‚Mein Setup‘ von Daniel Groß

Hallo zusammen,

meine Name ist Daniel Groß und ich bin zur Zeit 36 Jahre alt und neben meiner Rolle als Ehemann auch Vater eines fast 2 Jahre alten Sprösslings. Ich freue mich, euch hier mein „Setup“ vorstellen zu können.

Beruflich habe ich Kommunikationsdesign studiert und arbeite seit etwas mehr als 11 Jahren selbständig und betreibe eine kleine Werbeagentur in Schwerte, die regional im Print und Onlinebereich tätig ist.

Während meines Studiums kam es zu den ersten zarten Berührungspunkten mit den mir bis dahin fremden Macs. Nach und nach entdeckte ich sehr schnell – nicht nur im Bezug auf die tägliche Arbeit mit Grafikprogrammen – die Vorteile der riesigen Produktpalette von Apple. Und ich möchte kein anderes System mehr nutzen.

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Schon als Kind war ich sehr ordnungsliebend, mein Ordnungssinn hat mir im Studium zuweilen auch viel Augenzwinkern eingebracht, aber ich mag es klar, strukturiert und aufgeräumt. Sowohl „handfest“ zu Hause, wie auch digital und in meiner persönlichen Lebensführung.

Ich bin vor einer ganzen Weile auf den Blog von Lars gestoßen und die nützlichen Tipps zum Selbstmanagement und papierlosen Büro habe ich gerne und wahrlich aufgesogen und mir für meine Bedürfnisse zurecht gelegt.

Mein Arbeitsplatz

Mein Setup besteht aus folgenden Geräten:

  • einem iMac 27“ Retina 5K (Ende 2015 mit 32 GB RAM und 1TB Fusion Drive)
  • einem iPad Pro 12,9“ mit Apple Pencil
  • und einem iPhone X

Ich arbeite von zu Hause aus und meist herrscht auf meinem Schreibtisch die Ordnung, die auf dem Foto auch sichtbar ist. Selten verirren sich mal Papiere dorthin – meist warten diese dann nur darauf digital erfasst und weggeworfen zu werden. Auch im Bereich des Kundenkontaktes versuche ich auf sämtliches Papier zu verzichten. Meistens ist mein Desktop auch so aufgeräumt, wenn ich vertieft arbeite nutze ich ihn als Ablagefläche, das wird aber schnell wieder aufgeräumt.

Nicht auf dem Foto zu sehen ist der Drucker, ein HP Laserjet Pro 200 color MFP, mit dem ich auch einen Großteil der auflaufenden Dokumente einspanne und digitalisiere. Noch bin ich auf der Suche nach einem optimalen Dokumentenscanner, da mein Drucker leider nur einseitig eingescannt, und das einen weiteren Arbeitsschritt für doppelseitige Dokumente erfordert.

Meine Software

Hier ein Auszug aus meiner Software (zumindest jene, mit der ich fast täglich arbeite – sowohl am Mac als auch iPad)

