Wie Du das meiste aus Evernote herausholst [Podcast 060]

Wie Du das meiste aus Evernote herausholst – Kritik und Lob liegen hier dicht beieinander. Was und vor allen Dingen wie Lars hier archiviert und was alles, erklärt er uns in diesem Interview.

Evernote

Geschäftliche Dinge wie Podcasts, Bücher, Zitate oder private Erinnerungen wie Details zu seinem Fuhrpark, Weinetiketten, medizinische Daten, die Verknüpfung des eigenen Cholesterinspiegels mit dem zuständigen Arzt – der eine oder andere Aha-Effekt wird nicht ausbleiben.

Hier das Transskript des gesamten Podcasts und vorab die im Interview erwähnten Links:

Links (Apps):

BF: Herzlich willkommen beim Podcast „Produktiv in digitalen Zeiten“. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Barbara Fernandez und hier sitzt Lars Bobach. Hallo lieber Lars.

LB: Hallo liebe Barbara.

BF: Wie Du das meiste aus Evernote herausholst, das ist unsere heutige Podcastfolge. Lars, Du liebst Evernote absolut, oder?

LB: Jein, lieben würde ich jetzt nicht sagen. Eine amouröse Beziehung habe ich jetzt noch nicht. Ich nutze es viel und finde es auch gut, wobei ich mich immer wieder an irgendwelchen Sachen stoße, die mir auch nicht so gut an Evernote gefallen. Es ist ein ganz tolles virtuelles Gedächtnis. Ich habe wahnsinnig viel dort abgelegt, wir haben mittlerweile fast 15.000 Notizen darin. Davon sind 4.000 privat, der Rest geschäftlich. Dafür nutze ist das schon sehr und es ist super dafür. Ich ärgere mich darüber, dass das, wo Evernote herkommt, dieses Notizen erstellen, ist ja eigentlich eine Notiz-App, dass dieser Editor zum Beispiel einfach grottenschlecht ist. Ist Dir das noch nicht aufgefallen, wenn Du da reinschreibst, wenn wir hier zusammenarbeiten?

BF: Ja, stimmt, es ist sehr rudimentär.

LB: Ja, und wahnsinnig schlecht zu formatieren. Mit Tabs, mit Leerzeichen, das sieht dann immer ganz schlecht aus. Da frage ich mich, ob man das nicht mal vernünftig hinkriegt.

BF: Andererseits ist es nur ein Notizzettel, er muss nicht gesetzt sein.

LB: Ja, aber so, dass es wenigstens funktioniert. Es muss nicht wie bei Word mit Fußnoten in drei Ebenen funktionieren, aber zumindest rudimentär, Notizen erstellen, das wäre schon ganz gut. Aber darum geht es heute nicht in der Folge, sondern, wie wir das meiste herausholen. Was mich mal interessieren würde, Barbara, wir erarbeiten ja jetzt hier die Folgen immer in Evernote als Team sozusagen.

BF: Ja, das finde ich auch super, also, das war ja für mich neu. Jetzt muss ich auch schon die ersten Apps hier irgendwo downloaden und installieren und jetzt lernen, damit umzugehen, aber, es ist megaeinfach. Und ich finde es eine ganz angenehme Art und Weise, miteinander zu arbeiten, weil es auch keine Belästigung ist. Ich gucke rein, da sind die neuen Folgen. Ich gucke mir an, was Ihr vorbereitet habt, schreibe meine Gedanken dazu und so wird die Folge dann fertig, wenn jeder seine Zeit dazu einteilt. Ich habe das Prinzip auch schon für ein anderes Projekt mit rübergenommen.

LB: Welches?

BF: Wir arbeiten noch im Geheimen…

LB: Im Geheimen? Okay.

BF: Also, zwischen Frankfurt, Berlin und Köln.

LB: Aber auch im Team?

BF: Auch im Team, hat auch mit Coaching zu tun und wir bereiten da auch etwas vor. Und deswegen arbeiten wir eben auch alle gemeinsam in Evernote, weil das dann nicht über dieses E-Mail-Ding läuft, ich muss da antworten, da ist noch eine Hausaufgabe für mich übrig und dann immer cc und alle kriegen wieder. Das fällt komplett weg. Wir können da ganz ruhig dran arbeiten, jeder, wenn er Zeit hat und man kann sich immer die neuesten Entwicklungen angucken. Ich finde es super, aber mehr als genau das, mache ich auch nicht damit. Ich nutze es auch nicht privat und kenne es auch nur genau bis dahin.

LB: Das ist doch schon mal toll, dass Du es da einsetzt, super.

BF: Wie Du das Meiste aus Evernote rausholst. Kritik haben sie jetzt schon abbekommen von uns. Was gilt es hier weiterzuentwickeln bei Evernote? War schon eine klare Ansage. Aber, wie kann man es geschäftlich und auch privat einsetzen? Mit welchen Themen fangen wir an, mit den geschäftlichen?

LB: Ich würde sagen, geschäftlich. Genau.

BF: Nutze es im Team, ist natürlich der Punkt, den wir gerade schon angesprochen haben. Warum ist es so gut für die Teamarbeit?

