Wie ich die App GoodNotes organisiert habe

Die App GoodNotes war für mich einer der ganz entscheidenden Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro. Ein Riesenschritt sogar.

Dank GoodNotes halte ich seit gut zwei Jahren Handschriftliches ausschließlich auf dem iPad fest.

So hat sich eine große Menge an Dokumenten und Notizbüchern angesammelt. Wichtig, hier den Überblick zu bewahren.

Zu GoodNotes habe ich schon ein paar Artikel geschrieben und auch Videos gedreht:

Darüber hinaus ist GoodNotes die App, mit der ich alle Eingabestifte für das iPad getestet habe.

Mit der Zeit habe ich die Art der Ablage und die Organisation meiner Notizen in GoodNotes immer wieder optimiert. Dabei ist das folgende System entstanden:

Kategorien

Die Bezeichnung ‚Kategorien‘ ist aus meiner Sicht irreführend. Hört sich eher wie eine Art von Schlagwort oder Tag an. Dabei sind Kategorien die einzige Art, seine Notizbücher in GoodNotes zu organisieren und daher sehr mächtig und entsprechend wichtig.

Notizbücher können also Kategorien zugeordnet werden. Es gibt zwei Ebenen: Hauptkategorie und Kategorie.

Ich habe auf der ersten Ebene fünf Kategorien eingerichtet, zwei davon sind Hauptkategorien.

Organisieren der Notizbücher in der App GoodNotes

Die Hauptkategorien erkennst Du an den Pfeilen, die eine Verzweigung andeuten.

Beim Anlegen von Kategorien ist GoodNotes leider nicht sehr benutzerfreundlich. Ich muss im Vorfeld angeben, ob ich eine Hauptkategorie oder einfache Kategorie, ohne Unterebene, erstellen will. Ändern kann ich das im Nachhinein nicht mehr.

Funktion der Kategorien in GoodNotes auf dem iPad

In einer Hauptkategorie kann ich dann weitere normale Kategorien anlegen.

Eine dritte Ebene wird von GoodNotes nicht unterstützt

Lesezeichen

Um in umfangreichen Notizbüchern den Überblick zu bewahren, empfiehlt sich der Einsatz von Lesezeichen. Diese können einfach über das (+) Symbol auf einer entsprechenden Seite hinzugefügt werden.

Lesezeichen in GoodNotes professionell nutzen

In der Blattübersicht gibt es dann unten die Auswahl ‚Lesezeichen‘. Dort werden alle Lesezeichen nach Seitenzahl geordnet aufgelistet.

In meinem ISOTEC-Fachbetrieb habe ich ein Notizbuch nur für Kundentermine, welches mittlerweile über 200 Seiten umfasst. Zu jedem Kundenbesuch setze ich ein Lesezeichen mit dem Namen und der Anschrift des Kunden.

wofür sind die Lesezeichen in der App GoodNotes

Leider gibt es bis dato noch keine Möglichkeit, nach Lesezeichen gezielt zu suchen. Liebes Team bei GoodNotes, hier bitte nachbessern.

Fazit

Auch wenn die Möglichkeiten der Organisation bei GoodNotes eher begrenzt und auch nicht intuitiv sind, kannst Du mit diesen beiden Funktionen eine gute Struktur in Deine GoodNotes Notizbücher bekommen.

Andere Notizen-Apps sind da deutlich weiter. Noteshelf hat zum Beispiel eine sehr übersichtliche und einfache Art der Organisation. Hieran sollte sich GoodNotes für Version 5 orientieren.

Wie organisierst Du Deine Notizen in GoodNotes? Hast Du einen weiteren Tipp für uns? Ich freue mich auf den Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Du schreibst, dass die Anwendung „einer der ganz entscheidenden Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro“ war/ist. Was genau macht diese denn besser als Evernote? Warum hast du dich für diese statt Evernote entschieden?

