Top organisiert mit Todoist – Ein Blick in mein Kontrollzentrum

Wenn ich vor meinem Taskmanager Todoist sitze, fühle ich mich wie die Ingenieure im Kontrollzentrum der NASA: alle wichtigen Informationen immer im Blick.

GTD mit Todoist

In letzter Zeit war ich aber etwas unzufrieden mit Todoist. Neben der doch sehr instabilen MacOS App war aber hauptsächlich meine eigene persönliche Organisation dafür verantwortlich.

Ich hatte das Gefühl, mich mit Todoist nur noch im ‚Abhakmodus‘ zu befinden. Meine wichtigsten Ziele hatte ich bei der täglichen Arbeit oft aus dem Augen verloren. Das war schlecht. Ich will nämlich nicht nur hunderte von Aufgaben jeden Monat abhaken. Nein, ich will an meinen wirklich wichtigen Zielen arbeiten.

Zu viel verlangt? Ich glaube nicht. In den letzten Wochen und Monaten habe ich mich daher sehr intensiv mit meinem Selbstmanagement beschäftigt. Rausgekommen ist dabei eine komplett überarbeitete LGTD (Lars Gets Things Done) Todoist-Struktur.

Dabei ist mir noch aufgefallen, dass mein ursprünglicher Artikel, auf dem diese Vorstellung hier beruht, bereits über zwei Jahre alt ist. Ein Update ist also längst überfällig.

Das folgende Video gibt einen guten Überblick über den neuen LGTD-Aufbau:

Hier die wesentlichen Punkte aus dem Video nochmals zusammengefasst:

Todoist Eingang

Neue Aufgaben landen bei mir immer im Eingangsordner. Sobald mir eine Idee kommt oder ich an irgendeine Aufgabe denke, erfasse ich diese sofort.

todoist struktur

Mir geht es hierbei nur darum, die Idee oder Aufgabe an einem sicheren Ort abzulegen. Ich möchte mich nicht weiter damit beschäftigen, nur sicher sein, dass sie auf keinen Fall verloren geht.

Dabei kommt es bei mir oft zu einem regelrechten ‚Braindump‘. Alle möglichen Ideen, Aufgaben und Impulse schießen mir plötzlich durch den Kopf und erst nachdem ich 10 – 15 davon erfasst habe, flacht die Welle langsam ab…

Dir auch schon mal passiert?

Die im Eingangskorb gelandeten Impulse und Aufgaben werden von mir bei Gelegenheit – spätestens beim Wöchentlichen Review (siehe weiter unten) – bearbeitet: Ich ordne die Aufgaben den Projekten / Monaten zu, setze Termine und lege Prioritäten fest.

Todoist Heute

Zeitrelevante, dringende und wichtige Aufgaben erhalten von mir immer ein Fälligkeitsdatum. So kann ich 100%ig sicher sein, diese Aufgabe auf keinen Fall zu vergessen.

Zu dem festgelegten Termin wird die Aufgabe dann in dem Ordner Heute angezeigt.

Neben meinem Kalender gibt die Ansicht ‚Heute‘ meinem Tag die grobe Struktur. Alles, was dort angezeigt wird, habe ich mir für heute vorgenommen und wenn es ganz gut läuft, dann gelingt es mir auch, einen Großteil der Aufgaben abzuhaken.

Todoist Prioritäten

Wichtig und essentiell für ein fokussiertes Selbstmanagement sind Prioritäten. Todoist bietet vier Prioritätsstufen und ich kann nur jedem raten, diese auch konsequent zu nutzen.

todoist aufgaben nach prioritäten ordnen

Am wichtigsten sind die Prioritäten in der Ansicht Heute, da die Aufgaben dort immer nach Prioritäten sortiert sind:

richtig prioritäten festlegen

Grundsätzlich erhält bei mir an jedem Tag nur eine einzige Aufgabe die Priorität 1.

Dies ist meine MDD-Aufgabe (Mach Dein Ding – Aufgabe). Das ist die eine Aufgabe, die Dich Deinen Zielen wirklich näher bringt. Siehe hierzu auch: Wie Du Deine Ziele wirklich erreichst – Die MDD-Aufgabe.

Mit dieser Aufgabe starte ich in den Tag und erledige sie immer als Allererstes. Dafür habe ich mir jeden Tag extra zwei Stunden in meinem Kalender geblockt.

Die weiteren Prioritäten vergebe ich nach der Struktur eines perfekten produktiven Tages. Dazu habe ich mit Barbara mal eine Podcast-Folge aufgenommen: PidZ 033 – Der perfekte produktive Tag.

Priorität 2: Aufgaben des Tagesgeschäfts, die wichtig für mich und meine Firma sind. Dazu gehören z.B. Angebote, Konzepte, Telefonate etc.

Priorität 3: Aufgaben, die nicht wichtig sind, aber dringend. Hierzu zählen die meisten Emails, einige Telefonate, Social-Media Aktivitäten und viele private Kleinigkeiten.

Priorität 4: Weder dringend noch wichtig, aber wenn genügend Zeit ist, gehe ich auch diese Aufgaben an. Aber nur dann, also eigentlich nie…

Ganz wichtig dabei: Die Prioritäten kann man bei der Erfassung der Aufgabe schon einmal grob vorgeben, aber sie sollten für jeden einzelnen Tag nochmals überprüft und entsprechend den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Solltest Du mit der Vergabe der Prioritäten Schwierigkeiten haben und Dir der Unterschied zwischen dringend und wichtig nicht richtig bewusst sein, dann kann ich Dir den folgenden Artikel empfehlen: Der große Unterschied zwischen Dringend und Wichtig.

Todoist Projekte

Todoist unterstützt eine verschachtelte Projektstruktur. Ich habe auf der obersten Ebene meine Arbeitsbereiche festgelegt. Das sieht bei mir wie folgt aus:

projektstruktur in todoist

Innerhalb der Bereiche nutze ich eine weitere Ebene zur detaillierten Aufteilung. Dort füge ich auch zeitlich begrenzte Projekte hinzu. Für meine Agentur, die Lars Bobach Online-Marketing AG, sieht das wie folgt aus:

Strukturieren von Projekten in Todoist

Ähnlich verhält es sich mit den Projekten für meinen Blog unter ‚larsbobach.de‘ und meiner ehemaligen Firma ‚ISOTEC‘.

Erwähnenswert sind dabei noch die folgenden zusätzlichen Projekte, die ich jedem ans Herz legen möchte:

Books To Read

Hier erfasse ich alle Bücher, die ich in Zukunft lesen möchte. Das sind teilweise Bücher, die ich bereits besitze oder aber auch Empfehlungen, die ich irgendwo aufgeschnappt habe.

Bücherliste in todoist strukturieren

Zur Unterscheidung nutze ich auch dort die Unterteilung durch Prioritäten.

Priorität 2: Bücher, die ich gerade lese

Priorität 3: Bücher, die ich bereits besitze

Priorität 4: Buchempfehlungen

Zur besseren Übersichtlichkeit habe ich die Liste immer nach Prioritäten geordnet. Das kannst Du oben rechts in den Projektaktionen einstellen.

todoist prioritäten

Notiz am Rande: Ihr braucht Euch die Liste nicht zu merken oder abzuschreiben. Ende des Jahres werde ich wieder einen Artikel mit meine aktuellen Leseempfehlungen veröffentlichen. Hier sind übrigens die diesjährigen Buchempfehlungen.

Vor dem Urlaub

Da ich relativ häufig verreise, brauche ich das Projekt ‚vor dem Urlaub‘ eigentlich immer. Hier schreibe ich unabhängig von meinen Aufgabengebieten und Projekten alle die Dinge hinein, die ich vor meinem nächsten Urlaub unbedingt erledigen muss.

Keine Idee, was das sein könnte? Guckst Du hier: Wie Du Deinen Urlaub richtig genießen kannst (Podcast 006).