mein_ipad_daniel_gross.jpg

  • Adobe Creative Cloud (Photoshop, InDesign, Illustrator – sowohl am iMac als auch auf dem iPad in Verbindung mit dem Apple Pencil) – natürlich für die tägliche Arbeit, mit der ich meine Brötchen verdiene
  • Airmail – für mich als Verfechter der Inbox Zero Methode die beste Email App für den Mac, das iPad und iPhone (Spark hatte ich eine ganze Weile auch getestet – bin aber nicht warm geworden)
  • Omnifocus nutze ich, um eigentlich fast alles nach der GTD Done Methode zu organisieren. Um alle losen Enden in meinem Kopf zu verknüpfen. Auch wenn Omnifocus sehr mächtig ist und es viel Einarbeitung erforderte, ist es in meinen Augen das ausgereifteste System, gerade bei komplexen Projekten
  • Nozbe nutze ich parallel, um meine Kunden im Bezug auf die laufenden Projekte auf dem aktuellen Stand zu halten. Leider unterstützt Omnifocus keine Teams oder Kommentarfunktion, so dass ich da mit Nozbe parallel heran gehen muss. Aktuell teste ich Slack für die Kommunikation zum Kunden und überlege sogar dahin umzusteigen.
  • Grand Total – ein sehr schönes und einfach sturkturiertes, übersichtliches Programm, um Rechnungen zu schreiben
  • Quadro Sync – mittlerweile unverzichtbar läuft es immer parallel auf dem iPad, wenn ich am iMac arbeite- darauf gehe ich später noch genauer ein
  • Evernote als meine Gedankenstütze und Sammelort für alle Dokumente, Notizen usw. Mein 2. Gedächtnis. Hier werden alle Dokumente und Gedanken beherbergt, auf die ich irgendwann mal schnell zugreifen muss.
  • Evernote Scannable – hiermit scanne ich unterwegs viele Dokumente ein und schicke Sie damit auch direkt an Evernote
  • Tyme 2 – ein sehr nützliches Tool zur Zeiterfassung für die verschiedensten Aufgaben
  • GoodNotes – mittlerweile ein sehr treuer Freund, gerade auch im Kontakt mit dem Kunden bei Briefings oder Besprechungen, wenn ich mit dem Apple Pencil dann auch direkt Ideen visualisieren und zu „Papier“ bringen kann. Praktisch ist dabei, dass ich einzelne Seiten als PDF direkt in Evernote ablegen kann.
  • 1Password – mein Standardtool zur Passwortverwaltung, auch wenn es mehr und mehr durch den Schlüsselbund von Apple verdrängt wird.
  • PDF Expert nutze ich zur Zeit noch intensiv, um meine Verträge und Vereinbarungen mit Kunden digital direkt unterschreiben zu lassen. Früher habe ich Werkverträge doppelt ausgedruckt, diese nach einen Briefing zum Kunden geschickt, eins unterschreiben zurück bekommen. Heute sitze ich beim Briefing dem Kunden gegenüber, alle Formulare, Verträge oder Vereinbarungen habe ich als PDF-Formluar erstellt, welches nebenbei ausgefüllt wird. Nach dem Gespräch kann direkt unterschrieben werden und ich kann es meinem Kunden direkt per Mail in seinem Büro lassen.

mein-iphone-daniel-gross.jpg

Zu der Software kommt natürlich die hauseigene Cloudlösung von Apple, aber auch auf meinem Webserver eine Owncloud für den Dokumentenaustausch mit meinen Kunden. Sei es eine einfache Möglichkeit, damit sie Daten uploaden oder einfach nur auf bestehende Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen zugreifen können.

Ich möchte kurz auf eine App etwas genauer eingehen, da sie mir den Arbeitsalltag mittlerweile extrem erleichtert.

Quadro Snyc: Die App, die auf meinem iPad läuft und sich mit meinem iMac verbindet ist ein sehr nützliches Werkzeug für die Menschen, die viel mit ihrem iMac arbeiten und sich so manches erleichtern wollen. Es ist in der Art so etwas wie eine große Touch Bar auf dem iPad. Die App funktioniert mit jeder Anwendung, die auf dem iMac installiert ist. Für viele Anwendungen gibt es schon vorgefertigte Sets, die man aber auch individuell anpassen kann.

Der ein oder andere sagt, ich arbeite lieber mit Kurzbefehlen – das tue ich auch noch, zumindest mit den wichtigsten. Aber es gibt für jedes Programm soviel verschiedene Kurzbefehle, die möchte ich mir alle gar nicht merken müssen. Und QuadroSync ist für jedes Bedürfnis individuell konfigurierbar – ich kann sogar Befehlsfolgen in einer Kachel hinterlegen. Und mit einem Tap darauf wird diese ausgeführt. Oder einfach einen ganz einfachen Befehl, der sich aber sonst erst und er dritten Menüebene befindet. Das Praktische daran ist zudem, wenn ich eine Anwendung auf dem iMac wechsle, habe ich auf dem iPad direkt das entsprechend konfigurierte Set da. Testen lohnt auf jeden Fall.