    • Danke für die gute Frage, lieber Boris.
      Ich nutze GoodNotes für Handschriftliches und zum Annotieren von pdfs. Evernote ist gerade was die Handschrift angeht, auf dem iPad nicht so weit und vor allem so gut wie GoodNotes.
      90 %der GoodNotes-Notizen lege ich aber noch zusätzlich in Evernote ab. Evernote ist und bleibt mein digitales Gedächtnis 🙂

  • Hallo Lars,
    Wie immer ein klasse Bericht wie Du Dein Wissen teilst. Sag mal es gibt ja mittlerweile den Jot Script 2 in der Evernote Edition. Wann wirst du diesen mal testen?
    Grüsse Werner

    • Danke für Dein Kompliment, lieber Werner.
      Der Stift liegt hier direkt neben mir. Gib mir noch 14 Tage Zeit 🙂

      • Das lese ich mit viel Neugier und Vorfreude. Vielen Dank auch für die Einblicke in die GoodNotes Orga – sehr interessant.

      • Hallo Lars,
        da bin ich ja mal gespannt wie sich der neue Jot Script 2 auf dem Ipad macht. Ich nutze ja momentan das Ipad Mini, weil es sehr mobil ist. Mitschriften erstelle ich momentan mit iA Writer und bin dabei schon recht geübt.

        • Danke für Deinen Kommentar, lieber Werner.
          D.h. Du tippst während eines Termins mit?

          • Hallo Lars,
            ja, das geht mit den Wortvorschlägen von iA Writer relativ schnell. Nach Kundenterminen sende ich mir über iA Writer eine E-Mail zu und ordne diese dann in meine Ordnerstruktur im Outlook. Die E-Mail wird wiederum mit unserem CRM System synchronisiert und zu dem jeweiligen Kunden archiviert. So habe ich einen ganz guten Workflow. Mit handschriftlichen Notizen wäre der Workflow genauso. Die Erfassung mit iA Writer hat für mich den Vorteil, das Ich den mir zugesandten Text auch sehr schnell per Drag & Drop in ein bestimmtes Formular einbinden und ggf. ergänzen kann, etwa in einem speziellem Besuchsberichtsformular.

  • Franz Preiser

    Hallo Lars, hat du jemals notability als Alternative zu goodnotes in Betracht gezogen?
    Wenn nein, warum?
    lg
    Franz

    • Danke für Deine Frage, lieber Franz.
      Noteability kenne ich nur grob, will ich mir aber auf jeden Fall einmal näher anschauen.

  • Jenny

    Ich bin bzw. war auch ziemlich begeistert von GoodNotes, nutze es zusammen mit dem Adonit Jot Script Präzisions Evernote Edition Stylus (sehr zufrieden mit Stift und Zusammenspiel von diesem mit der App). Aber was für mich das größte Manko an GoodNotes ist, ist dass es keine Desktop-Version gibt. Ich möchte meine handschriftlichen Notizen mit Eingabetext-Notizen am PC gemeinsam verwalten können. Während ich am PC arbeite möchte ich Notizen schnell dort eingeben und nicht erst aufs iPad wechseln. Daher bin ich jetzt komplett zu Evernote gewechselt und nutze GoodNotes nur noch für das annotieren von pdfs, und lege diese dann aber auch in Evernote ab. Für handschriftliches nutze ich nun Penultimate, welches direkt mit Evernote verknüpft ist. Hier muß man nur dran denken, alle Notizbücher in Penultimate zu erstellen (falls man später in diesen handschriftlich notieren möchte) statt in Evernote direkt und schon hat man eine gemeinsame Verwaltung aller Notizen an einem Ort über alle Devices. Für mich momentan der optimalste Weg 🙂

  • Franz Preiser

    Hallo Lars,
    hast du Erfahrungen mit Goodreader und wenn ja warum nutz du trotzdem Goodnotes ?
    lg Franz

    • Danke für Deine Frage, lieber Franz.
      GoodReader ist ein gutes Programm zur Verwaltung von Dateien unterschiedlichster Art. Mit der App können auch pdfs annotiert werden aber eine Möglichkeit, handschriftliche Notizen anzufertigen, gibt es nicht.
      Da ist wiederum GoodNotes in seinem Element. GoodNotes ist ein richtiger Notizbuchersatz.