Irgendwann

Zusätzlich habe ich noch das Projekt ‚Irgendwann‘ angelegt. Dort landen alle Ideen, Projekte und Aufgaben, die ich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht eindeutig zuordnen kann, die aber auch nicht in Vergessenheit geraten sollen.

So, genug des Vorgeplänkels, jetzt wird es spannend:

So machst Du das Jahr mit Todoist zu Deinem Jahr

Dem aufmerksamen Leser wird nicht entgangen sein, dass ich bisher auf ein wesentliches Projekt meiner Struktur noch gar nicht eingegangen bin: Mein 2017.

Ja, das habe ich mir extra bis zum Schluss aufgespart. Das ist aber nicht nur ein wesentliches Projekt. Nein, es ist DAS wesentliche Projekt. Daher steht es in der Projektstruktur auch ganz oben.

Idealerweise hast Du Dir herausfordernde Ziele für das laufende Jahr vorgenommen. Nein, noch nicht? Dann solltest Du Dir unbedingt die folgenden Artikel anschauen:

Beruflich: Nichts für Theoretiker: Mein Einfacher Businessplan für Clevere.

Privat: Warum auch Du einen Lebensplan brauchst (Podcast 013)

So, dann haben wir das mit den Zielen geklärt. Weiter im Text:

Das Projekt ‚Mein 2017‘ verfügt noch über eine zweite Projektebene: die Monate.

Jahresziele mit todoist erreichen

In die oberste Projektebene, d. h. direkt in das Projekt ‚Mein 2017‘, habe ich mir meine Ziele für das laufende Jahr notiert. Diese Ziele habe ich noch nach unterschiedlichen Bereichen geordnet:

ziele mit todoist erreichen

So habe ich alle Ziele immer schön prominent im Blick.

Diese Ziele habe ich jetzt in Monatsziele heruntergebrochen und diese dann in den einzelnen Monaten notiert. Das kann ich natürlich nicht für das ganze Jahr im Voraus machen, aber für die nächsten drei Monate macht es durchaus Sinn.

Monatsplanung mit Todoist

Um den groben Überblick für den Monat zu komplettieren, habe ich noch meine wichtigsten Termine dort eingetragen.

Klar, die Termine habe ich auch in meinem Kalender notiert und so ein doppelte Erfassung. Für mich hat sich das aber aufgrund der viel besseren Übersichtlichkeit bewährt. Ich habe aber auch nie mehr als vier wichtige Termine pro Monat, die ich in Todoist zusätzlich eintrage.

Die Termine lassen sich übrigens nicht abhaken, so unterscheiden sie sich auf einen Blick von den Aufgaben und Projekten. Hier einfach der Beschreibung ein ‚*‘ voranstellen, z.B. ‚* MDD Workshop (24.-26.)‘.

MDD Workshop? Gute Frage! Alles Infos dazu findest Du hier: Dein Leben. Dein Beruf. Dein Workshop. Heraus aus dem Hamsterrad mit Lars Bobach.

Eine ganz gute Übersicht über das Jahr erhältst Du, wenn Du einfach auf die oberste Projektebene ‚Mein 2017‘ schaltest. Hier sind jetzt die Ziele, alle wichtigen Aufgaben und Termine schön untereinander aufgelistet.

Mit todoist sein Jahr planen

Damit erreiche ich die mir bis dato in Todoist fehlende Flugzeugperspektive. Alles schön von oben im absoluten Überblick.

Todoist Etiketten

Früher habe ich Todoist Etiketten zur Nachverfolgung von delegierten Aufgaben genutzt. Jeder Mitarbeiter / Kollege hatte ein eigenes Etikett.

Seitdem wir Todoist Business nutzen und ich Tasks direkt anderen Personen zuteilen kann, brauche ich das nicht mehr.

Etiketten kommen somit bei mir nicht mehr zum Einsatz. Schade, dass ich diesen Menüpunkt nicht ausblenden kann.

Todoist Filter

Todoist Filter nutze ich hingegen öfter, wenn auch nicht exzessiv. Im Wesentlichen habe ich ein paar der bereits erstellten Filter behalten und den Rest gelöscht.

Am Ende sind drei Filter übrig geblieben, die aus meiner Sicht einen Mehrwert bieten:

Optimale filter in todoist

So kann ich mit einem Klick sehen, welche Aufgaben ich anderen zugeteilt habe bzw. welche an mich delegiert wurden. Auch ist es manchmal ganz praktisch, sich alle MDD-Aufgaben (Prioritäten 1) der nächsten Tage im Überblick anzuschauen.

Der Tägliche Abschluss

Auch wenn ich am Ende des Tages so gut wie nie alle Aufgaben erledigt habe, sorge ich trotzdem immer für eine leere Heute-Ansicht. Wie bei meinem Emails, sorge ich auch bei meinem Taskmanager immer für einen Inboxzero.

Das ist mir für den Start in den Feierabend extrem wichtig.

Todoist inboxzero

Nicht erledigte Aufgaben verschiebe ich einfach auf einen anderen Termin. Todoist unterstützt mich dabei und lässt mich die unerledigten Aufgaben mit einem Klick neu terminieren.

todoist aufgaben verschieben

Die ‚Nächsten 7 Tage‘, mein Wöchentliches Review

Ohne ein richtiges wöchentliches Review ist ein zielgerichtetes Arbeiten nicht möglich. Siehe hierzu auch meine Diskussion mit Barbara in dem Podcast: Wöchentliches Review: Dranbleiben an Deinen Zielen und Prioritäten (Podcast 029).

Freitagnachmittag, Sonntagabend oder Montagmorgen, je nachdem wie ich Lust und Laune habe, schließe ich die vergangene Arbeitswoche ab und plane die vor mir liegenden sieben Tage.

Die Übersicht ‚Nächsten 7 Tage‘ hilft mir dabei ungemein. Ich habe alle Aufgaben für die nächste Woche komplett im Blick und kann meine Planung entsprechend anpassen.

Gleichzeitig habe ich meinen Kalender geöffnet und versuche, meine Arbeitslast möglichst gleichmäßig auf die anstehenden Tage zu verteilen.

Dabei immer bedenken: Nur eine MDD-Aufgabe mit Priorität 1 pro Tag!

Weekly review mit todoist

Zusätzlich werfe ich immer einen Blick in ‚Mein 2017‘ und verinnerliche mir nochmals die Ziele.

Dabei ist ein Blick in den laufenden Monat sehr wichtig. Ist hier ein Projekt und / oder eine Aufgabe, die ich noch angehen sollte? Ja nach Status plane ich entsprechend.

Auch wird der Eingangskorb beim Wöchentlichen Review komplett geleert. Die dort notierten Tasks verschiebe ich in die dazu passenden Projekte.

Es kommt aber auch oft vor, dass ich eine dort notierte Aufgabe in einen Monat unter ‚Mein 2017‘ verschiebe oder in ‚Irgendwann‘, je nachdem, ob und wann ich mich damit wieder beschäftigen möchte.

Am Ende meines wöchentlichen Reviews habe ich auf jeden Fall immer ein super Gefühl: Alles ist organisiert, an seinem Platz, ich habe die Projekte im Griff und auch meine Ziele nicht aus dem Augen verloren. Soweit zumindest die Theorie…

Fazit

Gratulation, wenn Du es bis hierhin geschafft hast. Dir scheint wirklich etwas an Deinen Zielen und Deinem Selbstmanagement zu liegen. Klasse.

Jetzt heißt es machen. Daher am besten noch heute die folgenden Projekte in Deinem Taskmanager anlegen:

  • Mein 2017
  • Books to read
  • Geschäftlich
  • Privat
  • Vor dem Urlaub
  • Irgendwann

Wenn Du jetzt das Ganze noch mit Leben füllst und die Wöchentlichen Reviews knallhart durchziehst, dann steht Deiner Zielerreichung nichts mehr im Weg. Versprochen. Also, hau rein!

