Ein Trello Anwendungsbeispiel: Die Referenzkunden im Griff

Im Büro alle paar Tage die immer wiederkehrende Frage: Hast Du eine Referenz-Außenabdichtung aus XYZ? Ich kam mir vor wie Bill Murray in ‚Täglich grüßt das Murmeltier’.

Trello Anwendung

Außenabdichtung lässt sich hier natürlich mit jedem x-beliebigen Gewerk bzw., in unserem Fall, jeder Abdichtungsvariante ersetzen.

Der Hintergrund: Bei einer oft 5-stelligen Investition in einen Keller wollen angehende Kunden vor der Beauftragung oft noch mit Altkunden sprechen. Durchaus verständlich. Aber unsere ‚Referenzdatenbank‘ war sehr schlecht organisiert…

OK, eigentlich überhaupt nicht existent…

In der Projektabwicklung sind wir mit Trello schon lange professionell aufgestellt; was spricht also dagegen, die Referenzen auch in Trello abzubilden? Genau, überhaupt nichts…

Eigentlich ist es sogar noch besser: Da wir eh alle Auftragsdaten wie Fotos, Skizzen, Angebote, Rechnungen und die komplette Korrespondenz in Trello abgelegen, musste nur noch die passende Erweiterung unseres Trello-Boards her.

Für diejenigen, die es interessiert: Hier ist eine Erklärung, wie wir Trello zur Auftragsabwicklung und -archivierung in unserem ISOTEC-Fachbetrieb einsetzen:

Top organisiert mit Trello: Ein Praxisbeispiel mit Video

So, zurück zum Thema und jetzt schön der Reihe nach:

Unser Datenbestand in Trello

Trello ist in Boards, Spalten und Karten organisiert. Wir haben die folgende Aufteilung getroffen:

Board: Wir haben zwei Standorte in unserem ISOTEC-Fachbetrieb. Jeder Standort hat ein eigenes Board, an dem die jeweiligen Aufträge und Projekte übersichtlich organisiert werden.

Trello Anwendungsbeispiel

Spalten: Die Spalten stehen für den jeweiligen Auftragsstatus und das zuständige Handwerkerteam (früher hieß das mal Kolonne).

Trello im Handwerk einsetzen

Karte: Jede Karte entspricht einem Kundenauftrag. Dort werden alle Daten das Auftrags zentral abgelegt und gesammelt. Die Karten ersetzen bei uns die klassischen und allseits bekannten Auftrags- bzw. Baustellenmappen.

Digitale Baustellenmappe in Trello

In den Karten werden im Wesentlichen die folgenden Dokumente abgelegt:

  • Zeichnungen / Skizzen
  • Angebot
  • Korrespondenz
  • Auftragsbestätigung
  • Rechnungen
  • Stundenzettel
  • Baustellenfotos
  • Abnahmen

Auch findet in den Karten sämtliche interne Kommunikation zu dem Auftrag statt.

Trello Anwendungsbeispiel

Nach Abschluss der Arbeiten werden zusätzlich noch die Ergebnisse der Nachkalkulation in der Karte eingetragen.

Rechnungstelefonat

Vor der Rechnungsstellung telefoniert der zuständige Niederlassungsleiter mit dem Kunden und erkundigt sich nach dessen Zufriedenheit.

Dazu wird die Auftragskarte in die Spalte ‚Rechnungstelefonate‘ verschoben.

Trello im Handwerksbetrieb

Im Telefonat wird jeder zufriedene Kunden gefragt, ob er als Referenzkunde zur Verfügung stehen würde. Das wird in der Regel mit ja beantwortet.

Ein solches Rechnungstelefonat kann ich jedem Handwerksbetrieb und Dienstleister übrigens nur wärmstens an Herz legen.

Früher, als wir noch deutlich kleiner waren, habe ich immer persönlich mit dem Kunden telefoniert. Das hat bei uns sehr viele Dinge zum Positiven geändert. Aber ich schweife ab. Vielleicht schreibe ich mal einen separaten Artikel zu diesem Thema…

Das Trello Referenzboard

Wir haben erst mal ein neues Board angelegt: Das Referenzboard.

Die Karten (Aufträge) aller Referenzkunden werden jetzt von beiden Niederlassungen auf dieses Board verschoben.

Dazu einfach auf der Karte unter Aktionen auf ‚Verschieben‘. Dort kann die Karte einfach einem anderen Board zugeordnet werden.

Referenzdatenbank in Trello

Anders als das Board der Auftragsabwicklung ist das Referenzboard nicht nach Status, sondern alphabetisch nach Städten sortiert.

Referenzen im Handwerksbetrieb mit Trello abbilden

Die Referenz wandert jetzt einfach in die richtige Städte-Spalte und steht so allen Vertriebsmitarbeitern direkt und einfach auffindbar zur Verfügung.

Referenz gesucht?

