Wenn ich so durch Internetforen und Webseiten zu Evernote stöbere bin ich immer wieder bass erstaunt.
Mit einem an Wahnsinn grenzenden Perfektionismus wird geschrieben, debattiert und beratschlagt, wie das letzte Bit in Evernote verdreht werden kann, um das möglichst perfekte Ablagesystem einzurichten.
Komisch, ich dachte immer, Evernote soll mir das Leben erleichtern. Hier scheint teilweise eher das Gegenteil der Fall zu sein. Ich persönlich möchte nicht Stunden oder Wochen damit verbringen, mein Ablagesystem zu strukturieren.
Im Prinzip soll Evernote doch nur dann Informationen ausspucken, wenn ich sie brauche und danach suche. Und das natürlich zuverlässig.
Damit ist das Wesentliche auch schon erklärt. Ich halte es wie in allen anderen Bereichen auch, nach dem bekannten KISS System (Keep it simple, stupid).
Zur Struktur:
1. Stapel
Für alle meine Lebens- und Arbeitsbereiche habe ich einen eigenen Stapel angelegt.
Der Stapel Coaching bezieht sich auf das Coaching meiner Mitarbeiter. Siehe hierzu auch meinen Artikel:
2. Notizbücher
Hier verfahre ich strikt nach dem Motto:
Je weniger Notizbücher, desto besser.
Hier als Beispiel die Notizbücher in meinem Stapel Blogging:
Wichtig ist mir nur, dass es sich um aktive Notizbücher handelt, d.h. es werden dem Notizbuch immer noch neue Dokumente hinzugefügt.
Notizbücher, die ich nicht mehr aktiv nutze, verschiebe ich komplett in den ‚XXX Archiv‘ Stapel.
Dort liegen sie dann und stören nicht weiter, werden aber bei einer Suche trotzdem mit eingebunden.
3. Archiv
Da ich nicht für jedes noch so kleine Projekt oder Gebiet ein neues Notizbuch anlegen möchte, habe ich das Notizbuch Archiv angelegt.
Alles, was ich nicht eindeutig zuordnen kann, aber doch irgendwie aufbewahren möchte, lege ich in diesem Notizbuch ab. Das sind z.B. Programmhefte von besuchten Konzerten, Beurlaubungen meiner Kinder oder die Fahrzeugscheine der Autos.
4. @Inbox
Einen Großteil meiner in Evernote abgespeicherten Informationen habe ich über die Evernote Email-Adresse dort abgelegt. Siehe hierzu auch den Artikel:
Wie Du Deine Evernote Email-Adresse einrichten und nutzen kannst
@Inbox ist mein Standard-Notizbuch, in denen die per Email eingehenden Notizen abgelegt werden. Das @-Zeichen am Anfang sorgt dafür, dass dieses Notizbuch bei alphabetischer Sortierreihenfolge immer als Erstes erscheint.
In diesem Notizbuch wird auch alles abgelegt, was ich per Drag-and-Drop auf das Evernote Symbol fallen lasse. Zusätzlich ist es auch das Standardnotizbuch meines Scanners.
Immer wenn ich Zeit habe, aber mindestens einmal im Monat, widme ich mich dem @Inbox Notizbuch und verschiebe alle dort eingegangenen Notizen und Dokumente in die richtigen Notizbücher.
5. Schlagworte
Schlagworte nutze ich überhaupt nicht. Nach dem Motto
Echte Männer nutzen keine Schlagworte
(Frei übersetzt nach Guy Kawasaki) halte ich es hier mit dem absoluten Null-Prinzip.
Die Evernote-Suchfunktion ist so stark, dass ich auch ohne Verschlagwortung alles wiederfinde.
6. Favoriten
Einen Link zu meinen wichtigsten Notizbüchern habe ich in der linken Spalte unter Favoriten angelegt.
So habe ich diese immer und schnell greifbar. Auch die spätere Sortierung der Dokumente aus der @Inbox fällt so viel leichter.
7. Erinnerungen
Evernote nutze ich nicht zur Aufgabenverwaltung. Da gibt es deutlich besser geeignete Taskmanager.
Ich versehe aber immer mal wieder ein Dokument mit einer Erinnerung.
