In 4 einfachen Schritten zur papierlosen Organisation Deines Teams [Podcast 086]

Im heutigen Podcast geht es um ein Herzensthema von Lars, das papierlose Büro. Weg von Papierbergen und Aktenordner hin zur digitalen Welt, damit man fokussierter und transparenter im Team arbeiten kann.

Papier Chaos

Barbara und Lars zeigen auf, wie man in vier einfachen Schritten zu einer digitalen Teamorganisation gelangen kann.

Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Sponsoren:

Sponsoren:

MDD Webinar

Meistertask Promo-Code: LARS

BF: Herzlich willkommen zum Podcast „Produktiv in digitalen Zeiten“. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Barbara Fernandez und hier, mir gegenüber, sitzt Lars Bobach. Hallo Lars.

LB: Hallo Barbara.

BF: Wir haben ein Thema, das ein Herzensthema von Dir ist, das papierlose Büro. In vier einfachen Schritten zur papierlosen Organisation Deines Teams und vorab die Frage an Dich, sag mal, was ist eigentlich der stärkste Motor für Dich, papierlos zu sein?

LB: Nicht mehr von Papierbergen beherrscht zu werden. Ich hatte früher wirklich Papierberge noch und nöcher. Auf dem Schreibtisch, unterm Schreibtisch, in irgendwelchen Mappen, da war überall Papier und ich habe nie was gefunden, was ich gesucht habe. Ich habe das wirklich als Belastung empfunden. Du kennst die Agentur, mein Büro, Du warst heute Morgen noch drin. Da findest Du nicht ein Blatt Papier.

BF: Hier steht ein Karton in der Ecke, der wäre aus Papier. Die Serviette auf dem Tisch und hier steht ein Flipchart, aber das war es auch. Sonst ist hier gar nichts.

LB: Ja, genau. Das ist mein Motor, dass mich Papierberge irgendwie belasten. Es lenkt total ab. Ich merke, seitdem ich “clutterfree” bin, so nennt man das auf Amerikanisch, also ohne Papier, bin ich viel fokussierter. Ich werde nicht mehr so abgelenkt, Zettelwirtschaft lenkt ab. Und es ist auch eine Wahnsinns Transparenz, die dann gerade jetzt, wir reden ja heute über Teams, über Firmen oder kleine oder mittelständische Unternehmen, die papierlos werden können mit diesen Tipps. Es ist eine Transparenz, die in die Abläufe kommt. Was ich feststelle, wenn ich dann mal eine Firma berate, gerade so im Bereich der digitalen Transformation, papierloses Büro und die Prozesse und so, dass bei vielen KMUs, also, kleinen und mittelständischen Unternehmen, das digitale Chaos herrscht. Neben Papierbergen haben sie noch das digitale Chaos teilweise.

BF: Okay. Also, Organisation im Sinne von weg vom Papier hin zum Computer, hin zur digitalen Welt, aber auch dort werden wir Tipps haben für Euch, wie Ihr digital organisieren könnt. Gut, danke erstmal für diesen Einstieg, ich bin gespannt. Ich bin noch nicht papierlos, aber ich bin ja auch klein und fein und darf noch mit Papier händeln.

LB: Du bist doch bei vielen Unternehmen? Du hältst da Vorträge und machst Coaching. Siehst Du häufig Unternehmen, die so papierlos sind wie wir hier?

BF: Nein! Das ist wirklich einzigartig hier. Ich kenne eigentlich nur ein kleines Startup Unternehmen, die haben auch ganz wenig Papier, aber ansonsten, alle großen Unternehmen, die ich kenne, da gibt es noch Aktenordner. Und da wird auch oft gesucht und ich kriege viele Unterlagen eben auch auf Papier. Du bist da ein Pionier, würde ich sagen, ein Papier Pionier, ein papierloser Pionier, genauso sieht es aus. Okay, dann mal hier zu den harten Fakten. Was gibt es zu sagen?

