Top organisiert mit Todoist – Ein Blick in mein Kontrollzentrum

Wenn ich vor meinem Taskmanager Todoist sitze, fühle ich mich wie die Ingenieure im Kontrollzentrum der NASA: alle wichtigen Informationen immer im Blick.

MDD Workshop mit Lars Bobach

In letzter Zeit war ich aber etwas unzufrieden mit Todoist. Neben der doch sehr instabilen MacOS App war aber hauptsächlich meine eigene persönliche Organisation dafür verantwortlich.

Ich hatte das Gefühl, mich mit Todoist nur noch im ‚Abhakmodus‘ zu befinden. Meine wichtigsten Ziele hatte ich bei der täglichen Arbeit oft aus dem Augen verloren. Das war schlecht. Ich will nämlich nicht nur hunderte von Aufgaben jeden Monat abhaken. Nein, ich will an meinen wirklich wichtigen Zielen arbeiten.

Zu viel verlangt? Ich glaube nicht. In den letzten Wochen und Monaten habe ich mich daher sehr intensiv mit meinem Selbstmanagement beschäftigt. Rausgekommen ist dabei eine komplett überarbeitete LGTD (Lars Gets Things Done) Todoist-Struktur.

Dabei ist mir noch aufgefallen, dass mein ursprünglicher Artikel, auf dem diese Vorstellung hier beruht, bereits über zwei Jahre alt ist. Ein Update ist also längst überfällig.

Das folgende Video gibt einen guten Überblick über den neuen LGTD-Aufbau:

Hier die wesentlichen Punkte aus dem Video nochmals zusammengefasst:

Todoist Eingang

Neue Aufgaben landen bei mir immer im Eingangsordner. Sobald mir eine Idee kommt oder ich an irgendeine Aufgabe denke, erfasse ich diese sofort.

todoist struktur

Mir geht es hierbei nur darum, die Idee oder Aufgabe an einem sicheren Ort abzulegen. Ich möchte mich nicht weiter damit beschäftigen, nur sicher sein, dass sie auf keinen Fall verloren geht.

Dabei kommt es bei mir oft zu einem regelrechten ‚Braindump‘. Alle möglichen Ideen, Aufgaben und Impulse schießen mir plötzlich durch den Kopf und erst nachdem ich 10 – 15 davon erfasst habe, flacht die Welle langsam ab…

Dir auch schon mal passiert?

Die im Eingangskorb gelandeten Impulse und Aufgaben werden von mir bei Gelegenheit – spätestens beim Wöchentlichen Review (siehe weiter unten) – bearbeitet: Ich ordne die Aufgaben den Projekten / Monaten zu, setze Termine und lege Prioritäten fest.

Todoist Heute

Zeitrelevante, dringende und wichtige Aufgaben erhalten von mir immer ein Fälligkeitsdatum. So kann ich 100%ig sicher sein, diese Aufgabe auf keinen Fall zu vergessen.

Zu dem festgelegten Termin wird die Aufgabe dann in dem Ordner Heute angezeigt.

Neben meinem Kalender gibt die Ansicht ‚Heute‘ meinem Tag die grobe Struktur. Alles, was dort angezeigt wird, habe ich mir für heute vorgenommen und wenn es ganz gut läuft, dann gelingt es mir auch, einen Großteil der Aufgaben abzuhaken.

Todoist Prioritäten

Wichtig und essentiell für ein fokussiertes Selbstmanagement sind Prioritäten. Todoist bietet vier Prioritätsstufen und ich kann nur jedem raten, diese auch konsequent zu nutzen.

todoist aufgaben nach prioritäten ordnen

Am wichtigsten sind die Prioritäten in der Ansicht Heute, da die Aufgaben dort immer nach Prioritäten sortiert sind:

richtig prioritäten festlegen

Grundsätzlich erhält bei mir an jedem Tag nur eine einzige Aufgabe die Priorität 1.

Dies ist meine MDD-Aufgabe (Mach Dein Ding – Aufgabe). Das ist die eine Aufgabe, die Dich Deinen Zielen wirklich näher bringt. Siehe hierzu auch: Wie Du Deine Ziele wirklich erreichst – Die MDD-Aufgabe.

