Von Old-School zu New-School im Task Management

Ohne Task-Management und Aufgabenlisten ist mein Berufsleben unvorstellbar. Direkt nach der Uni nutzte ich dazu das Time/system. Termine, Aufgaben und Ideen wurden darin zentral gesammelt. Eine schöne und im Vergleich zu jetzt sehr ruhige Zeit.

Software zur Organisation von Aufgaben Task Management Mac

Wenn ich so durch die alten Time/system Kalender blättere, erfasst mich eine Welle der Nostalgie.

Ich staune und bin fasziniert, wie wenig Aufgaben ich jeden Tag erledigen musste. Ich konnte mich wirklich auf zwei bis vier wichtige Tasks pro Tag beschränken. Unglaublich und heute unvorstellbar…

Um der heutigen Flut an Aufgaben Herr zu werden und die Sicherheit zu haben, keine Aufgabe zu vergessen und die richtigen Prioritäten zu setzen, nutze ich seit etlichen Jahren das App Things von Cultured Code.

Organisation Aufbau von Things, Software zum Task Management für den Mac

 

Das Programm ist eng an das System von David Allens Buch ‚Getting Things Done‘ angelehnt und damit für mich sehr natürlich in der Struktur und flüssig im täglichen Gebrauch.

Die folgenden Punkte zeigen auf, wie ich mich mit Things organisiert habe.

1. Alle Aufgaben erfassen und sortieren

Das ist das A und O jedes Taskmanagers. Alle Aufgaben müssen erfasst werden, denn nur so bekommt man den Kopf frei.

Der einfachste und schnellste Weg ist über das Tastenkürzel ⌥-Leerzeichen.

Egal in welchem Programm ich mich befinde, mit diesem Kürzel öffnet sich ein entsprechendes Fenster und eine Task ist schnell angelegt.

Things für die Verwaltung von Aufgaben

Geistesblitze können somit direkt, ohne die eigentliche Arbeit zu unterbrechen, erfasst werden.

Standardmäßig landen diese Aufgaben im Eingangsordner. Später kann ich sie den Projekten, Bereichen und Listen zuordnen und eventuell mit Terminen versehen.

Je nach Priorität sortiere ich alle Aufgaben in die Focus-Bereiche.

Fokussiert arbeiten mit Things und Taskmanagement nach David Allen

Heute

Alles was ich heute erledigen möchte.

Als Nächstes

Nicht so wichtig, aber relativ dringend, sollte in den nächsten Tagen abgearbeitet werden

Geplant

Aufgaben mit festen Terminen.

Irgendwann

Weder dringende noch wichtige Tasks. Hier wandern alle Aufgaben hinein, die ich nicht aktuell angehen muss, die ich aber auch nicht aus den Augen verlieren möchte.

2. Projekte und Bereiche festlegen

Um der großen Anzahl an Aufgaben eine Struktur zu geben, nutze ich Projekte und Bereiche.

Bereiche definieren meine Arbeitgebiete.

Aufgaben verwlalten mit Things

Jeder Bereich enthält die entsprechenden Tasks oder die in diesen Bereich fallenden Projekte.

Projekte sind immer zeitlich begrenzt. Nach Erledigung kann das ganze Projekt abgehakt und archiviert werden.

Die beste Task-Management Software für den Mac

3. Meine Aufgaben heute

Alles, was ich planmäßig heute erledigen sollte, steht in der Liste Heute.

Things bietet die Möglichkeit, diese Liste nach den Bereichen und Projekten zu gruppieren.

Aufgaben auf dem Mac mit Things verwalten

Aufgaben, welche mit einem Termin versehen wurden, erscheinen zum Fälligkeitsdatum automatisch in der Wiedervorlage. Hier kann ich morgens entscheiden, ob ich die Aufgabe heute erledigen möchte oder auf ein späteres Datum verschiebe.

4. Delegierte Aufgaben verfolgen

In der Regel fasse ich bei delegierten Aufgaben nicht nach. Das ist in meinem Team nicht notwendig.

Manche Aufgaben sind aber so wichtig, dass ich mich regelmäßig auf den aktuellen Stand bringen möchte. Solche Aufgaben ordne ich den Mitarbeitern zu und eventuell versehe ich sie noch mit einem Termin.

Programm um delegierte Aufgaben nachzuhalten

Sie tun sich schwer mit dem Delegieren von Aufgaben? Vielleicht hilft Ihnen mein Artikel: ‚Delegieren, aber richtig‘.

5. Täglicher Abschluss

Ich habe die schlechte Angewohnheit, dass am Ende des Tages häufig die ein oder andere Task in Heute hängen bleibt. Diese Aufgaben verschiebe ich am Ende des Tages bewusst auf einen späteren Zeitpunkt.

Wie für meinen Inboxzero beim Email-Eingangskorb, sorge ich am Tagesende auch immer für einen leeren Heute Bereich in meinem Task-Manager.

