Gastartikel: TaskClone – Die magische Verbindung zwischen Evernote und ToDo-App

In meinem Berufsalltag beschäftige ich mich mit vielen unterschiedlichen Themen, da ich in unserer Firmengruppe mehrere Rollen innehabe. Dies erfordert immer alle Aufgaben und deren Prioritäten im Blick zu haben. Nicht immer gelingt mir dies, und so suche stetig nach Verbesserungen in meinen täglichen Abläufen.

TaskClone

Seit Jahren nutze ich Evernote, um insbesondere in den vielen Meetings alles Wichtige zu notieren und ToDos festzuhalten. Evernote ist großartig, aber als ToDo-Liste nicht geeignet. Vor ca. einem Jahr bin ich dank Lars auf ToDoist gestoßen und nutze seit dem, sowohl die App auf meinen iOS Geräten , als auch die Windows-Version auf meinem Notebook. Das cleane Interface ist großartig und vor allem das Outlook-Plugin ist eine enorme Hilfe. Nun nutze ich also zwei wunderbare Tools, aber die Verbindung fehlte bisher.

Infolge dessen habe ich in den letzten Monaten Versuche mit IFTT und Zapier unternommen. So richtig begeistert hat es mich nicht. Dann stieß ich auf TaskClone. TaskClone ist ein Webservice, der sich vor allem darauf spezialisiert hat aus Evernote Inhalte in die verschiedensten Produktivitäts-Apps zu übertragen. Technisch ist das auch gar nicht so schwer, denn am Ende wird „nur“ eine Mail versendet. Aber schauen wir uns das genauer an.

Mein Ziel war es, das ich in Meetings meine üblichen Notizen machen kann und dabei automatisch konkrete ToDos in ToDoist festhalte. Zu diesem Zweck notiere ich Tasks im Format „Aufzählung“ mit dem „Kästchen“-Format zum Abhaken. Nun kommt TaskClone ins Spiel. Ich gebe der Notiz einen zuvor einmal definierten Tag (Stichwort), in meinem Fall „TC“. Beim Synchronisieren sendet dann TaskClone meine Aufgaben automatisch an ToDoist. Als Feedback an der Benutzeroberfläche erhalte ich vor den Aufgaben den Tag eingetragen, so sehe ich dass die Übertragung erfolgt ist. Alles funktioniert wie von Zauberhand.

Evernote App

Eigentlich ist es ganz einfach. Durch den Tag weiß TaskClone welche Notiz geprüft werden soll und schaut nach dem Aufzählungsformat. Der Text wird extrahiert und per Mail an ein zuvor definiertes Projekt in ToDoist gesendet. Bei mir ist das der „Eingang“. Jeder dieser ToDoist Ordner hat eine eindeutige Mailadresse. Dort wird dann der Text in Aufgaben umgewandelt. Auf TaskClone.com wird genau erläutert wie die Einrichtung stattfindet. Es gibt ein Video zur Einrichtung und zur Umsetzung.

Jetzt stehen die Aufgaben in ToDoist. Auch hier ist es möglich dem Task ein Kürzel voran zustellen, welches die Herkunft deutlich macht. Ich habe darauf verzichtet. Wie jede andere Aufgaben kann ich diese dann beim täglichen Blick in den Eingang bearbeiten, also bspw. priorisieren, ein Etikett hinzufügen, einen Termin, eine Erinnerung etc.

ToDoist App

Einige User bemängeln, dass es von ToDoist an Evernote keine Rückmeldung gibt. Soll heißen, wenn ich in ToDoist einen Task als erledigt markiere, bekommt Evernote das nicht mit. Für meinen Work-flow ist dies unerheblich, da ich nur eine ToDo-Liste pflege und Evernote dann nur noch das Gedächtnis für alle anderen Infos aus dem Meeting ist. Selbstverständlich befindet sich in der in ToDoist gespeicherten Aufgabe ein direkter Link auf die entsprechende Notiz in Evernote. Der User kann sogar auswählen ob er Evernote im Browser, oder die App öffnen möchte.

TaskClone

TaskClone hat vier Produkte, mir reicht das kleinste kostenpflichtige Paket („Plus“). Für ca. 15 $ im Jahr (!) ist mein Work-flow deutlich einfacher geworden. Genial.

PS: Wenn Dir TaskClone gefällt, Du aber mit einem anderen Taskmanager arbeitet – kein Problem. Alle bekannten Task Apps werden unterstützt, darunter auch Wunderlist, Trello, Things, Nozbe, Omnifocus, etc.

Oliver HeimOliver Heim ist seit über 25 Jahren im Verzeichnismarkt unterwegs und aktuell in der Geschäftsleitung der YellowMap AG tätig. Darüber hinaus nimmt er Innerhalb der CAS-Gruppe noch andere Rollen ein. Seine Passion gilt Customer Centricity, dem Bestreben aus Kunden Fans zu machen. Dazu bloggt er unter www.oliver-heim.de/blog.

Noch eine Empfehlung zum Schluss

Mein Blogger-Kollege Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu Todoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten Todoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wärmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • rs

    Hier oben würde erwähnt, das jeder Ordner in ToDoist eine Emailadresse hat. Wo finde ich denn die Adresse von meinem Eingangskorb in Todoist?

    Danke

    • Ganz einfach: Das Projekt ‚Eingang‘ auswählen. Rechts oben auf das Stift/Schraubenschlüssel-Symbol. ‚Aufgaben per Email an dieses Projekt senden‘ auswählen. Dort wird die einmalige Email-Adresse angezeigt.

  • Angelika Stein

    Danke für den tollen Artikel..

    Was meint im Preismodell eigentlich „1 Task app or project“?

  • Gerd Brünig

    Danke für den klasse Hinweis. Ich check das mal mit meiner 2Do-Aufgbenverwaltung und Trello-Liste. Könnte genau der Link sein, den ich schon länger suche.

    • Danke für die Richtigstellung. Korrigiert 🙂

  • Danke für die Richtigstellung 🙂

  • Micha Braun

    Das funktioniert wohl nur am Rechner bzw. Mac, oder?
    Denn über ipad/iphone bekomme ich nicht mal die Anmeldung richtig hin.

    Hat jemand nen Tipp für mich, ich will das überwiegend über mein Pad oder Phone nutzen

    Danke und Gruß
    Micha

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