  • Marc

    Danke für den tollen Bericht, der mich ermutigt hat mal wieder was mit Goodnotes zu Experimentieren.
    Ich bin von dem Programm sehr begeistert, doch habe ich bisher keine Möglichkeit gefunden direkt einen Link ein zu binden. Hast du damit Erfahrung?

  • Jens Schmidt

    Hallo Lars, vielen Dank für den interessanten Beitrag über Goodnotes. Die App teste ich gerade neben Noteshelf. Eine Frage hätte ich aber noch, mit welcher App filmst du deine Screencasts auf dem IPad? Kannst du da was empfehlen?
    viele Grüße Jens

    • Ja klar: ScreenFlow.
      Wobei mir dieses Video nicht besonders gut gelungen ist. Alles etwas verzerrt.
      Das hat anscheinend damit zu tun, dass ich ein normales Video mit in den Screencast eingebunden habe. Da scheint sich ScreenFlow zu verschlucken oder ich war einfach zu doof…
      Naja, demnächst mache ich es wieder umgekehrt: Den Screencast in iMovie importieren und dort das Video fertigstellen 🙂

  • Christoph

    Hallo Lars,

    ich habe auch eine Zeitlang die Notizbücher genutzt. Und zusätzlich in Evernote abgelegt. Das war mir aber einmal zu viel gespeichert. Deswegen habe ich mir ein Vorlage angelegt mit einer Seite (manchmal werden es auch zwei oder drei Seiten) und ohne Cover. Diese wird in GoodNotes dupliziert, dann beschrieben, verschlagwortet, nach Evernote übergeben und dann in GoodNotes wieder gelöscht.

    D.h. ich habe in GoodNotes nur meine Vorlagen und eventuell das noch in Arbeit befindliche Dokument. Mehr nicht – sieht man mal vom Kindermalbuch ab. Und das ist das einzige Buch mit Cover 🙂

    Ganz herzlichen Dank für Deinen Blog und die vielen guten Hinweise. Ich profitiere sehr davon.

    Beste Grüße
    Christoph

    • Danke für Deine Kommentar, lieber Christoph.
      Ein interessanter Workflow.

  • Matthias Heidrich

    Hallo Lars,

    vielen Dank zunächst einmal für Deinen Blog und Deine Videos.

    Ich habe in den letzten Wochen angefangen mich mit Deinen Themen zu beschäftigen und nutze jetzt seit ca. einer Woche ein iPad mit Goodnote statt meiner alt hergebrachten Kladde, und das funktioniert ganz gut.

    Ich fremdle allerdings noch ein bisschen im Evernote. Bisher hat sich für mich noch nicht der Vorteil ergeben, meine thematisch sortierten Notizbücher aus GoodNote „auseinander zu reißen“ und regelmäßig nach Evernote zu übertragen, wie Du es zu machen scheinst.

    Mich würde daher ein Beitrag speziell zum Zusammenspiel aus Goldnote und Evernote interessieren.

    Viele Grüße

    Matthias

    • Danke für Deinen Kommentar und die Anregung, lieber Matthias. Ich werde mir etwas überlegen 🙂

  • Olli

    Hiho, habe zwischenzeitlich auch goodnotes in Verwendung, wobei mich hier eine „Funktion“ etwas stört: Exportiere ich eine Handschrift als .pdf nach Evernote, sehe ich in der thumbnails-Ansicht zwar die Voransicht des .pdf, auf der rechten Seite aber nicht, da Goodnotes die pdf´s offenbar nur als Anlage zu einer Notiz exportieren kann. Nutze daher jetzt die Export-Funktion als Bild/PNG (dann klapp´s auch mit der Voransicht), es sei denn, Du lieber Lars erkennst hier einen Gedankenfehler und lieferst mir eine Lösung für das Rätsel 😉 Habe ich irgendwo vergessen einen Haken zu setzen?