LB: Man kann halt einfach Notizbücher teilen. Ich kann Evernote-Business-Notizbücher teilen, ich kann die im Team nutzen, ich kann im Team Sachen dort ablegen. Es gibt da ganz einfache Sachen. Wie wir jetzt zum Beispiel, wir arbeiten an den Podcast-Folgen zusammen. Ich erstelle so eine Notiz, wir haben eine Vorlage erstellt für jede Podcastfolge. Du gibst Deinen Senf dazu, wir bearbeiten die Inhalte und so weiter. Das funktioniert gut. Ich habe ein Evernote-Notizbuch „Frag Lars“. Ich habe ja diese „Frag Lars“-Folgen und da meine Assistentin die ganzen Fragen, die die kriegt, wenn sie denkt, aha, das könnte mal was sein, was in „Frag Lars“ vielleicht behandelt werden könnte, sammelt sie die Sachen darin. Ich gucke regelmäßig da rein und überlege mir die nächsten Folgen für „Frag Lars“. Also, auch da nutzen wir es. Oder meine Artikel bei Lars Bobach, die ich schreibe, die lasse ich auch immer Korrekturlesen, dann schicke ich das meiner Assistentin, die liest Korrektur. Dann gibt es eine Checkliste, dann macht sie ein Häkchen und ich sehe, aha, ist Korrektur gelesen, dann kann man es hochstellen. Da gibt es viele Sachen. Bei ISOTEC, in meinem Fachbetrieb mit den feuchten Kellern, da haben wir zum Beispiel ein extra Notizbuch, so eine Art Wikitechnik, wo wir die ganzen technischen Datenblätter, alle technischen Besonderheiten und so ablegen. Wenn man etwas technisch wissen will, kann man da mal eben reingucken und findet dann auch schnell alles. Das ist wirklich für eine Teamarbeit sehr gut gemacht.

BF: Ein sehr guter Punkt. Dann sagst Du, Du machst auch Zahlungsverwaltungen auf einer Kostenrechnung etc. über Evernote, wie kann ich mir das vorstellen?

LB: Jede Eingangsrechnung wird eingescannt und kriegt das Tag „offen“, noch nicht bezahlt, also, das Schlagwort „offen“ und kann dann aber schon dem Kundenordner zugeordnet werden oder irgendwo abgelegt werden. Wenn ich nach dem Stichwort „offen“ irgendwo suche, finde ich alle noch nicht bezahlten Rechnungen. Ich habe also eine offene-Posten-Liste. Ist für kleine Betriebe sicherlich gut geeignet, große, die natürlich eine Finanzbuchhaltung haben, da gibt es dann extra Finanzbuchhaltungs-Programme, die das natürlich besser können. Aber, ich mache das auch im Privaten, dass ich da so meine offenen Posten, also, eine Rechnung, die reinkommt, wie alles wird eingescannt, dann weggeschmissen und dann kriegen die das Tag „offen“, bis ich sie bezahlt habe.

BF: Okay. Durch die Suchfunktion werden die Sachen bestens archiviert und eigentlich nutzt Du Evernote dann auch als ein Archivierungstool.

LB: Ja, hauptsächlich! Genau. Das Gute ist daran, ich kann es halt direkt weg archivieren. Es ist direkt im richtigen Notizbuch und über das Schlagwort „offen“, egal wo die liegen, finde ich alle offenen Rechnungen. Und kann dann aussuchen, welche ich dann bezahle oder auch nicht.

BF: Genau, man kann auch offene Aufträge oder offene Kommunikationen oder …

LB: Angebote…

BF: Genau, was auch immer, darunter verwalten. Sehr gut. Okay, was ich interessant finde, ist, Du nimmst teilweise Gespräche auf oder nimmst Deine Gedanken als Sprachmemos auf und archivierst die auch in Evernote.

LB: Ja, das habe ich früher öfter getan, mehr gemacht, dass, wenn ich mit meinem iPhone unterwegs war, mir ist etwas eingefallen gerade im Auto, mal eben eine Sprachmemo in Evernote reingesprochen, die ich dann hinterher hatte oder dass ich mein Gespräch mit dem Kunden aufgezeichnet habe, wenn ich sage, das ist jetzt wichtig, das will ich hinterher nochmal dokumentieren. Dann habe ich mir das nochmal angehört und habe mir Stichworte gemacht, wenn das jetzt nicht so schnell ging. Seitdem ich die AppleWatch habe, muss ich sagen, mache ich es weniger.

BF: Warum?

LB: Weil die AppleWatch kann das sehr gut, da gibt es auch die Evernote App drauf, die habe ich auch, die nutze ich auch wirklich fast täglich. Aber da kann ich dann direkt gut die Sprache in Text umwandeln lassen mit dieser Siri Funktionalität. Ich spreche in die Watch rein und die macht direkt einen richtigen Text daraus. Das funktioniert wirklich sehr gut.

BF: Und Checklisten führst Du auch über Evernote? Die bieten selber auch Checklisten an.

