-Mail in G Suite

Das Unternehmen von Dennis würde gerne die G Suite einführen. Er hat dazu eine Frage zu den zentralen E-Mail Adressen. Ihn interessiert, wie wir zum Beispiel unsere E-Mail „office@larsbobach.de“ verwalten. Also ob wir dafür ein extra Benutzerkonto oder die Google-Groups Funktion verwenden.

Bei larsbobach.de haben wir dafür eine Gruppe angelegt. Empfehlenswert ist auf jeden Fall der Google Support für die G Suite, der wirklich hervorragend ist.

Externe iPad Pro Tastatur

Franz möchte sich für sein iPad Pro eine externe Tastatur zulegen, die gleichzeitig als Schutzhülle dienen soll. Er bittet um die Meinung von Lars dazu.

Da hat Lars schon einige Erfahrung sammeln können. Mit Apples Smart Keyboard Folio wird er nicht richtig warm. Er nutzt sie zur Zeit aber noch, da er noch keine gute Alternative kennt. Also bitte schreibt uns, falls Ihr da Empfehlungen habt. Die Vorteile der Smart Keyboard Folio sind, dass sie Vorder- und Rückseite des iPads schützt und auch der Anschlag der Tastatur ist in Ordnung. Als nachteilig empfindet Lars es, wenn man mit dem Apple Pencil schreiben will. Das iPad liegt dann entweder auf der Tastatur oder man hat die Finger an der Tastatur, wenn man es anfasst. Dann hat Lars was getestet, wo man das normale Smart Keyboard draufkleben kann. Der Vorteil, das iPad ist nicht verbunden mit der Tastatur und wird dann wie bei einem Laptop aufgestellt. Aber dabei hat man keinen Schutz. Daher ist die momentane Empfehlung die Smart Keyboard Folio von Apple.

Erstellung von Präsentationen auf dem iPad

Simon fühlt sich bei der Erstellung von Präsentationen auf dem iPad etwas eingeschränkt und fragt nach Tipps.

Da gibt Lars Simon Recht. Es ist schwerer auf dem iPad. Aber meistens ist es ja so, dass man einen Vortrag hält und die Präsentation nur als Unterstützung dient. Da kann es dann ruhig etwas einfacher sein. So verwendet Lars meistens nur Fotos oder Screenshots mit maximal einer Zeile Text. Daher also mal hinterfragen, ob die Folien so komplex sein müssen, das sie nicht mit dem iPad erstellt werden können. Zum Thema Präsentationen wird es demnächst auch eine Podcastfolge mit Lars und Barbara geben.

Apple Pencil

Jens hat sich ein iPad 2018 mit dem Apple Pencil zugelegt. Was ihm im Shop nicht aufgefallen ist, ihn jetzt aber zunehmend stört, gerade bei Schulungen, wo es ja leise zugeht, ist das “Klackern” der harten Pencil-Spitze.

Klar, der Apple Pencil klackert etwas beim Schreiben. Das ist aber gar kein Vergleich zu den Geräuschen, die die Schreibgeräte noch vor ein paar Jahren von sich gegeben haben. Da ist der Apple Pencil also schon besser geworden, aber leise bekommen, das ist zur Zeit noch nicht möglich. Es gibt Folien, die das können, aber die Folien verändern doch sehr das Display des iPads. Man hat dann das Gefühl durch eine Mattscheibe zu schauen. Lars hat da einige Folien getestet, wovon ihn keine überzeugen konnte. Warum es da noch keine Drittanbieter für die Apple Pencil Spitzen gibt, ist da die Frage. Eventuell sind es patentrechtliche Gründe.

Notizen strukturiert und wieder auffindbar abspeichern

Merlin seine Arbeit papierlos gestalten. Bei seiner Weiterbildung sls Industriemeister möchte er das iPad gerne als Notizblock verwenden. Seine Frage ist, wie er seine Themen im Anschluss strukturiert und wieder auffindbar speichern kann.

Lars verwendet für seine Notizen die App von GoodNotes. Sie bietet den Vorteil, dass man über alle Dokumente hinweg suchen kann und die Suchbegriffe auch in der Handschrift findet.
Lars sammelt zunächst alle Notizen in einem Notizbuch, dass er mit Inbox benannt hat. Von da aus verteilt er dann die einzelnen Seiten. Für die Fortbildung von Merlin schlägt er vor entweder einen Ordner oder ein Notizbuch zu den Themen anzulegen.

iPad Nutzung während einer Präsentation

Stefan hat eine Frage zu dem erschienen Beitrag iPad only: Notizen während einer Präsentation. Er möchte wissen, ob dies ebenso funktioniert, wenn man sich eine PDF in einem Reader anschaut und diese ebenso auf einen zweiten Monitor projiziert und dann parallel sich Notizen machen kann.

Ja, natürlich. Es gibt da auch einen Präsentationsmodus und wenn man diesen nutzt, funktioniert es dann auch. Wenn du dann deine Notizen von rechts nach links ziehst, also wenn links deine Präsentation läuft und du rechts handschriftlich schreibst, dann wird alles auf dem externen Monitor angezeigt, also sowohl deine Präsentation, als dann auch deine Notizen.

Nächste Woche erwartet Euch dann eine weitere „Frag Lars“ – Folge mit gemischten Themen. Schickt Eure Fragen gerne an fraglars@larsbobach.de oder schreibt uns einen Kommentar.