Um keine Kündigungsfristen zu verpassen, habe ich zum Beispiel alle laufenden Verträge mit einer entsprechenden Erinnerung zum passenden Datum versehen.
Herbert Hertramph hat in seinem lesenswerten Blog einen Artikel dazu geschrieben.
Fazit:
Das Leben ist kompliziert genug. Mache es Dir mit Hilfe von Evernote leichter.
Trotze der Versuchung, eine Raketenwissenschaft aus der Einrichtung zu machen und lasse den Wahnsinn, alles perfekt und überorganisiert ablegen zu wollen.
Halte Deine Notizbuchstruktur so schlank wie möglich und verzichte auf eine verschwenderische Verschlagwortung.
Wie hast Du Evernote organisiert? Bist auch Du ein Freund einer schlanken Struktur? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.
Hm, das Stapel-Feature ist mir bisher irgendwie komplett durchgegangen, das muss ich mir mal reinziehen.
Ansonsten habe ich noch Optimierungspotenzial bei der Reduktion der Notizbücher, wenn ich Deine Strukturen so sehe.
Allerdings könnte ich mir nicht vorstellen aufs Tagging zu verzichten. Dazu nutze ich das zu intensiv.
Hallo Herr Bobach,
ich habe nun schon viel gelesen über Evernote, auch wie Sie Ihre Struktur aufgebaut haben.
Was mich aber noch interessieren würde: Benennen Sie die Dokumente auch mit einem aussagekräftigen Namen oder vertrauen Sie da ganz auf die erfolgreiche Suche in EN.
Wenn ich also eine Rechnung bekomme, diese scanne und als pdf im Notizbuch Rechnungen 2015 einordne, dann doch sicher als eigene Notiz oder würden Sie diese Datei dann in eine bereits bestehende Notiz mit vielen Rechnungen einfügen?
Im Büro machen wir es so, dass die Rechnungen im DMS direkt mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Gegenstand/Dienstleistung versehen wird. Die Datei heißt dann nur „4569831-48979-33652“, also ohne erkennbaren Sinn.
Gefunden wird es dann über eine Anfragemaske, die es aber in EN nicht gibt.
Vielleicht kann ich von Ihnen ein paar gute Anregungen bekommen.
Besten Dank und Gruß Marco
Danke für Deine gute Frage, lieber Marco.
Also ich vergebe schon noch einen aussagekräftigen Namen für die Datei, aber nicht nach irgendeinem System.
Und, jedes Dokument eine eigene Notiz! Nur wenn es absolut Sinn macht, z.B. mehrere Dokumente einer Besprechung, fasse ich mehrere Dokumente zu einer Notiz zusammen.
Hallo Lars,
Hab gestern deinen Blog entdeckt hab direkt den ganzen Abend damit verbracht. Super Gute Infos die du hier ablieferst. Danke
Eine Frage habe ich zum Thema Dokumentenverwaltung via Evernote.
Wie handhabst du das mit Kundendokumenten aus deiner Isotech?
Wo werden diese gespeichert, in Trello?
Bisher habe ich meine Daten im Google Drive abgespeichert.
Ich Schwanke immer zwischen Drive und Evernote.
Wie verhält es sich wann man seine Unterlagen nicht selbst einspannt, sondern alles von seiner Assistentin machen lässt.
Kann ich da bei Evernote auch mit Freigaben arbeiten, so wie bei Drive, dropbox und Co?
Danke für Deine Fragen, lieber Roland.
1. Bei ISOTEC liegen die Dokumente in Trello, in der entsprechenden Kundenkarte. Das hat bei uns mit dem Workflow zu tun, da wir unsere ganze Projektsteuerung dort abbilden.
2. Bei meiner Internet-Agentur liegen die Daten in Evernote. Hier kannst Du die Freigaben für einzelne Notizbücher individuell einstellen.
Hat das Deine Fragen beantwortet?
Eine habe ich auch: DER Roland Kaiser? 🙂
Hi Lars,
Na ja wie man es nimmt. Ich bin zwar nicht der Sänger aber der Name ist schon echt
Speicherst du auch deinen Rechnungen in Evernote ab ?
Ja klar!