LB: Ich jetzt weniger, ich bin auch nicht so ein Checklisten-Freund, aber hier in meiner Agentur werden viele Checklisten geführt. Mein technischer Leiter, der Thomas, ist der König der Checklisten, der hat die für alles und auch Robin, der uns gegenübersitzt, legt auch gerne mal eine Checkliste an. Ne, Robin?

Robin: Immer mal gerne.

BF: Also, Checklisten, Sachen abzuarbeiten, auf Deadlines hinzuarbeiten, vor dem Urlaub, was auch immer für Checklisten Ihr habt, legt es auf jeden Fall in Evernote, denn es bietet eine eigene Funktion diesbezüglich.

LB: Ja genau, da kann man abhaken. Das geht mit Evernote sehr gut.

BF: Super. Und Deine E-Mails archivierst Du sogar auch in Evernote? Warum machst Du das?

LB: Ja gut, im Team, geschäftlich. Wenn wir jetzt einen Kunden haben und jedes Teammitglied legt dort die E-Mails ab, die er von dem Kunden bekommt, die er an den Kunden schickt, komplett alle E-Mails werden dort archiviert, so dass wir eine komplette Historie haben. Wir haben hier die Policy in der Firma, keine internen E-Mails, das heißt, wenn ich jetzt dem Kunden etwas schreibe, wo der Redakteur informiert sein sollte, auch, wenn es jetzt nicht ganz so dringend ist, dann setze ich ihn nicht in CC oder irgendwie so etwas, sondern ich schicke es in Evernote, lege es in das Notizbuch des Kunden und wenn der Redakteur sich mit dem Kunden beschäftigt, guckt er in das Notizbuch und sieht die ganze Korrespondenz, die da angefallen ist. Er sieht sie nur, wenn er sich auch damit beschäftigen will und nicht, wenn er gerade in seinen E-Mail-Eingangskorb guckt.

BF: Wenn ich dazu jetzt mal eine doofe Frage stellen darf: Nehme ich dann einfach die E-Mail und ziehe die da rüber? Oder wie darf ich mir das Archivieren von einer E-Mail vorstellen?

LB: Es gibt Apps, die machen das, da gibt es ein Button. Da kann ich sagen, in Evernote archivieren. Es ist aber auch so, Evernote hat eine eigene E-Mail-Adresse, Dein Evernote-Konto, auch Deins hat eine E-Mail-Adresse. Die wirst Du wahrscheinlich noch gar nicht rausgefunden haben?

BF: Ich habe da meine ganz normale angegeben.

LB: Nee, nee, Du hast eine Evernote-E-Mail-Adresse.

BF: Aha? Okay.

LB: Und wenn Du dahin eine E-Mail schickst, wird sie bei Dir archiviert. Das bedeutet, wenn ich eine E-Mail bekomme, könnte ich und das macht manchmal Sinn, dass man sich extra Filter anlegt oder Regeln und sagt, okay, wenn ich eine E-Mail bekomme in dem Kontext, wird automatisch die weitergeleitet an Evernote, dann habe ich sie direkt in Evernote liegen. Oder, was ich zum Beispiel habe, ich habe alle E-Mails, die ich rausschicke, gehen BCC, also in blindcopy, direkt immer an Evernote. So weiß ich, dass ich da auf jeden Fall nichts vergesse. Ich lösche dann natürlich auch mal eine, manchmal, wenn ich meiner Frau schreibe oder so etwas, muss da nicht alles abgelegt sein, dann lösche ich das auch wieder. Aber, ich bin mir auf jeden Fall sicher, dass ich nichts vergesse.

BF: E-Mail-Archiv über Evernote. Dann ist ein weiteres Thema das Thema Newsletter. Klar, das sind auch E-Mails, Deine Newsletter, und die hast Du automatisch dann auch archiviert in Evernote, gehe ich davon aus, oder gibt es dazu irgendwie noch eine weitere Information?

LB: Ja, da kann man einfach hingehen und wenn man Newsletter abonniert, wenn man zum Beispiel sagen will, ich möchte den und den Newsletter bekommen, dass man da direkt die Evernote-E-Mail-Adresse angibt, dann landet der Newsletter auch direkt in Evernote. Und wenn man sich dann damit mal beschäftigen will, kann man dann da reingehen und gucken. Bin ich gar nicht selber draufgekommen. Ich hatte ganz am Anfang, als ich meinen eigenen Newsletter aufgebaut habe, übrigens, in dem Zusammenhang, man kann sich gerne auch zu meinem Newsletter anmelden, da gibt es sogar noch Goodies dazu. Es gibt mein “LGTD”-Buch dazu, kostenlos, wenn man sich anmeldet oder die dreiteilige Videoserie zur digitalen Organisation. Da kann man gerne seine Evernote-Adresse angeben, das hat nämlich mal einer getan, das hatte ich durch Zufall gesehen. Da dachte ich mir, was ist das denn für eine komische E-Mail-Adresse, die da in meinem Verteiler ist? Und der hat einfach seine Evernote-E-Mail-Adresse angegeben, so dass meine Newsletter, meine E-Mails, direkt bei ihm in Evernote landen. Dann hat er sie direkt auch archiviert.