Noch eine Empfehlung zum Schluss

Mein Blogger-Kollege Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu Todoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten Todoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wärmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

Hast Du Fragen zu Todoist oder meiner Organisationsstruktur nach LGTD? Oder habt Ihr vielleicht die in oder andere Anregung für mich? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Zeljko

    Danke für den Bericht. Die Arbeitsweise mit To Doist, die Sie beschreiben, ist die GTD (Getting Things Done) Methode von David Allen. Abgesehen von den Prioritäten. Ich fände es gut, wenn sie diese kurz erwähnt hätten. Ich Arbeite mit OmniFocus, welches ebenfalls auf der GTD Methode aufgebaut ist.

    • Danke für den Kommentar und die Anregung. Stimmt, hätte ich machen sollen 🙂

  • Thomas Siller

    Hallo Hr. Bobach. Cool, dass sich jemand wie Sie, der mir den Eindruck macht beruflich und private ausreichend Hüte zu besitzen die Zeit NIMMT guten Content zu bloggen. Wir scheinen ähnlich zu ticken 🙂 und auch ich bin aufgrund meines Wechsels von PC auf Mac wieder mal am Rumschrauben an meiner Kommandozentrale. Meine Situation beschreibe ich in diesem Blogartikel. http://www.tomsiller.com/blog/2014/8/23/die-suche-nach-einem-neuen-trusted-system
    Liebe Grüße aus Südtirol
    Tom

  • Mario Küpper

    Hallo Herr Bobach,
    vielen Dank erstmal für diese gute Erklärung. Ich nutze aktuell auf dem Mac, iPad und iPhone Wunderlist, was mich aber enorm stört ist, dass die Icons (zahlen für fällige Aufgaben) nur erscheinen wenn man die App einmal gestartet hat. Ich das bei hier auch so oder kommen diese schon nach dem Hochfahren vom Mac?
    Gruß Mario Küpper

    • Gute Frage! Die Mac App hat keinen Badge-Count. Die iOs Apps schon, dieser aktualisiert sich aber nicht im Hintergrund, d.h. hake ich Aufgaben auf dem Mac ab, bleibt der Badge-Count der iOs App auf der Zahl nach dem letzten Schließen stehen.

      • Good News:

        Seit dem Update auf die Yosemite-Version hat die Mac App einen Badge-Count und es scheinnt so, als würde der Badge-Count, auch bei der iOS Version, im Hintergrund aktualisiert.

  • iButlerme

    Hallo Lars,

    wir nutzen seit heute Todoist für Unternehmen. Habe es ausführlich getestet und die 21 € überwiegen in keinster Weise den Möglichkeiten dieses genialen Tools.

    Ich habe schon so viel probiert und für viel gezahlt, was sich im altäglichen Workflow dann als Mi**t erwiesen hat. Aber die Intuitieve Einfachheit von Todoist hat überzeugt, so das es sogar meien Frau nutzt ( Bring den Müll runter @Home heute um 18 uhr) *haha

    Da ich oft mit Chrome arbeite, nutze ich dort auch fleissig die Todoist Erweiterung für.

    Wenn ich eine interesante Website habe, dann habe ich mir früher alles in Pocket gespeichtert und dan nachsortiert :/

    Nun nutze ich ich einfach das nette Feature von Todoist und kann sodirekt sortieren wofür ich diese Website mal brauche 🙂

    Wenn Todoist noch eine Evernote-Anbindung hätte… ein Traum….

    • Danke für die Ergänzungen und Deine Erfahrungen, Andre.

  • A S

    Hallo Herr Bobach,
    vielen Dank für die vielen guten Artikel.
    Mich würde interessieren ob und wie sie Todoist mit Evernote verknüpft haben.
    Ich würde gerne zu Todoist wechseln, aber eine solche Verknüpfung wäre für meinen Workflow unverzichtbar.
    Ich nutze zur Zeit den Dienst Remembert the Milk. Dort werden mir Erinnerungen aus Evernote zum entsprechenden Zeitpunkt als ToDo angezeigt.
    Man kann dann auch ohne Umwege zur entsprechenden Notiz wechseln.

    • Danke für die gute Frage!

      Eine Verknüpfung zwischen ToDoist und Evernote gibt es zur Zeit leider nicht. Das ist eine Funktion, die ich auch sehr gerne hätte…

    • Lydia

      Neben IFTTT kann man noch Zapier nutzen. Das probiere ich gerade aus. Neben Evernote und Todoist, kann man noch viele andere Apps miteinander verbinden. Als nächsten will ich Trello probieren.
      5 Verbindungen sind kostenlos, wer mehr braucht bekommt das für ein paar Euros im Monat.

      • Danke für Deinen Kommentar, liebe Lydia.
        Es wäre toll, wenn Du uns an Deinen Erfahrungen teilhaben lassen könntest!

  • Danke für die gute Ergänzung, lieber Bert.

    IFTTT kann die erledigten Aufgaben von ToDoist in Evernote abspeichern. Das funktioniert bei mir tadellos.
    Was mir jetzt nur noch fehlt ist die Verknüpfung von Evernote Dokumenten mit ToDoist Aufgaben, wie RTM und Nozbe es anbieten…

  • Ralf Grabowski

    Ich spiele derzeit auch mit ToDoIst herum. Eine sehr interessante App mit vielen Möglichkeiten. Was mich jedoch ziemlich nervt, ist die zu kleine und feine Darstellung der Schrift. ich muss schon genau hinschauen. Auf meinem Mac sieht sie übrigens auch anders aus als in den Screenshots hier auf der Seite. Hm …

    • Das muss mit Deinen Einstellungen zusammenhängen. Wie sieht ToDoist denn im Browser bei Dir aus?

      • Ralf Grabowski

        Ich habe herausgefunden, woran es lag: ToDoist nutzt als Schriftart die Open Sans. Und die war auf meinem Mac nur in der leichten und sehr schmal laufenden Condensed-Version installiert – weiß der Himmel warum. Jetzt habe ich den kompletten Schriftschnitt installiert und: die App sieht sehr viel besser aus. Ich merke, welch großen Unterschied das macht.
        Schönen Sonntag noch!

  • Danke für die Ergänzung, lieber Peter. Halte uns bitte auf dem Laufenden 🙂

  • Peter Zimmermann

    Hallo Herr Bobach,

    ich habe mich nach langem Probieren auch für ToDoist entschieden. Stehe aber noch am Anfang und habe erst den Status Profi erreicht.
    Ich stolpere allerdings immer wieder über die Terminierung. Gibt es eine etwas bessere Tabelle über die Termineinträge als die auf der Hompage von ToDoist?
    Z.B. wie ist die Terminierung für drei Tage? Mo, Di, Mi, funktioniert nicht, Alle 3 Tage bedeutet jeden 3. Tag. Falls Sie mir da behilflich sein können, würde mich das sehr freuen. Danke im voraus

    • Ja, die ist bei ToDoist etwas holprig. Eine bessere Anleitung kenne ich leider auch nicht… da kommt mir direkt eine Idee für einen neuen Blogbeitrag 🙂
      Zu Ihrer Frage: Terminierung für mehr als zwei Tage funktioniert nur in der englischen Version… warum auch immer. Unter ‚Einstellungen‘ können Sie auf Englisch wechseln. Dann eingeben: ‚every mon, tue, wed‘.
      Das ist meines Wissens aber die einzige Einschränkung der deutschen Version.

      • Peter Zimmermann

        das ist aber eine schnelle Antwort. Herzlichen Dank.
        Stimmt, in englisch geht das. Vielen Dank für die Hilfe.

      • Doris Bauer

        Hallo Herr Bobach,
        man muss gar nicht umstellen auf Englisch, man kann auch in der Deutschen Version diese Eingabe machen, zwar in englischer Sprache, aber es funktioniert einwandfrei.

        • Danke für die sehr gute Ergänzung, liebe Doris 🙂

  • Hallo Herr Bobach,

    als erstes einmal ein großes Lob für diesen Blog. Viele Artikel haben mir Denkanstösse zur eigenen Optimierung gegeben. Nun aber zu meinem Problem:

    ich setzte mich gerade mit ToDoist auseinander und versuche gerade eine Projektstruktur einzurichten. Wie bekomme ich eine zweite Ebene in ein Projekt? Oder funktioniert das nur in der Premium Version?