Hallo, ich mache gerade ähnliche Erfahrungen. Ich habe viele Schlagwörter und Todo listen.ich hatte einen Workflow fuer Eingangsrechnungen, natuerlich inkl. automatischem Auslesen des Datums ueber Hazel. Den Workflow habe ich eingestampft, nachdem ich eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt habe weil die checkbox gefehlt hat.
Nachdem ich ihren Artikel gelesen habe werde ich die Ablage noch einmal vereinfachen.
Viele Grüsse
Ich würde mich über Deine Erfahrungen mit der vereinfachten Anwendung von Evernote sehr freuen.
Ist es denn möglich in mehreren Dimensionen zu Stapeln oder geht das nur einmal in einem Notizbuch?
Gute Frage. Danke dafür, Thorsten.
Es gibt nur eine ‚Dimension‘, d.h. ein Stapel kann nur Notizbücher enthalten und keine weiteren Stapel.
Ist es möglich mal ein Screenshot zu bekommen wie du deine private Notizbücher sortiert hast?
Ja, klar 🙂
Nach dem Schmökern in Deinem Blog, will ich mich mal versuchen mich etwas zu revanchieren: Zu Beginn habe ich mich bei Evernote bei der Organisation an der „bewährten“ Windows-Ordner-Struktur orientiert und mich darüber geärgert, dass es keine „Unterstapel“ gibt. Aber das ist der Unterschied zwischen einer guten App und einer wahrlich innovativen: Bei letzterer trennt man sich gern von alten Denkmustern. Zwischenzeitlich habe ich alle Stapel gegen Schlagworte ersetzt und zwar gegen genau diese, die ich zuvor als Notizbuch hatte. Einerseits führt das zu erfreulich wenigen Notizbüchern, zum anderen nutze ich gern die Schlagwort-Liste in der Kartenansicht, die ich ohne Verschlagwortung nicht nutzen könnte… Besonders auf den mobilen Begleitern finde ich da Notizen schneller (speicherbare Suchen) und ich erspare mir, die Notizbücher in einer schlüssigen Reihenfolge mit „Wiedererkennungswert“ zu benennen, um nicht die Übersicht zu verlieren… die man bei Evernote gar nicht braucht. Insofern sind die Schlagworte für mich die Evolution der Notizbücher^^. Herrlich, dass jeder den ich kenne, anders mit Evernote arbeitet 🙂
Habe mir durch Deinen Hinweis direkt ein XXXArchiv eingerichtet, dass mit Verschlagwortung sogar noch besser funktioniert 😉
Schade übrigens, dass Du kein Mac-user bist: Die Notiz-Suche über Spotlight würde Dir gefallen…
Danke für Deinen ausführlichen Erfahrungsbericht, lieber Olli.
Eine ganz andere Herangehensweise, sehr interessant und spannend. Hättest Du Interesse, Dein Evernote-Setup mal auf meinem Blog vorzustellen? Würde bestimmt viele hier interessieren.
Kein Mac-User??? Mein Setup hast Du dir aber nicht angeschaut 🙂
Danke, aber dafür ist´s dann doch zu unspektakulär:
Eigentlich reichen schon 2 Notizbücher:
Privat & Geschäftlich
Klicke ich auf das Notizbuch „Privat“, kann ich im Stichwortfilter z.B. „Wein“ anklicken (ein Beispiel, das Dir entkommen sollte^^) und schon werden mir nur noch private Notizen mit diesem Stichwort angezeigt. Klicke ich dann zusätzlich auf „Rot“, nur noch Rotweine, >EUR 10,00 nur noch die roten Flaschen, die man nicht alleine trinken sollte, etc.
Funktioniert auch mit Büchern prima 😉
Bei dieser Orga komme ich aktuell auf nur noch 5 Notizbücher, keine Stapel und ca. 30 Schlagworte, die sich auch gut miteinander kombinieren(!) lassen. Vorteil hierbei: Die Stichworte werden im Auswahlfenster alphabetisch angezeigt, es zeigen sich nur Schlagworte, die auch vergeben wurden und die Apps, die ich zur Weitergabe an Evernote nutze, lassen sich schneller verschlagworten als einem Notizbuch zuordnen. Evermail ist da ein schönes Beispiel.
Sollten wir hier etwas noch erleben, dass Du via Mindmapper auf Schlagworte umsteigst? 😉
LG!
O.