BF: Aha, sehr gut. Guter Vorschlag! Das ist so rund um das Thema, wie man geschäftlich Evernote nutzen kann und auch das meiste da rausholen kann, Deine Erfahrungen mit der App und Du machst es aber auch privat. Kannst Du uns da nochmal so ein paar ganz praktische Tipps und Tricks sagen, was Du sammelst, archivierst? Ich weiß ja, dass Du Weinetiketten archivierst.

LB: Auf die wollte ich jetzt nicht eingehen, das habe ich schon zu oft gesagt. Das weiß mittlerweile jeder.

BF: Nein, zu oft kann man das gar nicht sagen, es ist immer die Frage, wie hieß nochmal der gute Wein, den man letztens gekauft hat? Und dafür hast Du das dann auch zum Beispiel. Erzähl uns noch mehr Sachen.

LB: Ja, medizinische Daten, dass man seine ganzen medizinischen Daten, die man bekommt, seine ganzen Werte und alles, die lege ich alle ab. Ich kann aus den letzten Jahren sehen, wie sind meine Blutwerte, wie haben die sich entwickelt, wie hat sich mein Cholesterin entwickelt und solche Sachen. Ist ganz praktisch, dass man da…

BF: Warum lachst Du jetzt?

LB: Ja, weil Du lachst!

BF: Ja okay, das ist alles archiviert. Das kann ja jetzt kein anderer sehen? Oder muss ich jetzt meinen Bodymaß-Index vor der ganzen Belegschaft des Büros….

LB: Nein, das sind ja private Notizen, das siehst nur Du in dem Moment.

BF: Nur ich sehe Deinen Cholesterinspiegel?

LB: Genau. Ich finde ganz praktisch dabei, ich vergebe dann immer als Schlagwort oder als Tag dann dazu, der Arzt, bei dem ich da gerade war. Also, so kann ich hinterher nach dem Arzt filtern und sehen, mit welchem Arzt habe ich dann welche Ergebnisse erzielt.

BF: Okay, alles klar.

LB: Ich fühle mich irgendwie nicht für voll genommen, Barbara, gerade.

BF: Ja, ich muss einfach auch mal ein bisschen lachen, weil, ich käme jetzt halt nie auf die Idee, aber natürlich, es ist eine logische Folge, wenn Du da alles archivierst und das einfach so super zu finden ist, dann, ich stehe dann da und habe die Sachen vergessen.

LB: Gehst Du nicht regelmäßig mal zum Arzt? Bestimmt auch!

BF: Ich finde, das könnte der Arzt archivieren.

LB: Tut er auch, aber, man wechselt vielleicht mal den Arzt.

BF: Dann bitte ich den, das mal kurz zu kopieren oder zur Verfügung zu stellen. Ich meine, meine Hausärztin arbeitet sogar noch mit Karteikarten. Da würdest Du ja wahrscheinlich gar nicht Kunde werden.

LB: Nee. Quatsch, das stimmt gar nicht. Es ist nicht die Güte des Arztes, sie zeichnet sich nicht dadurch aus, wie er sich organisiert hat. Aber, ich finde es einfach ein gutes Gefühl, dass ich alles da habe. Und wenn ich jetzt zum Checkup gehe …

BF: Aber, da sind wir an einem Punkt, das wollte ich vorhin schon sagen, deswegen muss ich vielleicht auch so ein wenig schmunzeln, das hat überhaupt nichts mit Auslachen zu tun, sondern mit dem Gefühl, dass das auch eine absolute Typ- und Charakterfrage ist.

LB: Ja, total.

BF: Habe ich dazu Lust, weil es mir ein sicheres Gefühl gibt? Ich denke, ooh, muss ich das jetzt auch noch machen? Es reicht doch, was ich jetzt schon am Rechner gemacht habe. Ich möchte das nicht, ich versuche, so etwas einfach zu vermeiden. Jetzt frage ich mich natürlich auch, wenn ich das höre von Dir, ist das sinnvoll, dass ich das versuche zu vermeiden oder nicht? Vielleicht ist es einfach auch eine Charakterfrage.

LB: Total. Zwei Dinge dazu: Zum einen, es ist eine Charakterfrage und sicherlich nicht schlimm, dass Du es nicht tust. Wenn Du damit leben kannst und sagst, das ist alles so in Ordnung, ist das auch wunderbar. Und so wie ich es mache, ist es ja keine Allgemeingültigkeit. Die andere Sache ist, es ist überhaupt kein Aufwand, Du kriegst diese Daten, scannst sie ein. Das machst Du mit Deinem iPhone oder mit Deinem Smartphone.

BF: Ich scanne da gar nichts ein!

LB: Ja, ich sage ja, nicht Du persönlich, sondern „man“ scannt ein.

BF: Also Ihr Lieben da draußen, die das jetzt hören!

LB: Genau. Und dann ist das Ding archiviert und ich beschäftige mich nicht damit. Es ist nicht so, dass ich es mir jede Woche angucke oder jedes Jahr. Ich kann mich auch nicht daran erinnern, wann ich es mir das letzte Mal angeguckt habe. Ich habe dieses Jahr wieder den Checkup anstehen, vielleicht gucke ich vorher mal rein, ich kann es mir aber fast gar nicht vorstellen. Ich gucke ja dann auch nicht da rein.