Mit dieser Aufgabe starte ich in den Tag und erledige sie immer als Allererstes. Dafür habe ich mir jeden Tag extra zwei Stunden in meinem Kalender geblockt.

Die weiteren Prioritäten vergebe ich nach der Struktur eines perfekten produktiven Tages. Dazu habe ich mit Barbara mal eine Podcast-Folge aufgenommen: PidZ 033 – Der perfekte produktive Tag.

Priorität 2: Aufgaben des Tagesgeschäfts, die wichtig für mich und meine Firma sind. Dazu gehören z.B. Angebote, Konzepte, Telefonate etc.

Priorität 3: Aufgaben, die nicht wichtig sind, aber dringend. Hierzu zählen die meisten Emails, einige Telefonate, Social-Media Aktivitäten und viele private Kleinigkeiten.

Priorität 4: Weder dringend noch wichtig, aber wenn genügend Zeit ist, gehe ich auch diese Aufgaben an. Aber nur dann, also eigentlich nie…

Ganz wichtig dabei: Die Prioritäten kann man bei der Erfassung der Aufgabe schon einmal grob vorgeben, aber sie sollten für jeden einzelnen Tag nochmals überprüft und entsprechend den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Solltest Du mit der Vergabe der Prioritäten Schwierigkeiten haben und Dir der Unterschied zwischen dringend und wichtig nicht richtig bewusst sein, dann kann ich Dir den folgenden Artikel empfehlen: Der große Unterschied zwischen Dringend und Wichtig.

Todoist Projekte

Todoist unterstützt eine verschachtelte Projektstruktur. Ich habe auf der obersten Ebene meine Arbeitsbereiche festgelegt. Das sieht bei mir wie folgt aus:

projektstruktur in todoist

Innerhalb der Bereiche nutze ich eine weitere Ebene zur detaillierten Aufteilung. Dort füge ich auch zeitlich begrenzte Projekte hinzu. Für meine Agentur, die Lars Bobach Online-Marketing AG, sieht das wie folgt aus:

Strukturieren von Projekten in Todoist

Ähnlich verhält es sich mit den Projekten für meinen Blog unter ‚larsbobach.de‘ und meiner ehemaligen Firma ‚ISOTEC‘.

Erwähnenswert sind dabei noch die folgenden zusätzlichen Projekte, die ich jedem ans Herz legen möchte:

Books To Read

Hier erfasse ich alle Bücher, die ich in Zukunft lesen möchte. Das sind teilweise Bücher, die ich bereits besitze oder aber auch Empfehlungen, die ich irgendwo aufgeschnappt habe.

Bücherliste in todoist strukturieren

Zur Unterscheidung nutze ich auch dort die Unterteilung durch Prioritäten.

Priorität 2: Bücher, die ich gerade lese

Priorität 3: Bücher, die ich bereits besitze

Priorität 4: Buchempfehlungen

Zur besseren Übersichtlichkeit habe ich die Liste immer nach Prioritäten geordnet. Das kannst Du oben rechts in den Projektaktionen einstellen.

todoist prioritäten

Notiz am Rande: Ihr braucht Euch die Liste nicht zu merken oder abzuschreiben. Ende des Jahres werde ich wieder einen Artikel mit meine aktuellen Leseempfehlungen veröffentlichen. Hier sind übrigens die diesjährigen Buchempfehlungen.

Vor dem Urlaub

Da ich relativ häufig verreise, brauche ich das Projekt ‚vor dem Urlaub‘ eigentlich immer. Hier schreibe ich unabhängig von meinen Aufgabengebieten und Projekten alle die Dinge hinein, die ich vor meinem nächsten Urlaub unbedingt erledigen muss.

Keine Idee, was das sein könnte? Guckst Du hier: Wie Du Deinen Urlaub richtig genießen kannst (Podcast 006).