LB: Erstmal die Vorteile klar machen, warum sollte man das eigentlich tun? Ich hatte eben schon gesagt, es ist “clutterfree”, Du hast weniger Unordnung im Büro. Es ist es einfach aufgeräumter, was ich halt liebe, fokussiertes Arbeiten ist möglich, Du hast eine einfache Ablage, Du findest wirklich alles dann, wenn du es brauchst. Du hast eine Transparenz in den Prozessen, da kommen wir gleich auch zu. Wie Du wirklich dann, auch wenn Du gerade Umsätze, das hatte ich mal im ISOTEC-Betrieb, wir haben den Umsatz deutlich gesteigert mit derselben Personaldecke im Büro, natürlich nicht auf den Baustellen. Ich war immer informiert über die Projekte. Wo jedes Projekt steht und der Kunde rief an und sagte, hören Sie mal, Herr Bobach, was ist denn jetzt mit der Baustelle? Wie sieht es denn da aus? Und ich konnte mich sofort informieren, weil alles zentral abgelegt wurde, immer die aktuellen Bilder da waren, aktuelle Bautagebücher und und und. Das ist ein Riesenvorteil.

BF: Wunderbar und dafür muss ich aber natürlich auch erst mal die entsprechenden Programme haben, oder?

LB: Ja, die Tools sind natürlich wichtig, aber nicht das wichtigste. Und da gehen wir heute auch gar nicht so drauf ein, weil der Prozess, wie man es umsetzt, ist viel wichtiger als die Tools. Ich hatte letztens jemanden hier in der Beratung Consulting, der papierlos mit seinem Büro werden wollte und da sind wir wirklich ganz zum Schluss erst auf die Tools eingegangen. Das halte ich auch für wirklich wichtig, die Prozesse erstmal beleuchten und hinterher dann gucken, mit welchen Tools kann ich das umsetzen?

BF: Okay, ich versetze mich jetzt mal gerade in die Lage von dieser Person, die da bei Dir war. Wie würdest Du jetzt mit mir beginnen? Ich würde sagen, gut, lieber Lars Bobach, hier bin ich, ich habe ein kleines bis mittelständisches Unternehmen. Bei uns läuft natürlich alles über Akten, über Papier, wir haben Ablagesysteme, wir haben viele Leute, die daran arbeiten. Ich weiß überhaupt nicht, wo ich anfangen soll. Ich kann jetzt nicht einen Ordner nehmen und den mal abfotografieren und dann habe ich den irgendwie da in so einem Ordner auf dem Computer liegen. Wie fange ich an?

LB: Es ist nicht nur so, dass Du diese Ordner hast. Du hast ja auch eine digitale Ablage. Das hat auch jedes Unternehmen, Du hast auf der einen Seite die Papierberge, aber auf der anderen Seite auch das digitale Chaos, nämlich, dass jeder teilweise etwas auf seinem Rechner speichert, auf den Server legt, in der Cloud vielleicht irgendwo ablegt. Das kommt noch dazu. Und es wird immer schwieriger, die Sachen dann zu finden. Ich würde mit Dir hingehen und sagen, okay, welche Prozesse hast Du in Deinem Unternehmen? Da gibt es je nach Unternehmen zwei, fünf oder zehn und die bilden wir einfach ab mit einem Flussdiagramm, ganz klassisch. Ich habe Elektrotechnik studiert, Schwerpunkt Softwaretechnik. Da gibt es Flussdiagramme, gab es damals, gibt es heute nicht mehr, weiß ich aber nicht, bin nicht mehr im Thema. Aber egal, auf jeden Fall kann man da so sagen okay, was weiß ich, zum Beispiel haben wir jetzt gerade in der Agentur ganz aktuell einen sales funnel gebildet, also, wie ich meinen Verkaufsprozess abbilde. Das heißt, Anfrage kommt rein, was passiert dann damit? Und das kann man schön in einem Flussdiagramm abbilden. Da kann man auch abbilden, welche Dokumente entstehen zu welcher Zeit und lege ich die denn ab? Und das wäre das erste, den Workflow abbilden, sich die Prozesse klar machen und dann hingehen und sagen, was passiert, wenn jetzt ein Auftrag kommt?

BF: Ja. Dann kommt der und dann ruft derjenige an, zum Beispiel sitzt dann da Person A, die leitet dann weiter, je nachdem, ob der Auftrag in die Richtung geht, dann halt zu dieser Person. Und was wird abgefragt, was wird abgelegt.

LB: Genau, das geht dann los, wenn der Auftrag, das ist ja ein ganz einfaches Beispiel, wer schreibt die Auftragsbestätigung? Wer verteilt die Aufgaben, die dazu notwendig sind? Bis hin zur Rechnungsschreibung und vielleicht sogar zum Aftersales, Nachverfolgung usw. Haben wir ja auch bei ISOTEC so, wenn die Rechnung gestellt ist, dass wir hinterher nochmal anrufen. Das ist die Aftersales-Betreuung. Also, das einfach einmal abbilden.