6. Wöchentlicher Review

Das Wichtigste im Task-Management ist die regelmäßige Überprüfung aller Listen. Nur so kann ich sicher sein, keine Aufgabe zu vergessen oder ein wichtiges Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

In der Regel gehe ich am Sonntagsabend sämtliche Listen, Projekte und Bereiche durch und strukturiere die anstehende Arbeitswoche.

Wie ich das genau mache, habe ich in dem Artikel ‚Fokussiert bleiben, wie ich meine Woche vorbereite‘ beschrieben.

Fazit:

Auch wenn ich mein Time/system geliebt habe: Ein solch einfaches System ist den heutigen beruflichen Herausforderungen mit einem Berg von Aufgaben und Verpflichtungen nicht mehr gewachsen.

Durch die konsequente Nutzung von Things habe ich den Kopf weitestgehend frei. Ich bin mir sicher, keine Aufgaben zu vergessen und die richtigen Prioritäten zu setzen. Ein durchweg gutes Gefühl, was ein entspanntes und fokussiertes Arbeiten ermöglicht.

Things ist meine 1. Wahl als Task-Management Software.

Durch die sehr enge Anlehnung an David Allens ‚Getting Things Done‘ Methode fühlt sich die Arbeit mit dem Programm sehr natürlich und logisch an.

Cultured Code bietet Things auch für das iPhone und iPad an. Die Synchronisation über die Cloud funktioniert tadellos.

Wie ist Ihre Erfahrung mit Task-Management-Programmen? Welches nutzen Sie? Haben Sie noch Fragen zu Things? Bitte hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Ich war lange ein grosser Fan von Things, bin sogar seit der ersten öffentlichen Beta mit dabei. Leider haben sie aber ein wenig den Anschluss verpasst.

    Ich hoffe auf die Version 3, die momentan in Entwicklung ist. Bis dahin bin ich mit Todoist (Premium) zufrieden.

    • Danke für den Kommentar und die Ergänzung.
      Wo hat Things denn aus Deiner Sicht den Anschluss verpasst?

      • Besonders bei der Teamintegration, die lange angekündigt wurde, aber nie kam. Oder auch bei der Integration mit anderen Diensten/Apps. Ich würde z.B. wahnsinnig gerne Aufgaben per Mail an Things schicken. Oder eine Integration mit Dropbox o.ä. wäre sehr nützlich. Das Design war mal toll, aber ist auch etwas in die Jahre gekommen. Und und und…

        Es sind für mich ganz viele kleine Dinge, die jedes für sich nicht schlimm wären, aber in der Summe mich vom Things weggebracht haben.

        Absolut top ist hingegen die Things Cloud. Die ist sensationell schnell!

        • Danke für Deine Meinung, Ivan, die ich sehr schätze und gut nachvollziehen kann.
          Gestatte mir eine paar kleine Ergänzung:
          * Mailpilot auf dem Mac hat eine Things Integration, damit kompensiere ich die fehlende Email-Schnittstelle in Things
          * Die Things Cloud ist nicht nur schnell, sondern auch sehr robust. Sie funktioniert wirklich 1a
          * Zur Zeit ist das Design von Todoist nicht zu toppen (auch das Marketing!!!), Things wirkt dagegen antiquiert

          • Ah, super, danke für den Hinweis auf Mailpilot. Das wusste ich nicht.

            Ja, von der Things Cloud war ich auch sehr begeistert!

  • Dirk

    Danke für die Darstellung – sie stimmt weitgehend mit meiner eigenen Arbeitsweise überein. Nur die Idee mit der leeren heute-Liste habe ich bisher weniger strikt verfolgt. Danke für die Anregung, das tut der Seelenhygiene sicher gut.

    Erwähnenswert finde ich noch, dass es durchaus andere gute GTD-Programme gibt, z.B. Omnifocus oder Wunderlist. Aber ich habe nach vielen Tests auch immer wieder zu Things zurückgefunden. An den o.g. Beispielen gemessen: Things hat genau die richtige Balance zwischen Komplexität und Simplizität. Wunderlist kann zu wenig für meine Zwecke, Omnifocus zu viel, sodass ich vom UI verwirrt werde und Dinge übersehe. Things ist für mich genau richtig.

    Aber ein paar Desiderate gibt es schon, z.B. die Integration von Fotos: Eine Sache abzufotografieren und daraus eine Todo zu machen, ist manchmal nützlicher als sie schriftlich zu formulieren. Und alle angehängten Links und Dateien müssten auch auf iPad und iPhone verfügbar sein, nicht nur auf dem Mac.

    • Vielen Dank für Deine Meinung und die interessanten Ergänzungen, lieber Dirk.

      Es hängt sehr von den individuellen Bedürfnissen ab, ob der Task-Manager zu dem individuellen Arbeitsstil passt. Mir geht es dabei so wie Dir: Auch ich finde die Balance zwischen Komplexität und Einfachheit bei Things sehr gut gelöst.

