Von Old-School zu New-School im Task Management

Ohne Task-Management und Aufgabenlisten ist mein Berufsleben unvorstellbar. Direkt nach der Uni nutzte ich dazu das Time/system. Termine, Aufgaben und Ideen wurden darin zentral gesammelt. Eine schöne und im Vergleich zu jetzt sehr ruhige Zeit.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Wenn ich so durch die alten Time/system Kalender blättere, erfasst mich eine Welle der Nostalgie.

Ich staune und bin fasziniert, wie wenig Aufgaben ich jeden Tag erledigen musste. Ich konnte mich wirklich auf zwei bis vier wichtige Tasks pro Tag beschränken. Unglaublich und heute unvorstellbar…

Um der heutigen Flut an Aufgaben Herr zu werden und die Sicherheit zu haben, keine Aufgabe zu vergessen und die richtigen Prioritäten zu setzen, nutze ich seit etlichen Jahren das App Things von Cultured Code.

Organisation Aufbau von Things, Software zum Task Management für den Mac

 

Das Programm ist eng an das System von David Allens Buch ‚Getting Things Done‘ angelehnt und damit für mich sehr natürlich in der Struktur und flüssig im täglichen Gebrauch.

Die folgenden Punkte zeigen auf, wie ich mich mit Things organisiert habe.

1. Alle Aufgaben erfassen und sortieren

Das ist das A und O jedes Taskmanagers. Alle Aufgaben müssen erfasst werden, denn nur so bekommt man den Kopf frei.

Der einfachste und schnellste Weg ist über das Tastenkürzel ⌥-Leerzeichen.

Egal in welchem Programm ich mich befinde, mit diesem Kürzel öffnet sich ein entsprechendes Fenster und eine Task ist schnell angelegt.

Things für die Verwaltung von Aufgaben

Geistesblitze können somit direkt, ohne die eigentliche Arbeit zu unterbrechen, erfasst werden.

Standardmäßig landen diese Aufgaben im Eingangsordner. Später kann ich sie den Projekten, Bereichen und Listen zuordnen und eventuell mit Terminen versehen.

Je nach Priorität sortiere ich alle Aufgaben in die Focus-Bereiche.

Fokussiert arbeiten mit Things und Taskmanagement nach David Allen

Heute

Alles was ich heute erledigen möchte.

Als Nächstes

Nicht so wichtig, aber relativ dringend, sollte in den nächsten Tagen abgearbeitet werden

Geplant

Aufgaben mit festen Terminen.

Irgendwann

Weder dringende noch wichtige Tasks. Hier wandern alle Aufgaben hinein, die ich nicht aktuell angehen muss, die ich aber auch nicht aus den Augen verlieren möchte.

2. Projekte und Bereiche festlegen

Um der großen Anzahl an Aufgaben eine Struktur zu geben, nutze ich Projekte und Bereiche.

Bereiche definieren meine Arbeitgebiete.

Aufgaben verwlalten mit Things

Jeder Bereich enthält die entsprechenden Tasks oder die in diesen Bereich fallenden Projekte.

Projekte sind immer zeitlich begrenzt. Nach Erledigung kann das ganze Projekt abgehakt und archiviert werden.

Die beste Task-Management Software für den Mac

3. Meine Aufgaben heute

Alles, was ich planmäßig heute erledigen sollte, steht in der Liste Heute.

Things bietet die Möglichkeit, diese Liste nach den Bereichen und Projekten zu gruppieren.

Aufgaben auf dem Mac mit Things verwalten

Aufgaben, welche mit einem Termin versehen wurden, erscheinen zum Fälligkeitsdatum automatisch in der Wiedervorlage. Hier kann ich morgens entscheiden, ob ich die Aufgabe heute erledigen möchte oder auf ein späteres Datum verschiebe.

4. Delegierte Aufgaben verfolgen

In der Regel fasse ich bei delegierten Aufgaben nicht nach. Das ist in meinem Team nicht notwendig.

Manche Aufgaben sind aber so wichtig, dass ich mich regelmäßig auf den aktuellen Stand bringen möchte. Solche Aufgaben ordne ich den Mitarbeitern zu und eventuell versehe ich sie noch mit einem Termin.

Programm um delegierte Aufgaben nachzuhalten

Sie tun sich schwer mit dem Delegieren von Aufgaben? Vielleicht hilft Ihnen mein Artikel: ‚Delegieren, aber richtig‘.

5. Täglicher Abschluss

Ich habe die schlechte Angewohnheit, dass am Ende des Tages häufig die ein oder andere Task in Heute hängen bleibt. Diese Aufgaben verschiebe ich am Ende des Tages bewusst auf einen späteren Zeitpunkt.

Wie für meinen Inboxzero beim Email-Eingangskorb, sorge ich am Tagesende auch immer für einen leeren Heute Bereich in meinem Task-Manager.

6. Wöchentlicher Review

Das Wichtigste im Task-Management ist die regelmäßige Überprüfung aller Listen. Nur so kann ich sicher sein, keine Aufgabe zu vergessen oder ein wichtiges Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

In der Regel gehe ich am Sonntagsabend sämtliche Listen, Projekte und Bereiche durch und strukturiere die anstehende Arbeitswoche.

Wie ich das genau mache, habe ich in dem Artikel ‚Fokussiert bleiben, wie ich meine Woche vorbereite‘ beschrieben.

Fazit:

Auch wenn ich mein Time/system geliebt habe: Ein solch einfaches System ist den heutigen beruflichen Herausforderungen mit einem Berg von Aufgaben und Verpflichtungen nicht mehr gewachsen.

Durch die konsequente Nutzung von Things habe ich den Kopf weitestgehend frei. Ich bin mir sicher, keine Aufgaben zu vergessen und die richtigen Prioritäten zu setzen. Ein durchweg gutes Gefühl, was ein entspanntes und fokussiertes Arbeiten ermöglicht.

Things ist meine 1. Wahl als Task-Management Software.

Durch die sehr enge Anlehnung an David Allens ‚Getting Things Done‘ Methode fühlt sich die Arbeit mit dem Programm sehr natürlich und logisch an.

Cultured Code bietet Things auch für das iPhone und iPad an. Die Synchronisation über die Cloud funktioniert tadellos.

Wie ist Ihre Erfahrung mit Task-Management-Programmen? Welches nutzen Sie? Haben Sie noch Fragen zu Things? Bitte hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.