BF: Wunderbar, das war schon der erste Punkt. Oder der erste Schritt. Wir haben heute das Thema, in vier einfachen Schritten zur papierlosen Organisation Deines Teams. Vorab ist erstmal überhaupt eine Bestandsaufnahme wichtig. Du visualisiert quasi das vermeintliche Chaos, um da strukturiert vorzugehen. Dann wirst Du ja wahrscheinlich sofort auch wissen, wenn Du diesen Workflow siehst, wo ist Handlungsbedarf?

LB: Ja, gut, das Chaos ist oftmals nicht im Workflow, weil, der hat sich gerade in kleinen Unternehmen, in etablierten Unternehmen hat sich der sehr eingespielt. Das Chaos ist dann oft in der Ablage, wo liegen die Angebote, wo liegen die Auftragsbestätigungen? Wo liegt denn, was mit dem Kunden abgesprochen wurde? Da meist irgendwelche Nebenabsprachen neben dem Angebot noch. Bei ISOTEC haben wir Fotos zum Beispiel, wenn man den Keller fotografiert hat, wo legen wir die denn ab, so, dass hinterher auch die Ausführungen auf diese Fotos Zugriff haben? Da herrscht eher das Chaos, aber, genau, Du hast recht. Einmal den Workflow abbilden und wirklich für alle Prozesse, die man hat, das geht im Vertrieb los, Auftragsabwicklung, Auftragserweiterung. Das ist oftmals bei uns jetzt auch ein Thema, hier in der Agentur. Kunde hat das und das beauftragt und sagt jetzt, das läuft gut, jetzt hätte ich gerne noch wirklich eine super Suchmaschinenwerbung. Wie läuft das dann? Wie kriege ich das dann auch wieder und wo liegen die Daten dann? Und dass man sich das einfach mal alles klarmachen und in einem Workflow, in einem Diagramm, wirklich abbildet.

BF: Okay, habe ich verstanden, ist mir klar geworden. Das wäre der erste Schritt. Schritt Nummer 2 lautet: Datenablage identifizieren.

LB: Genau und das bezieht sich darauf, dass nämlich nicht das oftmals das Chaos in dem Prozess liegt, sondern in der Ablage und dass man diese nämlich dann erstmal separat aufschreibt und sagt, okay, wo legen wir zurzeit ab, wo liegen die? Das kann sein im Aktenschrank, auf dem Schreibtisch, unter dem Schreibtisch, auf dem eigenen Rechner, in der Cloud, in dem und dem Programm, dass man das alles mal da aufschreibt, da liegen meine Daten und das dann in den Workflow, in dieses Flussdiagramm mit einbaut und sagt, okay, wann lege ich was wie wann wo ab. Und dass man das sich dann nochmal klarmacht, okay, das sind jetzt meine Datenablagen, die ich zurzeit habe. Und das ist papierlos wie in Papierform.

BF: Okay. Das waren die ersten zwei Punkte und bevor wir zu den nächsten kommen, wollen wir uns noch kurz bei unserem Sponsor bedanken.

Da sind wir wieder, in vier einfachen Schritten zur papierlosen Organisation Deines Teams. Schritt Nummer 1: Workflow abbilden, Schritt Nummer 2: Datenablage identifizieren und jetzt Schritt Nummer 3: Workflow überarbeiten. Kannst Du uns dazu Genaueres sagen, Lars?

LB: Ja, wenn man dann wirklich mal das alles visualisiert hat und ich mache das gerne an einem Whiteboard oder am Flipchart, wird einem sofort klar, wo die Engpässe sind oder wo das Chaos herrscht. Wenn sich zehn Pfeile überschneiden, alle hin und her gehen, dann ist klar, es passt irgendwas nicht.

BF: Okay, wir entknoten man den gordischen Knoten.

