In unseren Beratungen zur Digitalisierung empfehlen wir sehr häufig MeisterTask. Dieses Online-Tool hat sehr viele Vorteile, wenn Du Dich und Dein Unternehmen in die digitale Zukunft führen möchtest. Mit einer übersichtlichen und einfachen Aufgabenverwaltung sowie der direkten Kommunikation innerhalb des Themas, ist der Einstieg in das orts- und zeitunabhängige Arbeiten kinderleicht!

Ein D-WORX Beitrag von Wolfgang.

MeisterTask Video-Tutorial
PRO-Version MeisterTask mit Rabattvorteil

Mit der Personal Kanban Technik den Überblick behalten

Das Kernstück von MeisterTask sind die Kanban-Boards mit ihren Aufgaben. Kanban kommt ursprünglich aus Japan und wurde in den 1950er Jahren von Toyota zur Optimierung der Produktionsprozesse erfunden. Dabei werden Aufgabenkarten auf Boards entweder durch ein Push-Prinzip (also das aktive Weiterreichen der Aufgabe) oder durch ein Pull-Prinzip (also das Holen der nächsten Aufgabe) von links nach rechts durchgereicht. Auf diese Weise ist zum einen der Überblick über das Ganze gesichert und zum anderen werden Engpässe in Teams sofort sichtbar.

Verschiedene Kanban Varianten

Inzwischen gibt es verschiedene Varianten der Kanban-Technik, Durch die agile Software-Entwicklung der letzten Jahre hat sich insbesondere das Personal-Kanban herausgestellt, welches wir uns für die allgemeine Aufgabenverwaltung und das persönliche Selbstmanagement zunutze machen.

Hierbei werden die Anzahl an Spalten und die Komplexität der Boards sehr start reduziert und es entsteht durch die Einfachheit eine sehr hohe Akzeptanz in der Nutzung. Durch die klare Struktur findest Du Dich schnell zurecht und behältst trotz zahlreicher Aufgaben den Überblick und damit auch das gute Gefühl, die Dinge im Griff zu haben.

Projektmanagement, Prozesse und das Selbstmanagement

Die persönlichen Aufgaben entstehen meist aus unterschiedlichen Strömungen. Zum einen arbeitest Du an Projekten, aus denen Teilaufgaben entstehen, die Du bis zu einem gewissen Zeitpunkt erledigt haben sollst. Des weiteren existieren in Deinem Unternehmen Prozesse, in denen regelmäßig die gleichen Aufgaben entstehen. On top kommen dann noch die „Eintagsfliegen“ dazu, also Aufgaben, die keiner Struktur zuzuordnen sind.

Projektmanagement mit MeisterTask

Für jedes Projekt legst Du i.d.R. ein Board in MeisterTask an. Die Spalten geben dabei die Struktur wieder, das können entweder zeitliche Einteilungen sein (Kalenderwochen, Monate, Quartale, ….) oder Zuständigkeiten wie Abteilung A oder Team B. Auch die Aufteilung nach Teilprojekten kann sinnvoll sein, je nachdem, wie umfangreich Dein Projekt ist.

Die Aufgaben werden dann als Karten erfasst und einer verantwortlichen Personen zugeteilt. Die gesamte Kommunikation dazu findet innerhalb der Karte statt, sodass es keine E-Mails mehr außenrum gibt, die Deinen persönlichen Posteingang verstopfen.

Auch zugehörige Dokumente können entweder in die Aufgaben verlinkt oder hochgeladen werden, je nachdem, was für den Arbeitsablauf besser geeignet ist.

Digitalisierung Deiner Prozessabwicklung (Aufträge, Produktion oder, oder, oder…)

Wenn Du feste Prozesse in Deinem Unternehmen hast, bei denen bspw. Aufträge in einem festen Ablauf abgewickelt werden, kannst Du dies auf einem Board abbilden. Die Spalten stellen dabei die Prozessschritte dar und jede Aufgabe ist in ein Auftrag. Somit kannst Du auf einem Blick erkennen, wieviele Aufträge bspw. im Vorlauf sind, in der Angebotsphase hängen oder ob die Teams zur Umsetzung eine passende Auslastung haben.

Durch die Anordnung der Aufgaben bzw. Aufträge auf einem Board, hat das gesamte Team den gleichen Wissensstand und die Transparenz sorgt dafür, dass weniger Rückfragen entstehen und somit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.

Dein persönliches Selbstmanagement – digital mit MeisterTask

Egal, aus welchem Bereich die Aufgaben entstehen. Mit dem Dashboard und der Agenda stehen Dir zwei Tools in MeisterTask zur Verfügung, mit Denen Du Dich selbst organisieren kannst. Du behältst den Überblick über die anstehenden Aufgaben und kannst zusätzlich noch Deine eigene Checkliste anlegen, die unabhängig von allen Teams funktioniert.

Plattformübergreifend und offline arbeiten

Egal ob Du mit Windows, MacOS oder einem mobilen Endgerät wie iPad, iPhone oder einem Gerät mit Android-Betriebssystem arbeitest. Für jede Plattform gibt es eine Lösung, sodass die Unabhängigkeit und Flexibilität immer gewährleistet ist. Mit den mobilen Apps unter iOS und Android kannst Du außerdem auch offline arbeiten, falls gerade mal keine Netzwerk- oder Internetverbindung verfügbar ist.

Lerne MeisterTask mit dem Video Tutorial

Der Einstieg in MeisterTask ist kinderleicht und mit der BASIC-Version auch kostenlos. Mit dem Video Tutorial der Lars Bobach Akademie lernst Du MeisterTask Schritt für Schritt und erhältst mit zahlreichen Beispielen direkt ganz viele Anregungen, wie Du das Tools gewinnbringend einsetzen kannst. In über 70 einzelnen Video-Lektionen wird jede Funktion erläutert und somit dient das Video-Tutorial sowohl als Kurs für den Einsieg als auch als Nachschlagewerk.

Update-Garantie: Sollten neue Funktionen hinzukommen oder sich bestehende ändern, dann wir der Kurs aktualisiert und Du erhältst automatisch eine E-Mail als Hinweis.

Fazit

Die Digitalisierung ist in vollem Gange und mit MeisterTask hast Du ein Tool, dass Dich dabei unterstützt. Egal ob Projekte, Prozesse oder Aufgaben aus dem persönlichen Selbstmanagement: Mit MeisterTask behältst Du den Überblick, minimierst den Kommunikationsaufwand, schaffst interne E-Mails nachhaltig ab und kannst zeit- und ortsunabhängig arbeiten. Willkommen in der Zukunft!

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