GoodNotes hat vor einigen Wochen die Funktion der gleichzeitigen Dokumentenbearbeitung herausgebracht. Mittels Linkfreigabe kannst Du nun ein Notizbuch anderen GoodNotes Usern zur Verfügung stellen, um Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten.
Ein D-WORX Beitrag von Wolfgang.
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GoodNotes Video Tutorial
GoodNotes
Mit GoodNotes Dokumente gemeinsam bearbeiten
Diese Funktion ist bereits seit einigen Wochen verfügbar, hat allerdings noch ihre Schwächen. Trotzdem möchte ich Dir diese Funktion mit der Du GoodNotes Dokumente gleichzeitig bearbeiten kannst, heute einmal vorstellen. Sie versteckt sich als Option beim „Teilen“ von iOS, das Icon dafür findest Du in der oberen Leiste von GoodNotes.
Dort findet sich unter der Überschrift Collaboration die Option „Zusammenarbeiten“ direkt als oberste. Darunter als HInweis „Die Linkfreigabe ist deaktiviert“.
Das lässt sich aber nach Auswahl der Option „Zusammenarbeiten“ direkt ändern, indem ich mittels des Schiebers die Linkfreigabe aktiviere. Nach einem kleinem Moment werden mir die „Teilnehmer“ eingeblendet und ich sehe zunächst mich als Besitzer dieses Dokumentes.
Wenn ich nun ganz unten „Link teilen“ anklicke, öffnet sich der ganz normale iOS-Teilen Bildschirm als Overlay-Fenster und ich kann mir aussuchen mit welchen meiner Kontakte und auf welche Art und Weise ich das Dokument teilen möchte.
Das kann ich direkt per Airdrop machen, per Nachrichten oder über Gmail. Ich kann auch den Link sonstwo hinlegen, denn es ist ein öffentlicher Link in die iCloud und den kann ich im Prinzip hinlegen, wo ich will. Das heißt, wer diesen Link hat, der kann eben entsprechend hier auf mein Dokument zugreifen.
Das ist an der Stelle auch schon so das Manko, wie ich finde. Es gibt keine richtige Benutzerverwaltung, sondern ich verteile einfach diesen Link und jeder, der ihn hat kann damit machen was er will.
Machen wir das jetzt einfach mal, ich schicke jetzt per Airdrop den Link an das iPad meiner Frau. Das habe ich mir netterweise ausleihen dürfen. Dort erscheint dann der Hinweis, mit dem man das Dokument annehmen kann.
Nach der Bestätigung wird das Dokument auf das Tablet meiner Frau heruntergeladen, je nach Größe kann es ein paar Minuten dauern bis alles heruntergeladen ist.
Man erkennt das Herunterladen an dem sich drehenden Kreis oben in der Wollke. Der symbolisiert, dass die Datei heruntergeladen wird. Währenddessen kann ich auf meinem iPad schon auf „fertig“ drücken und den „Teilen-Bildschirm“ verlassen.
Sobald auf dem anderen Tablet das komplette Dokument heruntergeladen wurde, kann ich es durch Anklicken aufrufen.
Nun kann man das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Wenn ich jetzt auf meinem iPad etwas ändere, zum Beispiel etwas ergänze, wird das durch Synchronisation auch auf dem iPad meiner Frau zu sehen sein. Es dauert natürlich etwas und kann sogar bis zu 15, 20 Sekunden dauern, bis das Ganze beim anderen angekommen ist. Denn es wird nicht in 100% Echtzeit übertragen, weil es über die iCloud synchronisiert wird und das geht nicht ganz so schnell, wie man das vielleicht von anderen Collaborationstools her kennt.
Es eignet sich gut, wenn man ein Dokument hat, in dem jeder mal etwas notiert. Aber es ist nicht dafür geeignet in Echtzeit, also wirklich in Realtime, miteinander zu arbeiten.
Wie funktioniert das nun mit der Rechteverwaltung? Kann ich jemandem den Zugriff auch wieder wegnehmen? Den Zugriff einer einzelnen Person zu entziehen klappt nicht. Daher muss ich die komplette Linkfreigabe deaktivieren, indem ich wieder in das Dialogfenster Zusammenarbeiten springe und dort den Schieber für die Linkfreigabe zurücksetze. Dann wieder neu aktivieren und den neuen Link an die restlichen Teilnehmer wieder verteilen.
Das finde ich gar nicht glücklich gelöst, denn das macht es sehr kompliziert. Auch ist es immer ein Vollzugriff auf das Dokument, den ich mit dem Link gebe und ich kann anschließend nicht mehr steuern, wer was damit machen darf. Meiner Meinng nach hätte GoodNotes sich da ein bisschen mehr Mühe geben können und dann erst die Funktion freigeben. Aber immerhin sie ist da und für den ein oderanderen Anwendungsfall sicherlich gut geeignet.
Mit diesem Link kannst du aber auch noch andere gute Dinge tun. Wenn Du wissen willst, was noch möglich ist, dann schau doch mal beim GoodNotes Kurs vorbei. In dem Videokurs werden alle Funktionen von GoodNotes erklärt. Natürlich auch die neue Funktion der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung.
Fazit
Die neue Teilen-Funktion ist ein Schritt in die richtige Richtung. Allerdings wünsche ich mir eine deutlich differenziertere Möglichkeit um die Benutzerrechte zu verwalten und ein Synchronisieren in Echtzeit.
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