LB: Genau und oftmals erkennt man auch, wo man zum Beispiel Mehrfachablagen hat, also, dass ein und dasselbe Dokument doppelt oder dreifach ablegt. Gibt es auch häufig und dann da einfach mal wirklich Rumscribbeln in dem Ding und sagen, wo brauche ich welche Information, wann muss sie abgelegt werden und dann einfach mal das glattziehen. Das kann man wunderbar machen mit einer anderen Farbe und hinterher, wenn man sagt, es passt jetzt, dann ist es meist so chaotisch, weil man nochmal in diesem Chaosplan reingezeichnet, dann nochmal ganz sauber aufzeichnen. Wenn man die dann gegeneinander hält, gehen einem meist die Augen auf und man sagt, genauso muss es sein.

BF: Super, das war der dritte Schritt. Jetzt bin ich gespannt, der vierte ist dann die Realisierung oder wie darf ich mir vorstellen, wie komme ich dann zur papierlosen Organisation?

LB: Wir haben den Ist-Zustand, wir haben die Datenablagen festgelegt, wir haben den Soll-Zustand. Jetzt ist der vierte Schritt, einfach einen Fahrplan aufstellen. Wie komme ich jetzt von Ist zu Soll? Und ganz wichtig, alles auf einmal umsetzen, niemals machen. Vor allen Dingen, mit allen Prozessen, Du hast in so einer Firma dann fünf, sechs Prozesse, die Du dann papierlos oder digital abbilden willst, auf keinen Fall mit allen starten, sondern wirklich sagen, ich mache es Schritt für Schritt und dann überlegen, welche Schritte mache ich nacheinander. Wenn man alles auf einmal macht, überfordert man sein Team. Da bin ich hundertprozentig sicher.

BF: Und hast Du da Erfahrungswerte, mit was man logischerweise gut anfangen kann?

LB: Grundsätzlich mit Sachen, die der Unternehmer und Inhaber selber machen kann, vielleicht, wo er wenig mit dem Team zusammenarbeitet. Das ist hier in der Agentur hauptsächlich der Vertrieb bei mir. Das kann ich natürlich schnell umsetzen, weil der nur bei mir liegt. Oder bei ISOTEC war es auch so, da habe ich auch mit dem Vertrieb, meinen Vertriebsterminen, angefangen. Am besten immer mit sich selbst anfangen, in kleinen Schritten, so nimmt man auch das Team mit. Das merke ich auch, wenn ich ein Consulting mache Richtung Papierlosigkeit, dass dann ein großer, gerade bei eingesessenen Unternehmern, großer Widerstand ist. Es läuft doch, warum denn?

BF: Ja, jetzt drückt er uns das auch noch auf!

LB: Ja, genau. Wir haben ja eh genug zu tun. Und die Vorteile werden teilweise nicht gesehen, aber, wenn man dann selber als Chef und Unternehmer dann wirklich mit gutem Beispiel vorangeht, das macht es einfacher. In kleine Teilprozesse, einen Fahrplan aufstellen, mit Daten, dass man sagt, als erstes machen wir den Vertrieb, dann machen wir das Aftersales, dann gehen wir langsam Schritt für Schritt nähern wir uns. In dem Zuge kommen auch die Apps und die Tools ins Spiels. Jetzt muss ich mir überlegen, mit welchen Tools kann ich das denn genau umsetzen? Da gibt es eine riesen Bandbreite und da gibt es nicht nur zwei oder drei, mit denen man das macht, sondern es gibt wirklich ganz unterschiedliche, mit denen man das dann tun kann. Man muss natürlich ein bisschen Überblick haben, was es so gibt.

BF: Dazu gibt es dann noch eine gesonderte Folge, oder Lars? Oder wirst Du uns jetzt schon die richtigen Apps nennen?

LB: Nee, kann ich nicht, weil, es ist wirklich super individuell. Ich hatte jetzt einen hier, dem habe ich sogar OneNote empfohlen, das ist Microsoft, ein Pendant zu Evernote. Ich kenne OneNote im Detail gar nicht, natürlich habe ich damit schon mal ein bisschen rumgespielt. Ich bin ja ein heavy User von Evernote, aber, da war es so klar, dass das für ihn in dem Moment die bessere Lösung ist und mit Evernote würde er sich das Leben schwermachen zusätzlich, dass wir dann gesagt haben, das wird wohl das Tool für dich sein. Und das ist dann auch in Ordnung. Man muss nicht mit der Brechstange versuchen, irgendwie ein Tool dann einzusetzen, was aber vielleicht in dem Moment gar keinen Sinn macht.