BF: Es ist einfach nur das sichere Gefühl, es abgelegt zu haben?

LB: Genau.

BF: Okay, das hätten wir geklärt. Dann gehen wir weiter.

LB: Was man auch gut ablegen kann, ist natürlich alles zu Deinen Autos (lacht)

BF: (Lacht)

LB: Ist doch schön, wenn es Dir gutgeht, Barbara, freut mich. Also, was ich zu meinen Autos ablege. Das hat sicherlich damit zu tun, dass ich auch mal einen größeren Fuhrpark hatte, den habe ich aber reduziert mittlerweile. Aber, zum Beispiel, dass ich einfach meine Reifengrößen fotografiere, dass ich weiß, wenn ich neue Räder brauche, welche Größen das sind, ich fotografiere immer den Kilometerstand Ende des Jahres, dass ich weiß, wieviel Kilometer ich gefahren bin, die ganzen Werkstattrechnungen, Leasingverträge, Versicherungspolicen, all das habe ich immer da und das lege ich einfach so ins Archiv, in ein Notizbucharchiv. Und ich habe immer als Schlagwort das Kennzeichen. Wenn ich das Kennzeichen suche, habe ich alles zu diesem Auto dann gefunden.

BF: Super. Und Du führst sogar Tagebuch?

LB: Ja, aber nicht in Evernote. Das habe ich hier drin als Punkt, weil man das machen kann, weil das wahnsinnig viele Vorteile hat. Aber, es geht, man kann halt da auch wieder durchsuchen. Was ich in Evernote führe, ist meine Erfolgsliste. Einmal die Woche, jeden Freitag habe ich meine feste Aufgabe, Erfolgsliste führen, damit ich das nicht vergesse. Dann schreibe ich die größten Erfolge der Woche da rein. Das hört sich jetzt total bescheuert an, aber mir hilft das, einfach mit einem positiven Gefühl ins Wochenende zu gehen.

BF: Okay.

LB: Ich als Unternehmer, Geschäftsführer, da hast Du auch mit viel Käse zu tun. Du kriegst jeden Scheiß auf den Tisch. Dass Du einfach am Ende der Woche nochmal überlegst, es waren auch wahnsinnig viel tolle Dinge dabei, wofür man dankbar ist, worüber man sich freuen kann.

BF: So ein schöner Moment mit der Barbara vor dem Mikrophon, wie Ihr da zusammen habt lachen können…

LB: Ja, vielleicht kommt das am Freitag sogar in die Erfolgsliste. Für Tagebuch an sich nutze ich eine andere App, “grid diary”, haben wir hier auch mal drüber gesprochen, warum und weshalb. Aber, es ist auch eine gute Möglichkeit, dass in Evernote natürlich zu machen.

BF: Du archivierst aber eben auch weitere Inhalte, z. B. Bücher oder Artikel, Zitate.

LB: Ja, also, da ich viel mit meinen Kindle lese, markiere ich auch viel und da gibt es eine Möglichkeit, diese Markierung nach Evernote zu exportieren. Dann habe ich eine Notiz zu dem Buch und alle Markierungen, die darin sind, sind darunter. Habe ich mal beschrieben, da gibt es einen Artikel auf meinem Blog, einfach mal nach Kindle suchen. Findet man erklärt, wie das geht. Es ist ein bisschen technisch, aber supereinfach, wenn man einfach mal weiß, wie es geht. So habe ich natürlich die Möglichkeit, alle Bücher zu durchsuchen. Ich habe aber auch mal angefangen, wir haben ein riesen Bücherregal im Wohnzimmer stehen, meine Frau und ich. Und da habe ich mal alle Buchrücken abfotografiert. Evernote erkennt ja im Foto die Texte.

BF: Jetzt musst Du ganz alleine lachen… Ich habe überhaupt nicht gelacht, aber ich habe mir jetzt schon auch vorgestellt, wie du sonntags dastehst und das Bücherregal abfotografierst und Deine Frau auf dem Sofa sitzt und sagt, Lars, lass mal gut sein!

LB: Das muss ich so machen, dass sie es nicht mitkriegt, die nimmt mich dann nicht für voll. Aber so weiß ich zumindest alle Bücher, die ich in meinem Bücherregal habe. Ich habe nicht innen abfotografiert, sondern nur die Rücken, also, wie sie im Buchregal stehen.

BF: Ja okay.

LB: Einfach, um mal einen Überblick zu kriegen, wenn ich jetzt nach irgendwas suche, nach einem Autor, findet er das auch.

BF: Weiß Deine Frau, dass Du das gemacht hast?

LB: Nee…

BF: Gut, dann verraten wir das auch an der Stelle nicht.

LB: Ist geheim.

BF: Es gibt auch die “read it later”-Funktion? Du legst Sachen auch ins Archiv, die Du jetzt gerade nicht lesen kannst, aber für andere Zwecke archivieren möchtest. Gibt es da eine spezielle Funktion?