Kleine Helferlein

In meiner Statusleiste am iMac findet man neben den gängigen Symbolen der einzelnen Apps noch Dropzone. Diese App erleichtert es mir auf dem Mac sehr schnell Ordnung zu halten. Dort habe ich zum Beispiel die wichtigsten Ordner, die sich sonst in Untiefen im System verstecken, hinterlegt und kann so z.B. schnell per Mail eingehende Rechnungen oder andere Dokumente in die wichtigsten Ordner ablegen. Dies ginge zwar auch über den Finder mit den Tags, aber dazu müsste ich diesen erst öffnen, das Tag auswählen, die Datei hineinziehen. So ziehe ich die Datei einfach nach oben, Dropzone und die Ordnerübersicht öffnet sich direkt und ich kann ablegen.

Unverzichtbar ist dort auch die App Copied beheimatet, die bis zu 100 Plätze in ihrer Zwischenablage beherbergt und sich über die Cloud auch mit dem iPhone und dem iPad synchronisiert. Sie nimmt alles auf, sei es Text, Bilder oder auch Links. Sehr nützlich wenn ich mehreres Zwischenspeichern möchte um es später irgendwo einzufügen.

Als kleines Gimmick, da ich doch ab und an Geräusche um mich herum benötige habe ich Coffitivity installiert. Dieses kleine nützliche Programm simuliert z.B. die Hintergrundgeräusche eines Cafés, in das sich manchmal auch Menschen setzen, um an ihrem Laptop zu arbeiten. Es gibt Tage, an denen steigert das wirklich meine Produktivität.

Der gewöhnliche Tag

Morgens bei einem Kaffee schaue ich zunächst mein Omnifocus durch, um meinen Tag zu planen (wenn ich das nicht schon am Abend zuvor getan habe). Dann folgt zunächst ein wenig Zeit für mich – in der ersten halben Stunde lese ich Artikel und Blogs und lasse mich inspirieren, einiges wandert davon in Evernote, was ich vielleicht für nützlich halte.

Danach kommt die Post vom Vortag an die Reihe: der Postbote kommt recht spät am Tag und ein Bearbeiten würde mich dann aus dem Workflow bringen. Daher wir die Post nur aus dem Briefkasten geholt und in den Eingangskorb gelegt. Dann wird die Post durchgesehen und digitalisiert, bzw. darauf reagiert, wenn es wichtig ist. Erst dann kommt mein Mailpostfach an die Reihe und wird schnell in den Zustand Inbox Zero versetzt. Dabei befolge ich die goldene Regel, dass alles was in 2 Minuten erledigt werden kann erledigt wird, alles andere wird „sortiert“. Entweder setze ich einen Task in Omnifocus, oder die Mail wird weitergeleitet und in einen Warten-Auf Ordner verschoben oder archiviert, wenn ich nochmal darauf zurückgreifen möchte. Meist archiviere ich Mails auch direkt in Evernote, da ich es dort auch direkt in das passende Notizbuch verschieben kann, als alles gesammelt in einem Archiv in Airmail zu stopfen.

Erst dann geht es an die wirklichen Aufgaben für den Tag und der Anrufbeantworter wird abgestellt. Nach der Mittagspause checke ich ein weiteres Mal meine Mails und noch einmal kurz vor Feierabend. Öfter öffne ich das Mailprogramm nicht, um ablenkungsfrei zu arbeiten. Ebenso schaue ich kurz vor Feierabend nochmals in mein Omnifocus und hake ab, was erledigt ist und verschiebe den Rest der Tasks (sofern überhaupt welche offen sind) und leere den Eingangskorb, der sich immer wieder füllt, wenn mir bei der Arbeit etwas begegnet, was ich verfolgen möchte oder muss. Aufräumen – Desktop und den physischen Schreibtisch – und fertig ist der Tag.

Dann kann ich die zweite Seite der Apps des iPhones nutzen, die eher den privaten Bereich abdeckt und so mein Hörbuch weiterhören oder einfach noch ein wenig in Blogs und Artikeln schmökern.

Das war im Prinzip schon alles über mein Büro und meinen Arbeitsplatz und Ablauf. Momentan bin ich sehr zufrieden, auch wenn ich im Hintergrund schon wieder andere Apps teste und an einigen Stellschrauben drehe. 🙂

Vielen Dank nochmals an Lars und viele andere, die mich sehr inspirieren und auch für die Möglichkeit mein Setup hier vorstellen zu können.

daniel-gross.jpgFalls jemand von euch Fragen hat, so könnt ihr euch gerne über meine Agentur Website Vierzehn05 an mich wenden.