Irgendwann

Zusätzlich habe ich noch das Projekt ‚Irgendwann‘ angelegt. Dort landen alle Ideen, Projekte und Aufgaben, die ich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht eindeutig zuordnen kann, die aber auch nicht in Vergessenheit geraten sollen.

So, genug des Vorgeplänkels, jetzt wird es spannend:

So machst Du das Jahr mit Todoist zu Deinem Jahr

Dem aufmerksamen Leser wird nicht entgangen sein, dass ich bisher auf ein wesentliches Projekt meiner Struktur noch gar nicht eingegangen bin: Mein 2017.

Ja, das habe ich mir extra bis zum Schluss aufgespart. Das ist aber nicht nur ein wesentliches Projekt. Nein, es ist DAS wesentliche Projekt. Daher steht es in der Projektstruktur auch ganz oben.

Idealerweise hast Du Dir herausfordernde Ziele für das laufende Jahr vorgenommen. Nein, noch nicht? Dann solltest Du Dir unbedingt die folgenden Artikel anschauen:

Beruflich: Nichts für Theoretiker: Mein Einfacher Businessplan für Clevere.

Privat: Warum auch Du einen Lebensplan brauchst (Podcast 013)

So, dann haben wir das mit den Zielen geklärt. Weiter im Text:

Das Projekt ‚Mein 2017‘ verfügt noch über eine zweite Projektebene: die Monate.

Jahresziele mit todoist erreichen

In die oberste Projektebene, d. h. direkt in das Projekt ‚Mein 2017‘, habe ich mir meine Ziele für das laufende Jahr notiert. Diese Ziele habe ich noch nach unterschiedlichen Bereichen geordnet:

ziele mit todoist erreichen

So habe ich alle Ziele immer schön prominent im Blick.

Diese Ziele habe ich jetzt in Monatsziele heruntergebrochen und diese dann in den einzelnen Monaten notiert. Das kann ich natürlich nicht für das ganze Jahr im Voraus machen, aber für die nächsten drei Monate macht es durchaus Sinn.

Monatsplanung mit Todoist

Um den groben Überblick für den Monat zu komplettieren, habe ich noch meine wichtigsten Termine dort eingetragen.

Klar, die Termine habe ich auch in meinem Kalender notiert und so ein doppelte Erfassung. Für mich hat sich das aber aufgrund der viel besseren Übersichtlichkeit bewährt. Ich habe aber auch nie mehr als vier wichtige Termine pro Monat, die ich in Todoist zusätzlich eintrage.

Die Termine lassen sich übrigens nicht abhaken, so unterscheiden sie sich auf einen Blick von den Aufgaben und Projekten. Hier einfach der Beschreibung ein ‚*‘ voranstellen, z.B. ‚* MDD Workshop (24.-26.)‘.

MDD Workshop? Gute Frage! Alles Infos dazu findest Du hier: Dein Leben. Dein Beruf. Dein Workshop. Heraus aus dem Hamsterrad mit Lars Bobach.

Eine ganz gute Übersicht über das Jahr erhältst Du, wenn Du einfach auf die oberste Projektebene ‚Mein 2017‘ schaltest. Hier sind jetzt die Ziele, alle wichtigen Aufgaben und Termine schön untereinander aufgelistet.

Mit todoist sein Jahr planen

Damit erreiche ich die mir bis dato in Todoist fehlende Flugzeugperspektive. Alles schön von oben im absoluten Überblick.

Todoist Etiketten

Früher habe ich Todoist Etiketten zur Nachverfolgung von delegierten Aufgaben genutzt. Jeder Mitarbeiter / Kollege hatte ein eigenes Etikett.

Seitdem wir Todoist Business nutzen und ich Tasks direkt anderen Personen zuteilen kann, brauche ich das nicht mehr.

Etiketten kommen somit bei mir nicht mehr zum Einsatz. Schade, dass ich diesen Menüpunkt nicht ausblenden kann.

Todoist Filter

Todoist Filter nutze ich hingegen öfter, wenn auch nicht exzessiv. Im Wesentlichen habe ich ein paar der bereits erstellten Filter behalten und den Rest gelöscht.