LB: Es gibt ja so “read it later” Dienste, das hieß früher mal “read it later”, jetzt heißt es Pocket. Ich kann im Netz, wenn ich unterwegs bin, in den Pocket speichern und irgendwann, wenn ich Zeit und Lust habe …

BF: Das wusste ich gar nicht. Also gibt es eine App, die heißt “Pocket” und dann, wenn ich einen Text finde, markiere ich den und schiebe den in …

LB: Genau, da gibt es dann für alle Browser so Erweiterungen, drückst Du auf Pocket, dann ist er im Pocket drin, dann hast Du da so eine Art Wiedervorlage oder so ein Archiv von interessanten Artikeln, die Du vielleicht mal lesen möchtest. Habe ich auch früher genutzt, mittlerweile mache ich das alles mit …

BF: Mit Word!

LB: Wie macht man das denn mit Word?

BF: Wenn ich irgendwas habe, was ich irgendwie archivieren will, dann markiere ich den Text, kopiere den, mache ein Word-Dokument auf, speichere das.

LB: (lacht) Okay, jetzt muss ich lachen…

BF: Jetzt muss der Lars lachen, oh Gott, diese Folge, Ihr Armen da draußen! Schreibt uns auf jeden Fall, was Ihr denkt, das möchte ich wissen.

LB: Also, man kann das einfach nutzen, es gibt ein Evernote Plug-In für jeden Browser, dann gehe ich oben drauf, speichere die ganze Seite, ich habe ein extra Notizbuch, Inspiration nennt sich das und wenn ich dann Zeit und Lust habe, das passiert bei mir sogar relativ häufig, so ein, zweimal im Monat, dann gucke ich da rein.

BF: Super, dann gehen wir weiter. Kunstwerke der Kinder!

LB: Jetzt kommt was für Dich. Barbara, was machst Du denn mit den ganzen Zeichnungen Deiner Kinder? Da sammeln sich ja einige an.

BF: Jetzt kommt voll der nächste Streitpunkt. Kunstwerke meiner Kinder sammele ich natürlich im Original.

LB: Aber, das sind ja ein paar hundert!

BF: Ja, ich habe da ein bisschen mehr Mut zur Lücke, ich muss nicht alles archivieren, aber es gibt bestimmte Dinge, die ich intuitiv beschließe, die kommen in eine Mappe. Es gibt eine große DIN A3-Mappe für jedes Kind, der Große hat schon seine zweite, der Zweitgeborene hat noch seine erste. Die kaufe ich mir am Büdchen gegenüber und dann kommen die da rein.

LB: Ja, machen wir auch. Aber auch nur mit ausgesuchten. Aber ich fotografiere alles, was es gibt. Die packe ich den Kindern in ihr Notizbuch. Da ist alles drin. Die ausgesuchten sammeln wir auch im Original, das schmeißen wir ja nicht weg. Aber diese Zeichnungen eben so, fünf Stück an einem Restaurantabend.

BF: Die fotografierst Du alle?

LB: Nein, nicht alle, aber einige. Doch, viele. Ich meine, meine Kinder sind jetzt in dem Alter, wo sie es auch nicht mehr tun. Meine jüngste Tochter ist 14 und das passiert jetzt nicht mehr. Aber früher habe ich dann viel abfotografiert, das alles dann da abgelegt. Gucke ich mir auch nicht so häufig an, aber jetzt zum Beispiel, als mein Sohn jetzt 18 wurde, haben wir ihm ein großes Buch geschenkt mit vielen Fotos und allem Pipapo, da kann dann auch mal so ein Foto von so einem Kunstwerk von ihm dann drin sein.

BF: Das stimmt.

LB: Ist auf jeden Fall eine gute Möglichkeit, da auch nochmal zusätzlich zu archivieren. Wobei ich auch sagen muss, Originale haben wir natürlich auch noch alle.

BF: Okay, dann sagst Du abschließend, nutze es als Dein virtuelles Gedächtnis? Was meinst Du damit?

LB: Generell für alles. Wenn Du Dich an irgendwas erinnern musst und da ist immer mein Lieblingsbeispiel die Druckerpatrone, dass meine Frau mir eine WhatsApp schreibt, Lars, Druckerpatrone leer, ich nutze den Drucker nicht, deshalb kriege ich das nicht mit, ich bin ja papierlos, aber meine Frau macht das halt ab und an. Ich kann mich nicht an diesen dämlichen Druckertypen erinnern, da gucke ich bei Evernote und finde sofort, zack, weiß, welches Cartridge ich nutzen oder bestellen muss, das ist das ganz einfach. Oder Weinetiketten, hast Du eben gesagt, aber auch Reifengrößen meiner Fahrräder oder solche Sachen, habe ich alles abfotografiert, alles da drin. Verschlagwortet, finde ich dann sofort.

BF: Super, ich fasse zusammen, wie Du das meiste aus Evernote herausholst.
Es gibt zwei große Bereiche, einmal den geschäftlichen, zum anderen den privat genutzten Teil und wir fangen mal an mit dem geschäftlichen.