    • Danke für Ihre netten Worte, lieber Herr Hannecker.
      Eine verschachtelte Projektstruktur gibt es nur in der Premium Version.

    • Dalila Graf

      Bin grad neue Todoist-Userin. Das Verschachteln funktioniert am Desktop auch in der Basis-Version. Einfach mit der Maus an den Anfang des zu verschiebenden Projektes, dann wird ein Verschiebekreuz sichtbar und man kann es in ein anderes Projekt verschieben. Dabei ein wenig einrücken, wahlweise mit der Maus oder über das Bearbeitungsmenü.

  • Stephan

    Hallo Herr Bobach,

    zunächst Mal ein Kompliment zu diesem wirklich tollem Blog. Viele tolle Inhalte und auch ein sehr ansprechendes Design.

    Ich habe auf der Suche nach einer Alternative zu Wunderlist (ist leider in einigen Punkten viel zu einfach gehalten) Ihren Beitrag gelesen und Todoist probiert. Sie beschreiben die App ja sehr positiv und so dachte ich, okay mal testen. Leider bin ich nach 10 Minuten total entnervt und kann mir gar nicht vorstellen, wie man damit arbeiten soll. Tasks hinzufügen ist umständlich und das Einsortieren (Datum, Projekt, Filter) ist eine Zumutung.

    Generell habe ich das Problem, dass praktisch alle Services Nutzungsbedingungen haben, die es mir (Enterprise-Kunden) unmöglich machen den Service zu nutzen (Nutze Wunderlist auch eher privat). Wahrscheinlich bin ich da aber eher Ausnahme und der gemeine Weddesigner hat keine Probleme mit NDAs etc. Eigentlich unfassbar, dass es nicht Standard ist, dass die Daten direkt auf dem Client verschlüsselt werden.

    Wie sehen sie das Problem der Datensicherheit? Wie bringen Sie die Anforderungen Ihrer Kunden mit den Nutzungsbedingungen der Anbieter in Einklang?

    • Danke für Deinen Kommentar, lieber Stephan.
      Es ist immer wieder erstaunlich, wie unterschiedlich die Empfindungen bei der Bedienung von Apps und die persönliche Arbeitsweisen sind. Ich für meinen Teil habe bis dato noch keinen besseren und einfacheren Taskmanager als ToDoist entdeckt (meine ganz persönliche Meinung).
      Bzgl. der Datensicherheit muss ich Dir die Antwort schuldig bleiben. Ich geben keine Rechtsberatung 😉

  • Klaus Riedel

    Hallo Lars (ich hoffe ein „Du“ ist okay… so unter Produktivitäts-Sportlern),

    vorab ganz kurz: vielen Dank für diesen tollen Blog und Deine sehr guten Beiträge. Haben mir schon sehr geholfen und motivieren mich ebenfalls dranzubleiben.

    Ich bin durch Dich und weitere Blogger immer wieder auf ToDoist gestoßen und fange grad an es intensiver zu nutzen. Tolles Tool!

    In dem Zusammenhang habe ich mir auch gleich deinen Ansatz mit dem Wöchentlichen Review zu Herzen genommen und daraus erstmal meinen persönlichen wiederkehrenden „Checkpoint-Freitag“ mit Unteraufgaben gemacht und bei Todoist eingerichtet. (Lebensplan, Business-Vision, Business-Plan und dazugehörige Quartalsziele kommen evtl. demnächst dazu.) Grundsätzlich klappt das auch super und hat bereits in kürzester Zeit zu mehr Konzentration und Klarheit geführt.

    Neben der Vorausplanung der nächsten 7 Tage würde ich ganz im Sinne des „Review“ aber gern auch nochmal kurz die erledigten Aufgaben der letzten 7 Tage durchgehen.

    Weißt Du ob es da eine Möglichkeit bei Todoist gibt? Finde leider dazu nichts.

    P.S.: wenn ich bei Google „todoist vergangene woche anzeigen“ suche, komme ich mit dem Topergebnis wieder auf diesen Artikel 😉

    • Hallo Klaus, Du ist selbstverständlich OK.
      Das mit den erledigten Aufgaben ist in ToDoist etwas versteckt: Unter dem Karma kannst Du Dir die erledigten Aufgaben anzeigen lassen. Dort gibt es auch eine Filter-Möglichkeit.

      • Klaus Riedel

        Hallo Lars,
        vielen Dank für deine Antwort. Habe es jetzt gefunden und das ist ja wirklich eine gute Möglichkeit, sich die vergangenen Aufgaben nochmals anzusehen.

  • Klaus Riedel

    Nochmal eine andere Frage:
    weißt Du ob es eine Möglichkeit gibt, sich zu den wiederkehrenden Aufgaben auch wiederkehrende Erinnerungen einzustellen?

    Bsp: ich möchte immer Freitags um 11:00 Uhr (per Push-Benachrichtigung) an die immer Freitags wiederkehrende und fällige Aufgabe erinnert werden.

    • Ja, das geht. Einfach die gleiche Syntax wie bei wiederkehrenden Aufgaben verwenden 🙂

  • hallo lars,
    ich habe jetzt auch mit todoist angefangen,m nachedem ich seit 3 jahren mein (digitales) leben auf evernote fixiert habe. dort erstelle ich projekte über notizbücher, bzw -stapeln.
    nun meine frage, irgendwie bekomme ich das nicht hin …
    also – ich fahre regelmäßig nach frankreich und habe mir eine todo liste angelegt, zB

    (name projekt) lcv april ( = notizbuchstapel )
    a gebucht ( = notizbuch a )
    aa zug ( notiz aa )
    ab flug ( notiz ab )
    ac mietwagen ( notiz ac )
    b mitnehmen ( = notizbuch b )
    etc …

    da ich dies ja regelmäßig mache, möchte ich das nicht immer wieder neu schreiben, sondern eine vorlage basteln ( oder diesen gesamtprojektordner zumindest kopieren ).

    das video mit dem exportieren habe ich mir angeschaut und auch herausgefunden, wie ich die unterprojekt, also zB notizbuch a, als vorlage speichern kann. das hilft mir aber nicht viel …

    wie kann ich das machen, daß ich den gesamten projektordner <> als vorlage speichere oder zumidnest kopiere ?

    die webHilfe von todoist hilft da nicht viel …

    weißt du vielleicht auch ein buch oder so über todoist ?
    könnte mich dann ( wie zB bei evernote ) auch selbst einlesen …

    danke für eine hilfe und grüße aus mannheim

    steffen

    • Danke für Deine interessante Frage, lieber Steffen.
      Diese Funktion gibt es in der jetzigen Version von ToDoist nicht, soll aber in einem Update kommen.

      • steffen

        hallo lars,

        habe eben schon eine antwort gesandt, aber die ging wohl unter 🙁

        mit meinem <> warte ich halt ab, bis es geht und mache solang meine wiederkehrenden projekte in evernote.

        ABER – wg eines anderen problems habe ich an die hilfe von todoist geschrieben (will ja deinen blog nicht mit allem nerven) und erhielt eine hoffnungsvolle antwort, vielleicht ist das für den blog hilfreich.

        also ging darum, daß man auf der desktop version des iMac die unterprojekte zu einem hauptprojekt <> kann, also, die unterprojekte kommen dann, wenn ich auf das hauptprojekt klicke.

        auf den devices iPhoen und iPad geht das aber nicht, dort steht alles auf dem schirm und man kann das hauptprojekt nicht auf den namen verkleinern (und erhält die unterprojekte nur mit touch zu gesicht).

        laut todoist soll schon nächste woche (!) ein großes update für ios herauskommen, das genau dieses problem behebt. info kam gestern vom todoist support.

        ok, vielleicht war es interessant für den blog,
        von hier aus liebe grüße aus mannheim

        steffen

  • Pingback: Weshalb der Todoist das beste Programm ist › Ivan Blatter | Personal Trainer für neues Zeitmanagement()

  • Simon

    Hallo Lars,

    tolles Programm mit angenehmen Komfort.

