MeisterTask Workshop

In dieser Spezialausgabe zu MeisterTask beantworten wir Fragen, die während des MeisterTask Workshops in Leverkusen gestellt worden sind. Die Fragen kommen also direkt live von den Workshop Teilnehmern.

Von der Firma MeisterLabs, kurz Meister genannt, den Machern von MeisterTask, waren auch Raphaela und Christoph zugeschaltet. Die beiden stellen uns das Unternehmen vor, das bereits 2006 gegründet wurde. So erfahren wir, wie viele Mitarbeiter und Niederlassungen es gibt und natürlich, was an Neuerungen geplant ist.

Die Teilnehmer des Workshops konnten die Gelegenheit nutzen und ihre Fragen auch direkt an die Mitarbeiter von MeisterTask stellen.

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MeisterTask Online-Kurs
Wie die Agenda von MeisterTask funktioniert

Die Fragen der Workshop Teilnehmer zu MeisterTask

1. Synchronisierung von Mindmaster und MeisterTask

Heiko erstellt mit Mindmaster Service Design Frameworks und generiert daraus dann die Aufgaben für MeisterTask für die Teilnehmer. Er fragt, ob es die Möglichkeit gibt, wenn in MeisterTask Aufgaben dazu kommen, diese dann zurück in die Mindmap in Mindmaster zu spiegeln.

Das ist zur Zeit leider noch eine Einbahnstraße. Man kann nur aus der Mindmap heraus ein Board in MeisterTask anzulegen.

2. Akzeptanz bei Einführung von MeisterTask verbessern

Christian fragt nach Tipps für die Einführung von MeisterTask im Unternehmen. Bei ihnen ist die Akzeptanz leider stellenweise nicht sehr hoch.

Zunächst ist es wichtig, dass man als Chef oder Führungskraft mit gutem Beispiel vorangeht. Wenn Du es als Chef oder Führungskraft konsequent nutzt und die Informationen nur in MeisterTask zur Verfügung stellst, sind die Mitarbeiter irgendwann gezwungen, damit zu arbeiten.

Die Hürde ist aus der Sicht von Lars doch sehr niedrig und die Erfahrung zeigt, dass später die allermeisten überzeugt und begeistert sind.

3. Zeitlichen Verlauf von Aufgaben visualisieren

Eine Frage, die recht häuftig aus dem Team von Christian kommt, ist, wie kann man Aufgaben eines oder mehrerer Projekte gleichzeitig in Form einer Zeitleiste oder Kalenders darstellen, um den Verlauf der Aufgaben besser zu visualisieren?

Innerhalb eines Projektes kann man das mit Hilfe der Zeitleiste umsetzen. Projektübergreifend kann man die Google Kalender Integration nutzen und dort die Fälligkeitstermine im Kalender anzeigen lassen.

4. Herkunft der Aufgabe ersehen

Jan bezieht sich auf Aufgaben, die aus einer Checkliste erstellt wurden. Er möchte wissen, ob es ersichtlich ist, aus welcher ursprünglichen Aufgabe, die neuen Aufgaben erstellt wurden bzw. ob ersichtlich ist, welche Aufgaben alle aus der ursprünglichen Aufgabe entstanden sind.

Wenn die Checkliste in einer Aufgabe zu lang und unübersichtlich wird, empfiehlt es sich, wie im von Jan genannten Beispiel, aus den Checklistenpunkten Aufgaben zu erstellen. Den neu erstellten Aufgaben kann man dann ein gemeinsames Tag zuweisen. Über die Filterfunktion des Boards kann man sich dann die Aufgaben nach Tag anzeigen lassen.

Fragen an das Team von Meister

5. Timeline Funktion

Christoph geht es um die Timeline Funktion. Diese arbeitet mit Tagen, er würde aber eine Timeline auf Stundenbasis benötigen.

Diese Funktion ist erst vor Kurzem veröffentlicht worden und bei Meister hört man sich jetzt das Kundenfeedback dazu an. So gab es schon häufiger den Wunsch, die Timeline tageweise auf Stunden herunterzubrechen. Aber auch für eine Quartal- und Jahresansicht gab es Anfragen. Und auch, die Timeline global über alle Projekte anwenden zu können.

Die Timeline Funktion wird wohl noch dieses Jahr unter Berücksichtigung der Kundenwünsche weiter ausgebaut werden.

6. Zeitverzögerung bei der Synchronisation zwischen Mindmeister und MeisterTask

Heiko hat festgestellt, dass die Synchronisation zwischen Mindmeister und MeisterTask recht lange dauert. Es variiert zwischen eine Stunde und manchmal einer ganzen Nacht.

Normalerweise sollte die Synchronisation innerhalb von Minuten bzw. Sekunden funktionieren. Es kann natürlich ab und zu Performance-Probleme geben, was aber nicht der Normalfall sein sollte.

7. Durchsuchbarkeit der Anhänge in Aufgaben

Eine recht kurze Frage kommt von Christian. Er möchte wissen, ob es geplant ist, die Anhänge in den einzelnen Aufgaben durchsuchbar zu machen.

Christoph meint, die Durchsuchbarkeit von Anhängen wäre wohl grundsätzlich nicht geplant. Aber es ist geplant, dass man Anhänge mit einem Kommentar und nicht nur mit dem Task verknüpfen kann.