Nutze es im Team, Du kannst offene Posten, offene Zahlungen verwalten.
Sprachmemos ablegen, Checklisten führen, E-Mails archivieren, Newsletter direkt in Evernote archivieren oder aber auch private Dinge erledigen oder archivieren wie zum Beispiel medizinische Daten, alles zu den Autos, Tagebuch führen, Markierungen von Büchern ablegen, als “read it later”-Dienst nutzen, Kunstwerke der Kinder ablegen, insgesamt es als Dein virtuelles Gedächtnis nutzen.
Meine Abschlussfrage an Dich, Lars, an dieser Stelle, ist: Falls jetzt jemand sagt, wow, was kann man alles mit Evernote machen, ich möchte sofort anfangen, wie fängt ein Evernote-Anfänger denn überhaupt an? Wie legt der los, was würdest Du ihm empfehlen?

LB: Eine ganz einfache Struktur anlegen, wegen mir erstmal nur zwei Notizbücher, eins privat, eins geschäftlich. Und dann einfach mal anfangen abzulegen. Und sich weniger Gedanken über die Struktur machen, ich habe das Gefühl, bei den ganzen Fragen, die ich immer bekomme, dass sich zuviel Gedanken über die Struktur gemacht wird. Sondern einfach ablegen, die Suche ist bei Evernote wirklich so mächtig, dass man alles wiederfindet. Ich habe über Evernote alles, was man da eigentlich zu wissen muss, über 20 Artikel auf meinem Blog geschrieben, einfach nach Evernote mal suchen. Da findet man zu allem was, wie es funktioniert, wie die Suche funktioniert, wie man ablegt, welche Möglichkeiten der Ablage es gibt und so weiter.

BF: Selbst Immanuel Kant, der deutsche Philosoph, hat im 18. Jahrhundert Evernote empfohlen, Evernote erfunden, war ein großer Fan, denn das Zitat, das nun kommt, stammt von ihm: “Ordnung ist die Verbindung des Vielen nach einer Regel.” In diesem Sinne wünschen wir Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Tim Schürmann

    Tolle Folge! Den Spaß könnt ihr ruhig öfter einfließen lassen 😉

    • Danke fürs Feedback und die netten Worte, lieber Tim 🙂

  • Klaus Zimmermann

    Super Folge, wie immer!. Der Spaß ist ansteckend. Weiter so.

    • Danke fürs Feedback und die netten Worte, lieber Klaus 🙂

  • Pingback: Autoren: Medienlese 29.04.-05.05.2017 – Dembelo()

  • Hallo Barbara,
    Hallo Lars,

    Vorab erstmal ein grosses Lob an den sehr informativen und kuryweiligen Podcast. Deryeit bin ich gerade dabei, die Folgen nachzuhören, daher bitte ich schonmal um Entschuldigung falls ich hier etwas zu einer anderen Folge erwähne.

    Evernote verwende ich bereits seit 2009 und konnte durch diverse Versuche mit Libescribe u.ä. schnell in Premium wechseln. Allerdings hat es auch ein lange Zeit und Anläufe gebraucht, mich mit EN zu arrangieren. Seit gut drei oder vier Jahren nutze ich es sehr intensiv als Ablage für alles Mögliche. Ich denke, dass ich es privat fast geschafft habe, papierlos zu sein. In Papier habe ich nur noch Verträge und steuerliche Unterlagen (die ich allerdings nur noch per PDF zum Steuerberater schicke und ich nach er der Erklärung ausgedruckt zurück erhalte). Alles andere wandert nach dem Scan und syncronisierter Ablage in EN im Reißwolf.

    Auch bin ich politisch engagiert in Bremerhaven und bin mit nachdruck dadran, dass Unterlagen nicht mehr in Papierform kommen, sondern nur noch per Download oder E-Mail. Mit Glück können wir Abgeordneten nach der Sommerpause wählen, ob wir noch Papier wollen oder nicht und ich bin dann der der es nicht nur abwählen, sondern auch untersagen wird. Es ist allerdings noch ein steiniger Weg, da es immer noch unterschiede zwischen der Papierversion und der Online-Version gibt. Kurioser Weise ist die Papierversion manchmal aktueller oder komplett. Ich bin aber in dem Arbeitskreis, um die Onlineversion voran zu bringen. Und da ist Euer Podcast und der Blog eine gute Hilfe für Anregungen. Hierfür nochmals vielen Dank.

    Nun aber zurück zu EN. Ein mächtiges Werkzeug, was ich aber nicht mehr für die ursprüngliche Idee der Notizen nutze, weil da sind andere besser. Aber für die Ablage, um was wiederzufinden großartig, den Webclipper möchte ich nicht missen und auch die Möglichkeit E-Mails an EN weiterzuleiten ist für mich essentiell und ein Schwerpunkt. Was ich allerdings nicht mache, meine EN-E-Mail-Adresse an Newsletter o.ä. weiterzugeben, da ich „Angst“ habe, dass die dann irgendwann mal woanders landet und ich dann zugespamt werde.