Am Ende sind drei Filter übrig geblieben, die aus meiner Sicht einen Mehrwert bieten:

Optimale filter in todoist

So kann ich mit einem Klick sehen, welche Aufgaben ich anderen zugeteilt habe bzw. welche an mich delegiert wurden. Auch ist es manchmal ganz praktisch, sich alle MDD-Aufgaben (Prioritäten 1) der nächsten Tage im Überblick anzuschauen.

Der Tägliche Abschluss

Auch wenn ich am Ende des Tages so gut wie nie alle Aufgaben erledigt habe, sorge ich trotzdem immer für eine leere Heute-Ansicht. Wie bei meinem Emails, sorge ich auch bei meinem Taskmanager immer für einen Inboxzero.

Das ist mir für den Start in den Feierabend extrem wichtig.

Todoist inboxzero

Nicht erledigte Aufgaben verschiebe ich einfach auf einen anderen Termin. Todoist unterstützt mich dabei und lässt mich die unerledigten Aufgaben mit einem Klick neu terminieren.

todoist aufgaben verschieben

Die ‚Nächsten 7 Tage‘, mein Wöchentliches Review

Ohne ein richtiges wöchentliches Review ist ein zielgerichtetes Arbeiten nicht möglich. Siehe hierzu auch meine Diskussion mit Barbara in dem Podcast: Wöchentliches Review: Dranbleiben an Deinen Zielen und Prioritäten (Podcast 029).

Freitagnachmittag, Sonntagabend oder Montagmorgen, je nachdem wie ich Lust und Laune habe, schließe ich die vergangene Arbeitswoche ab und plane die vor mir liegenden sieben Tage.

Die Übersicht ‚Nächsten 7 Tage‘ hilft mir dabei ungemein. Ich habe alle Aufgaben für die nächste Woche komplett im Blick und kann meine Planung entsprechend anpassen.

Gleichzeitig habe ich meinen Kalender geöffnet und versuche, meine Arbeitslast möglichst gleichmäßig auf die anstehenden Tage zu verteilen.

Dabei immer bedenken: Nur eine MDD-Aufgabe mit Priorität 1 pro Tag!

Weekly review mit todoist

Zusätzlich werfe ich immer einen Blick in ‚Mein 2017‘ und verinnerliche mir nochmals die Ziele.

Dabei ist ein Blick in den laufenden Monat sehr wichtig. Ist hier ein Projekt und / oder eine Aufgabe, die ich noch angehen sollte? Ja nach Status plane ich entsprechend.

Auch wird der Eingangskorb beim Wöchentlichen Review komplett geleert. Die dort notierten Tasks verschiebe ich in die dazu passenden Projekte.

Es kommt aber auch oft vor, dass ich eine dort notierte Aufgabe in einen Monat unter ‚Mein 2017‘ verschiebe oder in ‚Irgendwann‘, je nachdem, ob und wann ich mich damit wieder beschäftigen möchte.

Am Ende meines wöchentlichen Reviews habe ich auf jeden Fall immer ein super Gefühl: Alles ist organisiert, an seinem Platz, ich habe die Projekte im Griff und auch meine Ziele nicht aus dem Augen verloren. Soweit zumindest die Theorie…

Fazit

Gratulation, wenn Du es bis hierhin geschafft hast. Dir scheint wirklich etwas an Deinen Zielen und Deinem Selbstmanagement zu liegen. Klasse.

Jetzt heißt es machen. Daher am besten noch heute die folgenden Projekte in Deinem Taskmanager anlegen:

  • Mein 2017
  • Books to read
  • Geschäftlich
  • Privat
  • Vor dem Urlaub
  • Irgendwann

Wenn Du jetzt das Ganze noch mit Leben füllst und die Wöchentlichen Reviews knallhart durchziehst, dann steht Deiner Zielerreichung nichts mehr im Weg. Versprochen. Also, hau rein!

Hast Du Fragen zu Todoist oder meiner Organisationsstruktur nach LGTD? Oder habt Ihr vielleicht die in oder andere Anregung für mich? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.