  • digitalesleben

    Lebensplan also unter „zeitlich begrenzten“ Projekten? … Hm, naja, irgendwie auch wieder wahr … 😉

    • 🙂

      Es gab leider keinen andere Möglichkeit, meinen Lebensplan da unterzubringen. Die Umsetzung von Projekten und Bereichen ist aus meiner Sicht etwas hakelig.

  • iButlerme

    Hey Lars,

    durch das Stacksocial Bundle könnte ich nun Things 2 nutzen. Du hast einen klasse Artikel. Nun bin ich etwas unschlüssig ob ich von Todoist darauf umsteigen sollte ? Hat es einen Mehrwert diesbezüglich ? Danke 🙂

    • Hmm, also ich würde nicht umsteigen. Ich war jahrelang Things-User und bin auf ToDoist umgestiegen, da dies mehr meiner persönlichen Arbeitsweise und der meines Teams entspricht.
      Things hat für mich genau die richtige Kombination aus Einfachheit in der Handhabung und Komplexität bei größeren Projekten.

  • Alexander2015

    Danke für den Artikel, den ich erst heute im Netz entdeckt habe. Ich nutze THINGS seit einigen Jahren und bin immer auf der Suche nach effektiven Tipps für dieses Tool.
    Bei mir taucht ein Problem auf, was Sie auch im Artikel beschreiben: HEUTE sollte immer leer sein bzw. nur mit wenigen Aufgaben gefüllt, die auch HEUTE relevant sind. Bei mir häuft sich aber hier schnell eine Anzahl von 100 und mehr Aufgaben.
    Wie gehen Sie vor? Ich setze neue Aufgaben immer unterwegs (iPhone) in HEUTE ein und sortiere dann am MacBook (Termine setzen, Projekte zuordnen usw.). Gibt es einen besseren Weg?
    Und was würden Sie raten, wenn HEUTE bereits – wie bei mir – überfüllt ist? Wie soll ich das am Besten wieder in den Griff bekommen?
    Herzlichen Dank!

    • Danke für die wirklich interessante Frage, lieber Alexander.
      Für das sammeln von Aufgaben gibt es extra den Ordner ‚Eingang‘. Von dort werden die einzelnen Aufgaben eingeordnet und terminiert. Auf keinen Fall die Aufgaben in Heute sammeln. Da kommt schnell das Gefühl der Überforderung und Ohnmacht auf, wie bei Dir.
      Mein Tipp für Dich: Zwei Stunden Zeit nehmen und direkt im Kalender blockieren. Handy und Email-Programm aus. Kalender parallel zu Things öffnen und dann eine Aufgabe nach der anderen neu einplanen und terminieren. Immer mit Blick auf den Kalender, um die Tage möglichst passend zu füllen.
      Am Tagesende konsequent die Ansicht heute leeren und zwar komplett. Übrig gebliebene Aufgaben auf die kommenden Tage verschieben. Aber nicht einfach auf morgen, sondern auf den Tag, der auch wirklich passt.
      Wenn Du konsequent bist, wird sich nach ein paar Tagen schon eine Gewohnheit einstellen. Du wirst das Gefühl, den Tag mit einem leeren ‚Heute‘ Ordner zu beenden, lieben. Versprochen 🙂

      • Alexander2015

        Vielen Dank!

        Ich werde natürlich das System für mich umstellen. Allerdings ist es erstmal eine große Herausforderung, die angesammelten To-Dos alle neu abzulegen.

        Ist es denn wirklich sinnvoll/effizient, im Kalender sozusagen „doppelt“ die Aufgaben einzutragen?

        Du bist scheinbar auf Todoist umgestiegen? Warum? Und ist es nicht viel umständlicher, alle regelmäßigen Aufgaben usw. in ein neues System zu übertragen? Lohnt sich das?

        Frische, geordnete Grüße
        Alexander

        • Von einer doppelten Erfassung halte ich überhaupt nichts. Entweder Kalender oder Taskmanager!
          Bedingt durch diesen Blog steige ich immer mal wieder um. Ist sicherlich ein bisschen Arbeit, aber auch ungemein ’säubernd‘. Bei Deiner ersten Frage hatte ich auch kurz überlegt, Dir einen zu einem Wechsel zu raten. Das würde sicherlich Ordnung in Deine überfüllt Inbox bringen 🙂

          • Alexander2015

            Aber Ihre Aussage entspricht doch der doppelten Erfassung oder wie meinten Sie das:
            „Kalender parallel zu Things öffnen und dann eine Aufgabe nach der anderen neu einplanen und terminieren.“

            Dass ein Wechsel ’säubernd‘ wirkt, kann ich mir gut vorstellen. Sicherlich lagern dann noch einige Aufgaben im alten System und werden dann irgendwann durch Updates entfernt … 🙂

            Vielen Dank für die Impulse!

          • Da habe ich mich missverständlich ausgedrückt, sorry.
            Der Kalender soll nur gleichzeitig geöffnet werden, um einen kompletten Überblick über die kommenden Tage zu haben und die Arbeitslast möglich gleichmäßig zu verteilen.