    Da für ToDoist jedoch laufende, anfallende Kosten aufzuwenden sind, frage ich mich, was denn gegen die Verwaltung von Aufgaben mit Outlook spricht?

    • Da spricht nichts dagegen. Wenn es Dir gefällt und es Deinen Ansprüchen genügt, dann ist es doch gut 🙂
      Ich persönlich habe kein Outlook und habe daher auch keinerlei Erfahrung damit.

  • Pingback: ToDo-Listen sind auch nur ein Alibi-Werkzeug!()

  • Pingback: Weshalb der Todoist das beste Programm ist - Ivan Blatter | Personal Trainer für neues Zeitmanagement()

  • Hallo Lars. Dein letzter Artikel (Taskclone) hat mich nun meine (nicht immer ganz nachvollziehbaren) Aversion gegen das Mietmodell von Todoist über Bord werfen lassen. 🙂 Nach über einem Jahr mit Omnifocus bin ich leider zur Einsicht gekommen, dass dieses Tool für mich einfach zu überladen ist. Leider habe ich seit meinem Umstieg von Win auf Mac keine Lösung gefunden, die meiner damaligen Kommandozentrale in Oultook auch nur annähernd das Wasser reichen kann. Nach Nozbe, Omnifocus nun der dritte Versuch mit Todoist. Wenn du etwas empfiehlst, dann ist es sehr oft auch für mich das richtige 😉 (siehe Spark für Mails zum Erreichen von Inbox Zero). Werden wir schauen, was ich dir in ein paar Monaten berichte kann, wenn ich dann mal alle eine Task wieder einmal übertragen habe … 🙁

    • Über Deinen Erfahrungsbericht würde ich mich freuen 🙂
      Was genau suchst Du denn an Funktionalität in Deiner Kommandozentrale?

      • Ich verwende die Projekte für meine „Lebensrollen“ und würde gerne meine Heute-Ansicht gruppiert nach den Projekten haben. Das wäre sehr hilfreich für mich.

        • Guter Punkt!

          • Generell würde mich interessieren, wenn du in ein einzelnes Projekt reinspringst. Ok man kann sehen, was man in dieser „Rolle“ (in meinem Fall“ an offenen Projekten hat, aber da es laut mir keine Filter-Möglichkeit (z.B. nur fällig und überfällig) gibt, ist es für mich nicht so interessant. Danke für eine kurze Info wie du das siehst bzw. nutzt.

          • Danke für Deinen Kommentar und die Frage, lieber Tom. Leider habe ich Deine Frage nicht verstanden, sorry. Kannst Du bitte etwas präzisieren?

          • Sorry … hätte nur gerne noch mehr Details über deinen Workflow. Wann bzw. wie oft am Tag du welche Ansicht nutzt. Ich nutze bis dato immer nur Heute und 7 Tage, da sich mir wie gesagt die Anwendbarkeit der Projektsichten nicht ganz erschließt. Hoffentlich war ich jetzt klarer 😉

          • Alles klar 🙂
            Für meine tägliche Arbeit nutze ich auch so gut wie nur die Ansicht ‚Heute‘, streng nach Prioritäten sortiert.
            Die Projektansichten nutze ich für meine Planung und die Strukturierung. In der täglichen Arbeiten bin ich dort so gut wie nie unterwegs.

  • Franz Werner

    Hallo Herr Bobach,
    Habe vorgestern todo ist Premium gekauft und hätte gern eine kleine Bedienungsanleitung für die ersten Schritte, z.B. Anlegen von Projekten, Anlegen von Hauptaufgaben, vergeben von Etiketten und so weiter. Also wirklich die basics um anzufangen. Wo finde ich das im Netz oder oder könnten wir sie so etwas zukommen lassen?

    LG Franz Schmied

  • Pingback: Aufgabenverwaltung - Welches Tool ist das richtige?()

  • Udo Nehles

    Hallo Herr Bobach,

    als Todoist-Neuling bin ich bei der Suche nach weitergehenden Informationen über Ihren Blog „gestolpert“. Vielleicht können Sie mir weiterhelfen. Was ich bei Todoist vermisse ist, die Möglichkeit aus einer (erledigten) Aufgabe eine Folgeaufgabe erwachsen zu lassen die ggfs sogar noch Bezug auf die Ursprungsaufgabe hat. Bsp. Aufgabe: Müll entsorgen lassen (ggfs. durch xyz) > 3 Tage später die „Folgeaufgabe“: kontrollieren ob Müll entsorgt wurde? Oder ist es so gedacht, dass man die erste Aufgabe nicht erledigt sondern nur um 3 Tage verschiebt?

    • Willkommen Udo! Das ist bei ToDoist nicht vorgesehen. Deine Idee, die ursprüngliche Aufgabe zu verschieben, ist die einzige Möglichkeit.

  • Johannes Huwe

    Hallo Lars,
    bin gerade über Deinen Blog gestolpert weil ich versuche den „Getting Things Done“ Ansatz auf dem Mac zu realisieren. Aktuell nutze ich ASANA, leider vermisse ich dort ein Outlook Plugin um aus EMails direkt Aufgaben zu erstellen. So wie ich mich jetzt in Todoist eingelesen habe, gibt es dort auch noch kein Outloook Plugin für den Mac. Wie machst du das mit Todoist? Schickst dir die EMail an Todoist und fässt sie dann noch mal an um sie z.B. mit Termin zu versehen?
    Kennst du ASANA? Wenn ja, was konnte dich bei Todoist mehr überzeugen?
    Gruß,
    Johannes.

    • Danke für Deinen Kommentar und die Frage, Johannes.
      Asana kenne ich. Wir haben es in der Agentur für die Projektabwicklung einsetzen wollen und uns nach einigen Testläufen dagegen entschieden. Viel zu kompliziert, keine durchdachte Struktur und die iOS App ist der Horror (grob zusammengefasst).
      Todoist ist aus meiner Sicht in allen Belangen besser. Wir bilden unsere derzeit knapp 100 Kunden und alle Neuprojekte in Todoist ab. Sicherlich auch nicht perfekt, aber sehr sehr übersichtlich und total problemlos.
      Emails: Die kannst Du an Todoist weiterleiten oder mit der Gmail-Erweiterung direkt eine Aufgabe erstellen 🙂

      • Johannes Huwe

        Vielen Dank für deine Rückmeldung! Habe bis jetzt auch gute Erfahrung mit Todoist machen können….

  • Gryffx

    Hi Lars,

    Bin seit zwei Wochen intensiv mit zwei ‚Versuchskaninchen‘ am testen von Todoist um es dann in unserer Unternehmergruppe flächendeckend einzuführen (ca. 50 Mitarbeiter in 6 Unternehmen) – daneben teste ich noch Trello, jedoch ist mir die Koordination der beiden nicht ganz klar. Bei Dir auf dem Blog finde ich zu beiden Topics Beiträge, jedoch nicht zur Abstimmung beider Tools – bei Todoist gefällt mir die Einfachheit und vor allem die Zuweisung von Teil- bzw. Unter-Aufgaben, was mich stört ist:
    1. Dass beim Teilen von Projekten die Unterprojekte bzw. Struktur nicht einbezogen werden, d.h. ich muss jedes Unterprojekt mit allen Team-Mitgliedern teilen und diese erhalten die Unterprojekte als Haupt-Projekte, bzw. müssen dann selbst strukturieren
    2. Bei vielen Aufgaben (50 Mitarbeiter auf zig Projekten) blasen sich die Listen stark auf bzw. die Übersichtlichkeit leidet (da verspreche ich mir mehr von Trello, allerdings nervt dort, dass nur Boards und nicht Karten oder Checkpunkte zuordenbar sind auf die Team-Mitglieder)
    3. Wir arbeiten mit Aufgaben (z.B. in Unternehmung A der Event XY), die dann wieder in Unter-Aufgaben gegliedert sind (Hotel reservieren, Einladung gestalten, etc.). Unter-Aufgaben werden schön abgehäkelt, wenn dann aber ein Event vorbei ist (die Aufgabe abgehakt), ist in den erledigten Aufgaben nur noch die Liste ohne Struktur (nicht klar, was Aufgabe, was Unter-Aufgabe war) sichtbar ist => bei repetitiven Aufgaben kann ich in den alten nicht ‚abschauen‘ gehen, da die Struktur verloren ist. Siehe Screenshot Struktur.