    Mir hätte Penultimate ja gereicht und hinsichtlich der perfekten Synchronisierung zu Evernote sogar noch besser gefallen, aber das Ding kann ja leider keine PDF´s bearbeiten 🙁

    LG
    Olli

    • Danke für die gute Frage, lieber Olli.
      Es ist genauso wie Du sagst und es gibt meines Wissens nach auch keinen anderen Workaround.
      Wenn Dir die Synchronisation zu Evernote bei Penultimate so gut gefallen hat, probiere doch mal die App Noteshelf aus.
      Von der Synchronisierung her ähnlich wie Penultimate, aber leider ohne die Geometriefunktion von GoodNotes für gerade Linien. Dafür hat Noteshelf das beste Schriftbild und eine tolle Vorlagenbibliothek.
      Ich arbeite übrigens gerade an einem Vergleichstest der Notiz-Apps 🙂

      • olli

        …danke Lars, und ja: Noteshelf hatte ich in der engeren Auswahl, aber die Geometriefunktion in Godnotes ist für mich leider eine Killerapp 😉 Dazu kommt noch, dass ich seit meinem ersten iphone auch den Goodreader verwende, und dann wird für Alternativen die Luft echt dünn..

        Gestatte mir bitte noch eine weitere Frage:
        Wenn ich eine Notiz PDFfen will, hab ich folgende Möglichkeiten gefunden:
        – Über Druck, Ausgabe als PDF (verhagelt mir die Formatierung)
        – Über die Notiz, indem ich einfach irgendwo in der Notiz auf Rechtsklick gehe und dann plötzlich die Option „Notiz in PDF konvertieren“ im Auswahlfenster finde. Diese Funktion habe ich sonst nirgends finden können? Nachteil: Bei dieser Vorgehensweise markiere ich automatisch einen Notiz-Bestandteil (Foto, etc.), was man dann im PDF sehen kann.
        Was mich nämlich beim herkömmlichen Export von Notizen —> Mail ziemlich nervt, ist die Evernote-Werbung die automatisch hinzugefügt wird. Daher gehe ich den Weg über Zwischenspeichern auf dem Desktop, um Anlagen ohne evernote-Stempel in´s Mailprogramm zu bekommen.

        Ist aber irgendwie auch keine Lösung. Man müsste als Premium-user doch eigentlich in der Lage dazu sein dürfen, diese Werbung zu deaktivieren…

  • Markus

    Hallo,
    ich habe GoodNotes in Verwendung und bin sehr begeistert. Einzig wie das Zusammenführen von vorhandenen Dokumenten funktioniert habe ich noch nicht wirklich herausgefunden.
    Gibt es die Möglichkeit mehrere vorhandene Notizen in einem einzelnen Dokument zusammenzuführen/ einzelnen Seiten direkt zu kopieren, ohne über den Umweg von Dropbox o.ä.?
    Für sachdienliche Hinweise bin ich dankbar 🙂
    Liebe Grüße
    Markus

    • Klar gibt es die:

      In der Seitenübersicht (4 Quadrate) die entsprechenden Seiten im Bearbeiten-Modus auswählen und unten auf ‚Kopieren‘.
      Danach in das andere Notizbuch wechseln und wieder auf die Übersicht, wieder auf Bearbeiten und an der richtigen Stelle auf das ‚+‘. Danach einfach auf ‚Kopierte Seiten einsetzen‘. Fertig.

      Habe ich Dich richtig verstanden und hat das Deine Frage beantwortet?

