‚Keep it simple, stupid‘ oder wie ich Evernote organisiert habe

Wenn ich so durch Internetforen und Webseiten zu Evernote stöbere bin ich immer wieder bass erstaunt.

Mit einem an Wahnsinn grenzenden Perfektionismus wird geschrieben, debattiert und beratschlagt, wie das letzte Bit in Evernote verdreht werden kann, um das möglichst perfekte Ablagesystem einzurichten.

Komisch, ich dachte immer, Evernote soll mir das Leben erleichtern. Hier scheint teilweise eher das Gegenteil der Fall zu sein. Ich persönlich möchte nicht Stunden oder Wochen damit verbringen, mein Ablagesystem zu strukturieren.

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Im Prinzip soll Evernote doch nur dann Informationen ausspucken, wenn ich sie brauche und danach suche. Und das natürlich zuverlässig.

Damit ist das Wesentliche auch schon erklärt. Ich halte es wie in allen anderen Bereichen auch, nach dem bekannten KISS System (Keep it simple, stupid).

Zur Struktur:

1. Stapel

Für alle meine Lebens- und Arbeitsbereiche habe ich einen eigenen Stapel angelegt.

Evernote mit Stapeln strukturieren und organisieren

Der Stapel Coaching bezieht sich auf das Coaching meiner Mitarbeiter. Siehe hierzu auch meinen Artikel:

Wie ich Evernote zur Mitarbeiterführung einsetze.

2. Notizbücher

Hier verfahre ich strikt nach dem Motto:

Je weniger Notizbücher, desto besser.

Hier als Beispiel die Notizbücher in meinem Stapel Blogging:

Organisation und Struktur in Evernote nach KISS

Wichtig ist mir nur, dass es sich um aktive Notizbücher handelt, d.h. es werden dem Notizbuch immer noch neue Dokumente hinzugefügt.

Notizbücher, die ich nicht mehr aktiv nutze, verschiebe ich komplett in den ‚XXX Archiv‘ Stapel.

Dort liegen sie dann und stören nicht weiter, werden aber bei einer Suche trotzdem mit eingebunden.

3. Archiv

Da ich nicht für jedes noch so kleine Projekt oder Gebiet ein neues Notizbuch anlegen möchte, habe ich das Notizbuch Archiv angelegt.

Alles, was ich nicht eindeutig zuordnen kann, aber doch irgendwie aufbewahren möchte, lege ich in diesem Notizbuch ab. Das sind z.B. Programmhefte von besuchten Konzerten, Beurlaubungen meiner Kinder oder die Fahrzeugscheine der Autos.

4. @Inbox

Einen Großteil meiner in Evernote abgespeicherten Informationen habe ich über die Evernote Email-Adresse dort abgelegt. Siehe hierzu auch den Artikel:

Wie Du Deine Evernote Email-Adresse einrichten und nutzen kannst

@Inbox ist mein Standard-Notizbuch, in denen die per Email eingehenden Notizen abgelegt werden. Das @-Zeichen am Anfang sorgt dafür, dass dieses Notizbuch bei alphabetischer Sortierreihenfolge immer als Erstes erscheint.

In diesem Notizbuch wird auch alles abgelegt, was ich per Drag-and-Drop auf das Evernote Symbol fallen lasse. Zusätzlich ist es auch das Standardnotizbuch meines Scanners.

Immer wenn ich Zeit habe, aber mindestens einmal im Monat, widme ich mich dem @Inbox Notizbuch und verschiebe alle dort eingegangenen Notizen und Dokumente in die richtigen Notizbücher.

5. Schlagworte

Schlagworte nutze ich überhaupt nicht. Nach dem Motto

Echte Männer nutzen keine Schlagworte

(Frei übersetzt nach Guy Kawasaki) halte ich es hier mit dem absoluten Null-Prinzip.

Die Evernote-Suchfunktion ist so stark, dass ich auch ohne Verschlagwortung alles wiederfinde.

6. Favoriten

Einen Link zu meinen wichtigsten Notizbüchern habe ich in der linken Spalte unter Favoriten angelegt.

Favoriten in Evernote effektiv nutzen

So habe ich diese immer und schnell greifbar. Auch die spätere Sortierung der Dokumente aus der @Inbox fällt so viel leichter.

7. Erinnerungen

Evernote nutze ich nicht zur Aufgabenverwaltung. Da gibt es deutlich besser geeignete Taskmanager.

Ich versehe aber immer mal wieder ein Dokument mit einer Erinnerung.

Um keine Kündigungsfristen zu verpassen, habe ich zum Beispiel alle laufenden Verträge mit einer entsprechenden Erinnerung zum passenden Datum versehen.

Herbert Hertramph hat in seinem lesenswerten Blog einen Artikel dazu geschrieben.

Fazit:

Das Leben ist kompliziert genug. Mache es Dir mit Hilfe von Evernote leichter.

Trotze der Versuchung, eine Raketenwissenschaft aus der Einrichtung zu machen und lasse den Wahnsinn, alles perfekt und überorganisiert ablegen zu wollen.

Halte Deine Notizbuchstruktur so schlank wie möglich und verzichte auf eine verschwenderische Verschlagwortung.

Wie hast Du Evernote organisiert? Bist auch Du ein Freund einer schlanken Struktur? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.