    Im Moment tendiere ich zur parallelen Nutzung von Todoist und Trello, die genaue Aufgabenteilung ist mir jedoch noch nicht klar, da bin ich für Tipps sehr dankbar, da ich auch auf anderen Produktivitäts-Blogs dazu nichts gefunden habe.

    Beste Grüsse und danke für den spannenden Blog,

    Daniel https://uploads.disquscdn.com/images/62353fb018c9bd403c69d7c6a5a633169121b2c91a10f37c46d5afee94e5267a.png

    • Danke für Deine ausführlichen Kommentar, lieber Daniel.
      Besser hätte ich die Unzulänglichkeiten von Todoist bei der Teamarbeit nicht beschreiben können… Über genau diese Punkte, diskutieren wir auch in meinem Team regelmäßig. Hier ein paar unserer Gedanken:
      zu 1: Sehr ärgerlich, aber das gleiche Problem hat Evernote auch. Die angelegten Strukturen werden nicht übertragen und jeder muss sich seine eigene Struktur schaffen. Blöd. Lösung: Keine.
      zu 2: Ja, die Übersichtlichkeit von Todoist ist bei vielen Aufgaben und großen Teams nicht immer gegeben. Trello kann das konzeptbedingt viel besser. Karten lassen sich hierbei aber Team-Mitgliedern zuordnen. Und Aufgaben lassen sich derart zuordnen, dass die Teammitglieder einfach im Aufgabentext erwähnt werden. So haben wir uns hier geholfen.
      zu 3: Ärgerlich, aber auch hier gibt es leider keine Lösung.

      Mein Tipp: Für die Abwicklung von Projekten ist Trello für mich ungeschlagen. Die Übersichtlichkeit, die Teamkommunikation und auch die Möglichkeit der Archivierung ist den Funktionen von Todoist weit überlegen. Wir haben das in meinem ISOTEC-Betrieb für alle Kundenaufträge und da ausschließlich genutzt. Alle anderen Aufgaben (Marketing, Finanzen, Organisation etc.) haben wir der Einfachheit halber mit Todoist abgebildet.

  • Max

    Hallo Lars, hallo Community, gibt es eine Möglichkeit den Tag automatisch nach Projekten und nicht nach Erstellungsreihenfolge der Aufgaben zu sortieren? Gleiche Priorität vorausgesetzt? Ich setze mich gerne eine Stunde mit einem Thema auseinander und danach erst mit dem nächsten. Gruss Max

    • Die heute Ansicht kann nicht derart konfiguriert werden. Vielleicht versuchst Du es mal mit Filtern. Dort kannst Du Dir für Deine Projekte eigene Filter anlegen. Eine Ansicht für alle heutigen Aufgaben nach Projekten sortiert wird aber auch dort nicht möglich sein.

      • Max

        Danke! Filter habe ich fuer aehnliche Zwecke. Ich frage das mal bei todoist an. Gruss Max

  • Hallo Lars Bobach.
    Danke für den Artikel. Echt hilfreich.
    Wie arbeiten bei Ihnen Trello und ToDoist zusammen? Automatisch oder manuell?
    Gruß
    Artur Wiebe

    • Gute Frage. Bei mir nur manuell. Ich habe aber auch so gut wie keine Aufgaben, die sich aus Trello-Projekten ergeben.

  • AV19

    Hallo Lars, nun melde ich mich mal wieder zu Wort: ToDoIst ist jetzt – nicht zuletzt auch wegen deiner Artikel dazu – seit längerer Zeit mein Begleiter. Viele Dinge gefallen mir sehr gut; einige Dinge gefallen mir nicht so gut … z. B., dass ich Aufgaben nicht mit einer Dauer planen und am Ende mit einer Istzeit die tatsächliche Dauer erfassen kann.
    So versuche ich zwar, in meiner Planung möglichst nicht mehr als 5 Aufgaben am Tag vorzuplanen, aber ob das dann am Ende 5 Aufgaben mit einer geschätzten Dauer von jeweils 2 Stunden oder nur 5 Minuten sind, kann ich bei einer schnellen Planung manchmal nicht gleich überschauen.
    Außerdem wünsche ich mir eine Möglichkeit, die Dauer für die Erledigung der Aufgaben aufzuschreiben. Dafür gibt es so einige Apps, aber wer will schon einmal aufgeschriebene Aufgaben nochmal abtippen … 😉

    Daher nun zu meiner Frage: Hast du schonmal etwas von HourStack gehört? Die App nutzt die HEUTE-Aufgaben-Liste von ToDoIst (leider noch nicht zuverlässig) und somit kann ich jeweils in den Tag die Aufgabe verschieben, die ich gerade erledigen will bzw. erledigt habe. Wenn du davon noch nichts gehört hast … vielleicht magst du dir die App mal anschauen? Vor allem natürlich auch die Zusammenarbeit mit ToDoIst.

    An dieser Stelle vielen Dank für deine tollen und oft sehr anregenden Artikel, die ich immer wieder sehr gern lese.
    Herzliche Grüße
    Angela

    • Danke für Deinen Kommentar und die Empfehlung, liebe Angela. Kenn ich noch nicht. Werde ich mir aber auf jeden Fall einmal anschauen.

  • Christian

    Hallo Lars,
    kurz: ich bin Todoist Meister, nutze es also auch schon seite einiger Zeit intensiv. Danke für Deine Projektstruktur, sie hat mich dazu veranlasst, jetzt einmal die Orner Geschäftlich und Privat als Überordnung zu probieren. Bis jetzt hatte ich nur Projekte, flache Hierarchie also. Eine Frage habe ich: mit welchen Datum versiehst du die Aufgaben in „Irgendwann“? Ohne Datum scheinen die ja sonst immer bei Heute zuoberst auf. Danke und schöner Gruß, Christian

    • Christian

      oh, nach ein bisschen klicken habe ich eben den Button „Keine Frist“ entdeckt. So klappts 🙂
      Danke für die Vibes 😉

    • Hmmm, also Aufgaben in ‚Irgendwann‘ haben bei mir nie ein Datum. Warum tauchen die denn bei Dir in ‚Heute‘ auf? Komisch…

  • Urs Berger

    Hallo Lars
    Ich bin seit einigen Monaten ein Leser deines Blogs und habe mich an diesem gut orientieren können. Auch den LGTD Buch habe ich wortwörtlich verschlungen und arbeite nun mit diesem System einigermassen zufrieden. Im Artikel habe ich gelesen, dass Du das Buch überarbeitet hast. Kann man dieses schon beziehen / Downloaden?

    Schöne Grüsse aus der Schweiz

    Urs

    • Ja, aber Du hast die aktuelle Version. Eine andere gibt es auf meinem Blog derzeit nicht 🙂

  • Thorsten

    Hallo Lars,
    du hast irgendwo auch ein Watch Series 2 Review und warst dort noch auf der Suche nach der Killeranwendung. Deshalb möchte ich hier auch dazu Input geben und vielleicht mag ja der eine oder andere Mitleser dazu auch ein Feature Request bei Todoist einreichen.

    Ich habe in der Vergangenheit Omnifocus verwendet und bin vor Kurzem auf Todoist gewechselt. Insbesondere die schlechte Synchronisation und fehlende Windowsunterstützung von Omni haben mich dazu bewogen. Eine Funktion jedoch vermisse ich nun sehr. Mit Omnifocus im Gepäck konnte ich jederzeit über meine Watch und Siri eine Erinnerung in der Apple Erinnerungen App anlegen, die dann von Omnifocus in die Inbox geladen wurde. Für mich die absolute Killeranwendung, ohne Gefummel oder Geklicke eine neue Aufgabe anlegen.