  • Angela

    Hallo Lars,
    erst einmal, super Berichte die da so erstellst.
    Frage, bei der Evernote Liebe, warum kein Penultimate?
    Viele Grüße aus Hamburg.
    Angela

    • Danke für Deine Frage, liebe Angela.
      Bei aller ‚Evernote Liebe‘, aber Penultimate ist wirklich nicht sehr überzeugend. GoodNotes und Noteshelf sind da meilenweit voraus…

  • Wolfgang

    Hallo Lars,
    mit welchem Programm hast du denn das Video gemacht das deine Eingaben am iPad darstellt?

  • Letthereberock

    Hallo Herr Bobach

    bin ein grosser Fan Ihres Blogs zum Thema papierloses Büro und plane auch die Umstellung.
    Ich möchte künftig nur noch mit Laptop und ipad unterwegs sein.

    Meine Frage
    Haben Sie eine Möglichkeit gefunden, die Lesezeichen nach erfolgter Anlage nach ABC zu sortieren ?

    Ich habe eben bei einem relativ umfangreichen Tarifbuch Lesezeichen vergeben und bin jetzt nicht sooo begeistert von GN ?

    • Danke für die netten Worte 🙂
      Nein, sorry. Lesezeichen können nicht alphabetisch sortiert werden.

  • Marco Braun

    Hallo Herr Bobach,

    Sie haben mich zum Kauf von GoodNotes inspiriert und bisher habe ich es nicht bereut. Das digitale Zeitalter fängt an!
    Eine Frage: Haben Sie Erfahrungen mit großen Dateien? Ich habe ein Notitzbuch erstellt mit ca. 400 Seiten PDF (schwarzweiß). Seit dem hängt der Sync mit iCloud. Gefühlt jetzt schon den dritten Tag.

    Bin ich zu ungeduldig?

    Viele Grüße und weiter so!

    Marco Braun

    • Danke für die gute Frage, lieber Marco.
      Der Sync mit der iCloud ist ein Albtraum… Auch bei mir hängt er sich immer wieder auf. Einzige Abhilfe: Die Synchronisation Ein- und wieder Ausschalten. Dabei kann es aber auch vorkommen, dass alle Notizbücher doppelt vorhanden sind… Daher meine Empfehlung: Wenn Du den Sync nicht unbedingt benötigst, einfach ausschalten und das automatische Backup in Google Drive oder der Dropbox aktivieren.

      • Marco Braun

        Guten Abend Lars,
        das klärt schon mal die Datensicherung. 🙂
        Gibt es denn die Möglichkeit, praktisch auf langem Weg, von Dropbox und Co. alle Daten auf einem anderen Gerät zu importieren?
        Hast Du einen Tipp?
        Habe gehört, die Entwickler arbeiten an einem großen Update, das die Probleme hoffentlich lösen soll. Vielleicht liegt es ja an dem neuen OS? Habe seit iOS 10 die Probleme, wenn ich mich richtig erinnere.

        • Wenn Du alle Daten auf ein anderes Gerät übertragen willst, solltest Du eventuell doch den Sync versuchen und danach wieder abstellen. Oder noch einfacher: Du wartest auf GoodNotes 5. Da soll es reibungslos funktionieren.. 😉

  • Manfred Braatz

    Hallo Lars,
    ich verfolge Deinen Blog und auch die YouTube-Videos schon eine ganze Weile. Beides ist sehr hilfreich und inspirierend. Seit ein paar Tagen nenne ich ein iPad-pro samt Pencil mein eigen und möchte meine beruflichen Notizen künftig gerne digital vornehmen. Soweit so gut.
    Von GoodNotes bin ich begeistert. Und Du schreibst in Deinen Beiträgen, dass Du als Speicher auch Evernote einsetzt. Mich würde interessieren, wie Dein Workflow mit beiden Apps aussieht? Alles, was bearbeitet wird, in GoodNotes und wenn fertig, exportieren in Evernote? Nutzt Du Evernote auch als Eingang und übernimmst Du Inhalte von dort nach GoodNotes? Vielleicht magst Du einen kleinen Hinweis geben.
    Danke und viele Grüße
    Manfred