    Für reine handschriftliche Notizen habe ich Goodnotes durch Dich Lars wieder entdeckt. Denn mit den Gummistiften fand ich es nicht so spannend, aber mit iPad Pro 12.9″ und Pencil sehr zu empfehlen. Was ich allerdings dort mache, wenn ich eine Notiz fertig habe, dann wandert sie zur Ablage zu EN und wird dann in Goodnotes gelöscht, sodass ich dort keine Probleme mit der Übersichtlichkeit habe.

    Wenn ich umfangreiche Unterlagen, die in der Politik üblich sind, habe, dann nutze ich dort PDF-Expert, weil ich dort eine sehr mächtige Möglichkeit habe Lesezeichen zu vergeben eine gute Suche habe und auch handschriftliche Notizen machen kann. Über die iCloud (oder andere Cloud-Dienste) habe ich die Unterlagen immer dabei. Wenn ich mit den Unterlagen fertig bin, dann wandern sie zu EN. Sollte ich dennoch im Nachgang was ergänzen muss, dann kann ich es über den Mac mit Doppelklick der Datei in EN wieder in PDF-Expert bearbeiten und es wird dann wieder automatisch nach dem Schließen wieder in EN gespeichert.

    Im Job bin ich dabei zuerst mal mich papiermäßig zu reduzieren, wo mich EN, Goodnotes, PDF-Expert und dank „Produktiv in digitalen Zeiten“ auch mit Todoist und Trello. Hier bin aber noch am sondieren, wann Todoist besser ist und wann Trello. Zumindest bei Todoist wird der nächste Schritt sein, so nach und nach die Mitarbeiter in diese System zu bekommen.

    So bevor ich hier ausschweife, werde ich hier erstmal Schluss machen. Ich wollte eigentlich nur auf das Thema E-Mail-Adresse von EN und die Weitergabe an Newsletter eingehen. Achso, bei den Newsletter versuche ich, dass ich diese reduziere, da viele auch parallel einen Blog mit den selben Themen betreiben und diese habe ich dann in Feedly abonniert.

    So nun aber wirklich erstmal Schluss und ich freue mich auf weitere interessante Folgen und auch ein evtl. persönliches Treffen bei den „Paperless Pioneers“ in Düsseldorf, wo ich mich schon riesig drauf freue.

    Wenn Ihr noch mehr Informationen bzgl. meiner Vorgehensweise und meinen vergangen Erfahrungen zum Papierlosen Büro habt, dann kann gern nochmals etwas dazu schreiben, wobei ich da nur privat ziemlich weit bin und in der Firma noch so einiges zu bewältigen haben.

    Also nochmals vielen Lieben Dank für Euer Engagement und auch ein großes Lob an Eure wahnsinnig ruhigen und angenehmen Stimmen und der guten Tonqulität.

    Liebe Grüße Mark

  • Nils Middendorf

    Top Info! Wie immer sehr informativ!
    Ich habe noch eine weitere Frage: Evernote durchsucht ja automatisch auch Bilder. Das klappt wirklich hervorragend. Üblicherweise scanne ich aber alle Dokumente als PDF – die scheinen bei mir aber nicht automatisch durchsuchbar zu sein. Muss man dabei Evernote irgendwelche Einstellungen vornehmen oder geht das einfach nicht?

    • Doch, gerade das ist eine der Funktionen, die Evernote ja so gut und mächtig macht. Wenn Du eine pdf-Datei hochlädst, musst Du aber einige Stunden warten, bis die Evernote-Roboter die Datei verarbeitet haben. Direkt nach dem Hochladen durchsuchen, funktioniert nicht.

      • Nils Middendorf

        Vielen Dank für die schnelle Antwort!
        Ich habe einige handschriftliche Dokumente als PDF gescannt (klar erkennbare Handschrift) und die sind seit einigen Tagen bereits bei Evernote und noch nicht durchsuchbar. Ich wende mich einfach mal ans Evernote-Forum 🙂

        • Ja, ist sehr wahrscheinlich am besten 🙂

        • Nils Middendorf

          Kleiner Nachtrag #1: Der Fehler saß wie so oft zwischen Monitor und Stuhl 🙂 Ich hab die PDF-Durchsuchfunktion auf einem Basis-Account durchgeführt. Das Durchsuchen von PDFs und Office-Dokumenten geht laut Evernote-Seite selbst aber erst bei den bezahlten Accounts.

          Kleiner Nachtrag #2: Was mir positiv an GDrive aufgefallen ist – auch hier sind PDFs durchsuchbar – einfach oben in der Suchfunktion „Enthält die Wörter“ anklicken und zack – GDrive findet in eingescannten PDFs problemlos die Wörter 🙂 Nur so als kleiner Tipp für alle Nicht-Evernote-Nutzer 🙂

  • Rudolf

    Wie immer informativ. Eine Frage: wo finde ich die, Funktion dass ich meine Evernote Email Adresse fest ins BCC eintrage? In Spark kann ich nur an mich, und das ist die Sendeadresse, eintragen. Herzliche Grüße Rudolf

    • In Spark in den Einstellung (macOS), einfach in das jeweilige Email-Konto und dann unter ‚Composing‘