    Eine vergleichbare Funktion habe ich bisher nicht für Todoist gefunden. Habe ich etwas übersehen oder ist das tatsächlich neu?

    Gruß

    Thorsten

    • Thorsten

      Ich habe heute von Todoist eine Antwort zu meinem Feature Request erhalten. Ich erlaube mir hier zu zitieren:

      „Leider ist die API von Apple’s „Erinnerungen“ App sehr unzuverlässig, deswegen wollen wir solche Integration nicht entwickeln. Es kann sein, dass OmniFocus manuell die Synchronisierung mit Remidners immer wiederholt bis es funktioniert, wir möchten aber unser ganzes System nicht deswegen modifizieren.

      Eine direkte Integration mit Siri wäre somit natürlich die beste Lösung, deswegen warten wir gespannt auf Apple bis sie endlich die Siri APi erweitern und auch To-do Apps unterstützen. Sobald das passiert, werden wir eine Siri Integration entwickeln :)“

      Schade, dass die Antwort nicht schöner für mich war, aber ich kann Todoist sehr gut verstehen. Hoffentlich bietet Apple bald das benötigte API.

      Gruß

      Thorsten

      • Danke für die Information und das Teilen, Thorsten

    • Danke für Deinen Input, Thorsten. Das geht in Todoist mit der Watch nur, wenn Du vorher die Todoist App startest. Dann funktioniert es aber einwandfrei 🙂

  • Max

    Hallo Lars,
    ich habe eine Frage zu Unteraufgaben und deren Wiederholung. Ein Beispiel: Am Freitag führe ich immer mein wöchentliches Review durch. Dieses besteht aus ca. 10 einzelnen Aufgaben. Diese würde ich gerne alle als Unteraufgaben (eingerückt) unter der Hauptaufgabe Review führen, damit der Tag übersichtlich bleibt.

    Wenn jetzt die Hauptaufgabe auf „Jeden Freitag“ terminiert ist und die Unteraufgaben kein Datum haben, kann die Unteraufgaben abhaken aber die verschwinden nicht. Wenn ich dann die Hauptaufgabe abhake tauchen alle Unteraufgaben durchgestrichen kommenden Freitag wieder auf.

    Wenn ich Haupt- und Unteraufgaben auf täglich stelle und ich eine Unteraufgabe abhake taucht diese am nächsten Freitag ohne Hauptaufgabe auf.

    Ist leider etwas kompliziert zu beschreiben. Ich beschreibe jetzt nochmal mein Wunschszenario – das hoffentlich irgendwie geht. Vielleicht hat ja auch jemand aus der Community eine Idee.

    Ich habe eine Hauptaufgabe die jeden Freitag erscheint mit x Unteraufgaben. Wenn ich die Unteraufgaben und zuletzt die Hauptaufgabe abgehakt habe, wird für den nächsten Freitag eine Neue Haupt- mit allen Unteraufgaben erzeugt. Wie erstelle ich diese Kombination?

    Danke! Gruss Max

    • Hallo Max, eine gute Frage und durchaus bekannte Problematik 🙂 Ich kenne hier leider auch keine Lösung. Meine Herangehensweise: Einfach die Hauptaufgabe nicht terminieren und nur als Klammer betrachten. Die einzelnen Aufgaben wiederholen lassen. Sieht dann zwar in der Heute-Ansicht nicht so schön aufgeräumt aus, gibt aber derzeit keine bessere Lösung…

    • Jochen

      Hallo Lars, hallo Max,
      erstmal Danke für den tollen Blog, Podcast und alles andere, was du hier auf die Beine gestellt hast und zur Verfügung stellst, Lars! Echt super und es hat mir schon sehr geholfen.

      Vor dem gleichen Problem bzgl. der wiederkehrenden Aufgaben mit Unteraufgaben stehe ich derzeit auch und es beginnt mich sehr zu stören. Das Problem ist wahrscheinlich nur lösbar, wenn man es automatisierbar über externe Services macht, z.B. Automator MacOS über den Import von Projekt-Vorlagen in ToDoist oder vielleicht auch IFTTT/Zapier/etc.?

      Hat sich das von Max beschriebene Problem für einen von euch bereits gelöst? Über einen einfachen Lösungsansatz würde ich mich sehr freuen 🙂

      Ansonsten bleibt nur mich damit abzufinden oder an oben genannten Lösungsansätzen zu tüfteln.

      Beste Grüße

      Jochen

      • Max

        hi jochen, ich habe keine gute lösung gefunden. aufgrund dessen und der teilweise fehlerhaften windows app bin ich aktuell mit todoist nicht so zufrieden. wenn du was findest freue ich mich über input. gruss max

      • Ja, da bietet Todoist leider keine zufrieden stellende Lösung an. Doof…

  • Evelina Yxz

    Hallo und Danke für ein tolles Review! Wie haben Sie es eigestellt, dass in der Ansicht Heute die Aufgaben immer nach Prioritäten sortiert sind??? Bie mir lässt sich das leider NUR bei den einzelnen Projekten und nur bei der Online Version einstellen, nicht jedoch auf der Desktopversion für Win10! ;(

    • Danke für Deinen Kommentar, liebe Evelina (schöner Name!).
      Bei mir ist die Ansicht ‚heute‘ immer nach Prioritäten sortiert. Ich wüsste auch garnicht, wo ich das ändern könnte… Mit der WIN-Version kenne ich mich leider überhaupt nicht aus. Da kann ich Dir leider nicht helfen, sorry…

  • Max

    Hallo Lars,
    irgendwo kann man sicher einstellen, von welchen Absenderemails todoist emails akzeptiert, oder? Ich möchte aus mehreren Accounts und noch meiner Squarespace Notizapp Aufgaben in todoist erzeugen. Das geht bisher leider nicht. Todoist akzeptiert bei mir nur Aufgaben von der emailadresse mit der ich mich einlogge. Kann man das erweitern? Danke. Gruss Max

    • Eine entsprechende Einstellungen habe ich nicht gefunden, aber… bei mir funktioniert das Weiterleiten von Emails an Todoist von unterschiedlichen Accounts, auch von solchen, die nicht im Todoist Konto hinterlegt sind…

  • Bert

    Hallo Lars,
    Dein Blog ist ein echter Gewinn, also „thumbs up“ von meiner Seite.
    Dennoch habe ich einige Fragen und hoffe, Du oder jemand hier, der Deinen Blog liest kann mir weiterhelfen:
    1. Wie kann ich in iOS meine Aufgabe nach Prio sortieren lassen? Auf dem Mac ist das ja sehr einfach, unter iOS habe ich bisher keine einfache Möglichkeit gefunden. Einzige Alternative ist das Erstellen von Filtern für die Prioritäten.
    2. Wenn das ohne Filter nicht geht, wie filtert ihr die Prioritäten zwischen privat und business aus? Ich könnte business oder privat taggen und dann den Filter einstellen, aber das ist ja wieder ein Ding mehr. Aktuell trenne ich privat und business durch Projektordner, wie vermutlich viele.
    3. Kann ich die Filter so einstellen, dass er z.B. „Prio 1“ für alles in Projektordner „Privat und Unterprojekte“ angezeigt bekomme ?
    Danke im Voraus für eure Anregungen

    • Uiiii, gute Fragen:
      1. Das geht in iOS derzeit noch nicht (soviel ich weiss)
      2. Das müsstest Du über die Projekte filtern können p:Projektname In Deinem Fall Privat bzw. Business
      3. Ja, das müsste gehen. Mit p:Projektname werden die Unterordner mit einbezogen
      Ich hoffe, ich habe Deine Fragen richtig verstanden und somit auch beantwortet… 😉