Jetzt wird es einfach. Auf das Referenzboard in die richtige Spalte geschaut und anhand der Auftragsbezeichnung noch das passende Gewerk ausgesucht. Fertig.

Fazit zu diesem Trello Anwendungsbeispiel

Einfacher geht es wirklich nicht. Durch die Einführung eines zusätzlichen Trello-Boards haben wir die ewige und zeitfressende Suche nach Referenzkunden auf ein Minimum reduziert.

Ein aus meiner Sicht schönes und anschauliches Beispiel, wie Trello in Teams zur Organisation und Archivierung eingesetzt werden kann.

Hast Du vielleicht auch ein spannendes Trello Anwendungsbeispiel, an dem Du uns teilhaben lassen möchtest? Super. Dann schreib mir einfach eine kurze Email.

Habt Ihr Fragen zu Trello oder dem Einsatz der App in unserem Betrieb? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Hallo Lars,

    mit Begeisterung lese ich seit einigen Monaten deinen Blog – daher möchte ich erstmal ein kleines Dankeschön loswerden, du hast mich bereits einige Male inspiriert, neue Wege zu gehen! 🙂 Da wir auch die Leidenschaft für Apple-Produkte teilen, fühle ich mich hier doppelt gut aufgehoben! 😉

    Ich nutze einfach mal dein kleines Anwendungsbeispiel, um dich und deine anderen Leser nach Feedback zu fragen. Ich verwende Trello zur Organisation meines Hobbys, ich restauriere historische Fahrzeuge und arbeite aktuell an einem 1982er Pontiac Firebird und einem 1959er VW Käfer. Ich habe bisher jedoch noch nicht den 100%igen „Flow“ in Trello gefunden.

    Bis vor Kurzem habe ich die anstehenden Aufgaben einzeln in Todoist gesammelt und abgearbeitet. Diese Struktur ist aber nicht ganz ideal für die Übersicht – auch wenn man Aufgaben verschachteln kann, ist es doch recht schwer, den Überblick zu behalten. Von Trello verspreche ich mir da deutlich mehr.

    Aktuell arbeite ich mit einem „Backlog“, auf dem ich „Arbeitspakete“ sammle (z.B. „Karosserie für Lackierung vorbereiten“). In den Karten gibt es Checklisten, die alle notwendigen Aufgaben beinhalten und eine Beschreibung/Zielsetzung, wie das fertige Produkt aussehen soll. Die Karten werden bisher in die Listen „In Arbeit“ und „Fertig“ verschoben, letztere Liste wird jeden Monat mit der Angabe des Monats archiviert.

    Aufgaben, die den Eingriff von Dienstleistern oder Einkauf von Teilen benötigen, werden aktuell über Labels gekennzeichnet – hier überlege ich, auf separate Listen auszuweichen – was aber Probleme bringt, wenn beides notwendig ist… 😉

    Vielleicht ist einer deiner Leser ja ebenfalls „schrauberfreudig“ und hat Lust, sich mit mir über eine mögliche Verbesserung der Struktur zu unterhalten. Gerne stelle ich auch mein Setup/Arbeitsweise detaillierter Form, sollte daran Interesse bestehen. 🙂

    Ich wünsche dir und deinen Lesern einen schönen Sonntag und sende freundliche Grüße aus dem Kölner Umland! 🙂

    Marcel

    • Danke für die netten Worte und Deinen Kommentar, lieber Marcel.
      Gerne kannst Du Dein Trello-Board oder -Projekt hier vorstellen. Hört sich spannend an und ist bestimmt für viele Leser interessant. Dann gibt es garantiert auch Feedback…
      Grüße zurück aus dem Kölner Umland ins Kölner Umland 😉

  • Eduard Horn

    Hallo Lars,
    ich bekomme regelmässig von Ihnen E-Mails und lese sehr gerne Ihre Artikel. Ich nutze auch seit einem Jahr auf Ihre Empfehlung hin intensiv Trello als Projektentwickler im Immobilienbereich und sehr damit zufrieden. Parallel nutze ich auch Evernote als Ablage mit Möglichkeit abgelegte Sachen zu bearbeiten, allerdings ich nutze schon seit vielen Jahren Devonthing Pro Office und merke ich das Trello und Devonthing gegenüber Evernote in der Nutzung gewinnen und ich immer weniger im Evernote ablege. Trello ist schöner und Devonthing Office umfangreicher. Die einzige Nachteil von Devonthing ist behoben worden, man kann Devonthing mit Devonthing Go wunderbar abgleichen. Bei Trello sehe ich für mich noch als einziges Problem, das ich die PDF Dateien auf IPad nicht runterladen kann und dementsprechend im Flugzeug nicht arbeiten kann. Abel vielleicht gibt es solche Möglichkeit?
    Für ein Tip wäre ich Ihnen sehr dankbar!

    • Danke für Deinen Erfahrungsbericht, Eduard. Ich kenne leider auch keinen Weg, wie Du Dokumente oder Boards in Trello offline verfügbar machen kannst, sorry 🙂