    • Danke für die gute Frage, lieber Manfred.
      Ich mach es genau so, wie Du es beschrieben hast: Alles, was noch in Bearbeitung ist, bleibt bis zur endgültigen Fertigstellung in GoodNotes und wird dann einfach nach Evernote exportiert.
      Umgekehrt mache ich es eher selten, wenn ich so richtig darüber nachdenke, eigentlich nie… Geht aber grundsätzlich auch, ist nur etwas komplizierter.
      Ich werde Deine Fragen aber mal als Anregung aufnehmen und einen entsprechenden Artikel planen. Danke dafür 🙂

  • Jan Bode

    Hallo Herr Bobach,
    wie ist es möglich ein „Notizbuch“ in ein anderes zu integrieren?
    Als Beispiel: Ich habe ein paar Kleinprojekte die ich anschließend in einem Notizbuch zusammenfassen möchte…
    Danke und Gruß
    Jan Bode

    • Ja, das geht, aber nur über die Kopierfunktion. D.h. Du musst in die Seitenübersicht (die 4 Quadrate) -> ‚Bearbeiten‘ -> ‚Alle auswählen‘ und dann ‚Kopieren‘. Jetzt in das neue Notizbuch, auch wieder in die Seitenübersicht -> ‚+‘ -> Stelle auswähle ‚+‘ -> ‚kopierte Seiten einsetzen‘. Danach musst Du noch die ursprünglichen Seiten löschen… Ich weiss, etwas kompliziert, geht aber derzeit nicht anders…

  • Otmar Grynkofki

    Hallo Lars , ich finde deine Beiträge super . Ich habe mir GoodNotes installiert,
    jetzt meine Frage…kann man einzelne Notizbücher mit einem Passwort schützen?
    Ich freue mich auf deine Rückmeldung
    Mit besten Grüßen
    Otmar

    • Nein, das geht bei GoodNotes derzeit noch nicht.

  • Sandra Balje

    Hallo Lars, habe heute früh PDFs importiert. Dazu musste ich auswählen wohin ich es importieren möchte. Nun hat GoodNotes das Dokument aber in die Kategorie gelegt, nicht in das eigentliche Notizbuch in der Kategorie. Kann ich das verschieben? Denn wenn ich eine neue Kategorie anlege zwingt GoodNotes mich ja dazu ein Notizbuch anzulegen.

    • Ja, das geht aber nur über den Umweg ‚Kopieren‘ der Seiten. Also: In die Seitenübersicht (die vier Quadrate)-> ‚Bearbeiten‘ -> ‚Alle auswählen‘ – > ‚Kopieren‘. Dann einfach über die Seitenansicht in das eigentliche Notizbuch einfügen ‚+‘ -> ‚Kopierte Seiten einsetzen‘. 🙂

  • Silke

    Hallo.
    Bei meinem Studium habe ich die GoodNotes Version 3.10.5 verwendet.
    Nun wollte ich mir nach langem mal meine Unterlagen wieder anschauen. Leider funktioniert nichts mehr 🙁
    Sobald ich einen Ordner öffe und darin blättern will, schließt sich die App automatisch.
    Backups und das Versenden einzelner Ordner via Email funktioniert auch nicht mehr.
    An was liegt das?
    Aktuell habe ich auf meinem iPad die iOS-Version 10.2.1 (während des Studium und Installation der App war es eine ältere Version)
    Über einen hilfreichen Kommentar würde ich mich freuen!
    Danke & lieben Gruß

  • Shahriyar

    Hallo Lars, erstmal vielen Dank das Du deine Erfahrungswerte geteilt hast, dies hat mir geholfen bei der Auswahl der richtigen Werkzeuge. jetzt mal eine vielleicht blöde Frage, wie kann ich eine Seite nicht im längst sondern querformat anlegen?