      • Bert

        Hallo Lars,
        danke für Deine schnelle Rückantwort. Jetzt bin ich mir zumindest sicher, dass ich die Möglichkeit nicht länger in iOS suchen muss 😉
        Das Schöne oder Unschöne an den Filtern ist, dass man sie erstens einrichten muss und zweitens dann wirklich nur das anzeigen, was der Filter erfasst. Beim Sortieren nach Priorität werden mir eben alle Prioritäten absteigend angezeigt. Das ist einfacher und übersichtlicher.
        Insofern, schade dass das direkt in iOS nicht funktioniert.
        Ich habe mir jetzt als Behelfsmassnahme folgendes eingerichtet:
        1. TODOIST auf iPhone oder iPad in Safari geöffnet, eingeloggt und anschließend mit dem „Teilen-Button (Quadrat mit Pfeil nach oben“ dem Homescreen per „zum Home-Bildschirm“ zugeteilt.
        2. Jetzt habe ich den link zur Web-Version von Todoist direkt als Icon auf meinem Homescreen liegen. Der Zugriff ist natürlich etwas langsamer und offline nicht nutzbar, dem stehen aber folgende Features gegenüber:
        – ich kann nach Prio sortieren, da das die Web-Version und nicht die iOS-App ist
        – ich kann Anlagen aus deutlich mehr Diensten hinzufügen (für mich ist hierbei der direkte Zugriff auf „Boxcryptor“ interessant)
        Schlussendlich ist das aber trotzdem eine Behelfsvariante, weil damit dann leider die Kombi IFTT-Siri-TODOIST nicht funktioniert. Es wäre für mich aber deutlich komfortabler, wenn das einfache Sortieren nach Prioritäten auch in der iOS-App funktionieren würde. So schwer kann das ja nicht sein. Vllt. gibst Du den Jungs bei TODOIST mal den Tip. Du hast doch einen guten Draht, war mir in Erinnerung 😉
        Viele Grüße
        Bert

  • Birgit

    Hallo Herr Bobach,
    sehe ich es richtig, dass Sie bei Ihrem System in vielen verschiedenen Projekten ganz verschiedene TO-DOs haben? Ist es dann beim weekly review so, dass man alle Projektlisten einzeln durchschauen muss, um zu entscheiden, welche tasks für die nächsten 7 Tage dran sind? Oder wie stellt man sicher, dass einem keine Aufgaben durchrutschen?
    Freue mich auf Ihre Antwort.

    • Eine gute Frage, die förmlich nach einem ‚Frag Lars‘ schreit 🙂
      Ja, Du musst die Projekte durchschauen oder Du terminierst die einzelnen grob vor, d.h. in den entsprechenden Monat. Das geht natürlich mit einem Fälligkeitsdatum oder mit der Projektstruktur nach Monaten, wie ich sie in dem Video vorgestellt habe.

  • Dirk

    Hallo Herr Bobach,
    ich schließe mich meinen Vorlobern an: Großartiges Blog, hat mir schon viele Entscheidungen erleichtert.
    So auch die, von Things zu Todoist zu wechseln. Das neue Things-Update hat mich nicht völlig überzeugt, sodass ich den Schritt ganz weg von Things jetzt gerade mache. Zahlreiche Aspekte sind VIEL besser, z.B. die Verfügbarkeit auf jeder Plattform und Kleinigkeiten wie, dass man mit dem iPhone Fotos als Anhänge aus der App direkt selbst machen kann.
    Ein paar liebgewordene Dinge aus Things vermisse ich aber, und damit zu meiner Frage, auf die ich bisher keine Antwort ergoogeln konnte:
    – Bei Things haben alle Aufgaben ZWEI Fälligkeitsdaten: Das echte Datum der Fälligkeit (von außen vorgegeben) und das In-Heute-Anzeigen-Datum, quasi das persönliche Fälligkeitsdatum, wann ich die Aufgabe angehen will. In Todoist gibt es nur EIN Fälligkeitsdatum, und das kann dann logischerweise nur das persönliche sein – denn ich verpasse meine Abgabefristen, wenn ich länger als 1 Tag für die Erledigung brauche. Die Frage: Wo tragen Sie das ‚äußere‘, reale Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ein? Aktuell behelfe ich mir damit, dass ich das Datum in Klammern in den Titel der Aufgabe setze – aber das ist nicht besonders befriedigend, und ich fürchte, darüber den Überblick zu verlieren. Ich wäre dankbar für einen Tipp.

    • Danke für Deinen Kommentar und die gute Frage, lieber Dirk.
      Ich befürchte nur, da kann ich Dir auch keinen besseren Tipp geben, als den von Dir schon ins Spiel gebrachten Workaround.
      Für eine bessere Übersichtlichkeit gäbe es ansonsten noch die Möglichkeit, Fälligkeitsfristen (z.B.) die Kalenderwoche, als Tag zu vergeben und entsprechende Filter einzufügen. So könntest Du immer sehen, welche Aufgaben in welcher Kalenderwoche fällig wären. Aber keine Ahnung, ob diese Vorgehensweise zu Deinem Arbeitsstil passt 😉

  • Pietro

    Lieber Lars. Ich habe eine Frage zu Tasks die an andere Personen zugeteilt sind. Diese verschwinden ja leider aus dem eigenen ToDoist. Wie stellst Du die Nachverfolgung dieser Aufgaben sicher?

    • Eine gute Frage! Danke dafür, Pietro.
      Du kannst hierfür einfach einen Filter setzen: ‚Zugeteilt an:‘ oder ‚Assigned to:‘

  • Sebastian B

    Hallo Lars,

    ich versuche privat und beruflich auf den papierlosen Zug aufzuspringen und konnte dies auch bereis in einigen Bereichen umsetzen.
    Es scheitert aber in einigen Bereichen immer wieder daran, dass ich mich sehr schwer damit anfreunden kann Dinge, ToDos, Texte usw. zu übertragen.
    Ein Stückweit muss ich dies natürlich aufnehmen – ich möchte ja teils andere Apps nutzen, somit ist dieses Problem z. T. selbst gemacht. Damit kann ich dann auch gut leben.

    Aktuell suche ich nach einer App, die mit den Aufgaben in Outlook synchronisierbar ist.
    Outlook ist bei uns sehr zentral und für alle zugänglich.
    Trello habe ich für mich alleine versucht einzuführen und umzusetzen, scheiterte aber daran, dass dies nicht unternehmensweit genutzt wird und ich übertragen musste.

    Der Wunsch ist, ich lege eine Aufgabe in Outlook an, (delegiere diese) und lege Fristen fest.
    Sicherlich gibt es viele ToDo Apps, aber gibt es eine die sich speziell mit Outlook und den Aufgaben in Outlook synchronisieren lässt und mit derer man auch auf dem Smartphone Aufgaben inkl. Fristen, Status und Zuweisungen erstellen kann, Projekt-/Aufgaben-Fortschritte (in %) sieht und diese dann umgekehrt auch in Outlook sieht?

    Gruß

    Sebastian

    • Wieso nutzt Du nicht einfach Outlook auf allen Geräten? Oder wo siehst Du den Vorteil, hier noch einen weiteren Taskmanager einzusetzen?

      • Sebastian B

        Hallo Lars,
        die iOS Outlook App kann die in der Desktop Version angelegten, ggf. zugeteilten Aufgaben nicht handeln, schon gar nicht deren Fortschritt anzeigen…

        • Sebastian B

          Updatefür euch zur Info: die iOS App TastTask kann genau das, was ich suche

        • Mhmmm, also von zwei Taskmanagern kann ich Dir nur abraten. Du solltest Dich entscheiden!

  • Sebastian B

    Hallo Lars,

    wie genau lassen sich Aufgaben zuweisen:
    – Müssen alle Teammitglieder einen Business/Premium Account haben?
    – Kann man auch an kostenfreie Accounts, ggf. per eMail an Nicht-ToDoIst-Accounts zuweisen?

    Gruß

    Sebastian

    • Mit den kostenlosen Accounts kenne ich mich leider nicht aus. Sorry. Wir nutze hier alle Business. Einfach mal beim Support nachfragen 🙂