8. Abhängigkeiten in der Zeitleiste

Lisa-Maria hat direkt mehrere Fragen. Zunächst, ob es bei der Weiterentwicklung der Zeitleiste auch geplant ist, Abhängigkeiten mit abbilden zu können. Beispielsweise, dass eine Aufgabe erst abgeschlossen sein muss, bevor die nächste Aufgaben starten kann. Also die klassische Ende-Anfang Beziehung.

Dazu weiß Christoph leider nichts. Die Nachfrage dafür scheint nicht allzu hoch zu sein.

9. Agenda Funktion

Die nächste Frage von Lisa-Maria bezieht sich auf die angeteaserte Agenda Funktion. Sie fragt, in welcher Version sie umgesetzt wird.

Sie wird ab der Pro-Version verfügbar sein.

Anmerkung: Mittlerweile ist die Agenda Funktion erschienen. Lars stellt sie in seinem Video „Wie die Agenda von MeisterTask funktioniert“ vor.

10. Einheitliche Sortierung im Team

Lisa-Maria wünscht sich die Möglichkeit, dass ein Administrator Projektgruppen anlegen kann und diese sich dann auch auf alle Teammitglieder spiegeln.

Dieser Wunsch wurde schon des Öfteren geäußert und Christoph hat ihn auch an den Produktmanager weitergegeben. Er weiß aber nicht, ob die Umsetzung geplant ist oder nicht.

11. Kombination mit Apple oder Outlook Kalender

Andreas möchte wissen, ob man MeisterTask auch mit dem Kalender von Apple oder mit Outlook von Microsoft kombinieren kann.

Auch diese Integration ist möglich. Sie muss über das Benutzerkonto in MeisterTask aufgesetzt werden.

12. Checklisten-Einträge Teammitgliedern zuordnen

Auch Lars hat eine Frage an die Meister Mitarbeiter. Es geht um die Checklisten-Einträge. Es wurde angekündigt, dass einzelne Checklisten-Einträge einzelnen Teammitgliedern zugeordnet werden können. Wann erfolgt die Umsetzung?

Die Zuweisung von einzelnen Checklisten Items ist laut Christoph für das zweite Quartal, spätestens für das dritte Quartal 2020 geplant. Alles ohne Gewähr.

13. Roadmap für 2020

Was kann man in 2020 noch an Neuerungen für MeisterTask erwarten?

Am 27. März ist die Veröffentlichung der bereits erwähnten Agenda vorgesehen.

Als nächstes kommen dann die „Project Templates“. Mit dieser Funktion hat man die Möglichkeit Vorlagen für Projekte zu erstellen und abzuspeichern. So können die Vorlagen dann dupliziert werden. Auch globale Checklisten werden dann möglich sein. Als Veröffentlichungstermin ist das zweite oder dritte Quartal geplant.

Statistiken und Berichte, inklusive Timetracking, werden ebenfalls dieses Jahr noch überarbeitet werden.

14. Wiederkehrende Aufgaben

Bisher können nur Boardadministratoren wiederkehrende Aufgaben einrichten. Ist eine dediziertere Rollenvergabe hierfür vorgesehen oder kann diese Funktion von der Adminrolle abgelöst werden?

Grundsätzlich ist es richtig, dass man, um wiederkehrende Aufgaben anzulegen, nicht unbedingt Admin sein sollte. Raphaela wird das als Feature-Request weitergeben.

15. Mischbarkeit von Versionen

Bei MeisterTask denkt man auch über eine Mischbarkeit der Versionen nach und wie die Rollenverteilung aussehen soll.

16. Löschfristen der DSGVO

Wird MeisterTask in Zukunft auch eine Unterstützung hinsichtlich der durch die DSGVO vorgeschriebenen Löschvorschriften für Daten bzw. deren Anonymisierung anbieten? Beispielsweise, dass man direkt ein Ablaufdatum vermerken kann und wie kann man nachweislich sicherstellt, dass man die Daten richtig behandelt hat.

Raphaela ist keine DSGVO-Expertin. Es gibt aber bei MeisterTask zum jetztigen Zeitpunkt die Möglichkeit Projekte zu löschen, die dann nach 30 Tagen unwiederbringlich vom System gelöscht werden. Weitere Maßnahmen, die die DSGVO fordert, werden von MeisterTask umgesetzt werden. Das liegt auch im eigenen Interesse diese Anforderungen zu 100 Prozent umzusetzen.

17. Schnittstellen übertragen die Anhänge nicht

Aufgaben und Inhalte lassen sich beispielsweise mit Zapier aus MeisterTask herausziehen, leider aber nicht die Anhänge. Das trifft wohl auf alle Schnittstellen zu, wie Wolfgang beim Ausprobieren herausgefunden hat.

Gerade mit Zapier arbeitet MeisterTask eng zusammen. Vor Kurzem gab es einen Austausch der Produktmanager. Ob da etwas bezüglich der Übertragbarkeit der Anhänge besprochen wurde, müsste Raphaela nachschauen. Es wird, ihrer Meinung nach, aber sicherlich kommen.

Wir wünschen Euch wie immer mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Bleibt gesund!