BF: Okay, und jetzt habe ich aber noch eine Frage: Würdest du immer empfehlen, dass man einen Cut macht und sagt, ab jetzt in die Zukunft papierlos und die Vergangenheit bleibt in Papierform? Oder räumst Du auch rückwärts auf?

LB: Nein, auf keinen Fall. Da hatte ich auch schon mal eine Frag-Lars-Folge zu. Alte Papiere alte Papiere sein lassen, da kann man, wenn es denn, frisch starten. Man kann natürlich hingehen, das kann man sich überlegen, wenn man jetzt alte Papiere oder alte Dokumente mal raussuchen muss, man hat einen Kunden, der nach einem Jahr fragt, hier habe eine Nachfrage oder eine Reklamation vielleicht, dass man sagt, in dem Moment, wo ich die Papiere nochmal anfasse, das Papier in Papierform, dann digitalisiere ich das in dem Moment auch.

BF: Okay, er hat dann sowieso eine digitale Akte und ist sowieso, der Fall ist quasi schon im Computer, so dass ich dann da drunter die Sachen legen kann.

LB: Aber nicht hingehen und so sagen, okay, wir werden jetzt papierlos und jetzt fangen wir erstmal an, ein Jahr oder zwei Jahre rückwirkend alles zu scannen. Dazu hast Du gar nicht die Zeit.

BF: Zwei Leute einstellen, die von morgens bis abends scannen.

LB: Nein, das muss gar nicht sein. Mit kleinen Prozessen anfangen und die Prozesse, wo der Chef selber ist und wo schnell auch Erfolg da sein kann. Wo man sehen kann, es geht einfacher.

BF: Es geht auch schneller und sauberer oder mobiler oder transparenter. Es gibt viele verschiedene Vorteile. Gut, ich fasse gerne zusammen, in vier einfachen Schritten zur papierlose Organisation Deines Teams:

Schritt Nr. 1: Workflow abbilden
Schritt Nr. 2: Datenablage identifizieren
Schritt Nr. 3: Workflow überarbeiten
Schritt Nr. 4: Fahrplan erstellen

Okay, Lars, wenn Du jetzt noch so einen Abschluss Tipp hast, wie motivierst Du jetzt jemanden, zu sagen, ja, also, wenn ich jetzt sage, okay, Lars, ich sehe das alles ein, das ist total wichtig, digital zu werden. Ich habe aber so viele Leute, die für mich arbeiten, ich habe so viele Aktenordner. Ich habe selber überhaupt keine Ahnung, wie ich jetzt auch selbst die Sachen, die digital laufen, sind im Chaos. Ich weiß gar nicht, ob ich mich trauen soll, loszulegen. Was würdest Du mir raten?

LB: Ich würde Dir raten, dann auf jeden Fall fremde Hilfe zu holen. Das kann Sinn machen, oftmals sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Gerade dann, wenn man schon lange Unternehmer ist, zehn Jahre selbständig und erfolgreich, alles läuft, da sieht man, das kriege ich ja oft mit in meinen Consultings, dass die Leute plötzlich, klar, dass ist ja total easy eigentlich. Vielleicht jemanden holen, der von außen drauf guckt, das kann dann oft helfen. Erst die Prozesse und dann über die App Gedanken machen.

BF: Wunderbar. Das Leben gehört dem Lebendigen an und wer lebt, muss auf Wechsel gefasst sein. Johann Wolfgang von Goethe. In diesem Sinne wünschen wir Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

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  • Florian Förster

    Hallo Lars,
    zur aktuellen Folge möchte ich noch gerne ergänzend das Angebot der Firma Zeitgold (https://www.zeitgold.com) anfügen. Deren Angebot stellt aus meiner Sicht gerade für KMUs eine große Erleichterung in Richtung Digitalisierung der Geschäftsprozesse dar.
    Schau Dir deren Angebot doch einfach mal an. Vielleicht kannst Du darüber auch mal eine Folge produzieren…
    Liebe Grüße und weiter so,
    Florian

    • Danke für die gute Empfehlung, Florian. Sieht klasse aus!!!

  • Markus Dreier

    Hallo Lars,
    was mal klasse wär, wär eine Übersicht deiner digitalen Vorlagen in GoodNotes. Was nutzt du für Besprechungen, Notizen, Projekte?
    Weiter so. Wie immer Klasse Artikel, Videos und Erklärungen.
    Gruß Markus